Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район
|
Скачать 0.96 Mb.
|
Приложение Утверждена распоряжением Администрации муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан от 10 ноября 2015 года № 215-в Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан I. Общие положения Инструкция по делопроизводству Администрации муниципального района Янаульский район (далее Инструкция по делопроизводству) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми нормативно-правовыми актами Администрации. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел по организационной работе и делопроизводству Администрации. Контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется руководителем соответствующего структурного подразделения. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, заместителя главы Администрации, курирующего данный вопрос. Работники структурных подразделений Администрации несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются: - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477; - методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с приложениями (утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76); - законы Российской Федерации и Республики Башкортостан, указы и распоряжения Президента Российской Федерации и Главы Республики Башкортостан, постановления и распоряжения Правительства Республики Башкортостан в сфере информации и документации. II. Основные понятия 2.1 Документирование документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению унифицированная система документации (УСД): Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти; документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; электронный документ– документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения наименование документа: Обозначение вида письменного документа организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа 2.2 Организация работы с документами организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку 2.3 Архивное дело архив: Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования архивохранилище: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению 2.3.1 Обеспечение сохранности документов обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета карточка (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции III. Создание документов в Администрации 3.1 Бланки документов Администрации При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Администрации возлагается на отдел по организационной работе и делопроизводству Администрации. Бланки документов изготавливаются полиграфическим предприятием, имеющим лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказу Администрации. На оборотной стороне бланков типографским способом проставляются порядковые номера. Бланки документов подлежат учету. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале выдачи бланков. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков осуществляется в конце года по акту. Документы в Администрации оформляются на бланках строго после проверки текста документа корректором. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) управляющего Делами Администрации. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки документов Администрации разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу на башкирском языке, в верхнем правом углу на русском языке. Используются следующие виды бланков: - бланк постановления Администрации; - бланк распоряжения Администрации; - бланк письма Администрации; - бланк письма структурного подразделения Администрации. Реквизитами бланков документов являются: - для бланка постановления (распоряжения) Администрации: а) герб муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан; б) наименование Администрации на государственных языках Республики Башкортостан; в) вид документа на государственных языках Республики Башкортостан; - для бланка письма Администрации: а) герб муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан в цветном изображении; б) наименование Администрации на государственных языках Республики Башкортостан; в) справочные данные об Администрации (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, официального сайта); г) место для проставления даты и регистрационного номера; д) место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. - для бланка письма структурного подразделения а) герб муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан; б) наименование Администрации на государственных языках Республики Башкортостан; в) наименование структурного подразделения Администрации на государственных языках Республики Башкортостан; г) справочные данные о структурном подразделении Администрации (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, официального сайта); д) место для проставления даты и регистрационного номера; е) место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. Образцы бланков приведены в приложениях № 1-3. 3.2 Реквизиты документа Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30, согласно которому: Реквизиты: 01 по 10 – наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа и т.д. (как правило, заносятся в бланк документа); 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. 3.2.1 Дата документа (реквизит 11) Датой документа является дата его регистрации (постановления, распоряжения, письма Администрации) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата утверждения документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата регистрации документа проставляется начальником отдела по организационной работе и делопроизводству Администрации после подписания документа должностным лицом. При подготовке проекта постановления, распоряжения печатается обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания (утверждения). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 14.03.2014 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2014 года (например, в документах, содержащих сведения финансового характера). Дата оформляется без кавычек. 3.2.2 Регистрационный номер документа (реквизит 12) Регистрационный номер присваивается отдельно по группам документов. Так регистрационный номер письма состоит из номера соответствующей номенклатуры дел и порядкового номера. Регистрационный номер постановления состоит из порядкового номера. К регистрационному номеру распоряжений по приему, переводу и увольнению сотрудников добавляется буква к, к регистрационному номеру распоряжений по иным кадровым вопросам Администрации муниципального района Янаульский район, иным внутренним вопросам – буква в, к регистрационному номеру иных распоряжений – буква р, к регистрационному номеру распоряжений по служебным командировкам – ск. 3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ или на основании которого готовится документ. 3.2.4 Место составления или издания документа (реквизит 14) Место составления или издания документа указывается для определения составителя документа (отдела, подразделения). Реквизит используется в основном для внутренних документов. 3.2.5 Адресат (реквизит 15) Адресатом может быть организация, отдел (подразделение), должностное или физическое лицо. Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей: - наименование учреждения, организации (в именительном падеже); - наименование отдела (подразделения (в именительном падеже)); - указание должности получателя (в дательном падеже); - инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией – для должностных лиц, после фамилии – для физических лиц); - почтовый адрес (при направлении письма должностным лицам, в учреждение может не указываться). Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки должна ограничиваться правой границей текстового поля. Для внутренних документов указываются: название отдела (подразделения), должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому подается документ, например: Начальнику (наименование отдела (подразделения)) И.О.Ф. При адресации документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство экономического развития Республики Башкортостан Отдел (наименование) При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например: Министерство образования Республики Башкортостан Отдел специального образования и охраны прав детства Главному специалисту С.И.Борисовой При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Министру жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан С.И. Афонину В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Республиканская детская клиническая больница ул. Степана Кувыкина, 96 г. Уфа, РБ, 450000 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например: Сидоровой М.В. ул. Островского, д. 12, кв. 32 г. Уфа, 450000 На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ. 3.2.6 Гриф утверждения документа (реквизит 16) После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Гриф может быть выровнен по левому краю либо посередине. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек. Утверждаются, как правило, следующие виды документов: акты, задания, инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.), отчеты, планы, положения, программы, сметы, структура и штатная численность, устав организации, штатные расписания и изменения к ним и т.д. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: 1. Должностным лицом, например: УТВЕРЖДАЮ |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству администрации муниципального района... Создание документов в администрации муниципального района «вилюйский улус (район)» |
|
6. Программа развития электроснабжения 23 Перспективные показатели развития сельского поселения Сандугачевский сельсовет муниципального района Янаульский район Республики... |
|
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Совета муниципального... Республика башкортостан председатель совета муниципального района шаранский район 452630, с. Шаран |
|
Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счетном органе муниципального... Постановлением Госстандарта России от 03. 03. 2003г. №65-ст, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Информация о социально-экономическом развитии муниципального района «Жуковский район» «Жуковский район» расположен на северо-востоке Калужской области. Территория муниципального района «Жуковский район» (далее мр) составляет... |
 |
) Администрация муниципального района «Верхнеколымский улус (район)» Совета муниципального района «Верхнеколымский улус (район)» от 16 июня 2011 года №301 «Об утверждении Положения о порядке управления... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
|
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной... Уг», со статьей 36 Устава муниципального района «Могойтуйский район», постановлением администрации муниципального района «Могойтуйский... |
|
О проведении аттестации муниципальных служащих муниципального района «Олекминский район» рс(Я) «О муниципальной службе в Республике Саха (Якутия)», а также Положения об аттестации муниципальных служащих муниципального района... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства... |
|
Информация о социально-экономическом развитии муниципального района... Территория муниципального района «Малоярославецкий район» составляет 1547,2 кв км. Административный центр – город Малоярославец.... |
|
Решение вопросов, связанных с проведением Соревнований, осуществляет... Настоящее положение определяет порядок и условия проведения районных соревнований по спортивному рыболовству «Удача рыбака», посвященных... |
|
Муниципального района муниципального образования «нижнеудинский район»... «Средняя образовательная школа №2» Администрации муниципального района муниципального образования «Нижнеудинский район» |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования... |