КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 марта 2017 г. N 56
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В КОМИТЕТЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и постановлением Администрации Волгоградской области от 04 августа 2016 г. N 406-п "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу приказы комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области:
от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области";
от 28 июля 2014 г. N 200 "О внесении изменений и дополнений в приказ комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области";
от 10 декабря 2014 г. N 296 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области, утвержденную приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области";
от 28 января 2015 г. N 16 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области, утвержденную приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области";
от 16 октября 2015 г. N 204 "О внесении изменений в приказ комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области".
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Председатель комитета
Ю.Т.НАУРЗАЛИЕВ
Приложение
к приказу
комитета
по обеспечению безопасности
жизнедеятельности населения
Волгоградской области
от 20 марта 2017 г. N 56
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее именуется - Инструкция) комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации и архивного дела, а также Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п, Положением о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п, постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", с постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", а также постановлением Администрации Волгоградской области от 04 августа 2016 г. N 406-п "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Делопроизводство комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота комитета.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
1.7. Требования Инструкции о работе с бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет сектор делопроизводства и архива комитета (далее именуется - сектор делопроизводства и архива).
Функции, задачи, права и ответственность сектора делопроизводства и архива регламентируются положением о нем, должностными обязанностями государственных гражданских служащих, сотрудников сектора делопроизводства и архива.
1.9. Права и обязанности государственных гражданских служащих, работников (далее - сотрудники), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях комитета, устанавливаются должностными регламентами и должностными инструкциями.
1.10. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
1.11. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений комитета не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.12. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники комитета обязаны передать по акту:
находящиеся у них служебные документы - сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого (уходящего в отпуск) или переводящегося (перемещаемого) по службе;
документы, имеющие гриф ограниченного доступа и/или поставленные на инвентарный учет в комитете, - сотруднику сектора делопроизводства и архива.
1.13. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками комитета.
Сотрудники комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.14. Вновь принятые на службу (работу) сотрудники должны быть ознакомлены непосредственным руководителем структурного подразделения с Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня их принятия.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются сектором делопроизводства и архива в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти Волгоградской области, и правилами подготовки нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области.
2.2. Проект Инструкции в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов комитета (далее - ЭК), затем на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее - ЭПМК).
Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.
Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации или их структурными подразделениями.
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается нормативным правовым актом комитета и доводится до сведения сотрудников комитета.
3. Основные термины и определения
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности комитета;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в комитете;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение гражданина (физического лица), организации (юридического лица), общественного объединения, органа государственной власти или органа местного самоуправления в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в комитет, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в комитете, с указанием сроков их хранения, составленный по установленной форме;
обращение гражданина - направленные в комитет или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба (в том числе в электронной форме), а также устное обращение гражданина в комитет или другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям), поступившие в комитет на исполнение;
объем документооборота - количество документов, поступивших в комитет и созданных им за определенный период;
официальный документ - документ, созданный комитетом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот комитета;
официально-деловой стиль переписки - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (получаемый) комитетом в установленном порядке;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство комитета - председатель комитета, заместители председателя комитета, уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности комитета;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
|
