Формирование требований проекта
Данный процесс направлен на изучение требований заказчика, которые должны быть уже отражены в уставе проекта, и перенос их в более конкретные термины требований проекта, на основе которых уже формируется список проектных работ и программа качества проекта. Для получения корректной информации необходимо в самом начале правильно организовать ее сбор, который на ИТ-проектах чаще всего реализуется в форме интервью с заказчиком (см. Рисунок 5).
Организация и проведение результативного интервью
Подготовка
И
Рисунок 4. Принцип структурирования информации о бизнес-процессе
значально необходимо точно сформулировать основные идеи, которые определяют цель визита к заказчику. Участники команды проекта должны очень ясно представлять себе, какого рода информация нужна и каким образом она будет использована, с тем чтобы точно определить целевую аудиторию. Только после этого необходимо переходить к разработке списка вопросов, которые будут заданы заказчику.
Основная рекомендация для проведения интервью для формирования функциональных требований к системе – использовать подход, применяемый в структурном моделировании, то есть постараться задать вопросы и получить информацию в разрезе, как показано на Рисунок 4.
-
«Большая картинка»
Место (под)процесса в сквозном процессе
Интерфейс с предшествующим процессом
Интерфейс с последующим процессом
-
Описание процесса
Что? (типовой результат и его потребитель)
Как? (последовательность шагов и показатели эффективности)
Кто? (роли и присущая им квалификация)
Чем? (используемые средства, инструменты, расходуемые ресурсы)
-
Документы
Входящие документы
Исходящие документы
Регламентирующие документы
Проведение
Рекомендуется планировать интервью исходя из максимальной продолжительности в 1,5 часа. Учитывая весьма ограниченное время, необходимо всегда приходить в указанный час, заранее продумать логистику продумать маршруты пути?
Большой толковый словарь
ЛОГИСТИКА, -и; ж. [от франц. logistique - обеспечение]
1. Матем.
Раздел математики, занимающийся обоснованием логики математическими методами и возможностями её в конструировании, информатике и т.п.; математическая логика.
2. Экон.
Организация и управление материально-техническим обеспечением предприятия, его товарно-материальними запасами, информационными и финансовами ресурсами. Л. распределения. Транспортная, складская, производственная л. Знание логистики. < Логистический, -ая, -ое. Л. анализ.
к месту встречи. Каждый участвующий в процессе общения с заказчиком должен оперировать одним и тем же набором вопросов в одинаковой последовательности, чтобы обеспечить порядок проведения переговоров и удобство при дальнейшем формировании протокола интервью.
На практике для проведения интервью часто составляют команды по два человека, это удобно с той точки зрения, что один задает вопросы, а другой делает пометки. В то же время присутствие на встрече более двух интервьюеров способно значительно повредить общению.
Дальнейшие действия
После завершения всех встреч нужно собрать полученную информацию в единый отчет, который будет полезен проекту. Обычно это реализуется при тесном взаимодействии всех участников интервью, в том числе и интервьюированных представителей заказчика, которые согласуют подготовленный сводный протокол интервью.
В качестве отчета по интервью готовится сводный протокол, который затем отправляется на согласование. Пример шаблона протокола представлен в Таблица 8.
Таблица 8.
Шаблон протокола интервью
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОМ
|
Автор
|
|
Дата создания
|
|
ИНФОРМАЦИЯ О ВСТРЕЧЕ
|
Время и дата
|
|
Порядковый номер
|
|
Адрес/ место
|
|
УЧАСТНИКИ ВСТРЕЧИ
|
Со стороны заказчика
|
[ФИО, должность]
|
Со стороны исполнителя
|
[ФИО, должность]
|
РЕЗУЛЬТАТЫ ОБСУЖДЕНИЯ
|
Пункт повестки/ вопрос
|
Результаты обсуждения
|
Ответственный
|
Сроки выполнения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СТАТУС ПРОТОКОЛА
|
Согласовано
|
[ФИО, должность]
|
Утверждено
|
[ФИО, должность]
|
ИНФОРМАЦИЯ О СЛЕДУЮЩЕЙ ВСТРЕЧЕ
|
Время/ Дата
|
|
Место
|
|
Крайне важным моментом является «встраивание» информации, полученной на интервью от заказчика, в проектную документацию – иначе вся собранная информация не имеет никакого значения для проекта. Для того чтобы проверить, были ли учтены требования заказчика в проектных спецификациях, рекомендуется ответить на следующие вопросы:
Определены ли факторы ценности для заказчика?
Усвоила ли команда проекта эти факторы?
Были ли факторы ценности интегрированы в процессы и проектные продукты?
Инструментом, который позволяет обеспечить положительные ответы на эти вопросы, является функция качества или «дом качества», речь о котором пойдет ниже, в разделе, посвященном формированию требований проекта.
Рисунок 5. Схема и рекомендации по проведению интервью
В третьей колонке не хватает запятой после слов «Подготовьте протокол»Использование функции качества
Функция качества – это инструмент для работы с заказчиком, который позволяет встроить его требования в проект. Цель этого инструмента – убедиться, что требования заказчика интегрированы в каждую часть проекта, от определения (1) требований проекта и (2) установления характеристик решения до формирования (3) проектных работ и выстраивания (4) программы обеспечения качества.
Рисунок 6. Функция качества проекта ("домик" качества)
Процесс построения «дома качества» – предельно сложная процедура, особенно в случае крупных проектов. Тем не менее, этот инструмент довольно удобен в использовании и значительно повышает качество процесса управления требованиями проекта.
На Рисунок 6 отражена типовая структура «дома качества». Его заполнение производится в несколько этапов.
Подготовка требований заказчика
Требования заказчика – важнейшая информация при построении «дома качества». Как правило, это самый сложный этап, поскольку необходимо выяснить
наиболее значимые условия заказчика. Основной объем информации о его потребностях был выявлен в процессе интервьюирования и на этапе подготовке ТЭО и устава проекта. При разработке функции качества рекомендуется ограничивать функцию качества 10-ю требованиями заказчика, в противном случае использование инструмента становится громоздким.
Определение требований проекта
В отличие от требований заказчика, требования проекта сформулированы в терминах конкретных действий, при помощи которых команда планирует и реализует проект. Сформулированные таким образом требования проекта должны быть доступны для выполнения измерения и контроля достижения по завершению проекта. Следует различать два вида требований проекта: условия заказчика и предложения команды для их выполнения, как правило, содержащиеся в соответствующей методологии.
Формирование матрицы взаимосвязей
На этом этапе происходит проверка отсутствия взаимных противоречий между сформулированными требованиями проекта, иными словами, происходит их попарное сравнение. Для обозначения связи могут использоваться разные символы: так, для показа положительной связи часто используют ●, а для показа отрицательной – ○. Идентифицированные отношения демонстрируют столкновение требований и возможность нахождения компромисса между ними, что позволяет увидеть условия проекта в совокупности, а не по отдельности.
Формирование матрицы отношений
Заполнение матрицы отношений есть ключевой шаг построения «дома качества». Смысл ее заполнения состоит в том, чтобы убедиться, что все требования заказчика будут удовлетворены предложенными требованиями проекта. На пересечении соответствующего требования заказчика и требования проекта при наличии положительной связи ставится отметка, например, крестик. Если требование заказчика не поддерживается ни одним требованием проекта, значит, удовлетворение первого может вызвать ряд проблем. В обратной ситуации, когда проектное требование не соотносится ни с одним требованием заказчика, говорят об избыточности данного проектного требования. На крупных проектах иногда усложняют отношения между требованиями заказчика и проекта и вместо крестика используют числовые значения, характеризующие степень влияния требований проекта на реализацию заданного требования заказчика [5].
Субъективная оценка через сравнительный анализ
На данном этапе происходит присвоение степени важности каждому требованию заказчика и проект сравнивается с другими проектами и/или текущим status quo. Сравнение выявляет сильные и слабые стороны проекта по отношению к аналогичным инициативам, определяет возможности для улучшения.
Объективная оценка через установку конечных целей
Для обеспечения измерения и последующего контроля реализации требований проекта (а через них – и обеспечения требований заказчика) необходимо задать измеримые конечные цели по каждому требованию проекта, тем самым обеспечив объективную основу для управления ими.
|
