                                      Утвержден приказом ДКС КО
№ 17 от 06.06.2018г.
|
Порядок
ведения реестра договоров в автоматизированной информационной системе «Госзаказ» Кемеровской области
Кемерово
2018
Содержание
|
|
Стр.
|
1.
|
ВВЕДЕНИЕ
|
2
|
1.1.
|
Термины, сокращения и условные обозначения
|
2
|
1.2.
|
Описание функциональных возможностей
|
2
|
1.3.
|
Требования к уровню подготовки пользователей
|
2
|
1.4.
|
Сроки размещения информации
|
3
|
1.5.
|
Прикрепление документов
|
3
|
2.
|
РАБОТА В РАЗДЕЛЕ «РЕЕСТР ДОГОВОРОВ»
|
4
|
2.1.
|
Функциональные возможности раздела «Реестр договоров»
|
4
|
2.2.
|
Формирование информации о договоре
|
10
|
2.3.
|
Прикрепление файлов
|
16
|
2.4.
|
Формирование отчета о договоре
|
17
|
-
ВВЕДЕНИЕ
Порядок разработан департаментом контрактной системы Кемеровской области во исполнение Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе) и в соответствии с постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 30.12.2013 № 635 «О департаменте контрактной системы Кемеровской области и наделении его полномочиями» и устанавливает последовательность действий в АИС «Госзаказ» Кемеровской области при формировании договоров, заключаемых с единственным поставщиком в соответствии с пунктами 4, 5, 23 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе.
Термины, сокращения и условные обозначения
Термин, сокращение, обозначение
|
Описание
|
АИС «Госзаказ» Кемеровской области
|
Автоматизированная информационная система «Госзаказ» Кемеровской области
|
КБК
|
Код бюджетной классификации
|
КОСГУ
|
Классификация операций сектора государственного управления
|
Описание функциональных возможностей
Раздел АИС «Госзаказ» Кемеровской области «Реестр договоров» предоставляет широкие функциональные возможности:
Привязка к разделу «План-график» и лимитам в разрезе КБК и КОСГУ;
Добавление договоров, внесение изменений в договоры, добавление информации об исполнении договоров, расторжение договоров;
Контроль над превышением планируемых и фактических сумм;
Возможность контроля за закупками, осуществляемыми на основании пунктов 4, 5 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
Требования к уровню подготовки пользователей
Пользователям АИС «Госзаказ Кемеровской области» рекомендуется иметь навыки работы с персональным компьютером под управлением операционной системы Microsoft Windows, а также навыки работы с пакетом Microsoft Office и Интернет-браузерами.
Перед началом работы с разделом «Реестр договоров» АИС «Госзаказ Кемеровской области» рекомендуется ознакомиться с настоящей инструкцией. Описание настройки рабочего места пользователя установлено в разделе 2 настоящей инструкции.
-
Сроки размещения информации
Информация в раздел АИС «Госзаказ» Кемеровской «Реестр договоров» размещается:
-
О заключении и расторжении договора - в течение десяти рабочих дней с даты заключения договора, расторжения договора.
-
Об исполнения договора - в течение пяти рабочих дней с даты оплаты в разрезе каждого платежа.
При внесении информации о договоре, заказчик в обязательном порядке прикрепляет в карточку договора в сканированном виде, следующие документы:
Договор на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг);
Дополнительное соглашение к договору, в случае внесения изменений, расторжения договора;
Прочие документы (платежное поручение, акт выполненных работ и др.) прикрепляются заказчиком на свое усмотрение.
Обращаем Ваше внимание, что раздел «Реестр договоров» имеет прямую связь с разделом «План-график»! Для корректной работы с «Реестром договоров» раздел «План-график» должен быть заполнен полностью и без ошибок, должны быть указаны источники финансирования с указанием кодов КОСГУ и сумм по ним (см. Порядок работы в разделе «План-график» в АИС «Госзаказ» Кемеровской области).
2.РАБОТА В РАЗДЕЛЕ «РЕЕСТР ДОГОВОРОВ»
-
Функциональные возможности раздела «Реестр договоров»
Рис.1 Раздел «Реестр договоров».
В разделе «Реестр договоров» (рис.1), в верхней части экранной формы, расположена панель инструментов , которая служит для настройки отображения информации в данном разделе. При наведении курсора на кнопку панели инструментов, возникает всплывающее окно с информацией о ее функциональной возможности.
Область «Панель фильтров» предназначена для настройки пользовательского интерфейса в части быстрого отбора информации по договорам:
Для того чтобы установить фильтр, нужно с помощью левой кнопки мыши «перетащить» выбранный заголовок столбца в данную область.
Например, установим фильтр по столбцу «Год финансирования»:
Рис.2 Настройка панели фильтров.
После чего в добавленное поле заносим значение фильтра (например, с 2018 по 2018 года) и применяем фильтр нажатием кнопки «Обновить».
Рис.3 Результат работы фильтра.
Аналогичным образом можно добавить в фильтр любой заголовок таблицы.
Для того чтобы сохранить пользовательские настройки фильтра необходимо нажать кнопку «Сохранить» в панели инструментов.
В левой части раздела находится панель управления, на которой располагаются функциональные кнопки для работы в разделе:
- Кнопка «Обновить»  позволяет обновить информацию в таблице по заданному фильтру;
- Кнопка «Сбросить все фильтры»  позволяет сбросить все используемые фильтры пользователя. После нажатия кнопки «Сбросить все фильтры» нужно нажать кнопку «Обновить». Обращаем Ваше внимание, что кнопка «Сбросить все фильтры активна, если задано хотя бы одно значение фильтра;
- Кнопка «Сменить статус договора»  позволяет менять статус выбранного договора;
- Кнопка «Редактировать»  предоставляет возможность редактировать созданный ранее договор;
- Кнопка «Удалить договор»  позволяет удалить ранее созданный договор;
- Кнопка «Предпросмотр»  выводит на экран отчет по занесенной информации о договоре. Необходимо выбрать строку договора. Затем нажать кнопку «Предпросмотр» и в появившемся окне выбрать формат «Word 2000-2003» и нажать «Сформировать».
Рис.4 Предпросмотр в реестр Договоров.
После чего отобразится отчет «Просмотр данных по закупке малого объема.»:
Рис.5 Отчет «Просмотр данных по закупке малого объёма».
В разделе «Реестр договоров» в колонке «План» отображаются номера строк плана-графика в виде ссылок (выделяются синим цветом), нажав на которую левой кнопкой мыши, можно перейти на строку плана-графика в разделе «План-график».
Рис.6 Ссылка на строку Плана-графика.
Раздел «Реестр договоров» имеет два режима отображения:
Такая возможность позволяет рассматривать реестр договоров с разных точек зрения в соответствии с поставленными целями. Если есть необходимость посмотреть полный список заключенных договоров, то лучше через режим «В разрезе договоров», если есть необходимость посмотреть договоры на предмет финансирования и сумм, то лучше через режим «в разрезе КБК».
Для смены режима отображения необходимо нажать соответствующую кнопку на панеле управления:
Включен режим в разрезе договоров
Включен режим КБК
 
Рис.7 Схема режима отображения.
Виды режима:
1) в разрезе договоров (режим установлен по умолчанию). Отображается кнопка «Реестр по КБК»:
Рис.8 Режим отображения в разрезе договоров.
В этом режиме все договоры отражаются в таблице построчно назависимо от источника финансирования. Можно настроить панель фильтров и найти договоры по дате заключения договора, по номеру договора, по номеру плана-графика и т.п.
2) в разрезе КБК (режим группировки по КБК). Отображается кнопка «Реестр по договорам»:
Рис.9 Режим отображения в разрезе КБК.
В режиме «Реестр по КБК» информация отражается в разрезе КБК по КОСГУ (в случае если занесен) по внесенным и опубликованным строкам из плана-графика реестра «План-график» АИС «Госзаказ» Кемеровской области. Информацию нужно отфильтровать по году финансирования.
Символ раскрывает список договоров занесенных в АИС по конкретному КБК.
Раскрывает список
Рис. 10 Раздел «Реестр договоров» с занесенными договорами в разрезе КБК.
Если символ «+» отсутствует, значит по данному виду КБК отсутсвуют заключенные договоры.
Список в разрезе КБК дает возможность заказчику в целом увидеть картину в реестре договоров:
- опубликованная сумма по плану – сумма опубликованных строк плана-графика
- сумма по заключенным договорам – фактическая сумма заключенных договоров
- остаток по КБК – разница опубликованной суммы по плану и суммы по заключенным договорам
- остаток по взятым обязательствам – разница суммы по заключенным договорам и суммы оплаты
- сумма оплаты – общая оплаченная сумма по договорам
- сумма расторжения – сумма расторжения договора
Данная информация полезна для самоконтроля и безошибочного ведения реестра договоров!
Рис. 11 Раздел «Реестр договоров» с занесенными договорами в разрезе КБК (с раскрытым списком).
В реестре договоров, в строке, отражающей информацию отдельного договора (Рис. 11) отражается такая информация как «Номер договора», «Дата заключения договора», «Сумма договора», «Сумма оплаты», «Дата последней оплаты», «Сумма по принятым обязательствам», «Дата расторжения договора», «Сумма расторжения», «Остаток по КБК договора».
Если в заголовке таблицы договоров не видно каких-то полей, попробуйте передвинуть полосу прокрутки вправо:
Рис.12 Полоса прокрутки.
-
Формирование информации о договоре
Прежде чем заносить новый договор, необходимо проанализировать и убедиться в наличии остатка денежных средств по КБК плана.
Рис.13 Наличие остатка денежных средств по КБК плана.
Для занесения нового договора необходимо выделить строку с соответствующим КБК, в которой отражен номер строки плана-графика, и нажать на панели управления кнопку 
Рис. 14 Создание договора.
В появившемся на экране окне нажмите кнопку «Да»:
Откроется окно «Сведения о договора».
Рис.15 Карточка «Сведения о договоре».
Карточку нового договора можно зрительно разделить на две области.
Верхняя область карточки содержит поля: «Заказчик», «Поставщик», «Группа», «Предмет договора», «Дата договора», «Номер договора», «Срок начала договора», «Срок исполнения заказчиком», «Срок исполнения поставщиком», «Сумма в рублях», «Основание для заключения договора»:
В нижней области карточки «Сведения о договоре» находятся закладки «Позиции договора», «За счет бюджетных средств», «За счет внебюджетных средств», «Исполнение договора», «Расторжение договора». Информацию в данных закладках необходимо отредактировать или дополнить в соответствии с договором:
В карточке «Сведения о договоре» необходимо заполнить все поля:
Поле «Поставщик» следует заполнить из предложенного системой справочника. Для этого в верхней области карточки договора нажмите кнопку «Выбрать поставщика».
В открывшемся окне «Реестр участников» в поле поиска наберите ключевое слово - наименования поставщика или ИНН, затем нажмите кнопку «Найти», из отобразившегося ниже списка выберите нужного поставщика и нажмите кнопку «Выбрать».
Рис. 16 Выбор поставщика
Если поставщик не найден, то необходимо подать сведения о нем в департамент контрактной системы Кемеровской области (ugzko.ru , раздел «Пользователям», подраздел «ШАБЛОНЫ, ТИПОВЫЕ КОНТРАКТЫ», заполнить заявку на добавление поставщика в АИС «Госзаказ» Кемеровской области).
В случае, если закупка осуществляется без заключения договора, то в поле «Поставщик» необходимо выбирать «Счета-фактуры, чеки, авансовые отчеты».
Добавляем позицию в закладке «Позиции договора» с помощью кнопки «Добавить позицию:
Откроется окно «Позиции договора»:
Необходимо указать код ОКДП2, выбрав его из справочника. Для этого нажмите на кнопку «Выбрать код ОКДП2»:
В поле «Поиск» задать значение для поиска и нажать . Подтвердить выбор значения нажатием кнопки «Выбрать».
Далее необходимо заполнить «Наименование позиции», указать возможно ли определить объем, количество, единицу измерения, цену за единицу и минимально необходимые требования:
Рис. 17 Заполнение информации по позиции
Заполнение суммы позиции возможно двумя способами:
1. В случае если установлена галочка «Возможно определить объем», заполните поля «Количество», «Единица измерения», «Цена за единицу», поле «Сумма позиции» будет рассчитано автоматически:
2. В случае если галочка «Возможно определить объем» не указана, заполните поле «Сумма позиции»:
После того, как поля в окне «Позиции договора» заполнены, нажмите кнопку «Сохранить».
На закладке «Позиции договора» кроме кнопки «Добавить» присутствуют кнопки  
и .
Кнопка «Редактировать» позволяет открыть ранее занесенные позиции на редактирование, а кнопка «Удалить» позволяет удалить ранее занесенные позиции.
Закладки «За счет бюджетных средств», «За счет внебюджетных средств» заполнены в соответствии с данными плана-графика. Нажмите кнопку «Редактировать» для внесения изменений в данные (!!! в окне «Код бюджетной классификации» можно редактировать только поля «Год» и «Сумма»):
Рис. 18 Редактирование года и суммы финансирования.
После заполнения всех полей и разделов карточки договора в нижней части карточки «Сведения о договоре» нажмите кнопку .
После добавления и сохранения договора, он получит статус «Новый».
Для занесения информации по исполнению договора необходимо перевести его в статус «Подписан». Для этого необходимо встать на нужный договор в статусе «Новый» и нажать кнопку . И в появившемся окне: 
подтвердить смену статуса договора на «Подписан».
Закладка «Исполнение договора» отражает сумму, дату оплаты договора в разрезе каждого документа основания и КБК. Для добавления очередной оплаты по договору нажмите кнопку «Добавить» и заполните соответствующие поля:
Выбирается из списка
Рис.20. Исполнение договора.
Закладка «Расторжение договора» отражает основание и причину прекращения действия договора, а также фактически оплаченную сумму по договору и сумму расторжения. Для внесение данных в закладку «Расторжение договора» необходимо установить отметку в поле «Прекращение договора», после чего все остальные поля будут доступны для редактирования. Информация о расторжении заноситься через кнопку «Добавить»:
Рис. 21 Закладка «Расторжение договора».
Когда договор исполнен полностью (полностью занесено исполнение либо внесено расторжение договора), то он автоматически переводится в статус «Закрыт».
В системе предусмотрена возможность добавления (прикрепления) к договору файлов (копия договора, платежные документы по договору, счета-фактуры и т.д.) двумя способами:
Через панель управления:
|
Через карточку договора:
|
 
Рис. 22 Прикрепление файлов.
Для добавления файла к договору, следует нажать кнопку , в открывшемся окне «Файлы к договору» нажать кнопку « » и в следующем окне «Выбор файла» ввести наименование документа и указать путь к файлу, который требуется прикрепить: 
Для просмотра прикрепленных ранее файлов следует в окне «Файлы к договору» нажать кнопку « »:
Формирование отчета о договоре
Для того, чтобы сформировать отчет необходимо в разделе меню «Отчеты» в ниспадающем списке выбрать пункт «Универсальная система отчетов». В появившемся окне «Система универсальных отчетов» выбрать отчет «20008 Реестр договоров» и нажать кнопку «Запустить отчет». В следующем окне установить период, за который требуется сформировать отчет, выбрать формат отчета и нажать кнопку «Сформировать».
Рис. 25 Формирование отчета.
Отчет необходимо сформировать в формате Excel :
Рис. 26 Отчет «Реестр договоров», лист 1 «Общий реестр договоров».
Обратите внимание на то, что отчет формируется на нескольких листах:
- Лист 1 – общий реестр договоров (информация по всем занесённым договорам заказчика);
- Лист 2 – группировка по КБК (информация сгруппирована по КБК);
- Лист 3 – исполнение договоров (информация в разрезе исполнения договоров).
Также имеется возможность выгрузить информацию из раздела «Реестр договоров» в MS Excel. Для этого, на панели инструментов нажать кнопку «Экспорт данных в MS Excel»: 
В выгруженном файле можно задать пользовательские фильтры средствами программы MS Excel самостоятельно.
|
