федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
"Национальный исследовательский университет "МЭИ"
Руководство пользователя
системы электронного документооборота
СЭД НИУ «МЭИ»
Москва
2015
Оглавление
1. ИНТЕРФЕЙС ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ 4
1.1. Домашняя страница 4
1.2. Работа с документами в СЭД 6
1.2.1. Страница документа 7
1.2.2. Загрузка документов 11
1.2.3. Создание документов в СЭД 12
1.2.4. Контроль изменения версий 13
1.2.5. История бизнес-процессов для документа 13
1.3. Работа с сайтами в СЭД 14
1.3.1. Модуль Мои сайты (создание, добавление и удаление) 14
1.3.2. Поиск сайта 16
1.3.3. Присоединение к сайту 17
1.3.4. Компоненты сайта 17
1.3.5. Главная страница сайта 18
1.3.6. Права доступа 19
2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОРГСТРУКТУРЫ 21
2.1. Основные понятия 21
2.2. Страница оргструктуры 21
2.3. Использование оргструктуры в бизнес-процессах 22
3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЕСТРОВ ДОКУМЕНТОВ 24
3.1. Структура модуля реестров документов и просмотр реестра 24
3.2. Регистрация документов и дальнейшая работа с ними 26
3.3. Права доступа 29
4. РАБОТА С БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ 30
4.1. Основные понятия 30
4.1.1. Страница запуска бизнес-процесса 30
4.1.2. Модуль Начать бизнес-процесс 30
4.1.3. Мои задачи (модуль и страница) 31
4.1.4. Запущенные мной бизнес-процессы (модуль и страница) 33
4.1.5. Страница «Сведения о задаче» 34
4.1.6. Страница «Сведения о бизнес-процессе» 36
4.1.7. Переназначение задачи 37
4.2. Стандартные бизнес-процессы: Постановка задачи 37
4.2.1. Запуск бизнес-процесса 37
4.2.2. Выполнение задачи 38
4.2.3. Проверка результата выполнения задачи 39
Заметки
Ссылка на скачивание браузера «Mozilla Firefox»
https://www.mozilla.org/ru/firefox/desktop/
1. ИНТЕРФЕЙС ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Для входа в систему электронного документооборота НИУ «МЭИ» (далее СЭД НИУ «МЭИ») необходимо:
В строке адреса браузера «Mozilla Firefox» ввести адрес:
http://sed.mpei.local/share/page/
Появится страница входа в СЭД НИУ «МЭИ»
Рисунок 1 Страница входа в СЭД НИУ «МЭИ»
В окно «Имя пользователя» введите свой корпоративный логин (логин от почты @mpei.ru), а в окно «Пароль» - корпоративный пароль (пароль от почты @mpei.ru)
Нажмите кнопку [Войти]
1.1. Домашняя страница
При входе в СЭД НИУ «МЭИ» вы попадаете на свою «Домашнюю страницу». На ней собрана основная информация и новости. «Домашняя страница» используется для перехода в другие разделы системы. Эта страница состоит из [навигационного меню] вверху экрана (рис.1.1) и набора функциональных модулей (далее дашлетов).
[Навигационное меню] не меняется на всех страницах системы. В него входят следующие разделы:
• [Домашняя] - возврат к «Домашней странице» из любого раздела СЭД НИУ «МЭИ».
• [Задачи]- переход к странице «Мои задачи» или странице «Мои бизнес-процессы».
• [Файлы] - переход к странице «Мои файлы» или странице «Общие файлы».
• [Сайты] – переход к избранным сайтам, поиску сайтов, созданию сайтов. Сайт - это рабочая область, где сотрудники общаются и хранят общие документы. Сайты используются для взаимодействия внутри рабочих групп.
• [Оргструктура] – переход на страницу просмотра оргструктуры НИУ «МЭИ».
Рисунок 1.1 Навигационное меню
Дашлет - это функциональный модуль страницы, в которой отображается информация из соответствующего раздела СЭД:
Начать бизнес-процесс - позволяет запускать бизнес-процессы с домашней страницы. Подробнее - Раздел 4.1.2.
Мои сайты - отображается список сайтов, к которым у вас есть доступ. Подробнее - Раздел 1.3.
Мои действия - позволяет следить за новостями на сайтах, в работе которых вы участвуете. Здесь отображается информация о новых документах, удалении или изменении материалов, а также о присоединении новых пользователей к вашим сайтам.
Мои задачи - отображает список назначенных вам задач, включая приглашения на сайты. Из этого дашлета можно перейти к просмотру или изменению задачи. Подробнее - Раздел 4.1.3.
Запущенные мной бизнес-процессы - позволяет следить за статусом бизнес-процессов, которые вы запустили. Подробнее - Раздел 4.1.4.
Задачи подчиненных - отображается список задач, над которыми сейчас работают ваши подчиненные. Дашлет позволяет руководителю контролировать загрузку своих подчиненных, определять, кто перегружен работой, а у кого есть время взять еще пару задач, следить за контрольными сроками выполнения задач.
Мои документы - отображается список документов, с которыми вы работаете в системе. Есть возможность выбрать нужный тип документа (недавно измененный, редактируемый сейчас или добавленный в Избранное). Осуществляется переход на страницу документа.
Мой профиль - отображается краткая информация о вас.
Веб-страница - отображает произвольный веб-сайт на ваш выбор.
Мои рабочие области встреч - типы сайтов, которые создаются в сторонних приложениях.
Мои рабочие области документов - типы сайтов, которые создаются в сторонних приложениях.
Мой календарь - отображаются предстоящие события на сайтах, участником которых являетесь.
Редактируемый мной контент - быстрый просмотр элементов, над которыми работаете.
Поиск по сайту - поиск данных в СЭД НИУ «МЭИ».
Для каждого дашлета доступны пояснения, объясняющие, как его использовать. Наведите курсор мыши на заголовок дашлета и кликните на появившуюся кнопку [?] для отображения справочной информации (рис.1.2).
Рисунок 1.2. Отображение справочной информации
Информация будет открыта до тех пор, пока не нажмете на [х] (рис.1.3).
Рисунок 1.3. Справочная информация и её закрытие
Вид домашней страницы можно изменить, настроив ее под себя. Для этого нажмите на кнопку [Настроить страницу] в правом верхнем углу (рис.1.4).
Рисунок 1.4. Настройка внешнего вида «Домашней страницы»
Открывшаяся страница позволяет изменить внешний вид вашей «Домашней страницы»: добавить, переупорядочить или удалить дашлеты (рис.1.5).
Рисунок 1.5 Изменение внешнего вида «Домашней страницы»
1.2. Работа с документами в СЭД
Файлы хранятся в разделе [Библиотека документов] каждого созданного сайта (рис.1.6).
Рисунок 1.6 Библиотека документов
Если вы хотите иметь домашнюю папку, куда сможете сохранять документы, доступные только вам, то нужно создать личный сайт (Подробнее - Раздел 1.3.2) и не приглашать для работы в нем других пользователей. Раздел [Библиотека документов] этого сайта будет вашей домашней папкой, куда можно сохранять личные документы (рис.1.7).
Рисунок 1.7. Хранение файлов
1.2.1. Страница документа
С момента загрузки (или создания) документа в СЭД НИУ «МЭИ», все данные отображаются на его собственной странице (рис.1.8), где можно просматривать, изменять и управлять документом. Можно открыть страницу любого документа из [Библиотеки документов] сайта, в который был загружен документ, или из любого дашлета, в котором виден документ.
Рисунок 1.8 Страница документа
Страница документа состоит из следующих частей:
Левая часть
|
Правая часть
|
Предпросмотр документа
|
Действия с документами
|
Левая часть страницы отображает сам документ. Это позволяет просмотреть документ без его загрузки на локальный компьютер. Данная возможность предоставляется не для всех типов документов (полный список типов документов, которые могут быть отображены в веб-интерфейсе системы, зависит от настроек системы).
По умолчанию можно просмотреть документы следующих типов:
png, jpg, gif, pdf, doc, docx, odt, odp, ppt, txt, html и другие распространенные форматы.
Когда загруженный документ не имеет расширения, или СЭД НИУ «МЭИ» не может его обработать, отображается стандартная иконка.
|
Верхний блок правой части страницы отображает список действий, которые вы можете совершить с документом:
Скачать (загрузить документ на ваш компьютер.)
Просмотреть в браузере (открывает документ в новом окне браузера. Для некоторых типов документов, например, Microsoft Word, можно настроить открытие стороннего приложения для просмотра документа в нем (например, Microsoft Office).)
Изменить свойства ()
Загрузить новую версию (После загрузки документа на локальный компьютер и внесения в него правок, вы должны загрузить документ обратно в систему, нажав "Загрузить новую версию", чтобы разблокировать его для других пользователей.)
Редактировать в автономном режиме (создает рабочую копию документа, которая будет вам доступна в дашлете Мои документы на домашней странице. У редактируемого документа другим пользователям будет отображаться иконка заблокированного файла.)
Копировать в ... - копирует выбранный документ в другую папку. Папка может находиться на любом другом сайте, доступном пользователю.
Переместить в ... - перемещает выбранный документ в другую папку. Папка может находиться как на любом другом сайте, доступном пользователю.
Редактировать в Документах Google™ ()
Удалить документ – удаляет документ из СЭД
Начать бизнес-процесс - открывает страницу запуска бизнес-процесса. Выбранный файл прикрепляется к процессу.
Настроить права доступа - открывает окно настройки прав пользователей к действиям над этим документом.
Настроить аспекты (Для работы с этим действием пользователь должен иметь определенные знания о типах контента и об аспектах в Alfresco. Подробнее об этом в официальной документации Alfresco. Некоторые аспекты добавляют новые поля к карточке документа, некоторые - добавляют новые действия, которые можно совершить с документом. Лучше - не трогать эту кнопку без разрешения и пояснений администратора.)
Изменить тип (Каждый документ в библиотеке имеет свой тип контента.
По умолчанию все новые документы в библиотеке имеют тип "Контент". Если ваш администратор добавил другие типы, то вы можете создавать документы типов "Счет", "Договор" или других. От типа документа зависит набор полей в карточке документа. Вы можете изменить тип документа, используя кнопку "Изменить тип". Это действие откроет диалоговое окно. Новый тип документа может быть выбран из списка настроенных. Пока администратор не создаст нужные типы и не настроит их, данный список остается пустым.)
Опубликовать (позволяет пользователям публиковать документы в социальные сети, такие как Facebook, Twitter и LinkedIn. Для публикации документа требуется настройка интеграции Alfresco с социальными каналами, а также разрешение на публикацию документов данного типа.)
Use in Javascript Console ()
|
Комментарии
|
Метки
|
Этот блок находится под блоком предпросмотра документа.
|
В этом блоке отображается список меток, которыми отмечен документ. Для добавления новой или удаления существующей метки нажмите иконку [ ]. При этом откроется окно изменения свойств документа, в котором можно настроить набор меток для документа.
|
|
Ссылка
|
|
В этом блоке можно посмотреть и скопировать URL-адрес текущей страницы. Можно отправить коллеге скопированную ссылку, чтобы поделиться с ним документом. Коллега должен иметь права доступа к файлу для его просмотра.
|
|
Свойства
|
|
Каждый объект в СЭД НИУ «МЭИ» обладает набором свойств, называемый Карточка документа. Набор свойств для разных документов может отличаться в зависимости от содержания. Все доступные для документа свойства отображаются в этом блоке. Некоторые из них заполняются автоматически (дата создания и изменения, размер) и не могут быть изменены пользователем. Для изменения других свойств нажмите иконку [].
|
|
Права
|
|
В этом блоке отображаются права пользователей на выполнение тех или иных действий с документом.
|
|
Бизнес-процесс
|
|
В этом блоке отображается список бизнес-процессов, в которых обрабатывается документ.
|
|
Журнал версий
|
|
Все предыдущие версии документа отображаются в этом блоке. Для них доступны следующие данные:
• номер версии;
• имя файла;
• автор;
• дата создания;
• комментарий автора.
Можно просмотреть свойства прошлых версий документа или загрузить файл.
|
|
Журнал публикаций
|
|
В этом блоке отображаются данные о публикации документа в социальных сетях. Для удаления документа из социальной сети, в которой он опубликован, нажмите [Отменить публикацию].
|
Информация на странице сгруппирована в блоки, которые можно свернуть и оставить только те, которые вам интересны.
|
