ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к Договору № от «____» ___________ 2015 г.
о присоединении к системе электронного
документооборота «Диалог»
РЕГЛАМЕНТ
использования системы электронного документооборота «Диалог»
г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.
-
Общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).
СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.
СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения, предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.
СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.
-
СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.
СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ, «О коммерческой тайне»;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
-
Термины и определения
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;
Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;
Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;
Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;
Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;
Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;
Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;
Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.
-
Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему
Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.
Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.
-
Назначение системы СЭД «Диалог»
Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:
регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;
создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;
фиксация документа в системе;
доведение документа до пользователя системы;
согласование и наложение резолюций;
формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;
совместная подготовка документов;
визирование документов с помощью ЭП;
отправка документов;
формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота;
хранение и учет документов;
создание бумажных копий документа.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Электронный документ, сформированный в СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
В СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с их номенклатурой.
Для поиска электронных документов в СЭД используются следующие сведения об электронных документах (в зависимости от типа документа):
отправитель;
адресат;
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;
вид документа;
тип документа;
дата регистрации документа;
регистрационный номер документа;
дата создания документа;
дата и номер исходящего документа;
исполнитель.
-
-
Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.
При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.
-
Функции, выполняемые СЭД «Диалог»
СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:
подготовка документов;
перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;
согласование и утверждение пользователями электронных документов;
создание резолюций к документам;
согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;
пересылка электронных документов адресатам;
уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;
ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;
ведение справочника номенклатуры документов;
контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;
ведение статистики по исполнению поручений;
авторизация пользователей;
разграничение доступа к документам;
поиск по содержанию документа;
разграничение доступа пользователей к функциям системы.
СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:
создание регистрационной карточки документа;
удаление регистрационной карточки документа;
редактирование регистрационной карточки документа;
добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;
регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;
просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;
вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;
подписание документа ЭП;
просмотр истории работы с документом.
История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:
дата и время операции;
вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);
фамилия, инициалы, организация пользователя;
IP-адрес АРМ пользователя.
Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:
создание резолюции определенного документа;
просмотр резолюции;
редактирование резолюции;
удаление резолюции;
подписание резолюции ЭП;
просмотр истории работы с резолюцией.
СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:
создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;
редактирование направления;
просмотр направления;
удаление направления.
СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:
создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);
редактирование отметки об исполнении;
просмотр отметки об исполнении;
удаление отметки об исполнении.
СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:
создание, просмотр различных версий проектов документов;
создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;
согласование проектов документов участниками листа согласования;
добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;
просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;
возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;
прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;
подписание проекта документа ЭП.
СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:
установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;
изменение контрольных сроков по поручениям и документам;
снятие поручений и документов с контроля;
просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.
Запись контрольной карточки включает в себя:
дату и время создания записи;
вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);
примечание к записи (при необходимости);
количество продлений контрольного срока;
фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;
IP-адрес АРМ пользователя.
Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:
пользователь (права доступа по умолчанию);
администратор организации;
администратор системы.
Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:
просматривать адресованные ему документы;
создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;
удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;
ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.
Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:
просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;
создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;
регистрировать документы организации;
создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;
ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;
формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;
создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;
создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.
Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:
настраивать права пользователей в системе;
создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;
просматривать все документы в системе;
редактировать статусы всех документов в системе;
создавать, редактировать и удалять все виды документов;
регистрировать все виды документов;
создавать, редактировать и удалять все резолюции;
просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;
ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;
просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;
создавать и редактировать организационную структуру;
просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.
-
Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»
Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:
настоящий регламент;
руководство пользователя СЭД «Диалог»;
инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;
приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.
Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.
При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.
В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.
Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.
Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:
документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;
документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;
документ является целостным;
электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.
-
Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.
Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.
Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
-
Информационная безопасность
Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.
Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.
К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:
средства идентификации пользователей в системе;
средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;
средства защиты от несанкционированного доступа;
антивирусные средства защиты;
средства защиты от сетевых атак;
средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.
К организационным мерам защиты информации относятся:
размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;
административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;
задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;
допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;
поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;
резервирование программно-аппаратных средств СЭД;
защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.
-
Правила работы с ЭП
Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.
Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.
Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:
владелец сертификата ключа подписи (фамилия, имя и отчество физического лица);
открытый ключ ЭП;
уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;
даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);
наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;
наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;
сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;
область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;
точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.
Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.
Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:
создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;
подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);
создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.
-
Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.
В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).
Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.
Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.
Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.
Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).
-
Аварийные и сбойные результаты
К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:
пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;
нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;
принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;
любые другие подобные обстоятельства, которые могут существенным образом затруднить или сделать невозможным осуществление электронного документооборота.
-
Иные ситуации, не влияющие на работоспособность системы и способы выхода из данных ситуаций, перечислены и описаны в руководстве пользователя СЭД «ДИАЛОГ».
-
С целью обеспечения непрерывной технической поддержки и консультирования пользователей организована служба технической поддержки СЭД «ДИАЛОГ».
-
График работы службы технической поддержки: пн.-пт. с 9:00 до 19:00.
Обращение в службу технической поддержки может быть выполнено через интерфейс системы с помощью соответствующей кнопки панели инструментов.
-
Порядок разрешения споров
В случае возникновения между Сторонами споров, связанных с применением настоящих Правил, Стороны примут все меры к их разрешению путем переговоров.
С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.
Оператор СЭД
ГУП РК «Крымсвязь»
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
|
Участник СЭД
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
|
Директор
________________________/___________
|
_____________________________________
_________________/___________________
|
Страница из
|