Тема: «Опыт эксплуатации прикладного программного обеспечения автоматизированной системы документооборота «LanDocs» в уфк по Краснодарскому краю»
|
Скачать 108.39 Kb.
|
|
Доклад заместителя начальника отдела информационных технологий УФК по Краснодарскому краю Д.В. Гапонова. Тема: «Опыт эксплуатации прикладного программного обеспечения автоматизированной системы документооборота «LanDocs» в УФК по Краснодарскому краю». Доклад посвящен особенностям эксплуатации ППО АСД «LanDocs», которое функционирует в Управлении Федерального казначейства по Краснодарскому краю начиная с января 2008 года. Как специализированная система, призванная автоматизировать процесс делопроизводства и, в конечном итоге, повысить эффективность профильной работы Управления (исполнения бюджетного процесса), АСД «LanDocs» решила следующие важнейшие задачи: - существенно повысила качество управленческого процесса и его обозримость, - оптимизировала процесс решения функциональных задач Управления, - обеспечила выполнение требований по защите информации в рамках разграничения уровней доступа и конфиденциальности, - обеспечила сохранение авторизации всех делопроизводственных операций, Благодаря ведению единой базы, включающей не только сами документы, зарегистрированные в системе с момента начала ее эксплуатации, но и данные об их полном жизненном цикле и взаимосвязях, эффективной системе поиска документов мы получили следующие преимущества: - увеличилась оперативность доведения информации до исполнителя и ее актуальность, - повысились качество и скорость принятия управленческих решений сотрудниками руководящего звена, - сократился период согласования, контроля и исполнения документов. Это позволило более качественно использовать временной ресурс квалифицированного персонала. Принцип однократной регистрации проекта документа с инициированием процесса параллельного выполнения разными пользователями операций над его документами (например, визирование и подписание) и сократил время его движения в цикле документооборота. Это привело не только к ускорению решения функциональных задач Управления, но и к снижению ошибок за счет наличия «человеческого фактора» и задержек при их выполнении. Разграничение полномочий доступа обеспечивается возможностью гибкой настройки справочников системы под специфику делопроизводственных процессов Управления и наличием развитых средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы. Использование механизма ЭЦП, удовлетворяющего условиям Закона «Об электронной цифровой подписи» N 1-ФЗ от 10 января 2002 года, позволило приравнять электронную подпись к собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. С 1 апреля 2008 года обмен корреспонденцией между Федеральным казначейством и Управлением также производится на АСД «LanDocs» по технологии обмена XML-документами с использованием отдельных баз данных. В то же время, в процессе внедрения и эксплуатации был выявлен, по нашему мнению, ряд недостатков программного продукта. Прежде всего это: - ряд несоответствий в документации комплекса его реальной работе, - проблемы в процессе переноса базы данных с одного сервера на другой, - отсутствует механизм экспорта/импорта группы/всей совокупности документов из одной базы данных в другую, - некорректное формирование отдельных отчётных форм, и ряд сбоев в процессе работы программного продукта. Само по себе, наличие ошибок на этапе внедрения любого нового программного продукта такого объема – вещь неизбежная; важно то, что ни одна из них не стала критичной для процесса электронного документооборота в Управлении (с момента внедрения он был непрерывным). Также, нам очень помогали консультации и оперативное решение проблем со стороны специалистов ОТР. При внедрении АСД «LanDocs» специалисты Управления стремились не только к формальному исполнению приказа Федерального казначейства и Технологического регламента, но и старались максимально использовать функциональные возможности программы в процессе реального документооборота Управления, повысить скорость процессов обработки документов и принятия решений и снизить их трудоемкость. Это обусловило наличие ряда отклонений от Технологического регламента, связанных, в основном, с исключением дублирования электронных документов их бумажными копиями. Во-первых, вся входящая корреспонденция направляется руководству и исполнителям только в электронном виде. Исключение составляют документы, для работы с которыми необходим бумажный экземпляр (например, исполнительный лист, акты выполненных работ, счета на оплату и т.д.) и документы, не подлежащие отображению в программе (например, документы с пометкой «для служебного пользования» или содержащие персональные данные сотрудников), составляющие не более 5 % от общего объёма входящей корреспонденции. Помимо выигрыша во времени обработки документов, это даёт ещё одно преимущество – основной объём входящей корреспонденции хранится в одном месте – в административном отеле. Централизация процесса хранения упрощает поиск, в случае необходимости, бумажных документов и частично освобождает профильные отделы от ведения номенклатуры дел, а делопроизводителей – от физической доставки корреспонденции в отделы. Еще одной особенностью работы с входящей корреспонденцией является рассылка документов в два адреса: руководителю (или его заместителю) и помощнику руководителя (или секретарю заместителя руководителя), что сокращает временные затраты руководства на обработку документов в программе, обеспечивая, вместе с тем, легитимность резолюций. По корреспонденции стандартного, шаблонного характера резолюции готовит помощник. В данном случае, помощник руководителя может готовить сообщения с резолюциями в адрес исполнителей по корреспонденции стандартного, шаблонного характера, а руководитель просматривать и, при необходимости, корректировать их и отправлять адресатам. В этом случае, даже если руководитель сам отправляет сообщения с резолюциями исполнителям, помощник руководителя просматривает его почту и своевременно информирует руководство о поступлении срочной корреспонденции в момент загруженности руководителя. Это приводит к дублированию контроля отправки документов, что значительно снижает случаи их «пропуска». Применение в течение некоторого времени данного порядка работы с входящими документами, то есть проставление ЭЦП на резолюции руководством, показало, что трудоемкость этого процесса меньше, чем трудоемкость собственноручного проставления подписи руководителем на бумажном экземпляре документа. Особенно выраженным эффект от применения ППО становится при увеличении объема документооборота. Вторым отклонением от Технологического регламента является отказ от дублирования внутренних документов их копиями на бумажном носителе. Как показывает практика, наибольшую долю в объеме внутренних документов, используемых в Управлении, составляют служебные записки (например, на подключение к информационным ресурсам, установку и предоставление права ЭЦП на документы и операции в ППО СЭД и Центр-КС, выдачу товарно-материальных ценностей). Благодаря использованию ЭЦП, служебная записка становится полноценным документом, имеющем юридическую силу, при ее подписании автором; именно поэтому только после ее подписания она и подлежит перерегистрации в документ. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию внутренних документов, направляет его руководителю или заместителю руководителя, на имя которого составлен документ, для принятия решения. Руководитель сам отправляет сообщения с резолюциями (с прикрепленным документом) в адрес исполнителей. При этом контроль за исполнением внутреннего документа осуществляет его автор, так как документ и его проект списываются им в архив только после совершения всех необходимых действий, предусмотренных в задании руководства. При работе с приказами мы также практически ушли от бумажной работы, но здесь столкнулись с небольшой проблемой. Согласно нормативным актам Росархива приказы являются документами с постоянным сроком хранения, и их необходимо передавать на хранение в Архивный фонд Российской Федерации. Несмотря на утвержденные формы передачи на архивное хранение электронных документов, а также описание порядка их отбора и передачи ЭД в архив в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года), органы Росархива, ссылаясь на отсутствие нормативной базы, категорически отказали нам в принятии на хранение приказов в электронном виде. Но один только этот факт не был бы решающим. Мы увидели препятствие в другом. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 года № 536, говорит, что в число обязательных реквизитов приказа входит герб Российской Федерации. А гербовые бланки должны изготавливаться типографским способом. Поэтому уже после полного подписания и регистрации приказа в электронном виде, один экземпляр приказа распечатывается делопроизводителем и подписывается руководителем Управления на типографском гербовом бланке для архивного хранения. Таким образом, вывод приказа на бумажный носитель осуществляется в его окончательной редакции делопроизводителем, ответственным именно за регистрацию приказов, при наличии всех электронных подписей, в том числе и ЭЦП руководителя Управления. Также, в отличие от Технологического регламента, согласование приказов в Управлении производится только в электронном виде. Перерегистрацию и доведение приказов до исполнителей также осуществляет ответственный делопроизводитель. При этом список рассылки указывается в поле «Примечание» регистрационной карточки проекта приказа. И последнее отличие касается работы с исходящей корреспонденцией, за исключением писем, направляемых в Федеральное казначейство. Так как при подготовке писем в сторонние организации невозможно обойтись без бумажного экземпляра, работа в программе в данном случае ограничивается регистрацией проекта документа, его перерегистрацией и привязкой в случае необходимости к входящему. Согласование (визирование) и подписание осуществляется на бумажных носителях без использования программы. То есть в данном случае АСД «LanDocs» выступает в качестве хранилища электронных образов документов, оригиналы которых существуют только на бумаге. Но даже эта функция программы является необходимой, так как значительно облегчает поиск документов и придает обозримость процессу документооборота с конкретной организацией. В ходе внедрения программы, в помощь сотрудникам Управления, был разработан Порядок использования АСД «LanDocs» в УФК по Краснодарскому краю (данный Порядок не применяется к секретным документам). Он носит прикладной характер, детализируя и уточняя работу сотрудников в соответствии с Технологическим регламентом. Так, например, при возникновении непредвиденных обстоятельств, привёдших к временному отсутствию руководителя или начальника отдела невозможно вовремя установить режим замещения. В таких случаях сотрудник, замещающий отсутствующего, обязан направить всем начальникам отделов (их заместителям) соответствующее уведомление с указанием фамилии временно замещающего сотрудника, на имя которого и необходимо будет отсылать почту. Также, в данном Порядке, например, установлена периодичность архивирования базы данных АСД «LanDocs» (в Управлении она производится не реже 2 раз в течение рабочего дня). В Порядке установлены сроки доведения и рассмотрения входящей корреспонденции, определен порядок списания в архив неконтрольных сообщений и установлена ответственность за несвоевременное архивирование документов. Там же определена процедура предоставления, в случае необходимости, сторонним организациям или физическим лицам копий документов, которые не выводятся на бумажные носители. А также, приведена классификация входящей корреспонденции. В зависимости от способов ее обработки в программе она подразделяется на: - нерегистрируемую, - регистрируемую, которая, в свою очередь, делится на: - подлежащую сканированию (отображению) в программе, - не подлежащую сканированию. При этом в Порядке приведен закрытый перечень документов, не подлежащих регистрации (9 видов документов): - статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, - рекламные извещения, - программы совещаний, конференций, не относящихся к основной деятельности органов Федерального казначейства, - поздравительные письма и телеграммы, - пригласительные билеты, - счета, финансовые и расчетные документы, поступающие без сопроводительных писем, - государственные контракты и договоры, заключаемые Управлением, дополнительные соглашения к ним, - документы и информация, поступающая в отделы от отделений Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю в электронном виде, минуя административный отдел (если вопрос, изложенный в документе, поступившем в электронном виде, минуя административный отдел, требует резолюции руководства, он регистрируется и отображается в АСД «LanDocs»), - учредительные документы организаций и документы для формирования юридических дел, а также карточки образцов подписей, поступающие без сопроводительных писем; документы, не подлежащие сканированию (16 видов документов): - отчетность, поступающая от отделений, распорядителей и получателей средств бюджетов на бумажных носителях по почте, - акты сверок, - законы о федеральном бюджете, бюджете субъекта Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований, постановления об их реализации, нормативно-правовые акты администраторов поступлений в бюджет, - договоры об обмене электронными документами с администраторами поступлений в бюджет, распорядителями и получателями средств бюджетов, соглашения по информационному взаимодействию, заключаемые между Управлением и администраторами поступлений в бюджет, распорядителями и получателями средств бюджетов; - уведомления администраторов поступлений в бюджет, - уведомления об уточнении кода бюджетной классификации, - оригиналы определений судов, решений (постановлений) судов, - судебные повестки, - апелляционные, кассационные жалобы, - судебные отзывы лиц, - реестры должностей федеральной государственной гражданской службы, - соглашения сторон и заявления работников на исполнение обязанностей, - документы, содержащие персональные данные сотрудников Управления и иных физических лиц (приказы о премировании руководителей Управлений; копии трудовых книжек, дипломов и свидетельств об образовании, декларации о доходах гражданина и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы и др.), - письма о согласовании организационно-штатной структуры отделений Управления и приложения к ним, - письма банков о предоставлении информации об остатках на банковских счетах, - документы с пометкой «Для служебного пользования». Вся остальная входящая корреспонденция регистрируется и сканируется в программе (всего около 95 %). По каждому типу корреспонденции описан порядок действий должностных лиц в процессе ее обработки. Некоторые виды документов, обработка которых не вписывается в общую схему, выделены отдельно. Это исполнительные документы, отчеты и сведения, поступающие почтой из Отделений и не требующие резолюции руководства. Кроме того, в Порядке предусмотрены действия сотрудников при ошибочном указании получателя входящей корреспонденции. В данном случае сотрудник, получивший документ, в обратном порядке доводит его сообщением отправителю для перенаправления. А если сообщение контрольное, то документ полежит передаче путем составления отчета, в котором указывается, что документ необходимо перенаправить. Действующая редакция Порядка использования АСД «LanDocs» в делопроизводстве УФК по Краснодарскому краю в ближайшее время появится на официальном сайте Управления, и вы при желании сможете более подробно ознакомиться с нашей работой в этом направлении. В настоящее время практически каждый работник Управления является участником системы электронного документооборота с применением АСД «LanDocs». Хотелось бы отдельно отметить, что при работе в программе руководящим составом Управления были по достоинству оценены ее возможности при работе с применением контрольных сообщений. В Управлении широко используется именно этот тип сообщений, так как он значительно оптимизирует и упрощает работу управленческого персонала, а также дисциплинирует исполнителей. |
Похожие:
 |
Руководство по администрированию системы «Установка и настройка Портала... Портала асфк для дубп» создано для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота» (ппо «асфк... |
 |
Руководство по администрированию системы Лист утверждения «Обслуживание систем суфд» создано для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота» (ппо... |
|
Руководство пользователя Лист утверждения Руководство пользователя «Справочники» создано для прикладного программного обеспечения (ппо) «асфк (суфд)», обеспечивающего реализацию... |
|
Руководство по работе с «арм рбс» Обучающие материалы «Руководство по работе с «арм рбс» создан для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота»... |
|
Руководство по работе с «арм грбс» Обучающие материалы «Руководство по работе с «арм грбс» создан для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота»... |
|
Руководство пользователя Лист утверждения Руководство пользователя «арм пбс» создано для прикладного программного обеспечения (ппо) «асфк (суфд)», обеспечивающего реализацию... |
|
Руководство пользователя Код документа: 54819512. 09. 01,03. 09.... Руководство пользователя «арм рбс» создано для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота»... |
|
Руководство пользователя Код документа: 54819512. 09. 01,03. 09.... Руководство пользователя «арм рбс» создано для прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота»... |
|
Технологическая инструкция Настоящий документ предназначен для персонала службы технической поддержки прикладного программного обеспечения автоматизированной... |
|
Руководство пользователя Лист утверждения Руководство пользователя «арм пбс» создано для прикладного программного обеспечения (ппо) «асфк (суфд)», обеспечивающего реализацию... |
|
Руководство пользователя Лист утверждения Руководство пользователя «Основные принципы работы с ппо «асфк (суфд)» создано для прикладного программного обеспечения «асфк (суфд)»,... |
|
Лекция №1 Любой из компонентов прикладного программного обеспечения обязательно работает под управлением операционных систем. На схеме отображена... |
|
Муниципальный модуль прикладного программного обеспечения «аист»... Настоящий документ является эксплуатационным документом на муниципальный модуль прикладного программного обеспечения «Аист» (далее... |
|
Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей... Краснодарскому краю, Краснодарского отдела государственной статистики, гу «Краснодарский краевой центр по гидрометеорологии и мониторингу... |
|
Программного обеспечения и аппаратных средств Организации по обеспечению безопасности информации при проведении модификаций программного обеспечения, технического обслуживания... |
|
Конкурсная документация на проведение открытого конкурса по выбору... Заказчик — пао сбербанк (117997, г. Москва, ул. Вавилова, 19), далее по тексту Банк |