Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов
Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.
Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.
Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.
Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.
Делим большую сторону пополам – получаем формат А2 размером 594х420.
Делим большую сторону пополам – получаем формат АЗ размером 420х294.
Делим большую сторону пополам – получаем формат А4 размером 294х210. И так далее. Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.
Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.
Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервала. Реквизиты оформляют через 2–3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:
От границы левого поля «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
Отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».
Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.
Контрольные вопросы к теме №3
Выберите один из предложенных ответов:
СТБ 6.38–2004 устанавливает состав реквизитов
31 реквизит
29 реквизитов
30 реквизитов
32 реквизита
Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фирма?
общий бланк и бланк для письма
бланк структурного подразделения и должностного лица
бланк вида документа
все перечисленные виды бланков
Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма?
На бланке для писем больше реквизитов
На бланке для писем меньше реквизитов
Ничем не отличается
Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом?
Левое, центрированное расположение
Угловое и продольное
Стандарт не устанавливает расположение реквизитов
Где располагаются реквизиты «Государственный герб РБ», «Эмблема»?
В верхней части листа
В центре верхнего поля
Слева или в центре верхнего поля листа над наименованием организации
Друг под другом
В каких документах указывается реквизит «Справочные данные об организации»?
в любых
во внешних
во внутренних
где это необходимо
Какие способы оформления даты существуют?
цифровой и буквенно-цифровой
09.02.2005 г.
09.02.2005 г.
9 февраля 2005 г.
Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации, называется
индекс
порядковый номер
регистрационный номер
учетный индекс
Указания по исполнению документа содержаться в реквизите …
резолюция
текст документа
гриф утверждения
отметка об исполнителе
Краткое изложение содержания документа формулируется в реквизите …
текст документа
заголовок к тексту
резолюция
здесь нет правильного ответа
Реквизит «Гриф согласования документа» проставляется …
на внешнем и внутреннем документе
на внутреннем документе
при внешнем согласовании документа с другими организациями
на всех документах
Реквизит «Виза согласования документа» может располагаться …
на оборотной стороне последнего листа документа
на лицевой стороне листа документа
на копии документа
на подлиннике документа
на лицевой стороне или оборотной стороне листе после реквизита «подпись»
Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?
только А4
А3, А–4, А–5
бумага потребительских форматов
бумага любых форматов, имеющихся в продаже
Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги для управленческих документов
выбираем произвольный
левое – 30 мм; правое – до 8 мм; верхнее и нижнее – 20 мм
левое – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; верхнее – не менее 15 мм
нижнее – не менее 20 мм
левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 15 мм; нижнее – 20 мм
В документах, оформленных на двух или более листах, номера страниц проставляются …
со второй страницы в верхнем правом углу
со второй страницы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
со второй страницы посередине нижнего поля листа
последовательно на каждой странице в правом нижнем углу арабскими цифрами
|
