Согласовано
|
Скачать 0.5 Mb.
|
Приложение 1. Пример документированной процедуры «Порядок документооборота» ООО «Рога и Копыта» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Рога и Копыта» ____________/И.О. Фунт/ «____» ______ 2015 г. Порядок документооборота Д 00.01
Версия: Документооборот_6.docx Срок действия до 28.02.17 г. Черноморск 2015 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1. Настоящая процедура регламентирует порядок разработки, учета и ведения документации в подразделениях ООО «Рога и Копыта». 1.2. Требования настоящей Д 00.01 распространяются на все подразделения компании. 2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ При разработке данного стандарта использованы следующие нормативные документы: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 3.1. В данном стандарте используются термины и их определения из Глоссария, который находится в локальной сети по адресу (“Roga” (F:)/Documentation), а также следующие: Архив подразделения – структурный элемент подразделения, осуществляющий прием и хранение документов с целью использования. Выписка – копия части документа, оформленная в установленном порядке. Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Изменение документа – любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ. Индекс дела, номер дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел подразделения. Квалификация – степень профессиональной подготовленности рабочих и служащих к выполнению конкретного вида работ. Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимый в подразделении компании, с указанием сроков их хранения. Нормативная документация – документация, содержащая правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов. Нормативная документация может быть внешнего или внутреннего происхождения. Нормативные документы внешнего происхождения – законы РФ, ГОСТ, ОСТ, ТР и прочие документы (технические, правовые, официальные предписания и т.д.), разработанные другими предприятиями или организациями. Нормативные документы внутреннего происхождения – это руководящие, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) или инструкции, устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого-либо процесса (ПП, ДИ, РИ, ТИ, инструкции по выполнению отдельных видов работ и т.д.), разработанные и действующие внутри ООО «Рога и Копыта». Обязанности – работы, которые выполняются должностным лицом ежедневно или систематически. Положение о подразделении – документ, определяющий правовое положение подразделения, устанавливающий закрепленные за подразделением виды деятельности, перечень функций, структурных элементов, полномочия и ответственность работников и руководителей за выполнение возложенных на них обязанностей для достижения целей, определенных руководством предприятия. Регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Требования к квалификации – совокупность требований к знаниям, практическим навыкам и деловым качествам работника, необходимая для выполнения задач в соответствии с занимаемой должностью. Функции – основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (одним из направлений) деятельности структурного подразделения. 3.2. В настоящем документе применены следующие сокращения:
3.3. Графические символы, которые применяются при описании потоковой диаграммы, обозначают следующее:
4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА 4.1. Установление ответственности за ведение документации в подразделениях. Руководитель структурного подразделения (владелец процесса) распоряжением назначает ответственного за ведение документации, включая в его должностную инструкцию соответствующие обязанности. Основные задачи, функции, права и обязанности ответственного за ведение документации в подразделении приведены в Приложении А. Примечание. В зависимости от уровня и специализации подразделения руководитель подразделения может назначить несколько человек, ответственных за ведение документации в подразделении, разделив функции, например: в каждом магазине компании должен быть свой документооборот. 4.2. Организация ведения документации. Организация ведения документации включает:
4.3. Порядок составления номенклатуры дел подразделения. Номенклатура дел подразделения представляет собой список пронумерованных папок, в которых хранятся документы. Руководитель подразделения при разработке «Регламента бизнес-процесса» («Положения о подразделении») формирует перечень документации, которой обязаны руководствоваться сотрудники при выполнении своих обязанностей, и утверждает этот перечень. Форма номенклатуры дел Ф 00.01.01 (Приложение Б). 4.3.1. Размещение документации Системы управления бизнес-процессами (СУБП) в папках Номенклатуры дел для подразделений ООО «Рога и Копыта». 1. Папка 0*-01 "Входящие документы". Содержание: Документы внутреннего и внешнего происхождения, которые поступают в данное подразделение (переписка с внутренними и внешними контрагентами, если они не выделены в отдельные папки). Например: переписка с поставщиками может быть организована в отдельных папках и учитываться в этих отдельных папках. 2. Папка 0*-02 "Исходящие документы". Содержание: Копии или перечень документов, которые вышли из данного подразделения. При малом объеме папки "Входящие..." и "Исходящие..." могут быть объединены под одной обложкой, но при этом нумерация документов и порядок их расположения в папках остаются раздельными. Примечание 1: Дублирование документов в разных папках не рекомендуется и допускается в исключительных случаях. Примечание 2: Папки входящих и исходящих документов могут быть заменены «Журналом (журналами) регистрации документов» по форме Ф 00.01.02 (Приложение В). 3. Папка 0*-03 "Нормативные документы внешнего происхождения". Содержание: все нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности, –
4. Папка 0*-04 "Нормативные документы внутреннего происхождения". Содержание: документы внутреннего происхождения –
5. Папки 0*-05 "Положение о подразделении", 0*-06 "Штатное расписание" и 0*-07 "Должностные инструкции" объединяются под одной обложкой и содержат соответственно:
6. Папки 0*-08** "Отчеты по процессам". Содержание: все документы, перечисленные в разделах "Регламента процесса..." как записи, содержащие информацию, необходимую для выполнения процесса:
Внесение изменений в «Номенклатуру дел» производит ответственный за ведение документации в подразделении путем зачеркивания соответствующей строки в «Номенклатуре дел» и/или добавления новой строки в конце перечня, указывая в графе 6 «Примечание» номер новой строки, основание для изменения, дату и свою подпись. 4.4. Порядок получения документации. Ответственный за ведение документации получает нормативную документацию внутреннего происхождения от подразделения - автора документа или рассылку с указанием адреса документа в локальной сети, где находится данный документ, и регистрирует приход документа. Рекомендуемая форма «Журнала регистрации документации» приведена в Приложении В (Ф 00.01.02). Примечание: В случае необходимости для регистрации документов можно использовать "Опись документов, содержащихся в деле" по форме Приложения Г (Ф 00.01.03). 4.5. Порядок регистрации документации. Документы, внесенные в номенклатуру дел, подлежат регистрации в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска. Регистрация заключается в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного индекса, даты регистрации и указания на место хранения. Оформление дел включает: - подшивку или переплет дела в папку-скоросшиватель; - нумерацию листов в деле; - составление описи документов; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила: - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - группировать в дело документы одного календарного года; - дело не должно содержать более 250 листов; - дело может быть размещено в нескольких папках и даже в нескольких подразделениях, в этом случае в графе 5 «Примечание» указывается место хранения дела. На обложку (корешок) заносят название подразделения и его номер, название дела, его индекс, принадлежность (например: «за 2015 г.» или «Переписка по Поставщику ААА за 20__ г.») и срок хранения. Содержание оформления обложки и/или корешка и рекомендуемая форма даны в Приложении Д. На внутренней стороне обложки помещается "Опись документов, содержащихся в деле", Приложение Г (Ф 00.01.03). Документы, входящие в подразделение, регистрируются и подшиваются в папки по принадлежности и по указанию руководителя, которому они были адресованы. Порядковый номер документа в деле проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа. Выведенные из обращения листы и документы хранятся в архиве подразделения отдельно от действующей документации, на них проставляется надпись (штамп) «Аннулировано». На рабочем месте сотрудника должны находиться только актуальные экземпляры документа. Наличие на рабочем месте двух версий одного документа запрещено. 4.6. Порядок распределения и ознакомления сотрудников с требуемой документацией. Руководитель подразделения определяет круг исполнителей и работников, которые должны быть ознакомлены с документацией и ее изменениями. Ответственный за ведение документации проводит ознакомление работников подразделения под роспись на документе, листе ознакомления или в журнале регистрации (по усмотрению руководителя подразделения/ответственного за документацию) с указанием даты. 4.7. Порядок изъятия документов, утративших силу. Ответственный за ведение документации ежегодно пересматривает документацию, используемую в подразделении, на предмет окончания срока действия или приближения срока пересмотра, о чем своевременно информирует руководителя подразделения, ведет учет временно действующих документов (инструкций, выписок), в установленное время производит их изъятие. Изъятию подлежат все экземпляры аннулированной документации. В случаях особой необходимости допускается хранение аннулированной документации в справочных (информационных) целях. При этом хранение и учет аннулированной документации ведется отдельно от действующей. Аннулированная документация должна быть идентифицирована надписью «Аннулировано, только для информации» для предотвращения непреднамеренного использования документов, вышедших из употребления. При необходимости руководитель подразделения устанавливает перечень документации, содержащей коммерческую тайну, и порядок уничтожения такой документации. 4.8. Порядок хранения и архивирования документации. Документация хранится в специально отведенных местах, обеспечивающих её сохранность. Сроки и место хранения документации подразделения указаны в номенклатуре дел подразделения. Сроки и место хранения документации в подразделении устанавливаются исходя из следующих критериев:
4.9. Внесение изменений в учтенную документацию. Внесение изменений в документацию осуществляется ответственным за ведение документации на основании поступившей служебной записки или рассылки по сети. Ответственный за ведение документации информирует руководителя подразделения об изменении или изъятии действующей документации или о введении новой. На основании полученной информации ответственный за ведение документации вносит изменения во все учтенные копии документов, указывает дату внесения изменения, в журналах учета документации регистрирует внесенные изменения с проставлением даты и росписи, проводит ознакомление сотрудников с изменениями документации под роспись. Внесенные изменения идентифицируются вертикальной чертой на правом поле с номером изменения. 4.10. Порядок ведения данных по процессам в подразделении. Перечень данных по процессам устанавливается в документации, регламентирующей проведение процесса. Формы, которые заполняются при сборе данных по процессам, должны быть приведены в документах, регламентирующих выполнение процедур, функций и операций процессов. Идентификация форм производится следующим образом: Ф 0*.0**.хх – Форма сбора данных № хх, порядок заполнения которой приведен в инструкции №**, при выполнении процесса №*. Запись данных в формы производить разборчиво, в соответствующие графы форм, записи не должны допускать неоднозначного прочтения. Подлинность и достоверность всех данных заверяется подписью с расшифровкой фамилии лица, отвечающего за заполнение данных, и датой заполнения. 4.11. Процедура управления нормативными документами внешнего происхождения. Нормативные документы внешнего происхождения приобретает АХО по заявкам руководителей соответствующих служб.
Руководитель службы, заказывающей приобретение данного документа, несет ответственность за актуальность нормативной документации внешнего происхождения. При аннулировании, появлении коррекций, перевыпуске или изменении действующих нормативных документов внешнего происхождения руководитель службы в зависимости от вида изменения заказывает в АХО покупку необходимого количества экземпляров нового документа или направляет всем пользователям документа служебную записку с требуемым изменением. Ответственный за ведение документации в подразделении на основании служебной записки производит коррекцию документа и по указанию начальника подразделения проводит ознакомление сотрудников с поступившим изменением. 4.12. Процедура управления нормативными документами внутреннего происхождения. 4.12.1. Обозначение документов внутреннего происхождения. Документации внутреннего происхождения присваиваются следующие обозначения: СТП 0*.0** – стандарт компании №**, разработанный в подразделении №*. Оформляется в соответствии с требованиями настоящей Д 00.01 "Порядок документооборота" (Приложение Е). ПП 0*.00 – Положение о подразделении №*. Оформляется в соответствии с требованиями настоящей Д 00.01 "Порядок документооборота" (Приложение К). ДИ 0*.** – Должностная инструкция №** для ИТР, выполняющего работу в процессе №*. ДИ оформляется в соответствии с требованиями настоящей Д 00.01 "Порядок документооборота" (Приложение Л). И 0*.0** – Инструкция по выполнению работы №** при выполнении процесса №*. Оформляется в соответствии с требованиями настоящей Д 00.01 "Порядок документооборота" (Приложение Е). РИ 0*.** – Рабочая инструкция № ** для оператора (рабочего, грузчика и т.д.) о порядке действий в течение рабочей смены при выполнении работ в процессе №*. Оформляется в соответствии с требованиями настоящей Д 00.01 "Порядок документооборота" (Приложение М). 4.12.2. Разработка документов внутреннего происхождения. Руководитель подразделения, ответственный за данное направление работ, организовывает разработку документа, назначая ответственного (автора) за разработку и выпуск данного документа. При необходимости может быть назначена рабочая группа для разработки и согласования документа. В состав рабочей группы могут входить представители заинтересованных подразделений, назначенные по согласованию с их руководителем. Согласование разработанного документа производится со всеми заинтересованными сторонами, т.е. со всеми участниками данного процесса. Приоритет во внесении изменений в документ имеет потребитель данного выхода (результата) процесса. Согласование документа производится на титульном листе (по форме Приложения Ж) с указанием даты согласования и расшифровкой подписи лица, согласовавшего документ. В случае рассылки документа в электронном виде или размещения его в локальной сети контрольный экземпляр утвержденного документа в виде бумажной копии с титульным листом и согласующими подписями хранится в архиве подразделения-разработчика документа. В случае если в ходе согласования или утверждения возникли замечания или противоречия, документ возвращается на доработку. В результате доработки замечания или противоречия должны быть сняты. Запрещается согласование или утверждение документа при наличии неснятых замечаний или противоречий. Лицо, согласующее или утверждающее документ, организовывает проверку документа на соответствие нормативной документации, задачам и целям компании и своего подразделения. Согласованный и утвержденный документ автор передает в архив подразделения. Ответственный за ведение документации регистрирует документ и при необходимости делает и рассылает копии документа в количестве и в адреса, указанные в разделе «Рассылка». 4.12.3. Оформление документов внутреннего происхождения. Документы внутреннего происхождения могут быть оформлены в следующих видах: а) текстовый документ; б) потоковая диаграмма с использованием обозначений из раздела 3.3 и текстовыми комментариями (пример оформления – Приложение Н); в) схема взаимодействия с использованием обозначений из раздела 3.3 и текстовыми комментариями (пример оформления – Приложение П). Способ оформления документа выбирает автор исходя из назначения документа и круга его пользователей. 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ Подлинник стандарта компании после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в Департаменте персонала 3 года. 6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ 6.1. Административный директор по персоналу один раз в два года пересматривает данную Д 00.01 на соответствие требованиям системы менеджмента. 6.2. По итогам рассмотрения Административный директор может принять решение о продлении действия Д 00.01 без изменений. В этом случае действие Д 00.01 продлевается на следующие два года, для чего Административный директор делает запись в “Листе регистрации изменений” контрольного экземпляра: “Срок действия продлен до …........... года”, расписывается и ставит дату. В противном случае Административный директор делает запись: “Требует пересмотра. Срок действия продлен до …........... года” (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данного Д 00.01. 7. РАССЫЛКА
|
Похожие:
 |
Согласовано: Заместитель главного врача по экономическим вопросам Согласовано: главная медицинская сестра Согласовано: начальник отдела планирования и размещения закупок |
|
Согласовано согласовано утверждаю Государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №108 |
|
Согласовано согласовано Указания Управления Государственной Инспекции Безопасности дорожного движения мвд по рк от 27. 12. 2012г. №13/6-5153 с методическими... |
|
Руководство пользователя Код документа: 98957020. 37. 00,00. 11.... «сведения о государственных (муниципальных) закупках с возможными рисками несоблюдения законодательства в данной области» 60 |
|
Руководство администратора 38304406. 42579078. 001. 03 Листов 24... «Система оперативной отчетности на платформе «Универсальная фронт-офисная система» |
|
Регламент функционирования Удостоверяющего центра согласовано согласовано... Начальник отдела технических средств защиты информации Департамента безопасности |
|
Согласовано согласовано утверждено Разработчики: гоу нпо то «пл №1» Юношева И. И. мастер производственного обучения высшей категории, Севостьянова Е. В. – мастер производственного... |
|
"Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель... Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель комитета по спорту |
 |
Правила пожарной безопасности для предприятий и организаций газовой... Согласовано главным управлением Государственной противопожарной службы мвд россии 15 августа 1997 г. N 20 2/1786 |
|
Согласовано |
|
Согласовано |
|
«согласовано» «утверждаю» |
|
Согласовано Утверждаю |
|
Согласовано утверждаю |
|
Согласовано утверждаю |
|
Руководство администратора согласовано согласовано Директор Департамента... Директор департамента по работе со сферой государственных финансов ООО «ибс экспертиза» |