Место секретаря в структуре управления

Место секретаря в структуре управления

• 
  Функции и должностные обязанности
  

• 
  Секретарь должен выполнять:
  

• 
  Секретарь должен знать:
  

Профессионализм:

В гардеробе деловой женщины (на сезон) должно быть:

• 
  2-3юбки
  
• 
  2-3жакета
  
• 
  2-3 блузки
  

• 
  не более 3 цветов.
  
• 
  не более 3 аксессуаров.
  

• 
  Предпочтение отдавать костюмам, "строгим" платьям.
  
• 
  В жаркую погоду допустимы легкие платья с геометрическим рисунком и неярких расцветок.
  
• 
  Исключить самодельный трикотаж, слишком узкую одежду.
  
• 
  Исключить слишком короткую и слишком длинную одежду.
  
• 
  Спортивный, авангардный, романтический, фольклорный стили в офисе не приемлемы.
  
• 
  В рабочей обстановке не допустимы крикливо – яркие расцветки, блестящие ткани, чересчур экстравагантные модели.
  
• 
  Использовать в одежде контраст темного и светлого: темный костюм, светлая рубашка у мужчин, темный низ, светлый верх у женщин.
  
• 
  Использовать бизнес-цвета: синий, серый, черный, белый.
  
• 
  Колготки или чулки телесного цвета необходимы в любую погоду
  
• 
  Менять туалеты желательно ежедневно
  
• 
  Умеренно использовать дополнения (ювелирные украшения). Тонкие золотые и серебряные цепочки с маленькими кулонами не носят поверх трикотажных и шерстяных вещей. Что касается крестика, то это символ веры. Его не носят поверх одежды.
  
• 
  Самая простая одежда может стать элегантной, если у вас удачно подобрана обувь.
  
• 
  Легкую красивую походку можно сохранить и к концу дня, если каблук не выше 5см.
  
• 
  Седина волос придает солидности мужчине. Отрицательно сказывается на имидже женщины.
  
• 
  Волосы, длиной ниже линии плеч, закалывать, собирать в пучок и т.д.
  
• 
  При оформлении своей внешности особое внимание следует уделять "ухоженности". Это понятие подразумевает тщательный уход за телом: чистые волосы, обработанные ногти, приятная гладкая кожа, здоровое дыхание.
  
• 
  "Деликатно" пользоваться косметикой и духами, предпочтение отдавать туалетной парфюмерной воде с едва уловимым ароматом.
  

• 
  При строгих деловых отношениях тон речи должен быть сдержанным, ровным, спокойным
  
• 
  При менее официальных, дружеских отношениях – интонации должны быть приветливыми и доброжелательными.
  

• 
  Умение слушать других, демонстрировать заинтересованность в беседе
  
• 
  Умение грамотно, четко, ясно выражать свои мысли
  
• 
  Отсутствие в речи слов-"паразитов"("как бы", "это самое", "соответственно" и т.д.), звуков - паразитов ("э-э-э... ", "м-м-м..."), жаргонных словечек и оскорбительных выражений
  
• 
  Умение запоминать имена людей, произносить их правильно (особого внимания требует произнесение фамилий).
  
• 
  Умение избегать оценочных суждений: "это хорошо, это плохо"
  
• 
  Умение хранить при себе служебные тайны, как профессиональные, так и личные.
  
• 
  Позитивный настрой
  

• 
  Правила вежливости на работе.
  
• 
  Когда вы встречаете или приветствуете кого-то, ваша правая рука должна быть свободна.
  
• 
  Бейджик лучше располагать с правой стороны. Когда с вами здороваются за руку, удобней читать ваши имя и фамилию, не прерывая контакта глаз.
  
• 
  Не стоит спешить с переходом на «ты» сразу после представления. Фамильярность является грубым нарушением деловой этики.
  
• 
  Младший по возрасту или рангу может предложить перейти на «ты», однако выбор за старшим.
  
• 
  Ни мужчин, ни женщин на работе не следует называть уменьшительно – ласкательно: мурочка или лапочка. Если кто-то продолжает упорствовать, нужно сказать: «Меня зовут Марина, а не лапочка». И повторять это до тех пор, пока ваши слова не возымеют действия.
  
• 
  Даже когда вам хочется вести себя на работе, как в нерабочее время, не позволяйте себе этого.
  
• 
  Если вы питаетесь на рабочем месте, не оставляйте повсюду грязных чашек и тарелок - здесь действуют правила соблюдения чистоты. Зрелище от того, как люди едят, особого удовольствия присутствующим не доставляет, поэтому прикройте дверь в ваше служебное помещение.
  
• 
  Не отвечайте на телефонные звонки с набитым ртом.
  
• 
  Остатки пищи выбрасывайте не в корзину для бумаг, а в мусорный бачок. Сам по себе вид остатков пищи не улучшает внешний вид служебного помещения, не говоря уже о запахе.
  

Правила приема посетителей и взаимоотношений с сотрудниками

• 
  Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто входит в приемную
  
• 
  Секретарь обязан проявлять внимание к пожилым людям и инвалидам. Если необходимо, помочь раздеться или довести до кресла.
  
• 
  Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому поддерживайте на столе порядок.
  
• 
  При приеме посетителя необходимо выяснить фамилию, имя, отчество, представляемую компанию, должность, цель визита, наличие предварительной договоренности с руководителем.
  
• 
  Если посетитель передает визитку, необходимо с ней ознакомиться и обращаться с собеседником по имени-отчеству.
  
• 
  Если визит санкционированный, секретарь обязан доложить руководителю о прибытии посетителя.
  
• 
  Если посетитель пришел внепланово, а руководитель не может его принять, секретарь может порекомендовать обратиться к другому компетентному лицу.
  
• 
  Если прием отменяется по уважительной причине, секретарь обязан сообщить об этом заранее всем, кому было назначено время для приема.
  
• 
  При записи посетителей на прием секретарь обязан сообщать свои данные: ФИО, или ФИ, номер телефона для корректировки встреч.
  
• 
  Принимая посетителей, секретарь обязан соблюдать конфиденциальность: не оставлять на столе важные документы, доступные для прочтения; не оставлять включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям.
  
• 
  Секретарь отвечает на рукопожатие, но не подает руки первой.
  
• 
  Секретарь представляет всех посетителей, кроме непосредственно вышестоящего руководства.
  
• 
  Если вам необходимо обратиться к человеку, которого вы видите впервые, используйте непрямые обращения:
  

• 
  Извините, Вы по какому вопросу...
  
• 
  Представьтесь, пожалуйста…
  
• 
  Простите, как вас зовут?
  
• 
  Извините, как вас представить?
  

• 
  Мужчина!
  
• 
  Вы кто?
  
• 
  Женщина!
  

• 
  Скажите "нет" своему плохому настроению
  
• 
  Не противопоставляйте себя коллективу
  
• 
  Не входите ни в какие группировки
  
• 
  Остановите интриги и сплетни: "Вы меня удивили…"; "Вам хочется от меня что-то узнать? Ничем не могу помочь"
  
• 
  Не общайтесь свысока
  
• 
  Выполнив поручение, сразу сообщите об этом.
  

Правила взаимоотношений с руководителем

1. 
   Иметь список лиц, имеющих право на беспрепятственный доступ к руководителю
   
2. 
   Довести до сведения сотрудников часы приема по личным вопросам
   
3. 
   Сообщить руководителю о прибытии посетителя
   
4. 
   Предупредить посетителя о регламенте приема
   

• 
  Необходимо знать вкусы руководителя.
  

• 
  Давайте отдых руководителю: «Иван Иваныча нет»
  
• 
  Когда руководитель «отчитывает» – ключевые моменты записывайте в блокнот. После того, как успокоится, извинитесь и спросите: « Как я должна была поступить?»
  
• 
  Не оправдывайтесь, а предлагайте варианты выхода из затруднительных ситуаций.
  
• 
  Чтобы быть в курсе изменений планов руководителя, задавайте уточняющие вопросы.
  
• 
  Если руководителю не нравится отвечать на вопросы, используйте прием-«предложение».
  
• 
  Не перебивайте взволнованного руководителя, отвлекаясь на разговор с посетителем или на телефонный звонок. Лучше об этом спросить разрешения у руководителя.
  
• 
  Не следует спорить с начальником, если он, по вашему мнению, ведет себя некорректно. Быть виноватой – это часть вашей работы. Проявите самокритичность, поблагодарите за внимательное отношение к вашей работе и укажите сроки исправления недостатков.
  

• 
  На официальных торжественных "обедах" обслуживают официанты
  
• 
  С общим блюдом подходят слева к гостю. Гости сами себе общими приборами-лопатками или ложками накладывают еду.
  
• 
  С порционным блюдом, с напитками,чаем, кофе- подходят справа
  
• 
  Начинают с почетного гостя и хозяина приема
  
• 
  Затем обслуживают всех гостей поочередно.
  
• 
  Приступают к еде после того, как это сделал пригласивший коллега или хозяин приема.
  
• 
  Мужчина оказывает внимание даме, сидящий справа, при этом он держит общее блюдо, дама сама кладет еду.
  
• 
  Если вы решили выйти из-за стола, положите приборы крест накрест (если вы собираетесь есть, оставшуюся еду)
  
• 
  Закончив есть, положите приборы параллельно на без десяти четыре
  
• 
  Тарелку после окончания еды не отодвигают. Ее убирает официант
  

• 
  Первое слово предоставляется хозяину приема
  
• 
  Затем почетному гостю
  
• 
  Во время произнесения речей и тостов не принято наливать вино, есть, разговаривать
  
• 
  Чокаться на официальных "Обедах " тоже не принято
  

• 
  Не есть суп с конца ложки
  
• 
  Не сгибаться над тарелкой
  
• 
  Не ставить локти на стол
  
• 
  Не разваливаться на стуле
  
• 
  Не тянуться через тарелку другого
  
• 
  Не брать хлеб вилкой, брать рукой
  

Правила этикета на корпоративных праздниках

Если секретарь участвует в организации мероприятия, то ему необходимо:

• 
  Заблаговременно подготовить приглашения и разослать их по почте или с курьером
  
• 
  Чем масштабней мероприятие, тем раньше отсылаются приглашения (за 1-2 месяца)
  
• 
  В зависимости от вида приема указывается дресс-код
  
• 
  Секретарь всегда в центре внимания, поэтому "умеренность и аккуратность" здесь тоже будут, как нельзя, кстати.
  

• 
  не опаздывать, приходить до появления руководителя, уйти после его ухода
  
• 
  не отказываться от посещения мероприятия без серьезных оснований
  
• 
  одежда должна соответствовать уровню приема (повседневный костюм неуместен)
  
• 
  танцевать, принимать участие в конкурсах, но помнить о том, что завтра ваше поведение может быть темой для обсуждения
  
• 
  есть умеренно, соблюдать правила застольного этикета