Добавить» (см. Рисунок ). Добавленная процедура отобразится в таблице на вкладке «Управление документом».
Рисунок . Добавление процедуры исполнения задания
После добавления поручений следует нажать на кнопку «Ознакомился». Задача поступит пользователю, ответственному за исполнение поручения.
Исполнение поручения
После запуска процедуры задача перейдет к сотруднику, ответственному за исполнение поручения. Для просмотра перечня задач пользователя следует перейти по ссылке «Мои задачи» на панели быстрого доступа. Вновь поступившая задача будет выделена жирным шрифтом. Для перехода к выполнению задачи следует нажать на ссылку «Выполнить» в столбце «Действие».
На странице отобразятся две формы: Исполнение и Регистрационная карточка документа. В регистрационной карточке документа пользователь может просмотреть всю информацию по документу (параметры недоступны для редактирования), просмотреть полный маршрут документа и сведения по задаче каждого назначенного исполнителя, а также просмотреть все версии документа. На данном этапе документ имеет статус «На исполнении».
На форме исполнения представлены сведения по задаче сотрудника. Какие-либо примечания пользователь может указать в поле «Комментарий», а также приложить файл с дополнительным документом по задаче в случае необходимости.
После исполнения поручения и добавления скорректированного документа пользователю требуется нажать на кнопку «Выполнено» (см. Рисунок ).
Рисунок . Утверждение документа
Задача пропадет из перечня доступных задач пользователя. Пользователю-инициатору процедуры для ознакомления будет приходить задача с уведомлением об исполнении поручения каждого сотрудника.
Каталог ведомственных дел
В рамках работы с модулем ведомственной автоматизации предусмотрен каталог (архив) ведомственных дел, куда могут быть списаны исполненные документы. Для перехода к архиву следует выбрать пункт меню «Администрирование» - «Справочники» - «Каталог ведомственных дел». Для добавления нового дела (каталога документов) следует нажать на соответствующую ссылку над таблицей документов. В отобразившемся модальном окне следует указать наименование дела, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление дела
Для добавления документа в каталог ведомственных дел следует перейти в регистрационную карту исполненного документа и нажать на ссылку «Списать в дело». В отобразившемся окне выбрать дело, куда буден списан документ, после чего нажать на кнопку «Списать» (см. Рисунок ). После списание документ не будет отображаться на в перечне документов пользователя.
Рисунок . Списание документа в каталог ведомственных дел
Работа с исходящими документами
Регистрация исходящей документации
Регистрация исходящего документа доступна как из панели быстрого доступа (ссылка «Создание документа), так и из регистрационной карточки зарегистрированного входящего документа. Создание документа из панели быстрого доступа соответствует типовому процессу создания документа (ссылка «Создание документа» - выбор группы документов «Исходящий документ» - заполнение параметров документа – регистрация документа).
Для формирования исходящего документа из регистрационной карточки входящего документа следует на панели быстрого доступа выбрать пункт «Мои документы», далее перейти к карточке документа, нажав на ссылку «Просмотреть». В карточке документа необходимо нажать на кнопку «Сформировать исходящий документ».
На этапе создания в регистрационной карточке документа отображается единственная вкладка – информация о документе. На вкладке представлены следующие параметры (поля, отмеченные красной звездочкой, обязательны для заполнения) (см. Рисунок ):
Тип документа. Значение, указанное в поле «Группа документов» при создании документа;
Регистрационный номер документа. Формирование регистрационного номера зависит от типа документа, шаблон нумерации задается в настройках Системы. Регистрационный номер документа может быть изменен, для чего следует нажать на элемент ( ), в появившемся модальном окне изменить значение и нажать на кнопку «Изменить»;
Дата создания. Указана текущая дата создания документа;
Гриф. Выбрать одно из представленных значений из раскрывающегося списка (поле доступно для редактирования);
Состояние документа. Значение зависит от этапа работы с документом.
Ответственное лицо. ФИО пользователя, создавшего документ;
Согласовал. Лица, согласовавшие документ;
Утвердил. Лицо, утвердившее документ;
Вид документа. Вид документа;
Наименование. Наименование зарегистрированного входящего документа (поле доступно для редактирования);
Описание. Описание зарегистрированного входящего документа (поле доступно для редактирования).
Рисунок . Информация об исходящем документе
В разделе «Текущая версия документа» представлен входящий документ, на основании которого формируется исходящий (см. Рисунок ). Пользователь может самостоятельно добавить документ, для чего следует выбрать один из вариантов:
Приложить электронный файл – загрузка файл с компьютера пользователя;
Сканировать документ – на странице отобразится апплет сканирования с выбором доступного формата файла: «На сервер (jpeg)» и «На сервер (pdf)».
Рисунок . Работа с электронной копией документа
В случае если файл добавлен ошибочно, следует нажать на ссылку «Удалить файл». Для сохранения электронной копии документа на свой компьютер, пользователю следует нажать на ссылку «Сохранить файл». Для подписи документа следует нажать на ссылку «Подписать документ», заполнить поля на отобразившемся Java-апплете и нажать на кнопку «Подписать».
В разделе «Связанные документы» автоматически добавляется входящий документ, на основании которого добавляется входящий. В случае наличия дополнительных документов, связанных с текущим, следует в разделе «Связанные документы» нажать на ссылку «Добавить документ». На экране отобразится модальное окно «Добавление связи с документом», где требуется выбрать одно из представленных значений: Зарегистрированный документ либо незарегистрированный документ.
Зарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется выбрать один из зарегистрированных в Системе документов, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из зарегистрированных в Системе
В случае добавления документа из зарегистрированных в Системе, рядом с наименованием документа отобразится ссылка «Просмотр», позволяющая перейти к регистрационной карте выбранного зарегистрированного документа.
Незарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется указать номер и наименование связанного документа, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из незарегистрированных в Системе
После заполнения регистрационной карты документа следует нажать на кнопку «Регистрация документа» (см. Рисунок ).
Рисунок . Создание исходящего документа
В случае регистрации исходящего документа на основании входящего документа, зарегистрированного из процесса предоставления услуги заявителю, либо регистрации исходящего документа из процесса предоставления услуги заявителю, в карточке документа будет добавлена вкладка «Комплект документов». Также будет представлена ссылка с реквизитами комплекта документов, в процессе работы с которым был инициирован процесс регистрации документа (см. Рисунок ). После перехода по ссылке на странице отобразится шаг формирования результата оказания услуги с прикрепленным зарегистрированным документом.
Рисунок . Переход к процессу предоставления услуги
В случае просмотра регистрационной карты документа пользователем, не имеющим доступа к работе с комплектом документов дела, реквизиты дела будут прописаны обычным значением (переход по ссылке будет недоступен).
Реестр документов модуля ведомственной автоматизации
Для хранения электронных документов, работа с которыми осуществлялась в рамках Документооборота, предусмотрен электронный реестр документов. Для перехода к реестру следует выбрать пункт «Реестры» - «Ведомственные документы». Нас странице отобразятся параметры для фильтрации отображаемых данных и таблица с результатами поиска.
Воспользовавшись параметрами поиска, пользователь может перейти к регистрационной карточке найденного документа, для чего следует нажать на ссылку «Просмотр» (см. Рисунок ).
Рисунок . Реестр ведомственных документов
Интеграция АИС ЕЦУ с криптопровайдером КриптоПро JCP
В Системе реализован функционал подписания отдельных документов в комплекте документов, а также возможность использования электронных подписей при работе с межведомственными запросами (ЭП специалиста и ЭП органа власти).
Электронная цифровая подпись является аналогом рукописной подписи в электронном виде, позволяющим проверить подлинность документа (отсутствие искажения информации) и принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП.
В Системе рассматриваются два типа подписи:
ЭП-ОВ – электронная подпись органа власти
ЭП-СП – электронная подпись уполномоченного сотрудника ведомства.
При выполнении запроса, после заполнения всех необходимых параметров, пользователю требуется подписать запрос. На любом шаге выполнения запроса пользователь может выбрать удобный для него вариант подписи документа (см. Рисунок ):
Автоматическая подпись запроса;
Подпись запроса пользователем вручную.
Рисунок . Выбор варианта подписи запроса
При ручной подписи, после заполнения всех параметров загрузится Java Applet, (см. Рисунок ), с помощью которого пользователь может выбрать:
крипто-провайдер: «КриптоПро JCP» (поле «Крипто-провайдер»);
тип хранилища – месторасположение ключа электронной подписи: FloppyStore (виртуальная дискета), HDImageStore (жесткий диск), OCFStore (USB eToken);
ключ электронной подписи;
пароль.
Рисунок . Java Applet
После заполнения всех полей, расположенных на Java Applet, пользователю необходимо нажать на кнопку «Подписать». После указанных действий появляется диалоговое окно (см. Рисунок ), в котором будет сообщено о результатах подписания запроса.
Рисунок . Диалоговое окно «Запрос успешно подписан»
Пользователю необходимо нажать на кнопку «ОК». После закрытия диалогового окна пользователю необходимо нажать на кнопку «Сохранить и продолжить».
В случае выбора варианта автоматической подписи запроса, указанный ранее шаг будет отсутствовать. Подпись запроса осуществится автоматически.
Для автоматической подписи запроса Администратору Системы требуется указать ряд параметров в настройках Системы и настройках адаптера.
Консолидированная отчетность
Консолидированная отчетность – функциональный модуль сбора и хранения статистической отчетности, являющийся частью АИС ЕЦУ.
Данный модуль представляется следующими характеристиками:
возможность сбора отчетности по текущему ведомству;
возможность запроса отчетности у нижестоящих филиалов орг.единиц;
возможность отправки собранной отчетности в вышестоящую головную организацию;
возможность получения данных о соблюдении определенных в регламентах и стандартах предоставления услуг временных показателей обслуживания граждан из филиалов орг.единиц и (или) привлекаемых организаций.
Сбор данных
Для перехода к модулю «Консолидированная отчетность» необходимо выбрать пункт меню «Администрирование» - «Консолидированная отчетность» - «Сбор данных». Страницу сбора данных для составления отчетов можно визуально разделить на три области (см. Рисунок ):
«Организации» приводится перечень всех организационных единиц, по которым ведется статистика;
«Параметры сбора» - табличный перечень параметров, на базе которых осуществляется сводная отчетность. Для каждого параметра указывается «Наименование» и «Режим». Под параметрами сбора располагаются кнопки «Сбор параметров» и «Сформировать отчет». Ниже под ними находится кнопка «Запланировать задачу», позволяющая пользователю задать дату, к которой отчет будет сформирован. При необходимости сформированный отчет может быть отправлен в головную организацию (кнопка «Отправить данные в вышестоящую организацию»).
в нижней части формы располагается сформированный отчет.
Рисунок . Параметры сбора для консолидированной отчетности
Для формирования отчета необходимо:
в левом верхней углу отметить флажками организационные единицы, для которых будет формироваться отчетность.
в верхней центральной части флажками проставить параметры, по которым будет формироваться консолидированная отчетность;
под параметрами сбора располагаются фильтры: выпадающий список, в котором следует указать год, и флажками проставить месяцы (период сбора отчетности);
после этого следует нажать на кнопку «Сбор параметров». Сам процесс сбора параметров может занять некоторое время, о чем оповестит окно сообщения;
после того, как данные будут собраны, следует нажать на кнопку «Сформировать отчет», отчет отобразится в нижней части окна.
Аналитическая подсистема Saiku
Для просмотра отчетов с использованием подсистемы «Saiku» необходимо выбрать пункт меню «Администрирование» - подпункт «Консолидированная отчетность» - «Аналитическая подсистема Сайку».
Основным средством представления результата отчета является ресурс «Saiku». Для входа в данную систему необходимо авторизоваться в качестве Администратора (см. Рисунок ). Пользователю с ролью Администратора предоставляется возможность формировать структуру Куба.
Рисунок . Ресурс Saiku. Страница входа
Формирование запроса
Для формирования отчетов необходимо выбрать из раскрывающегося списка в левой панели «Кубы» один из имеющихся типов (Куб 1, Куб 2, Куб 3) (см. Рисунок ).
Рисунок . Панель "Просмотр"
В случае выбора Куба 1, пользователю будут предоставлены следующие параметры:
Измерения:
Ведомство
Время
Срок оказания услуги
Услуга
Цель
Меры:
Количество отправленных МВ-запросов
Количество полученных ответов по МВ-запросам
Количество отказов по предоставленным подуслугам
Количество предоставленных подуслуг
Срок превышения выполнения услуг (по сравнению с временем по регламенту)
Количество подготовленных в ОВ комплектов документов (в срок)
Среднее время предоставления услуги
Среднее время получения ответа из ведомства при выполнении промежуточного МВ-запроса
В случае выбора Куба 2, пользователю будут предоставлены следующие параметры:
Измерения
Время
Контролер
Оператор
Услуга
Цель
Меры
Количество просроченных дел
Количество дел в работе у контролеров
В случае выбора Куба 3, пользователю будут предоставлены следующие параметры:
Измерения
Время
Оператор
Услуга
Цель
Меры:
Количество обращений за получением услуги
Количество консультаций
Среднее время приема документов
После выбора Куба, следует приступить к его формированию. Требуется задать параметры, которые будут располагаться в строках и столбцах формируемого Куба. Для этого необходимо перетащить требуемую Меру или Измерение в одно из представленных полей: Колонки, Строки, Фильтр (см. Рисунок ). Необходимо добавить хотя бы одно Измерение или Меру в Строки и Столбцы для корректного запроса.
Рисунок . Формирование Запроса (добавление измерений и мер)
Для отображения данных по определенным единицам какого-либо Измерения, необходимо нажать на его наименование. В открывшемся окне следует выбрать необходимые значения (из левого списка), далее нажать на кнопку ( ) (см. Рисунок ).
Рисунок . Фильтрация значений для измерения "День"
После того, как список сформирован (выбранные значения отображаются в правом списке), необходимо перейти по кнопке «Ок». В запросе будут продемонстрированы значения по выбранным параметрам (см. Рисунок ).
Рисунок . Запрос по выбранным показателям
Для фильтрации общих значений следует перетащить требуемое значение в поле «Фильтр», после чего нажать на Измерение. В открывшемся окне выбрать необходимые значения (из левого списка), далее нажать на кнопку () (см. Рисунок ).
Рисунок . Фильтрация значений по параметру "Оператор"
После того, как список сформирован, необходимо нажать на кнопку «Ок». В запросе будут отображаться сведения исключительно по заданным в процессе фильтрации параметрам (см. Рисунок ).
Рисунок . Запрос с учетом фильтрации данных
Работа с запросами
Для работы с запросами и данными Куба представлена специальная панель, которая позволяет работать со сформированными запросами, производить экспорт/импорт информации в табличные формы (см. Рисунок ).
Рисунок . Панель для работы с запросами
Сохранить запросы ( ) позволяет сохранить сформированный запрос.
Элемент Выполнить запрос ( ) необходим для формирования отчета после того, как все параметры заданы (Измерения и Меры добавлены в Строки и Столбцы). Для автоматического формирования отчета следует выбрать элемент Автоматическое выполнение ( ).
Скрыть/Показать поля ( ) позволяет скрыть поля, предназначенные для формирования структуры Куба (см. Рисунок , Рисунок ).
Рисунок . Отображение полей
Рисунок . Скрытие полей
Элемент Скрыть/Показать панель ( ) позволяет скрыть панель с Измерениями и Мерами (см. Рисунок , Рисунок ).
Рисунок . Отображение панели
Рисунок . Скрытие панели
Элемент Скрывать пустые измерения ( ) позволяет скрыть элементы, отчетные данные по которым отсутствуют (см. Рисунок , Рисунок ).
Рисунок . Отображение пустых измерений
Рисунок . Скрытие пустых измерений
Элемент Поменять местами оси ( ) позволяет поменять местами оси Куба.
Показать MDX-запрос ( ). Данный элемент обеспечивает просмотр сформированного MDX-запроса.
Показать план выполнения запроса ( ). Данный элемент позволяет просмотреть план запроса.
Выгрузка отчетных данных
Возможность выгрузки данных в Excel ( ) (см. Рисунок )
Возможность выгрузки данных в CSV ( )
Возможность выгрузки в PDF ( )
Рисунок . Выгрузка данных в Excel
Статистическая отчетность
Для просмотра статистических отчетов пользователю требуется выбрать пункт меню «Реестры» - «Мои отчеты».
На странице «Отчеты» представлен список отчетов, имеющихся в системе. Пользователю с ролью администратора доступны все отчеты для выпуска. Ограничение прав на выпуск отчетов для пользователя осуществляется администратором на вкладке «Права» (Администрирование – Роли) конкретно для каждой роли (требуется удалить права на выпуск отчетов, которые должны быть недоступны пользователю с указанной ролью).
Для выпуска отчета следует в столбце необходимого формата перейти по ссылке «Печать» (см. Рисунок ), задать необходимые параметры (по каждому отчету набор параметров индивидуален), после чего отчет отобразится на странице пользователя.
Рисунок . Выпуск отчетов
Аварийные ситуации
Действия при аварийных ситуациях:
-
Действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств
В случае получения сообщения об ошибке необходимо повторить действие, которое привело к нарушению процесса (привело к указанной ошибке). Если ошибка возникает повторно, пользователю требуется обратиться к Администратору Системы.
-
Действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных
В случае обнаружения ошибок в данных системы, пользователю следует обратиться к Администратору Системы. В данном случае пользователю требуется указать данные, содержащие ошибки или действия, которые привели к образовавшейся аварийной ситуации.
-
Действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные
В случае обнаружения несанкционированного вмешательства в данные системы, пользователю требуется в срочном порядке обратиться к Администратору Системы. В данном случае пользователю необходимо описать признаки вмешательства, и, по возможности, указать данные, которые подверглись вмешательству.
-
Действия в других аварийных ситуациях
В случае возникновения ошибок и аварийных ситуаций, не описанных в данном документе, пользователю необходимо обратиться к Администратору Системы. В таком случае пользователю требуется описать действия, которые привели к возникновению указанной ошибке.
Функциональная и физическая совместимость технических и программных средств Системы должна обеспечиваться выполнением требований, устанавливаемых в технической и эксплуатационной документации на Систему.
В случае, невыполнения перечисленных требований, в процессе работы могут возникнуть соответствующие ошибки различного уровня.
Аппаратный уровень:
Потеря физического соединения с АИС ЕЦУ;
Технические характеристики сети не соответствуют требованиям к Системе.
Общесистемные ошибки:
Несовместимое ПО;
Неправильно сконфигурирован WEB-браузер;
Использование ПО неподдерживаемое Системой;
Неправильно настроено рабочее место, или иные проблемы, связанные с работой операционной системы не позволяющие выполнить запуск клиента, обеспечивающие доступ к АИС ЕЦУ.
Проверка корректности вводимых данных в Системе:
Отказ при авторизации
В случае отказа при авторизации появляется сообщение ошибки входа в систему. Неправильно указано имя пользователя или пароль. При появлении данной ошибки необходимо уточнить у администратора реквизиты, и попробовать войти в Систему еще раз.
Ввод некорректных данных
В Системе предусмотрен автоматический контроль корректности вводимых данных. Производиться проверка на обязательность и соответствия требуемому формату хранения информации.
Ошибки, возникающие при эксплуатации АИС ЕЦУ:
Ошибка, связанная с правами доступа, отсутствие прав
Пользователь получает сообщение отсутствия права доступа, и отсутствие возможности дальнейшей эксплуатации Системы.
Ошибка, возникающая в случае эксплуатации Системы, несоответствующей руководству пользователя.
Система оповещения критических ситуаций выделена красным цветом, и отображается внизу диалогового окна. В такой ситуации необходимо выполнить следующие действия:
Выполнить операцию повторного входа в Систему
Программными средствами выполнить обновления отображаемых данных
В случае, если вышеуказанные действия не привели к устранению возникающей ошибки, необходимо обратиться к администратору, для проведения анализа Системы на предмет возможности устранения причин ошибки
Приложение А
Сопроводительные документы дела
Расписка на прием документов
Рисунок . Расписка на прием документов
Обложка дела
Рисунок . Обложка дела
Опись документов
Рисунок . Опись документов
|
