Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях. Общие положения
|
Скачать 335.39 Kb.
|
4.12. Инструкции относятся к категории документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты, или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течение продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе. Инструкция утверждается приказом или непосредственно руководителем организации. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируются все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в связи с выходом инструкции. Инструкция может утверждаться несколькими организациями. В этом случае по верхнему полю печатаются все грифы утверждения со ссылками на соответствующие приказы. Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки. Основные реквизиты инструкции: наименование организации и ее вышестоящего органа, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок, подпись, гриф утверждения. 4.13. В аппарате управления важную роль играют должностные инструкции. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работниками. Должностная инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование документа (должностная инструкция); место издания; текст (общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности); подпись; гриф утверждения. Должностная инструкция разрабатывается в структурном подразделении, согласовывается с юристконсультом и утверждается руководителем организации. 4.14. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Штатной расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов: наименование организации; наименование вида документа (штатное расписание); дата; номер; место составления; заголовок к тексту (указывается год, но который составляется штатное расписание); подпись; гриф утверждения; печать. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости штатное расписание может быть дополнено другими сведениями. Проект документа визируется руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером, юристконсультом, заместителем руководителя организации. Штатное расписание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации. 4.15. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения производственных или связанных с персоналом организации задач. Основные реквизиты приказа: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей В констатирующей части указываются основания издания приказа, излагаются цели и задачи предписываемых действий. Констатирующая часть может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующая часть заканчивается словом «п р и к а з ы в а ю»,которое печатается срочными буквами вразрядку. В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности, регистрируются в отделе кадров и имеют самостоятельную нумерацию. 4.16. Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, научного совета, общего собрания и т. д.), составляемый по производственным вопросам. Решение может являться составной частью протокола, В этом случае оно не имеет самостоятельной распорядительной функции и не требует специального оформления. В случае, если решение является самостоятельным документом, оно печатается на бланке или на бумаги формата А 4 с соблюдением всех присущих ему реквизитов: наименование организации; наименование коллегиального органа; наименование вида документа (решение); дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подпись. Если на одном заседании принимается несколько решений по различным вопросам, они нумеруются в пределах одного протокола. Полный номер решения состоит из номера протокола и порядкового номера решения, разделенных косой линией: 5\2. 4.17. Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем для решения оперативных вопросов. Распоряжение, как правило, не согласовывается, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций или должностных лиц. При необходимости в распоряжение включается констатирующая часть, которая помешается в первой фазе документа и начинается формулировками типа: «В соответствии…», «В целях…» и т.п. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме: «передать, утвердить, обязать» и т. п. Основные реквизиты распоряжения: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, текст, подпись. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. 4.18.Указание – Распорядительный документ, издаваемый организацией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и других актов как своих, так и вышестоящих органов. Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словом «предлагаю» (обязываю)». 4.19..Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Правильно оформленный протокол имеет юридическую силу и расценивается наравне с другими распорядительными актами организации. Текст протокола состоит их двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: председатель, секретарь, количество работающих (для общих собраний), количество делегатов, членов (для конференций, коллегиальных органов), присутствовали, приглашенные, повестка дня. 4.20.Вопросы в повестке дня протокола должны быть сформулированы в предложенном падеже: «О рассмотрении и утверждении сметы расходов на 2006г». Форму изложения вопроса (доклад, сообщение и т.п.), должность и фамилию докладчика следует называть после формулировки вопроса: «О работе по рассмотрению обращений, поступивших от граждан в 2005г. Сообщение зав. канцелярией О.Д.Петровой». Протокольные записи докладов , выступлений и постановлений (решений) должны отличаться краткостью, ясностью и точностью формулировок. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Следом за порядковым номером вопроса пишется слово «Слушали», ниже с красной строки- фамилия и инициалы докладчика. Основное содержание докладов, сообщений, информаций помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего, при необходимости указывается наименование представляемой им организации. Затем кратко излагается выступления. В протоколе необходимо четко записывать те выступления, в которых содержится несогласие с основными положениями доклада, и особое мнение выступающего. Запись выступлений, как и запись докладов, не должна быть обязательно дословной, возможно также ее краткое изложение. Постановление (решение) в протоколе проводится полностью. Окончательная формулировка постановления (решения) должна отражать дополнение и поправки, внесенные в процессе заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 4.21. Контракты (договоры, трудовые соглашения и т. д.) документы, представляющие собой соглашения сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия и сроки выполнения работ, услуг или аренды, цена или оплата труда, гарантии, права и обязанности сторон –все это находит отражение в контракте. При составлении и заключении контрактов следует уделять особое внимание юридической грамотности текста, детально освещать условия договорных отношений. Составными частями контракта являются: Наименование вида и заголовок документа (контракт на постановку, договор аренды и т.д.); дата , место составления, номер; наименования сторон (полные и сокращенные названия организаций); предмет контракта (договоры, соглашения); условия и сроки выполнения работ или услуг; условия или сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок приема – сдачи выполненных работ или услуг; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств); гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства (непредвиденные типы стихийных бедствий); переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, факсов); подписи должностных лиц ( с указанием должности и расшифровок подписей); даты подписания печати организаций; визы юристов на предмет правовой корректности документа. Трудовой договор (контракт) заключается между организацией и гражданином. Составными частями такого договора являются: Наименование вида документа; Дата. Место составления; Указание сторон (наименование организации и фамилия, имя, отчество гражданина предмет договора; срок договора; обязательство гражданина; обязательство организаций; оплата труда (заработная плата, надбавки, премии); отпуска (основной, дополнительный); условия изменения или расторжения договора; порядок решения споров; юридические адреса сторон; подписи (указывается должность руководителя организации). Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй выдается на руки гражданину. 4.22. Справочно- информационные документы. К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным, относятся: справки, докладные и объяснительные записки, обзоры, сводки, акты, заключения, письма, телеграммы, телефонограммы и другие. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принять к сведению. 4.23. Справки-документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Как правило, они подразделяются на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинстересованным организациям и гражданам и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются в кадровой службе, бухгалтерии и обязательно заверяются печатью. Обязательными реквизитами всех видов справок являются: наименование организации, дата, адресат, текст, подпись. Подписывает справку должностное лицо, ее составившие и несущее ответственность за представленные сведения. 4.24. Докладная записка – документ, адресованный руководству организации или структурного подразделения и информирующий их о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так по указанию руководства. Цель инициативной докладной записи- принятие определенного решения, поэтому текст докладной записи делится на две – в первой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй—предложения, просьбы и т.п. Тексту докладной записи обязательно предшествует заголовок. Докладные записи оформляются на листе бумаги формата А 4 и имеют реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, заголовок, текст. Дата подпись составителя. 4.25. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета и.т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка. Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. 4.26. Актом называется документ, подтверждающий какой-либо юридический факт, событие, действие. Акты составляемые в подтверждение фактов, связанных с деятельностью организаций, относятся к административным, Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.д.) Составление актов поручается комиссиям, утвержденным приказами руководства организации или распорядительными документами вышестоящих органов (акты ревизий и обследований деятельности). Нередко акты составляются постоянно действующими комиссиями (инвентаризационными, экспертными). В некоторых случаях к составлению актов привлекаются представители сторонних организаций или специально уполномоченные лица. акты содержат следующие реквизиты: наименование организации; дата; номер; место составления; заголовок; текст, состоящих из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной (вводная часть - перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, участвующих в составлении акта, а также указывается основание для составления акта; констатирующая часть – излагаются цели, задачи и суть проделанной работы, результаты; заключительная часть – делаются выводы или даются конкретные предложения); отметка о наличии приложений; подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним; гриф утверждения; указание количества экземпляров акта и адресаты, к которым они направлены. 4.27. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителем. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя организации. 4.28. Служебные письма – документы, образующиеся в деятельности организаций в результате переписки с вышестоящими, подведомственными и другими учреждениями, предприятиями и организациями, а также гражданами. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным убедительным и корректным, факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Служебное письмо составляется по одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «Согласно закону Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах», Правилам работы государственных архивов Российской Федерации, рекомендациям соответствующих органов и в целях обеспечения сохранности архивных документов и пожарной безопасности расположение в одном здании архивохранилищ и непрофильных учреждений строго запрещается…» Во второй части письма формируется его основная цель ( предложение, просьба и т.д.) «На основании изложенного просим рассмотреть вопрос о выделении освободившегося муниципальному архиву…» Письма оформляются на бланках установленного образца форматов А4 и А5. Служебные письма по своему содержанию подразделяются на: просьбы, приглашения, напоминания, подтверждения, извещения, запросы, ответы, гарантийные, сопроводительные и т.д. |
Похожие:
 |
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
|
Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
|
Примерная инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования I. Общие положения Инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования (далее — Инструкция) является обязательной для исполнения всеми... |
|
Инструкция по содержанию и применению средств пожаротушения I. Общие положения Инструкция разработана на основании:“Правил пожарной безопасности”,“Правил пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
 |
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный... Федерации, утвержденной Росархивом 06. 07. 92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования... |
|
Единые правила оформления лекарств, приготовляемых в аптечных учреждениях... Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
|
«Баланнинская основная общеобразовательная школа» Муслюмовского муниципального района «Трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка» (ст. 189... |
|
Инструкция по применению дезинфицирующего средства «Максимус» Инструкция предназначена для персонала медицинских, лечебно-профилактических организаций, на санитарном транспорте, многопрофильных... |
|
Рекомендации (отдела вкио по городу Братск) по подготовке к проверке... «Положение о воинском учёте», утвержденное Постановлением Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 года |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Решение председателя кчс на проведение аварийно-спасательных и других неотложных работ Примерный перечень документов по вопросам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций, рекомендуемых для разработки в районах и на... |
|
Структура учреждения и структура управления Директор учреждения Учреждения, представляет его во всех учреждениях, предприятиях и иных организациях |
|
Инструкция № ап-12/05 по применению дезинфицирующего средства «Аламинол... Фгуп «гнц «ниопик», Россия для целей дезинфекции в лечебно-профилактических учреждениях и на предприятиях коммунально-бытового обслуживания,... |