Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет
|
Скачать 2.32 Mb.
|
4.7. Учет количества документов 4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются заместителем главы администрации сельсовета и представляются руководству. 4.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в администрации системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по администрации в целом или по отдельным разделам. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение № 28 – примерное). По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). 4.8. Работа исполнителей с документами 4.8.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству администрации, подготовку к пересылке адресату. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными организациями (внешнее согласование) и должностными лицами администрации сельсовета (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа; проекты документов органов местного самоуправления готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма; до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов; проекты документов визируются исполнителем, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 4.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5. Исполнение документов 5.1. Контроль исполнения документов 5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 5.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем администрации сельсовета. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». 5.1.3. Контроль исполнения обеспечивается заместителем главы администрации сельсовета. 5.1.4. Заместитель главы администрации сельсовета, обеспечивающий контроль исполнения, как правило, ежемесячно представляет руководителю администрации а информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем администрации сельсовета. 5.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 5.2. Сроки исполнения документов 5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. 5.2.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения органов местного самоуправления, должна быть представлена руководству в день ее поступления, после чего немедленно передана на исполнение. 5.2.3. Поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства. 5.2.4. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальный срок – руководителем, который его установил. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или органом, его установившим. 5.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 6. Документальный фонд администрации сельсовета Документальный фонд администрации сельсовета – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд администрации сельсовета составляют документы, созданные в органах местного самоуправления и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами. Формирование документального фонда администрации сельсовета осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архивный отдел администрации района. Ответственность за формирование документального фонда администрации сельсовета возложена на заместителя главы администрации сельсовета. 6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела с целью обеспечения их сохранности и учета, для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел, для определения сроков хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно). Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на заместителя главы администрации сельсовета. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации сельсовета. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации Бурунчинского сельсовета, регламентом Совета депутатов сельсовета, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются все документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления сельсовета. 6.1.3. В администрации сельсовета составляется сводная номенклатура дел органов местного самоуправления сельсовета (приложение № 29). 6.1.4. Сводная номенклатура дел (далее – номенклатура дел) составляется при методической помощи начальника архивного отдела администрации района. 6.1.5. Номенклатура дел администрации сельсовета визируется начальником архивного отдела, подписывается заместителем главы администрации сельсовета, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК) администрации сельсовета, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем администрации сельсовета. 6.1.6. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел администрации сельсовета. Второй используется в качестве рабочего, третий применяется в архивном отделе, куда документы передаются на постоянное хранение. 6.1.7. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 6.1.8. Номенклатура дел администрации сельсовета согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области не реже одного раза в 5 лет. В случае существенных изменений в функциях и структуре администрации разрабатывается новая сводная номенклатура дел, которая согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается руководителем администрации сельсовета. 6.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации сельсовета. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 6.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр. Например: 01-05, где 01 – обозначение раздела номенклатуры («Администрация сельсовета»), 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре («Протоколы публичных слушаний граждан»). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов местного самоуправления сельсовета, организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о работе комиссии по урегулированию конфликтных ситуаций (решения, планы, справки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка по основным направлениям деятельности с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями области, организациями и учреждениями района. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет с судебными органами При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения. Но если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с главой муниципального образования Саракташский поссовет. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы финансовых мероприятий. Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения, согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области. В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 г.), о ведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др. 6.1.11. Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 6.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 6.2. Формирование дел 6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела формируются в администрации сельсовета, как правило, централизованно. 6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. 6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется заместителем главы администрации сельсовета. 6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правилa: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 150 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. 6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов администрации сельсовета или Правительства области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы комиссий группируются в два дела: протоколы и решения комиссий; документы к заседаниям комиссий. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения: 75 лет (о приеме на работу, увольнении, внесении изменений в документы, содержащие персональные данные) и 5 лет (о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях и т.д.). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях в работе органов местного самоуправления, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам, оперативного и второстепенного характера. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» |
|
Администрации муниципального образования «грачевский сельсовет» енотаевского... «Об утверждении Порядка создания нештатных аварийно спасательных формирований», руководствуясь Уставом муниципального образования... |
|
Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета Администрации... Федоровский «Сельский Дом культуры» муниципального образования «Федоровский сельсовет» (далее мкук федоровский сдк), совете муниципального... |
|
Главы администрации муниципального образования «астраханский сельсовет»... В целях определения прав, обязанностей и ответственности служащих и работников Дома культуры п. Буруны администрации муниципального... |
|
Администрации муниципального образования «восточинский сельсовет»... Инструкции по его применению, администрация муниципального образования «Восточинский сельсовет» |
|
Информационный бюллетень муниципального образования «Пустозерский сельсовет» О признании утратившим силу постановлений администрации муниципального образования «пустозерский сельсовет» ненецкого автономного... |
|
Администрации муниципального образования «восточинский сельсовет»... Инструкции по его применению, администрация муниципального образования «Восточинский сельсовет» |
|
Администрации муниципального образования «михайловский сельсовет»... Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06. 12. 2010 №162н (далее по тексту... |
|
Решение 19. 06. 2014 №7/8 Руководствуясь с действующим законодательством, в соответствии с Уставом мо «Икрянинский сельсовет», рассмотрев предложение администрации... |
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства... |
|
Информационный бюллетень муниципального образования «великовисочный... О назначении ответственного лица за проведение пожароопасных работ в здании Администрации мо «Великовисочный сельсовет» нао |
|
Информационный бюллетень хоседа-Хардского сельсовета и администрации... Ненецкого автономного округа размещены на официальном сайте муниципального образования «Хоседа-Хардский сельсовет» Ненецкого автономного... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений... |
|
Генеральный план муниципального образования малаховский сельсовет... Карта современного использования и комплексной оценки в границах муниципального образования Косихинский сельсовет |