Формат Устава проекта
№
|
Раздел/Поле
|
Описание
|
|
Аннотация
|
Устав проекта является нормативным документом, регламентирующим реализацию проекта и порядок взаимодействия участников проекта.
Устав проекта нацелен на создание эффективной системы управления проектом, которая позволит обеспечить выполнение необходимого объема работ определенными ресурсами в заданные сроки при обеспечении требуемого качества результатов, включая обеспечение команды проекта согласованной Заказчиком и Исполнителем непротиворечивой информацией, необходимой для управления проектом.
Цель Устава проекта – установление правил организации работ по проекту путем документирования терминологии, целей, стратегии, границ, организационной структуры, методологии ведения проекта, ролевых функций и планов проекта, необходимых для достижения бизнес-целей проекта и компании в целом.
Устав проекта может изменяться в ходе выполнения работ и является обязательным для выполнения всеми участниками проекта.
Устав проекта вступает в силу после его подписания полномочными представителями Заказчика и Исполнителя и действует вплоть до подписания протокола о завершении проекта или до принятия одной из сторон решения об одностороннем выходе из проекта.
|
|
Терминология
|
Проблема – любой вопрос или ситуация, которая воспринимается членом команды проекта как угроза успешному выполнению работ проекта.
Проект – уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.
Риск проекта – потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта.
Руководитель проекта – сотрудник, назначенный Приказом о запуске проекта для управления проектом и отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта.
Стейкхолдер – физическое или юридическое лицо, заинтересованное в финансовых и иных результатах проекта. Данным лицом может быть акционер, кредитор, член органа управления, сотрудник компании, клиент, орган государственной власти, общественная организация, а также другое лицо, заинтересованное в реализации/нереализации проекта.
Управление проблемами – это процедура выявления, регистрации и разрешения проблем, а также минимизации их влияния на цели и качество выполняемого проекта.
Управление проектом – методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
Участники проекта - все сотрудники Заказчика и Исполнителя, работающие над проектом, включая органы управления проектом.
|
|
Полное наименование проекта
|
Наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в проектной документации и отчетных документах
|
|
Краткое наименование проекта*
|
Указывается наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в справочной документации и внутренних документах
|
|
Дата начала проекта*
|
Указывается плановая дата начала работ по проекту
|
|
Дата завершения проекта*
|
Указывается плановая дата завершения работ по проекту
|
|
Цели проекта
|
Перечень целей, на достижение которых направлен данный проект. Указываются цели, достижение которых позволит удовлетворить потребность/решить проблемы потенциального заказчика.
|
|
Предпосылки проекта
|
Описание предпосылок проекта (краткая обобщенная характеристика существующей ситуации в рассматриваемой области деятельности компании, российского и зарубежного опыта).
Указывается перечень потребностей заказчика, на удовлетворение которых направлен проект (в том числе факты, события, позволяющие судить о наличии потребности в результатах проекта), а также перечень основных проблем, на решение которых направлен проект.
|
|
Благоприятствующие связи с проектами
|
Перечень проектов, создающих возможности и дополнительные выгоды для реализации проекта.
Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые возможности и выгоды от благоприятствующих связей.
|
|
Препятствующие связи с проектами
|
Перечень проектов, создающих угрозы и дополнительные ограничения для реализации проекта (в соответствии с прочими рисками проекта).
Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые угрозы и ограничения при реализации проекта.
|
|
Критерии оценки успешной реализации проекта
|
Указываются критерии оценки успеха/эффективности проекта в привязке к классификации. Выделяются следующие типы критериев:
ключевые показатели эффективности – ключевые показатели эффективности, принятые в компании, к изменению значений которых приведет внедрение решения;
ожидаемые характеристики результата проекта – характеристики разрабатываемого решения;
степень решения проблемы – проблемы, которые частично или полностью позволит решить внедряемое решение;
степень удовлетворения потребности Заказчика – потребности Заказчика, которые удовлетворит внедряемое решение;
соответствие основным параметрам проекта – качество, сроки, ресурсы.
|
|
Ожидаемые эффекты проекта*
|
Указывается описание ожидаемых эффектов при использовании результатов проекта.
|
|
Объем проекта
|
Объем проекта включает работы по проектированию, реализации и внедрению логически завершенных и взаимосвязанных функциональных блоков и компонентов продукта проекта и определяется в четырех ракурсах:
Функциональный объем определяет функциональные характеристики внедряемого продукта. Решение об использовании той или иной функциональности продукта диктуется бизнес-процессами предприятия, на котором внедряются результаты проекта.
Организационный объем, который определяется подразделениями предприятия – организационными единицами (отделами, конкретно определенными рабочими местами) внутри этих подразделений, охваченными внедрением продукта.
Технический объем, который определяется требованием нормального функционирования продукта проекта в заданном функциональном и организационном объеме.
Иной объем, который определяется требованиями по взаимодействию с другими продуктами на предприятии или другими требованиями, не входящими в состав функционального, организационного и технического объемов.
|
|
Необходимые материальные ресурсы
|
Необходимо привести описание материалов и сырья с требованиями к количеству и качеству: наименование, качественные характеристики, марка или модель, единица измерения, количество единиц.
|
|
Менеджер проекта
|
Ф.И.О. руководителя проекта.
|
|
Стейкхолдеры проекта
|
Указывается перечень стейкхолдеров проекта и предмет их интересов в проекте. Стейкхолдеры могут быть заинтересованы в реализации проекта, либо могут выставлять ограничения и быть заинтересованы в нереализации проекта. Необходимо учитывать оба типа интересов.
Также указывается перечень мероприятий по развитию или удержанию отношений со стейкхолдерами - комплекс действий, позволяющих преодолевать ограничения, выставленные стейкхолдерами, либо позволяющих сохранить позитивный интерес стейкхолдеров в проекте.
|
|
Организационная схема реализации проекта
|
Указывается ролевая схема реализации проекта: роли в проекте и их функциональное подчинение, а также взаимодействия с Заказчиком и внешними контрагентами.
|
|
Функциональная ответственность участников проектной команды
|
Указывается описание состава команды проекта с указанием функциональных обязанностей каждого участника. Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта. В примечании необходимо указать дополнительные возможности, ограничения и другие ключевые особенности данной роли при осуществлении ее конкретным участником.
Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями:
Роль в проекте – ФИО - Функции, выполняемые в проекте – Примечание
Функции участников:
Куратор проекта – осуществляет общее руководство ходом реализации проекта, ответственный за обеспечение финансирования работ и выделение необходимых ресурсов для выполнения проекта. Осуществляет рассмотрение, по мере необходимости, проблем проекта, затрагивающих взаимодействие Заказчика и Исполнителя, принимает участие в управлении рисками проекта.
Руководитель проекта – ответственный за формирование команды проекта, распределение ресурсов, организацию взаимодействия между участниками проектной команды и заказчиком, а также за планирование, организацию и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми затратами, качеством и в заданный срок. Осуществляет управление рисками проекта, управление процессом решения проблем, принимает участие в разрешении противоречий в проектных решениях
Архитектор проектных решений – ответственный за определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по проекту, определение ресурсов в рамках, заданных условиями проекта, распределение их по задачам, планирование трудозатрат, организацию работ и верификацию результатов в процессе реализации проекта. Участвует в подготовке решений межпроектных интеграционных вопросов, разрешении противоречий в проектных решениях.
Администратор проекта – ответственный за обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, необходимой для контроля проекта, планами, ресурсами и приоритетами, а также за обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту. Осуществляет контроль согласования документов проекта.
Специалисты – ответственные за реализацию отдельных работ по проекту.
|
|
Коммуникации проекта
|
Для эффективного управления проектом необходимо управлять коммуникациями как внутри проектной команды, так и с внешними заинтересованными сторонами. Возможны следующие варианты коммуникаций:
осуществление деловой переписки по электронной почте;
проведение статусных совещаний, на которых обсуждаются вопросы динамики реализации проекта и принимаются решения по дальнейшим задачам проекта;
проведение совещаний на уровне куратора проекта 1 раз в месяц в случае невозможности принятия эффективного решения по проекту на уровне руководителя проекта.
проектные документы подписываются лицами, имеющими полномочия для принятия решений по проекту, в печатном виде.
Результаты проведенных совещаний должны оформляться в виде протокола совещания. Протокол совещания служит инструментом формирования единого понимания дальнейших действий по реализации проекта как для участников проектной команды, так для всех заинтересованных сторон проекта.
В приложении к Уставу проекта указываются координаты участников проекта.
|
|
Перечень этапов работ и их результатов*
|
Для заполнения данного раздела необходимо разбить конечный результат проекта на несколько промежуточных результатов и выделить этапы проекта, необходимые для достижения обозначенных результатов.
В случае дальнейшего разбиения промежуточных результатов этапы могут разбиваться на подэтапы.
Если результат одного этапа необходим для реализации другого этапа, то такие этапы могут исполняться только последовательно. В противном случае этапы могут исполняться параллельно, независимо друг от друга.
Указываются как этапы проекта, так и их результаты, подлежащие приемке при его завершении (документы, организационные схемы, изделия, модели и др.).
Результат заполнения данного поля оформляется в следующем виде: Наименование этапа – Результат.
|
|
Матрица ответственности*
|
В матрице ответственности указываются члены проектной команды, отвечающие за подготовку, согласование или утверждение проектной документации по каждому этапу проекта:
У – утверждает;
С – согласовывает;
Э – экспертиза;
О – ознакомлен;
ФОтв - ответственное лицо за формирование документа;
ФИсп - исполнитель, формирует (создает) документ.
Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта.
Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями: № - Документы – Проектная роль 1 – Проектная Роль 2 - …
В столбце «Документы» перечисляются этапы проекта и документы, подлежащие приемке заказчиком, по каждому этапу. Этапы и результаты должны совпадать с указанными в разделе «Перечень этапов работ и их результатов»
|
|
Риски проекта
|
Указывается описание рисков и мероприятий по их предотвращению. Выделяются следующие типы рисков:
риски участников проекта – риски, связанные с выполнением участниками своих обязательств в рамках проекта, с появлением новых участников;
коммерческие риски – риски, связанные с реализацией продукта (получением результатов проекта);
финансовые риски – риски, связанные с финансированием проекта, сроками его реализации и возвратом вложенных средств;
политические риски – риски, связанные политическими аспектами;
юридические риски – риски, связанные с законодательством и оформлением юридических документов;
экологические риски – риски, связанные с окружающей средой;
технические риски – риски, связанные с технологиями, компетенциями, материалами и техникой;
прочие – риски, связанные с реализацией других проектов (указываются в соответствии с препятствующими связями с проектами компании).
|
|
Решение проблем проекта
|
Процедуры управления проблемами проекта, состоят из следующих шагов:
выявление и регистрация проблемы;
определение ответственных за решение проблемы;
определение необходимых действий для решения проблемы;
регистрация результатов решения проблемы;
отслеживание неразрешенных проблем.
Управление проблемами происходит на всем протяжении этапа реализации и мониторинга проекта.
Общую ответственность за управление процессом решения проблем проекта несет руководитель проекта.
Принятые проблемы рассматриваются на совещаниях по проблемным вопросам.
Ответственный сотрудник разрабатывает план мероприятий по решению проблемы и согласовывает его с руководителями проекта.
Решение проблемы может требовать изменения Устава проекта и Плана-графика проекта.
|
|
