Министерство культуры, по делам национальностей
и архивного дела Чувашской Республики
Бюджетное учреждение Чувашской Республики
«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
для редакций районных газет, издательских домов
Чувашской Республики
Чебоксары 2013
Министерство культуры, по делам национальностей
и архивного дела Чувашской Республики
Бюджетное учреждение Чувашской Республики
«Государственный архив современной истории
Чувашской Республики»
Примерная номенклатура дел для редакций
районных газет, издательских домов Чувашской Республики
Примерная номенклатура дел для редакций районных газет, издательских домов Чувашской Республики (далее — Примерная номенклатура дел) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам, являющимся источниками комплектования муниципальных архивов, является нормативно-методическим пособием и основой для составления конкретных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел содержит примерный, максимально возможный состав документов, которые могут быть созданы в процессе деятельности редакций районных газет и издательских домов.
Примерная номенклатура дел составлена по функциональной схеме. Примерной номенклатурой дел могут пользоваться все редакции районных газет и издательских домов.
Составитель:
Т.И. Горланова — начальник отдела документационного обеспечения управления и методической работы
УКАЗАНИЯ
по применению Примерной номенклатуры дел
для редакций районных газет и издательских домов
Чувашской Республики
Примерная номенклатура дел для редакций районных газет и издательских домов Чувашской Республики (далее – Примерная номенклатура дел) составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов в редакциях районных газет и издательских домах, подведомственных Министерству информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики (далее — Мининформполитики Чувашии). Примерная номенклатура дел является нормативно-методическим пособием и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве редакций газет и издательских домов республики, имеющих однородные функции и однотипный состав документов, с указанием сроков хранения. Методическое пособие носит рекомендательный характер.
Примерная номенклатура дел предназначена для облегчения работы по составлению конкретных номенклатур дел, унификации их структуры, организации хранения и учета документов и дел.
Примерная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности редакций газет и издательских домов Чувашской Республики и г. Чебоксары, и на основании уставов организаций.
Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура дел может составляться по структурному принципу, то есть в соответствии с утвержденной структурой. В таком случае названиями разделов конкретной номенклатуры дел являются названия структурных. Если редакция газеты является бесструктурной организацией, то при составлении конкретной номенклатуры дел рекомендуется придерживаться предложенного принципа систематизации заголовков дел, то есть функционального принципа.
При составлении конкретной номенклатуры дел редакции районной газеты, издательского дома рекомендуется руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в каждой конкретно взятой редакции газеты, издательского дома, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. При этом первым разделом номенклатуры дел обязательно является раздел «Руководство и контроль».
В конкретную номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в процессе деятельности редакции газеты, издательского дома. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел из примерной номенклатуры дел переносятся в конкретную номенклатуру дел с необходимыми уточнениями, так как в примерной номенклатуре дел некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру дел те дела, которые в данной редакции газеты не образуются.
В конкретной номенклатуре дел заголовки уточняются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры дел могут соответствовать два или несколько заголовков в конкретной номенклатуре дел.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение, соответствующее направлению деятельности или название структурного подразделения, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры дел.
Графа 2 «Заголовок дела, тома» включает заголовки дел. Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме раскрывать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («Разная переписка», «общие материалы» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры дел.
Объединение дел с различными сроками хранения запрещается.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.
В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей. Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел определены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень) и Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий (М. 1983). При затруднениях в определении сроков хранения некоторых дел, рекомендуется обратиться в соответствующие муниципальные архивы.
Редакции районных газет, издательские дома, не являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с действующими нормативными требованиями по архивному делу до ликвидации организации, но не менее 10 лет.
Указанные в Примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменения. Отметка «ЭПК» добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения постоянно действующей экспертной комиссии редакции районной газеты, издательского дома. Акт об уничтожении подобных дел по истечении сроков их временного хранения согласуется с соответствующим муниципальным архивом. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных в примерной номенклатуре дел, их сроки хранения определяются в соответствии с действующими Перечнями.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов и др.
Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
Документы, отобранные постоянно действующей экспертной комиссией на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями и включаются в описи.
Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом директора-главного редактора районной газеты, издательского дома. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющихся из года в год. До утверждения номенклатура дел представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального образования (муниципального района или городского округа) (ЭПК администрации района (города).
Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).
Утвержденная директором-главным редактором районной газеты, издательского дома номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения.
|
