Методическое пособие Самара, 2011 Методическое пособие обсуждено на заседании методической предметной (цикловой) комиссии гуманитарных и социально-психологических дисциплин Протокол №5 от «16»
|
Скачать 205.97 Kb.
|
|
Министерство образования и науки Самарской области Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Самарский металлургический колледж» «Оформление делового письма» Методическое пособие  Самара, 2011 Методическое пособие обсуждено на заседании методической предметной (цикловой) комиссии гуманитарных и социально-психологических дисциплин Протокол № 5 от «16 » декабря 2011 г. Председатель комиссии____________О.В. Павлова Методическое пособие «Оформление делового письма» для преподавателей средних профессиональных образовательных учреждений Составитель: А.Р. Каримова; ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж» — Самара: ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж», 2011, 23 стр. Методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках и рекомендовано к использованию в учебном процессе. Рецензенты: внутренний: Л.И. Охрименко, преподаватель русского языка и литературы, ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж» внешний: И.А. Комиссарова, преподаватель иностранного языка ФГОУ СПО «СПК» Введение Без деловой корреспонденции невозможно представить себе деятельность какой-либо организации – от мелких предприятий до крупнейших концернов. Официальные письма, телексы, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи. Написание делового письма (телекса) требует соблюдения определенных правил, установленных традицией или вызванных спецификой самой формы коммуникации. Эти правила касаются как оформления письма (телекса), так и характера изложения его содержания. При этом следует иметь в виду, что эти правила имеют свои особенности в различных языковых группах. Так, например, оформление письма в некоторых деталях будет отличаться не только в зависимости от того, написано оно на английском или русском языке, но и в англо-американском варианте. Цель пособия: научить обучающихся правильно оформлять официальные письма и вести деловую переписку, необходимую для осуществления деловых контактов в области международных экономических отношений на русском и английском языках. Учебно-методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках. При этом учитываются особенности официальной корреспонденции на этих языках. Правильно составленное письмо – залог успешного достижения цели, для которой оно составляется. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определенный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Естественно, возможны и отступления, но предпочтительно следовать установленному в деловом мире порядке, чтобы избежать неточностей и недопонимания как со стороны получателя, так и со стороны отправителя. Среди обязательных реквизитов письма различают:
Эти реквизиты располагаются на письме следующим образом:
Шапка письма включает в себя название фирмы, ее эмблему, почтовый адрес, номера телефонов, номер телекса и факса. Иногда указывается вид деятельности данной фирмы или организации и фамилии руководителей. Все сведения, содержащиеся в шапке очень важны, т.к. они кроме информации (так называемый «обратный адрес») создают определенный имидж адресанта. Обычно шапка письма, напечатанная типографическим способом, располагается в центре листа. Однако часто в английских письмах вся информация располагается либо в левом верхнем углу, либо делится на 2 части: в левом верхнем углу указывается название фирмы и ее почтовый адрес, а в правом верхнем углу – телеграфный адрес, номера телефонов, телекса, факса, или наоборот. Такого же расположения рекомендуется придерживаться при составлении письма, если по какой-то причине письмо напечатано не на типографическом бланке.
Датой письма считается дата его подписания. В русских письмах дата письма проставляется в левом верхнем углу, в английских – в правом верхнем углу под шапкой письма. В английских письмах принят такой же порядок обозначения даты, как и в русских, т.е.: ■ рус., англ. число/месяц/год В американских письмах обозначение месяца предшествует числу: ■ амер. месяц/число/год В отличие от русского языка, где даты полностью обозначаются цифрами: 15.ХI.2011 в английских и американских письмах месяц всегда пишется буквами и полностью: ■ англ. 15 November, 2011 ■ амер. November 15, 2011 Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, причём в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и перед годом. Кроме того, в современных письмах не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний, т.е. следует писать: 1 January вместо 1st January 2 January вместо 2nd January 3 January вместо 3rd January 4 January вместо 4th January и т.д.
Слева над шапкой письма дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указываются инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма): ■ англ. Our Ref. (reference) PJM/MMH/112/530 Your Ref. PJC/ED/4384
В русских письмах адресат указывается на верхней правой стороне бланка письма. В отличие от русских писем в английских и американских внутренний адрес проставляется на левой стороне бланка, несколько ниже строки даты письма. Иногда в официальных письмах – внизу слева ниже подписи. Во внутреннем адресе сначала указывается имя получателя и название фирмы или организации (на отдельной строке), а затем адрес. Если письмо адресуется английской фирме и в ее наименовании имеются фамилии каких-либо лиц, то перед названием фирмы ставится слово Messrs.: Messrs. Brown and Green Если в названии фирмы нет фамилий лиц или есть указание «Ltd.», то слово Messrs. не употребляется: James White and Green Если письмо адресуется отдельному лицу, то перед его фамилией ставится Mr., Mrs., если это замужняя женщина, или Miss, если письмо адресовано незамужней женщине: Mr. J. F. Smith Mrs. M. M. Taylor Miss Ellen M. Morgan В отличие от русского языка перед фамилией адресата в английских письмах, указывается имя – полностью или сокращенно. Поскольку на Западе как мужчины, так и женщины чаще всего имеют два имени, то указываются, но одно может указываться полностью, другое сокращенно, в соответствии с тем, как они даются в личной подписи адресата в его корреспонденции. ■ англ. Mr. John F. Robinson или Mr. J. F. Robinson При этом следует иметь в виду, что в Англии при обращении к замужней женщине после Mrs. указывается не ее имя, а имя и фамилия ее мужа, если они известны. Если же имя ее мужа неизвестно, то указывается только ее фамилия: ■ англ. Mr. Edward M. Hampton Mrs. Edward M. Hampton или Mrs. Hampton При обозначении адреса соблюдаются следующие правила: а) в английских письмах на одной строке под наименованием адресата указывается номер дома и название улицы, они не разделятся запятой; на следующей строке указывается название города и графства в Англии или штата в США и почтового района или почтового кода, и на последней строке – название страны. Каждая строка внутреннего адреса (кроме последней) заканчивается запятой. Однако в современных письмах просматривается тенденция опускать запятые во всем оформлении письма, кроме самого текста. б) в русских письмах под наименованием получателя указывается сначала название улицы, а затем номер; на следующей строке – название города или почтового района, которому предшествует код города. Строчки не отделяются запятой. ■ рус. ■ англ. Россия 15 York Street Москва 121351 Cambridge Lanes. Лесная 35 PR86QT England ■ амер. 1740 West End Avenue Chicago, Illinois 60624 USA
Слова-обращения в англо- американских письмах, в отличие от русских, размещаются не по центру, а слева под внутренним адресом. В деловых используются следующие формулы обращения: а) При обращении к фирме или организации
б) При обращении к отдельным лицам
Если обращение не носит строгого официального характера и адресовано знакомому лицу, то в английских письмах вместо Sir и Madam используется фамилия лица. В немецком языке традиционное обращение охраняется: ■ англ. Dear Mr. Robinson, Dear Mrs. (Miss) Robinson,
В отдельную строку вносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну - две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, т.к. помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма. Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: англ. Re:, соответствующие рус. Кас. (касательно).
Однако в настоящее время во всех этих языках данные пометы выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут.
Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть очень длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, четко и кратко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, отказ, претензия и т.д.). Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение. Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну – две строки. В отличие от русских писем, где каждый новый абзац начинается с красной строки (с отступом), в английских письмах встречаются оба варианта: абзацы печатаются с отступом (британский вариант) или в край (американский вариант). В последнее время американский вариант встречается и в письмах английских корреспондентов.
Текст заканчивается заключительной формой вежливости. Это стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа. Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению (см. п. 5). Разные варианты зависят от характера существующих между корреспондентами отношений. Наиболее распространенными формулами в английском языке являются: Yours faithfully, - при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen Yours truly, - при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen Эта формула употребляется несколько реже. Yours sincerely, - при обращении Dear Mr. Collins, Dear Mrs. Collins Эта формула употребляется в деловой корреспонденции между людьми, которые хорошо знают друг друга или хотят подчеркнуть более теплый и личный тон письма. Формулы вежливости начинаются с заглавной буквы и в английских письмах заканчиваются запятой (в русских запятая не ставится).
Подпись на письме ставится под заключительной формулой вежливости. В английских письмах подпись, как правило, помещается с правой стороны листа; в русских слева (в соответствии с расположением заключительной формулы вежливости). Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой. Наиболее распространенными является следующий порядок:
Yours faithfully, BIRKETT CUTMASTER LIMITED, MELVIN L. SLATER. SALES ADMINISTRATOR, Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочно представлять фирму), то перед фамилией подписавшегося указывается pr pro (от лат. pr procurationem по доверенности) или сокращенно: р.р. ■ англ. p. p. Collins, Smith and Co.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), то в письме дается указание на наличие приложений. При этом может указываться их название и количество экземпляров. В английских письмах указание на приложение обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl, Enc. ■ англ. Encl. Technical literature Offer
Если письмо посылается более чем в один адрес, то в самом конце письма делается отметка о наличии копии с указанием, куда и кому они направляются. ■ англ. c.c. Mr. Smithers, Legal Department Список литературы: 1. Г.М. Шеламова. Этикет делового общения. – Москва, Издательский центр «Академия», 2007 2. А.А. Жданов, И.Ф. Жданова. Деловые письма и контракты. – Москва, Филоматис, 2009 Приложение Notes on Letter Writing
Opening Phrases
Linking Phrases
Приложение НЕКОТОРЫЕ СОКРАЩЕНИЯ, УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ И ТЕЛЕКСАХ Abt – about около, приблизительно abv – above выше; более, чем a/c – account счет accptbl – acceptable приемлемый acpt – acceptance 1. приемка 2. акцепт adv – 1. advanced усовершенствованный 2. advise сообщать; advise сообщение agn – again снова, опять am[n]t – amount количество; сумма an – and и approx – approximate приблизительный; approximately приблизительно Apr – April апрель arrg[t] – arrangement соглашение, договоренность art – article статья, пункт arrv – arrival прибытие a.s.a.p. – as soon as possible как можно скорее assly – assembly сборка asst – assistant помощник att, attn – attention; for the attention of внимание; вниманию Aug – August август AWB – air waybill авианакладная b – 1. base база, основание 2. before до, перед 3. billion миллиард B/E – bill of exchange переводный вексель, тратта best regs – best regards с уважением Bkg – bookkeeping бухг. учет bkgs – bookings заказы B/L, b/l – bill of lading коносамент bnk – bank банк btw[n] – between между, в промежутке CFM – confirm подтвердите chg(s) – charge(s) расход(ы); долговые обязательства C.O.D. – cash on delivery наложенный платеж Con – contract договор, контракт conv – conversation разговор CRT – current текущий cnt – carton коробка dd – 1. dated датированный 2. delivered доставленный 3. delayed delivery доставка задержана 4. demand draft тратта, срочная по предъявлении Dec – December декабрь del – delivery поставка dep – departure отправление; вылет dept – department управление; отдел disc – discount 1. скидка 2. учет векселя doz – dozen дюжина ds – … days after sight через… дней после предъявления dte – date дата ETA, eta – estimated time of arrival расчетное время прибытия ETD, etd – estimated time of departure расчетное время отправления (вылета) Feb – February февраль fl[t] – flight полт; рейс flwg – following следующий foc – free of charge бесплатно, безвозмездно forex – foreign exchange иностранная валюта Fri – Friday пятница fwd – forward отгрузить, направить fyi – for you information для сведения gds – goods товар(ы) gtc – good till cancelled действительно вплоть до отмены gtm – good this month действительно в течение этого месяца gtw – good this week действительно в течении этой недели guar – 1. guarantee гарантия 2. guaranteed гарантированный gvt – government правительство h – 1. hour час 2. hundred сотня H – harbour гавань HRS – hours часы hv – heavy тяжелый; интенсивный hwr – however однако ifd – informed сообщен ifm – inform информировать imm, immed – immediately немедленно inc – 1. including включительно incl – include включать incldg – including включительно infm – 1. inform информировать 2. information информация infor – information информация, сведения ins – insurance страхование inst. – 1. installation установка; монтаж 2. instalment очередной взнос 3. instruction инструкция 4. instrument инструмент, прибор inv – 1. invoice счет-фактура 2. inventory инвентаризация Jan – January январь Ju, Je – июнь Jul, Jl – July июль L/C – letter of credit аккредитив LT – 1. liner terms линейные условия 2. local time местное время ltr – letter письмо m – 1. mass масса 2. metre метр 3. middle 1) середина 2) средний 4. medium средство, способ 5. million миллион 6. minute минута 7. money деньги 8. month месяц M – 1. March март 2. mass масса 3. medium средство, способ 4. middle 1) середина 2) средний 5. Monday понедельник Mar – March март mfg – manufacturing изготовление, производство MID, mid – middle 1. середина 2. средний MIN – 1. minimum минимум 2. minute минута misc – miscellaneous 1. различный 2. разные mm – millimetre миллиметр mng – managing управляющий mngr – manager менеджер, управляющий, директор mngt – management руководство; дирекция Mon – Mondey понедельник msgn – message number номер сообщения mt – metre метр MT – metric ton метрическая тонна mtg – meeting собрание MV, m/v – merchant vessel торговое судно m/v – motor vessel самоходное судно n – 1. and и 2. name имя 3. national национальный 4. norm норма 5. number номер; число N – November ноябрь nec – necessary необходимый NNN – end of message конец сообщения no – number номер Nov – November ноябрь NXT – next следующий О – 1. October октябрь 2. office бюро, контора 3. order заказ; приказ o.c. – outward cargo экспортный груз o/c – 1. order confirmation подтверждение заказа 2. overcharge завышение цены Oct – October октябрь O. K. – 1. correct, all right правильно; все в порядке 2. agreed согласен ORD – order заказ; приказ o/no – order number номер заказа ourtel – our telex наш телекс paymt – payment платеж; взнос pc – 1. personal computer персональный компьютер 2. payment in cash уплата наличными 3. percentage процентное содержание 4. price цена prc – 1. packages места груза 2. pieces штуки pct – per cent процент pds stg – pounds sterling фунты стерлингов PHONCON – telephone conversation разговор по телефону p/i – proforma invoice предварительная фактура pls – please пожалуйста PP – parcel post почтовая посылка ppd – prepaid оплаченный вперед prc – price цена prelim – preliminary предварительный priv – private частный pst– posted отправленный по почте pst – postal почтовый QN – quotation котировка QTY, qty – quantity количество R – 1. registered заказной 2. registered trade mark зарегистрированный товарный знак 3. reserve резерв, запас r – received получено RCV – receive получать, принимать re – reference ссылка recd – received получено ref – reference 1. ссылка; справка 2. отзыв, рекомендация refno – reference number номер ссылки regd – registered зарегистрированный regds, regs – regards с уважением rep – representative представитель reqmts – requirements 1. требования 2. потребности RQ, rqst – request 1. требование; заявка 2. просьба rqstd – requested запрашиваемый; согласно просьбе rqstg – requesting с просьбой rqts – requirements 1. требования 2. потребности RTN – return возвращать(ся) ryl – regarding your letter касательно Вашего письма ryt – regarding your telex касательно Вашего телекса Sat – Saturday суббота SCHED, sched – schedule расписание, график, план Sep, Sept – September сентябрь shl – shall вспомогательный глагол будущего времени shortg – shortage нехватка, недостаток shpd – shipped отгруженный; отправленный shpmt, shpt – shipment погрузка; отправка SPEC – specification спецификация sry – sorry сожалеем SS – steamship пароход std – standart стандартный sub, subj – subject предмет Sun – Sunday воскресенье suppl – supplier поставщик svc – service обслуживание T – telex телекс TE – tax exempt освобожденный от налога tel – telephone телефон telecom – telephone communication телефонная связь temp – temporary временный tex – telex телекс Thu – Thursday четверг TKS, tks – thanks спасибо tl – tool станок tlf – telephone телефон tlx – telex телекс tod – today сегодня TOD – time of departure время отправления (вылета) torn – tomorrow завтра Tue – Tuesday вторник U – you вы ur – your ваш VOL, vol – volume объём w – 1. warehouse склад 2. week неделя 3. work работа Wed – Wednesday среда wl – will вспомогательный глагол будущего времени XXXXX – error ошибка, неправильно напечатанное слово y – 1. year год 2. you вы yday – yesterday вчера y/message – your message ваше послание yourlet – your letter ваше письмо yourlel – your telex ваш телекс yr – 1. year год 2. your ваш YR TLX – your telex ваш телекс А.Р. Каримова Оформление делового письма Методическое пособие для учителей Самара: Изд-во ГОУ СПО СаМеК, 2011.-23. Тираж 5 экз. Компьютерная верстка – В. Кондрашова Издательство ГОУ СПО « Самарский металлургический колледж»: 443035, г. Самара, ул. Нагорная, 128, Телефон 956-28-47. Факс 956-28-47 ОКПО 07575063, ИНН/КПП 6312026238/631201001 Отпечатано на принтере ГОУ СПО СаМеК, Тираж 5 экз. |
Похожие:
 |
Методические указания для студентов заочной формы обучения по дисциплине «Иностранный язык» Рассмотрено на заседании цикловой методической комиссии гуманитарных и социально-экономических дисциплин |
 |
Методическое пособие по практике устной и письменной речи английского... Методическое пособие обсуждено и утверждено на заседании кафедры английской филологии факультета филологии и журналистики Ростовского... |
|
Учебно-методическое пособие по истории Отечества Печатается по решению предметно-проблемного совета гуманитарных и социально-экономических дисциплин |
|
Методическое пособие по дисциплине «иностранный язык» Рецензент: Посмёткина Наталья Николаевна, кандидат психологических наук, доцент кафедры гуманитарных и социальных дисциплин филиала... |
|
Учебно-методическое пособие подготовлено на кафедре организации здравоохранения... ... |
|
Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией... Методы молекулярной диагностики: Учебно-методическое пособие. Авторы: А. Д. Перенков, Д. В. Новиков, С. Г. Фомина, Л. Б. Луковникова,... |
|
Учебно-методическое пособие Казань 2010 Печатается по рекомендации... Учебно-методическое пособие по курсу «Организационное поведение» /Д. М. Сафина. – Казань: Казанский (Приволжский) федеральный университет;... |
|
Методическое пособие Саратов 2008 г. Организация комплексной системы... Методическое пособие предназначено для руководителей и преподавателей- организаторов обж образовательных учреждений |
|
Учебно-методическое пособие Часть 1 Самара 2014 удк 02 ббк 78. 36я7 С – 56 Стратегия формирования фондов публичных библиотек [Текст]: учебно-методическое пособие. Часть 1 /Сост. Г. П. Кузьминова; ред.... |
|
Методическое пособие для проведения занятий с учащимися образовательных... Методическое пособие одобрено на заседании педагогического совета гу уц фпс по Ростовской области |
|
Методическое пособие Волгоград 2011 ббк 85. 315 В11 В мире музыкальных инструментов : методическое пособие / Волгогр. Оунб им. М. Горького, Отдел аудиовизуальных материалов и литературы... |
|
Учебно-методическое пособие Елабуга 2016 ббк 74. 58 Учебно-методическое... Методическое пособие предназначено для студентов 1 курса высших учебных заведений неязыковых специальностей |
|
Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией... Учебно-методическое пособие предназначено для организации активной самостоятельной работы студентов над учебным материалом при изучении... |
|
Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией... Учебно-методическое пособие предназначено для организации активной самостоятельной работы студентов над учебным материалом при изучении... |
|
Методические указания для студентов заочной формы обучения по дисциплине «Математика» Рассмотрено на заседании цикловой методической комиссии математических, естестественно- научных дисциплин |
|
Учебно-методическое пособие к лабораторным занятиям по курсу «Основы кристаллооптики» Практическое руководство по работе с поляризационным микроскопом для исследования петрографических объектов: Учебно-методическое... |