М ЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Тема 1. Бухгалтерские информационные системы
Цель и задачи темы
Определить понятие бухгалтерских информационных систем.
Дать представление о возможности их использования в управлении экономическими объектами. Определить основные принципы построения систем автоматизации в бухгалтерском учете и особенности их функционирования для крупных предприятий и предприятий малого и среднего бизнеса. Дать представление о программных средствах автоматизации в бухгалтерском учете.
|
Оглавление
1.1. Общая характеристика систем бухгалтерского учета
Основой управления экономического объекта являются информационные системы.
Состав ИС определяется:
видом деятельности;
размером предприятия, организации, фирмы.
ИС традиционно включает реализацию функций:
управления подготовкой производства;
планирования;
материально-технического снабжения и сбыта (маркетинга);
ведения бухгалтерского учета;
реализации и сбыта готовой продукции;
решения кадровых вопросов.
Особую роль в процессе управления играет бухгалтерский учет.
В БУ сосредоточено около 60% всей информации организации.
Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления.
Пример: MBS Navision.
В основе ИС БУ лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета.
Комплекс задач участка БУ характеризуется:
экономическим содержанием;
ведением синтетических счетов;
первичными и сводными документами;
взаимосвязанными алгоритмами расчетов;
методическими материалами и нормативными документами.
Состав комплексов задач ИС БУ:
учет основных средств;
учет материальных ценностей;
учет труда и заработной платы;
учет готовой продукции;
учет финансово-расчетных операций;
учет затрат на производство;
сводный учет и составление отчетности.
В условиях ИТ появляются новые возможности в организации информационной базы и формировании комплексов экономических задач:
создание системы распределенных баз данных;
обмена информацией между различными пользователями;
автоматического формирования первичных документов в компьютере.
Стирается четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.
Пример: MBS Navision.
Таким образом возникают межфункциональные комплексы задач управления.
Например: учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции, выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости).
1.2. Принципы построения бухгалтерских информационных систем
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи.
Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета.
Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Внутренние связи заложены в методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, основанных на принципе двойной записи: каждая хозяйственная операция отражается дважды — в кредите одного счета и дебете другого.
В основу ИС БУ положены три фазы обработки:
1-я фаза — первичный учет:
составление первичных бухгалтерских документов;
обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета.
Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.
Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.
2-я фаза обработки:
составление проводок;
их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.
Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс.
3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета:
отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги;
баланса;
форм финансовой отчетности.
Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи.
Например:
Формирование исходной информации происходит за счет первичного учета для участков:
учет основных средств;
учет готовой продукции;
учет финансово-расчетных операций;
учет материальных ценностей;
учет труда и заработной платы.
Программное обеспечение решения задач БУ строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.
Внешние связи ИС БУ:
получение нормативных и методических материалов;
передача сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.
Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент — банк».
1.3. Информационное обеспечение систем бухгалтерского учета
Особенностях информационного обеспечения БУ:
большой объем первичных документов;
широкое использование нормативно-справочной документации.
Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции.
Первичные документы имеют юридическую силу!
Общее методическое руководство по формированию и применению первичных документов осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые:
издают положения о документах;
разрабатывают типовые формы первичных документов;
устанавливают порядок их заполнения и применения;
издают инструкции и методические материалы.
Типовые бухгалтерские документы делятся на:
межотраслевые;
отраслевые.
Межотраслевые документы являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях.
К ним относятся:
документы по учету основных средств;
кассовые и платежные документы;
документы для расчета с подотчетными лицами.
Отраслевые формы носят рекомендательный характер.
На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли.
Отраслевые формы документов применяются на участках:
учета труда и заработной платы;
учета материалов;
учета готовой продукции.
Все первичные бухгалтерские документы:
разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации;
отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.
Классификация документов бухгалтерского учета:
По назначению:
распорядительные;
исполнительные (оправдательные);
учетного оформления;
комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции.
Например: приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.
Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.
Основная часть бухгалтерских документов — комбинированные.
Например: платежная ведомость на оплату труда является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного документа.
Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов).
К ним относятся:
мемориальные ордера;
листки-расшифровки.
По содержанию хозяйственных операций:
материальные;
денежные;
расчетные.
Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей:
материалов;
топлива;
тары;
запасных частей;
полуфабрикатов, готовой продукции.
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам.
Например:
счета;
счета-фактуры;
платежные требования-поручения.
По объему отраженных операций:
единичные (первичные);
сводные.
Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции.
Сводный документ — о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц).
Он составляется на основании единичных (первичных) документов.
По способу использования:
Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции.
Накопительный — для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков.
По числу учитываемых позиций:
однострочные;
многострочные.
Однострочный документ:
содержит одну учетную позицию;
облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода);
применяют при ручной технике ведения учета (например, при оформления поступления материалов и их выдачи).
Многострочный документ:
имеет две позиции и более;
применяют в условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров.
По месту составления:
По способу заполнения:
вручную;
при помощи средств автоматизации учета.
Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений.
Действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.
Классификаторы и коды используются для составления:
бухгалтерских отчетов;
сводок;
группировок на основании выделенного группировочного признака (например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам).
Виды классификаторов:
общегосударственные;
отраслевые;
локальные.
Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве.
ОК необходимы только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов:
общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
код организационно-правовой формы (КОПФ);
коды органов управления государственным имуществом;
код единицы измерения (СОЕЙ);
ОК управленческой документации.
Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли.
Отраслевые классификаторы единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации.
Коды:
синтетических счетов БУ;
видов оплат и видов удержаний по заработной плате;
видов операций движения материальных средств;
норм амортизационных отчислений;
категорий налогоплательщиков;
кассовых операций.
Локальные коды — индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия.
Их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.
Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т. е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач.
Например, коды подразделений должны быть едиными при обработке:
учетных задач;
задач учета кадров;
производственном учете.
Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач.
Локальные коды:
-
Коды, единые для предприятия:
структурных подразделений;
материалов;
готовой продукции;
деталей;
узлов и соединений;
оборудования;
табельных номеров;
поставщиков и потребителей;
специальностей.
-
Коды, используемые только при решении бухгалтерских задач:
коды субсчетов;
основных средств;
материально ответственных лиц.
Информационное обеспечение БУ включает совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях в виде БД:
централизованной;
распределенной;
локальной.
При этом создаются:
базовые массивы;
локальная база.
Базовые массивы:
общие для предприятия и организации:
работающие;
материалы;
поставщики;
покупатели;
готовая продукция;
нормативы;
расценки;
справочные данные;
подразделения, должности и др.
Локальная база используется только при решении бухгалтерских задач:
счета бухгалтерского учета;
типовые проводки;
журнал хозяйственных операций;
лицевые счета;
инвентарные карточки основных средств;
карточки счета и др.
Состав информационной БД определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия.
В типовых проектах состав БД — единый для всех предприятий:
план счетов бухгалтерского учета;
видов оплат и удержаний по заработной плате;
видов операций движения материалов;
типовые проводки и др.
Пользователь по своему усмотрению может:
вносить изменения в эти массивы;
создавать другие базовые массивы,состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).
1.4. Программные средства автоматизации в бухгалтерском учете
Автоматизация предприятий исторически начиналась с внедрения системы бухгалтерского учета. Если раньше подобные проекты часто выполнялись собственными силами компаний, то сегодня они полностью перешли в ведение внешних разработчиков и интеграторов.
Системы автоматизации бухгалтерского учета начали внедрять на предприятиях одними из первых среди всех информационных систем.
Причина этого — в процессе ведения учета выполняется большое число рутинных операций, при ручной обработке документов практически постоянно нужно вносить в них одни и те же служебные данные.
Ведение аналитического учета с ростом числа документов резко усложняется, также велика вероятность «механической» ошибки, которую бухгалтер может допустить, заполняя документы или подсчитывая сводные показатели.
Двойная запись всех операций позволяет выявлять такие ошибки, однако не всегда бывает просто локализовать их и найти нужный документ, в который необходимо внести коррективы.
Кроме того, работа с большими объемами документов требует значительных затрат человеческих ресурсов и рабочего времени, что вызывает соответствующие финансовые затраты, не имеющие прямого экономического эффекта.
Это стимулировало бурное развитие систем автоматизации бухгалтерского учета.
За рубежом этот процесс проходил в 70-80-е гг. XX века, у нас — в 90-х. Изначально отдельные задачи бухгалтерского учета автоматизировались изолированно друг от друга, часто силами предприятий, на которых они внедрялись.
По мере развития программного обеспечения и формирования рынка средств автоматизации бухучета разработка полностью перешла в ведение внешних производителей, а сами системы стали интегрированными.
На сегодняшний день системы автоматизации бухучета подразделяются на системы, являющиеся составной частью ERP-систем, и самостоятельные решения.
Первая категория присутствует во всех современных ERP-системах (mySAP, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne, PeopleSoft Enterprise, MBS Axapta, MBS Navision, Галактика, ПАРУС, БОСС-Корпорация, Компас и др.), вторую категорию представляют продукты фирм, специализирующихся на бухгалтерских системах.
В силу развитости западного рынка корпоративных информационных систем специализированные бухгалтерские продукты ориентируются лишь на малые и средние предприятия, в то время как крупный бизнес давно использует комплексные ERP-системы.
Рынок пакетов автоматизации бухгалтерии, например, в США делят три производителя: Intuit (продукт QuickBooks), бесспорный лидер американского рынка (74%-85%, по разным оценкам), Sage Software (продукт PeachTree), MYOB (продукт BusinessEssentials). Однако в сентябре 2005 г. на этот рынок вышла Microsoft с решением Microsoft Office Small Business Accounting 2006. Предполагается, что это будет способствовать изменению сложившейся расстановки сил уже в ближайшие годы.
На мировом рынке продуктов для СМБ, согласно рейтингу Accounting Software Reviews 2006, в тройку лидеров входят продукты Peachtree разработчика Sage (1 место), MYOB Business Essentials Pro от MYOB (2 место) и QuickBooks Pro от Intuit (3 место). В десятке лучших также значатся NetSuite Small Business (NetSuite), Cougar Mountain (Cougar Mountain Software), Small Business Manager (Microsoft), SimplyAccounting (Sage Accpac International), CYMAIVAccounting (CYMASystems) и Microsoft Money от Microsoft.
Более 50% российского рынка за 1С.
В России широко представлены отечественные производители систем автоматизации бухучета, однако самым распространенным на сегодняшний день продуктом является «1С:Бухгалтерия» — им пользуются, по разным оценкам («Аудит. Бухучет. Налоги», «CNews», «Компания»), 50%-60% отечественных средних и малых предприятий. Далее по популярности — решения БЭСТ, «Инфо-Бухгалтер» и «Парус».
Таблица Бухгалтерское ПО в России
Компания-разработчик
|
Программный продукт
|
1C
|
«1С:Бухгалтерия 8.0»
|
«БЭСТ» (до октября 2004 — «Интеллект-Сервис»)
|
«БЭСТ 4+» и «БЭСТ 5»
|
«Корпорация Парус»
|
«ПАРУС-Предприятие 7»
|
«Инфин»
|
«ИНФИН-Управление»
|
«Инфо»
|
«Инфо-Бухгалтер»
|
«ДИЦ»
|
«Турбо Бухгалтер 6.9»
|
«Омега»
|
«ABACUS Professional»
|
«R-Style Softlab»
|
«RS-Balance 3»
|
«Высший Cорт» / R-Style Group/
|
«ВС:Бухгалтерия»
|
«АВЭР»
|
«ФинЭко»
|
«ФОЛИО-2000»
|
«ФОЛИО БухМастер»
|
«Инотек НТ»
|
«ИНОТЕК ПРЕДПРИЯТИЕ 8»
|
«Исэн» (правопреемник ЗАО «Ланкс»)
|
«ПК Суперменеджер»
|
«Бухгалтерия КомТех»
|
«КомТех»
|
«ЛокИС»
|
«ЛокОФФИС»
|
«Инфософт»
|
«ИНФОСОФТ-Интегратор» и «Интегратор-соло»
|
«Электронные деньги»
|
«Электронные деньги — Бухгалтерия»
|
«Тензор»
|
«СБиС++»
|
Иностранными продуктами пользуются те компании, которым необходимо вести учет по западным стандартам и регулярно готовить соответствующие отчеты.
К этой категории относятся различные региональные отделения западных компаний, совместные предприятия и фирмы, выполняющие зарубежные заказы. Как правило, здесь используются комплексные корпоративные системы и нет потребности в специализированном бухгалтерском программном обеспечении.
Вопросы для самопроверки
Дайте определение АИС БУ и назовите ее основные компоненты.
Что представляет собой функциональная модель АИС БУ? Охарактеризуйте функциональную часть АИС БУ.
Назовите основные черты современной информационной технологии в АИС БУ.
Перечислите обеспечивающие компоненты АИС БУ, определите их назначение и дайте краткую характеристику.
Что такое АРМ бухгалтера и чем оно оснащается?
Какие факторы влияют на количество АРМ в бухгалтерии предприятий малого, среднего и крупного бизнеса и на распределение работ между ними?
Назовите основные этапы обработки данных в АИС БУ.
Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС БУ: для малых предприятий; для средних предприятий; для крупных и корпоративных предприятий?
Что понимают под тиражной программой учета?
Охарактеризуйте вариант создания АИС БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием.
Библиография
Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. — М.: Юнити, 2005.
Ильина О. П. Информационные технологии бухгалтерского учета: Учебник / О. П. Ильина. — 2001
|
