Дмитрищук С.А.
МАТЕРИАЛЫ К СЕМИНАРУ
«КАДРОВЫЙ УЧЕТ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ»
Законодательная база, на основании которой строится работа кадровой службы
Трудовой кодекс Российской Федерации
Налоговый кодекс Российской Федерации
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 09.03.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 20.03.2016)
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "О бухгалтерском учете"
Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ (ред. от 09.03.2016) "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"
Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" (с последними изменениями от 6 сентября 2014 г.)
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 cентября 2008 г. №687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (с последними изменениями от 10 февраля 2014 г.)
Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных"
Приказ Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне"
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
Федеральный закон от 19.02.1993 N 4520-1 (ред. от 31.12.2014) "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) "Об архивном деле в Российской Федерации"
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
Федеральный закон от 02.03.2016 № 43- ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"
Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ (ред. от 31.01.2016) "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"
-
Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации", утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (ред. от 15.10.2014) "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"
Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 (ред. от 17.01.1990, с изм. от 19.02.2003) "Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ"
Приказ Минтранса России от 20.08.2004 N 15 (ред. от 13.10.2015) "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей"
Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010)
Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением от 30 мая 1985 года Госкомтруда СССР N 162 и Секретариата ВЦСПС N 12-55
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13 августа 2009 г. N 588н
Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого графика работы для женщин, имеющих детей), утвержденное постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС
Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235, Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р (Матери и одинокие отцы двух и более детей до 12 лет вправе пойти в отпуск в любое удобное время Верховный Суд РФ подтвердил первоочередное право на отдых этих работников (решение от 17.06.2014 № АКПИ14-440).
Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17–99, регулирующие труд надомников
Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719
Приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н (ред. от 20.02.2014) "Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда "Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами"
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст
Отраслевые и региональные соглашения
Устав, Коллективный договор
-
Федеральные законы и Постановления Правительства о медицинских, педагогических работниках, работниках транспорта и других категорий работников
Внутренние регламенты Министерств
Реквизиты документов
Реквизит
|
Комментарий
|
На основании чего включен в документ
|
Наименование организации
|
Полное и при наличии – сокращенное в соответствии с уставом. Сокращенное наименование (при его указании в уставе) помещают в скобках ниже полного названия или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Наименование документа
|
Определяют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Указывают прописными буквами.
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Дата документа
|
Это дата события (подписания, утверждения).
Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события
Указывают арабскими цифрами в формате "10.10.2016", или словесно-цифровым способом в формате "10 октября 2016 г.".
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Место составления
|
Указывают с учетом принятого в России административно-территориального деления и общепринятых сокращений (например, г. Саратов, Московская обл.).
Буква «г.» перед названием города опускается у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Заголовок документа
|
Кратко отражает содержание и отвечает на вопрос «о чем?» (например, приказ об утверждении штатного расписания) или «чего (кого)?»(например, должностная инструкция начальника отдела кадров)
|
Пункт 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Содержание
|
Причины, основания, цели составления документа (констатирующая часть).
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).
Выводы и решения (распорядительная часть) варианты:
связный текст,
таблица,
комбинация текста и таблиц.
Текст может содержать одну часть.
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Отметка о приложениях
|
Ссылка на приложение делается в тексте документа
(Например, "Утвердить и ввести в действие с 01.01.2017 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1)".
Если у документа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)»
В конце документа отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
|
пункт 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Подпись
|
Наименование должности лица, издавшего или подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилию).
|
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Регистрационный номер
|
Указывают из регистрационной системы (электронной или журналов регистрации).
Рекомендуется дополнить индексом в зависимости от вида документа. Элементы номера разделяются между собой косой чертой или тире.
Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом
|
Пункт 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Отметка об ознакомлении
|
Вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он ознакомлен с документом (приказ о приеме. об увольнении, о привлечении к дисциплинарной ответственности)
|
Пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Заверение печатью
|
Печатью заверяются документы, предусматривающие по закону заверение подлинной подписи или имеющие в утвержденной форме документов место для проставления печати ( МП).
Печатью заверяются копии документов. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
|
Пункты 3.25, 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Отметка о получении документа
|
Делается при вручении работнику его экземпляров трудового договора, соглашений к нему, уведомлений, в случаях необходимости уведомлять под роспись.
(Например, " уведомление получил, число, подпись, расшифровка").
|
Статьи 67, 71, 74, 79, 123, 180 ТК РФ
|
Гриф утверждения
|
Ставят в правом верхнем углу.
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты.
Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера
|
Пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Отметка об исполнителе
|
Указывают инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
|
Пункт 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Визы согласования документа
|
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Возможно в виде таблицы с графой для внесения замечаний согласовывающих лиц.
|
Пункт 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003
|
Памятка для начинающего кадровика
ПОДГОТОВКА
|
Установка и изучение программы, в которой ведется кадровый учет.
|
|
Изучение законов и иных нормативных актов, регулирующих деятельность компании.
|
|
Учет отраслевых соглашений, региональных соглашений.
|
|
Изучение учредительных документов.
|
|
Определение наличия представительного органа работников
|
|
Подготовка локальной нормативной базы
Обязательные документы
|
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
положение о защите персональных данных (ст. 86-88 ТК РФ);
положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ)
|
Подготовка локальной нормативной базы
Обязательные документы в зависимости от специфики деятельности.
|
Коллективный договор
Должностные инструкции
Положение об аттестации
График сменности
Положение о коммерческой тайне.
Положение об обучении
Положение о стажировке (водителей)
|
Определяем перечень необходимых документов, формируем для них формы.
|
штатное расписание;
график отпусков;
трудовые договоры и соглашения об изменении их условий (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);
личные карточки работников;
расчетный лист ;
приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, уведомления и пр.);
табель учета рабочего времени
|
Определяем нумерацию, правила регистрации, индексации документов.
|
|
Составляем номенклатуру дел кадрового делопроизводства.
|
|
Подготавливаем описание процедур (чек - листы) для кадровых процедур.
|
|
Подготавливаем документы для ведения воинского учета.
|
|
Журналы (книги) регистрации приказов, трудовых договоров.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
|
|
Трудовые книжки и вкладыши
|
|
Определяем места хранения кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.
|
|
НАЧАЛО РАБОТЫ
|
|
|
|
Составляем штатное расписание
|
|
Издаем приказы по основной деятельности, регулирующие трудовые отношения.
|
|
Оформляем на работу работников.
|
|
Определяем и оформляем зоны ответственности, подписантов кадровых документов.
|
|
Составляем списки работников особых категорий и фиксируем особенности оформления трудовых отношений с ними
|
работников - иностранных граждан
несовершеннолетних работников
работников-инвалидов
беременных работниц
женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
одиноких матерей
лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
|
ТЕКУЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
Ведение табеля учёта рабочего времени
|
|
Оформление графика отпусков
|
|
|
|
|
Направление в командировки
|
|
|
|
|
Применение мер поощрения и взыскания
|
|
|
|
|
Уведомления в необходимых случаях гос.органов, иных организаций
|
|
Предоставление отчетности
|
|
|
