Приложение 2
к приказу
Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
|
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Национального
исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
от 24.03.2014 № 6.18.1-01/2403-01
|
Регламент
о пропускной системе Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
Общие положения
1.1. Настоящий Регламент (далее - Регламент) разработан в целях организации единого порядка действия пропускной системы в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» (далее – НИУ ВШЭ) и является обязательным для всех категорий работников НИУ ВШЭ (административно-управленческого, научно-педагогического (профессорско-преподавательский состав, научные работники) учебно-вспомогательного, административно-хозяйственного и другого персонала), обучающихся (студентов, аспирантов, слушателей, докторантов, учащихся), выпускников НИУ ВШЭ, работников организаций, арендующих помещения на объектах НИУ ВШЭ, посетителей НИУ ВШЭ (лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) по договорам гражданско-правового характера, работников сторонних организаций, выполняющих обязательства по заключенным с НИУ ВШЭ гражданско-правовым договорам, гостей НИУ ВШЭ).
1.2. Настоящий Регламент призван обеспечить безопасный контролируемый доступ на территории НИУ ВШЭ.
1.3. В Регламенте применяются следующие основные понятия и сокращения:
объекты НИУ ВШЭ – административно-учебные здания, общежития, профессорская гостиница, оздоровительный комплекс (далее по тексту - ОК) «Измалково», иные здания и сооружения НИУ ВШЭ;
руководители администрации объектов – руководители дирекций административно-учебных зданий, дирекций административно-учебных комплексов, общежитий, профессорской гостиницы, а также лица, замещающие их по должности, коменданты, дежурный администратор ОК «Измалково»;
арендаторы – работники организаций, арендующих помещения на объектах НИУ ВШЭ;
сторонние организации – юридические лица, выполняющие обязательства по заключенным с НИУ ВШЭ гражданско-правовым договорам;
Управление – Управление по безопасности и режиму Дирекции по безопасности НИУ ВШЭ;
СКУД – система контролируемого управляемого доступа;
СУРП – система учета разовых пропусков;
ВП – временный пропуск;
ЭП – электронный пропуск;
ЭПВ – электронный пропуск выпускника;
ЭПСК – электронный пропуск «Слушатель курсов»;
РП – разовый пропуск;
АП – пропуск на въезд и парковку автотранспорта;
МП – материальный пропуск;
Пользователь – лицо, получившее пропуск НИУ ВШЭ.
Банковская карта «ВТБ24-ВШЭ» - кобрендинговая банковская карта международной платежной системы Visa, выпущена в рамках реализации совместной программы ВШЭ, Банка ВТБ 24 и Ассоциации выпускников ВШЭ, выдается Банком ВТБ 24, имеет логотипы Банка ВТБ 24 и ВШЭ. На карте нанесено имя владельца, 12-значный номер карты, указан срок ее действия. Не является системным элементом СКУД.
Виды пропусков, действующие на объектах НИУ ВШЭ:
Вид пропуска
|
Степень защиты пропуска
|
Срок действия
|
Кому выдается
|
Временный
(бумажный)
|
-порядковый номер;
-ежегодная замена цвета бумаги;
-подпись заведующего бюро пропусков;
- печать «Для пропусков»;
|
от 14 дней до 1 года (с даты выдачи до окончания текущего календарного года)
|
- работникам, принятым на работу в НИУ ВШЭ (на период оформления приказа о приеме на работу);
- работникам сторонних организаций, выполняющим обязательства по заключенным с НИУ ВШЭ гражданско-правовым договорам;
- арендаторам
|
Электронный
(пластиковый)
|
- идентификационный номер;
- ФИО, фотография пользователя;
- электронная система учета и контроля
|
на период обучения;
|
- студентам;
- аспирантам;
- докторантам
|
на период работы в НИУ ВШЭ
|
- работникам, принятым на работу в НИУ ВШЭ
|
Электронный
пропуск выпускника (пластиковый)
|
- идентификационный номер;
- ФИО, фотография пользователя;
- электронная система учета и контроля;
- логотип Ассоциации выпускников;
- надпись «Выпускник»
|
не более 1 года (с даты выдачи до окончания текущего календарного года)
|
- выпускникам НИУ ВШЭ
|
Банковская карта «ВТБ24-ВШЭ» (пластиковая)
|
- черно-белая с логотипом «ВТБ24» и логотипом НИУ ВШЭ;
- номер карты (12 знаков);
- ФИО;
- срок действия (месяц, год)
|
на период действия карты
|
- выпускникам НИУ ВШЭ
|
Электронный
(пластиковый)
«Слушатель курсов»
|
- розовый цвет;
-надпись «Слушатель курсов»;
-порядковый номер;
-электронная система учета и контроля
|
на период действия курсов
|
- слушателям курсов
|
Электронный
(пластиковый)
«Посетитель»
|
- желтый цвет;
-надпись «Посетитель»;
-порядковый номер;
-электронная система учета и контроля
|
на время посещения в течение одного рабочего дня*
|
- посетителям
|
Разовый
сетевой
Разовый бумажный
|
-электронная заявка, оформленная в СУРП
-белый цвет;
-индивидуальный порядковый номер;
-подпись дежурного бюро пропусков или руководителя администрации объекта;
- печать «Для пропусков» или печать руководителя администрации объекта
|
на время посещения в течение одного рабочего дня**
на время посещения в течение одного рабочего дня***
|
-посетителям
-посетителям
|
Материальный
|
- индивидуальный порядковый номер;
- подпись лица, выдавшего пропуск (руководителя администрации объекта или лица, его заменяющего);
- печать руководителя администрации объекта
|
на время ввоза-вывоза материальных ценностей в течение одного рабочего дня
|
- работникам НИУ ВШЭ, при перемещении материальных ценностей;
- работникам сторонних организаций, осуществляющим строительные, ремонтные работы, поставку, перемещение материальных ценностей на основании гражданско-правовых договоров, заключенных с НИУ ВШЭ
|
Пропуск на въезд и парковку автотранспорта
|
- бумажная карта размером 10х15 см;
Внешняя сторона:
- триколор (полосы белого, голубого, красного цвета;
- индивидуальный номер;
- марка автомобиля, государственный регистрационный знак;
Обратная сторона:
- срок действия;
- ФИО пользователя;
- адреса территорий, на которые разрешен въезд;
- печать Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ;
- подпись проректора, координирующего работу Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ
|
Не более 1 года (до окончания текущего календарного года)
|
- водителям Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ;
- работникам НИУ ВШЭ, являющимся владельцами личного автотранспорта
|
* Действует на объектах, где размещены бюро пропусков;
** Действует на всех объектах НИУ ВШЭ, кроме объектов, где размещены Бюро пропусков;
*** Действует на всех объектах в нештатных ситуациях (например, при отсутствии сетевого подключения и др.)
Оформление и выдача временных пропусков
Временный пропуск (далее - ВП) - цветная бумажная карта размером 10х6,5 см, с порядковым номером, указанием фамилии и инициалов, времени и периода возможного нахождения на объектах НИУ ВШЭ, подписью заведующего бюро пропусков Управления по безопасности и режиму Дирекции по безопасности (далее - заведующий бюро пропусков), печатью «Для пропусков». Действует на всех объектах НИУ ВШЭ, независимо от места получения, при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Цвет ВП подлежит ежегодной замене. Срок действия – от 14 дней до 1 года с даты выдачи (в течение 1 календарного года). По завершении срока действия, указанного на пропуске, ВП считается недействительным, подлежит возврату по месту получения.
Временными пропусками обеспечиваются работники, принятые на работу в НИУ ВШЭ (на период оформления приказа о приеме на работу), лица, выполняющие работы (оказывающие услуги) НИУ ВШЭ по договорам гражданско-правового характера, работники сторонних организаций, арендаторы (далее – пользователь ВП).
Ежегодно в срок до 01 октября текущего года Управление по безопасности и режиму подает в Типографию НИУ ВШЭ заявку на изготовление ВП, предоставляет шаблоны, определяет цвет, плотность бумаги и тираж ВП.
Заведующий бюро пропусков ежегодно в срок до 01 декабря текущего года оформляет Журнал выдачи пропусков НИУ ВШЭ, организует работу по подготовке бланков ВП к выдаче: осуществляет пересчет, нумерацию, ставит личную подпись и печать «Для пропусков» на каждом пропуске.
Руководители администрации объектов ежегодно в срок до 01 декабря текущего года направляют в Управление по безопасности и режиму по электронной почте (ubr@hse.ru) сведения о требующемся количестве бланков ВП, одновременно ставят в известность руководителей структурных подразделений НИУ ВШЭ, руководителей организаций-арендаторов, размещенных на объекте НИУ ВШЭ, о необходимости подачи заявок на обеспечение временными пропусками лиц, указанных в п. 2.2.
Ответственное лицо, назначенное руководителем администрации объекта, получает бланки ВП у заведующего бюро пропусков на основании заявки, подписанной руководителем администрации объекта (Приложение 1). За получение бланков ВП ответственное лицо расписывается в Журнале выдачи пропусков НИУ ВШЭ, где помимо этого указываются дата получения, количество, номера ВП, ФИО руководителя администрации объекта, заказавшего бланки, ФИО ответственного лица, получившего бланки ВП.
Руководители структурных подразделений НИУ ВШЭ по мере необходимости с 01 декабря текущего года и в течение следующего календарного года для обеспечения временными пропусками лиц, указанных в п.2.2., направляют в адрес руководителя администрации объекта заявку (Приложение 1), а руководители сторонних организаций и организаций-арендаторов - письмо с обязательным указанием ФИО лиц(а), которым(ому) оформляется ВП, времени пребывания на объектах НИУ ВШЭ, периода действия ВП. Выдача ВП на объекте осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем администрации объекта, оформляется записью в Журнале выдачи пропусков объекта, находящемся у руководителя администрации объекта, с обязательным указанием даты получения, срока, времени действия, порядкового номера ВП, названия структурного подразделения НИУ ВШЭ (сторонней организации, организации-арендатора), контактного телефона, ФИО и подписью ответственного лица, назначенного руководителем структурного подразделения НИУ ВШЭ для получения ВП, либо лица, лично получившего ВП.
В случае если пользователю ВП требуется круглосуточный доступ на рабочее место или право прохода на объекты НИУ-ВШЭ, в том числе в выходные и праздничные дни, Управлением оформляется ВП следующего вида:
Руководитель структурного подразделения НИУ ВШЭ оформляет заявку (Приложение 1), заполняя поле «Особые отметки», визирует у проректора НИУ ВШЭ, координирующего деятельность структурного подразделения, передает заявку в Управление (копию направляет руководителю администрации объекта, где находится место доступа). Заведующий бюро пропусков на основании заявки оформляет ВП: на обратной стороне ставит штамп «С правом прохода в выходные и праздничные дни», дату оформления разрешения особого режима доступа, личную подпись, а в случае необходимости круглосуточного доступа, ставит штамп «круглосуточно» на лицевой стороне пропуска в строке «Время пребывания с____ до ____».
Работникам сторонних организаций и организаций-арендаторов пропуска особого режима пребывания на объектах НИУ ВШЭ выдаются Управлением на основании письменного обращения и предоставления ксерокопий гражданско-правовых договоров, заключенных с НИУ ВШЭ, в которых указан соответствующий режим работ.
В случае утери, порчи ВП пользователь обращается по месту получения предыдущего пропуска. На основании заявления об утере или порче выдается новый ВП, о чем вносится соответствующая запись в Журнал выдачи пропусков НИУ ВШЭ.
В случае нарушения пропускного режима (окончание срока действия ВП, передача ВП другому лицу, оформление бланка с ошибками, выдача ВП с незаполненными полями), временный пропуск изымается работниками охраны и передается в Управление по безопасности и режиму для выяснения обстоятельств.
Оформление электронных пропусков
На объектах НИУ ВШЭ действует система контролируемого управляемого доступа (далее – СКУД), обеспечивающая электронный учет входа-выхода студентов, аспирантов, работников, управление категориями доступа (назначение группы доступа, временного периода, точек доступа и режима пребывания). Электронный пластиковый пропуск (далее – ЭП) является основным элементом СКУД, имеет идентификационный номер.
Оформление ЭП, выдача дубликатов утерянных или поврежденных ЭП осуществляется Управлением.
ЭП выдаются студентам, аспирантам, докторантам на период обучения, работникам НИУ ВШЭ (далее – пользователь ЭП) на период работы.
Студенту, аспиранту, докторанту выдается ЭП следующего образца:
Лицевая сторона Обратная сторона
На лицевой стороне ЭП после указания фамилии, имени, отчества пользователя пишется, соответственно, «студент», «аспирант» или «докторант».
Студенту, аспиранту, докторанту для оформления ЭП необходимо при себе иметь студенческий билет, либо удостоверение аспиранта/докторанта, а также паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Работнику выдается ЭП следующего образца:
До выхода приказа о приеме на работу работнику оформляется временный пропуск (п. 2). После выхода приказа о приеме на работу работнику необходимо получить в Управлении персонала направление для оформления электронного пропуска. С направлением, а также с паспортом или другим документом, удостоверяющим личность, работник обращается в Управление.
Фотографирование для оформления ЭП производится в Управлении.
Пропуск изготавливается в течение 10-15 минут. За получение пропуска пользователь ЭП расписывается в ведомости. Вместе с ЭП студенту, аспиранту, докторанту, работнику выдается Инструкция пользователя электронным пропуском НИУ ВШЭ (Приложение 2).
ЭП является собственностью НИУ ВШЭ. Пользователь обязан бережно и аккуратно хранить ЭП. При поломке, утере, повреждении ЭП дубликат выдается пользователю на основании его личного заявления (Приложение 3).
ЭП позволяет беспрепятственно проходить на все объекты НИУ ВШЭ на основании оформленного права доступа в соответствии с общим режимом работы НИУ ВШЭ, установленным Правилами внутреннего распорядка НИУ ВШЭ.
Для оформления ЭП студентам, аспирантам, докторантам, зачисленным на обучение в НИУ ВШЭ на 1 курс, Приемная комиссия и Управление аспирантуры и докторантуры НИУ ВШЭ в обязательном порядке в Системе документационного обеспечения управления (СДОУ) направляет в Управление приказ(ы) о зачислении студента(ов), аспиранта(ов), докторанта(ов). Для оформления ЭП студентам, аспирантам, докторантам, которым дано направление на заселение в общежитиях НИУ ВШЭ, Управление социальной сферы в срок до 01 сентября направляет Управлению по электронному адресу ubr@hse.ru списки указанных студентов, аспирантов, докторантов.
Для назначения в последующие периоды групп доступа по территориям НИУ ВШЭ, определения срока действия ЭП:
студентам, аспирантам, докторантам - в Управление ежемесячно до 5 числа каждого месяца представитель Управления социальной сферы направляет список изменения адресов проживания студентов, аспирантов, докторантов в общежитиях; представитель отдела координации работы со студентами Управления организации учебного процесса и представитель Управления аспирантуры и докторантуры направляет список отчисленных, восстановленных, переведенных студентов/аспирантов/докторантов с указанием факультета, курса, фамилии, имени, отчества (полностью), на основе данных Системы «Абитуриент, Студент, Аспирант, Выпускник» (АСАВ). Списки предоставляются в электронном виде по адресу ubr@hse.ru;
работникам – еженедельно работник Дирекции по информационным технологиям (администратор информационной кадровой системы) направляет сведения о работающих и уволенных работниках (выгрузка из информационной кадровой системы). Списки предоставляются в электронном виде по адресу ubr@hse.ru; В случае круглосуточного режима работы либо необходимости пребывания на рабочем месте в выходные и праздничные дни, работнику назначается специальная группа доступа на основании служебной записки от руководителя структурного подразделения НИУ ВШЭ в котором работает работник, направленной по СДОУ на имя директора по безопасности НИУ ВШЭ (в лист рассылки СДОУ вносится руководитель администрации объекта, где находится рабочее место работника).
Студент/аспирант/докторант, являющийся одновременно работником НИУ ВШЭ, должен уведомить об этом Управление для оформления соответствующей группы доступа. По окончании обучения ЭП студента/аспиранта/докторанта подлежит замене на ЭП работника.
В случае несрабатывания ЭП при проходе на объект НИУ ВШЭ сотрудник охраны обязан изъять неработающий ЭП и передать в Управление для определения причины несрабатывания ЭП. В этой ситуации вход разрешается только по разовому пропуску, оформленному в Системе учета разовых пропусков (СУРП). Пользователь ЭП для разъяснения ситуации должен обратиться в Управление.
При отчислении студента/аспиранта/докторанта, либо по окончании периода обучения, ЭП в обязательном порядке подлежит возврату в Управление. При восстановлении на обучение студенту/аспиранту/докторанту необходимо обратиться в Управление для переоформления пропуска. Работник, уволившийся из НИУ ВШЭ, также обязан вернуть ЭП в Управление, о чем вносится отметка в обходной лист работника.
В случае невозврата ЭП блокируется, допуск на объекты НИУ ВШЭ по нему не разрешается.
Уволившийся работник в случае необходимости посещения НИУ ВШЭ имеет право доступа по разовому пропуску, оформленному в СУРП.
По окончании срока действия ЭП выпускник, желающий в дальнейшем посещать НИУ ВШЭ, может оформить пропуск в Центре по работе с выпускниками, информация о которой размещена на сайте: http://alumni.hse.ru/, E-mail: alumni@hse.ru (сайт Ассоциации выпускников НИУ ВШЭ является официальным разделом на портале www.hse.ru, который ведется Центром по работе с выпускниками в рамках взаимодействия с выпускниками).
|
