www.in-cod.ru| info@in-cod.ru| +7 (4912) 51-00-67
|
Инструкция пользователя ERP
|
|
Оглавление
Оглавление 2
1.Вход в систему, регистрация в системе. 3
1.1Восстановление пароля 4
2.Как скачать прайс-лист. 6
3.Как создать коммерческое предложение. 7
4.Проекты. 10
5.Как добавить проект. 11
5.1Запрос технического решения. 11
5.2Защита проекта. 13
5.3Заявка на продукцию. 14
6.Карточка проекта. 14
6.1Спецификация. 15
6.2Изменение статуса проекта. 16
7.Как подключить уведомление о ценах. 18
-
Вход в систему, регистрация в системе.
Перейдите по ссылке http://www.erp.nlco.ru/
В появившимся окне авторизации укажите адрес электронной почты и пароль.
В случае успешной регистрации откроется рабочее меню пользователя.
Если вы забыли пароль, воспользуйтесь функцией по восстановлению пароля. Необходимо нажать кнопку «Забыли пароль». И действовать в соответствии с дальнейшей инструкцией:
Укажите e-mailи нажмите кнопку «Восстановить пароль»
На указанный адрес придет письмо. Перейдите по ссылке, указанной в письме.
Создайте новый пароль
-
Как скачать прайс-лист.
Для загрузки прайс-листа необходимо перейти в пункт меню «Продукция».
В верхнем правом углу из выпадающего списка выберите необходимый тип прайса.
После этого произойдет формирование прайса в формате EXCEL и его автоматическая загрузка. В появившемся окне выберите необходимое действие: открыть или сохранить файл.
Данный этап может отличаться у пользователей в зависимости от используемого браузера.
-
Как создать коммерческое предложение.
Для формирования коммерческого предложения необходимо перейти в пункт меню «Продукция» и нажать на кнопку «Создать КП».
После этого откроется форма создания коммерческого предложения.
В данной форме необходимо:
Указать название– заголовок сформированной таблицы
Выбрать формат КП:
PDF – внесение изменений невозможно
EXCEL – позволяет редактировать данные.
Указать цену, которая будет указана в КП. Для этого необходимо отметить галочками подходящие варианты.
В НИМАНИЕ: По умолчанию все цены указаны с НДС.
При необходимости отображать цены без учета НДС следует снять соответствующую галочку.
С ценой – индивидуальная цена для конкретной Компании. Рассчитывается на основе выбранной базовой цены* и учитывает имеющийся процент скидки. Цена может быть показана с НДС либо без НДС.
С базовой ценой – указывается базовая цена с НДС, без учета скидок, без специальных цен.
В коммерческом предложении можно указать одновременно два типа цен либо не указывать вовсе.
П ри выборе индивидуальной цены «С ценой» необходимо указать дополнительные параметры:
Выбрать базовую стоимость из выпадающего списка «Цена*»
Относительно этой стоимости будут производиться расчеты конечной цены. Базовая стоимость указана с НДС.
Установить размер скидки.
Если скидка положительная (например, 10%), то данный процент вычитается из базовой стоимости. Итоговая цена будет меньше базовой.
Если скидка указана со знаком «-» (например, -10%), то данный процент прибавляется к базовой стоимости. Итоговая цена будет выше базовой.
Для удобства предусмотрена возможность указывать специальные цены. Специальные цены определяются менеджером. При выборе специальной цены в форме появится дополнительное поле «Спец.цена».
Если в КП не требуется отображать количество, то необходимо снять соответствующую галочку.
После настройки формата КП преступаем к составлению спецификации.
Для этого необходимо из выпадающего списка выбирать товар и заполнить поля: Количество, Спец.цена, Примечание.
Для удобства предусмотрен поиск по каталогу товаров.
Для добавления позиции используется кнопка
Для удаления позиции необходимо нажать на кнопку
После внесения всех позиций необходимо сохранить КП, нажав на кнопку «Сохранить». 
После этого произойдет формирование КП в выбранном формате и его автоматическая загрузка.
Пример КП в формате PDF
-
Проекты.
В данном разделе меню представлен список проектов и форма поиска по проектам.
Поиск осуществляется по артикулу, названию или описанию объекта, описанию продукта и т.п.
Кроме этого возможен выбор проектов по параметрам: местоположение объекта, период, статус проекта, сумма проекта, свойства.
Для сброса всех настроек поиска необходимо нажать кнопку «Отмена».
Для удобства предусмотрена сортировка проектов по Дате и Сумме (по возрастанию/убыванию).
В списке проектов дополнительно могут выводиться предупреждающие сообщения и служебная информация.
Чтобы перейти в проект необходимо кликнуть по артикулу проекта, например DIL-0014-20150729.
-
Как добавить проект.
Для создания нового проекта необходимо перейти в пункт меню «Проекты» и нажать на кнопку «Добавить проект» в верхнем правом углу.
В открывшейся форме первоначально необходимо выбрать тип проекта.
ВНИМАНИЕ: В зависимости от выбранного типа проекта изменяется вся форма заполнения.
Предусмотрено три типа проектов:
Запрос технического решения
Защита проекта
Заявка на продукцию.
-
Запрос технического решения.
При выборе данного типа откроется форма, состоящая из пяти блоков:
Общие данные – из выпадающего списка необходимо выбрать тип проекта и ответственного сотрудника из Вашей организации.
Если требуется подбор аналогов, то необходимо поставить соответствующую галочку.
-
Заказчик – заполняется контактные данные Заказчика
e-mail (обязательное к заполнению)
ФИО (обязательное к заполнению)
Телефон (обязательное к заполнению)
Информация об Организации (Название, Адрес)
ИНН(обязательное к заполнению).
-
Объект–заполняется информация об объекте, на котором будут проводиться работы
Название объекта (обязательное к заполнению)
Описание (обязательное к заполнению) – точный адрес, краткое описание и другая Полезная информация.
ИНН
Страна, область, город, адрес (обязательное к заполнению)
Индекс
-
Приборы – из выпадающего списка необходимо выбрать подходящую позицию, указать количество и, при необходимости, добавить примечание.
Д ля добавления строки необходимо кликнуть по кнопке «Ещё +1»
Д ля удаления строки необходимо нажать на кнопку «Удалить»
-
Д ополнительные параметры– в данном поле можно указать вспомогательную информацию по проекту (хронология встреч, переговоров с проектной организацией, заказчиком, подрядчиком (монтажником), достигнутые договоренности, cветотехнический расчет и технико-экономическое обоснование сделки)
После внесения информации необходимо сохранить проект, нажав на кнопку
В случае некорректного заполнения формы программа выдаст ошибку под соответствующим полем и не позволит сохранить проект.
После исправления ошибок и сохранения проекту присваивается уникальный номер - артикул, например DIL-0014-20150729, по которому ведется поиск в общем списке проектов.
Кроме этого, администратор системы назначает ответственного менеджера NLCO по проекту.
При выборе данного типа проекта необходимо заполнить:
Общие данные
Условия участия в проекте (обязательное к заполнению) – выбирается из выпадающего меню: конкурс, тендер, другое (в этом случае необходимо прописать свой вариант)
Дата начала/завершения проекта (обязательное к заполнению)
Предполагаемая дата поставки приборов (обязательное к заполнению)
Адрес доставки приборов
Выбрать ответственного сотрудника Вашей Компании из выпадающего списка
Данные заказчика – заполнение аналогично пункту «b» раздела 5.1.
Данные Монтажной организации – информация о подрядчике
Название монтажной организации
Данные исполнителей (монтажников) – ФИО, e-mail, телефон.
Для добавления работника необходимо кликнуть по кнопке «Ещё +1»
Для удаления строки необходимо нажать на кнопку «Удалить»
Данные Объекта – заполнение аналогично пункту «с» раздела 5.1
Приборы – заполнение аналогично пункту «d» раздела 5.1
Дополнительные параметры – заполнение аналогично пункту «e» раздела 5.1.
После внесения информации необходимо сохранить проект, нажав на кнопку
В случае ошибочных данных программа выдаст ошибку под соответствующим полем и не позволит сохранить проект.
После исправления ошибок и сохранения проекту присваивается уникальный номер - артикул, например DIL-0014-20150729, по которому ведется поиск в общем списке проектов.
К созданному проекту прикрепляются два менеджера: менеджер NLCO – ведет данные проект и менеджер по защите проекта – уточняет данные по проекту,принимает решения о принятие/отклонение проекта.
Общие данные – из выпадающего списка необходимо выбрать тип проекта и ответственного сотрудника из Вашей Компании.
Приборы - из выпадающего списка необходимо выбрать подходящую позицию, указать количество и, при необходимости, добавить примечание.
Для добавления строки необходимо кликнуть по кнопке «Ещё +1»
Для удаления строки необходимо нажать на кнопку «Удалить»
-
Карточка проекта.
Созданный проект имеет свою карточку, которая состоит из трех вкладок:
Общие сведения – указаны данные об Объекте, Заказчике, Дилере, Монтажной организации, Информация о проекте, Спецификация.
Форум проекта – используется для общения с менеджерами, имеется возможность прикреплять файлы и уведомлять собеседников о новом сообщении по e-mail.
Журнал проекта – позволяет создавать и получать сообщения о необходимости совершить то или иное действие в определенные сроки для всех участников проекта (позвонить, уведомить и т.п.).
Данный раздел отсутствует в карточке Заявки на продукцию.
Во всех вкладках в верхнем правом углу расположены кнопки «Создать дело» и «Редактировать».
«Создать дело» - позволяет создать индивидуальное напоминание. Другие участники проекта не получат и не увидят данного напоминания. При создании необходимо выбрать дату из календаря и время (точное время можно задать вручную).
«Редактировать» - позволяет скорректировать данные об Объекте, Заказчике, Дилере, Монтажной организации, Информацию о проекте, Спецификацию.
На вкладке «Общие сведения» над спецификацией расположены кнопки:
Сохранить спецификацию – позволяет сохранить спецификацию в формате PDFили Excel.
Для этого необходимо задать настройки в сплывающей форме.
«Редактировать спецификацию» - позволяет скорректировать не только спецификацию, но и данные об Объекте, Заказчике, Дилере, Монтажной организации, Информацию о проекте.
Создать КП  - аналогично пункту 3 «Как создать коммерческое предложение».
Бланк защиты проекта  - позволяет загрузить бланк защиты в формате PDF.Данная кнопка присутствует только в проекте по защите.
-
Изменение статуса проекта.
На вкладке «Общие сведения» расположены кнопки действий: «Реализован», «Удалить», «Защитить проект» (данная кнопка присутствует только у проекта по Запросу технического решения).
« Защитить проект»
После нажатия на кнопку подтвердите свое действие
Откроется форма для внесения данных об объекте. В форме по умолчанию отображена информация, которая была внесена первоначально при формировании проекта «Запрос технического решения» (раздел 5.1 пункт С). При необходимости информацию можно изменить.
После этого необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Если все сделано правильно, то в верхней части монитора всплывет информационное сообщение «Проект преобразован».
К проекту будет прикреплен менеджер по защите проекта NLCO, который уточняет данные по проекту, принимает решения о принятие/отклонение проекта.
Периодически необходимо продлять защиту, тем самым подтверждать актуальность запроса. Система выдаст предупреждающее сообщение по проектам, требующим продление.
Если проект выполнен, то необходимо нажать на кнопку «Реализован»  .
Оставить комментарий (обязательно) и нажать на кнопку «Реализовать".
После этого в верхней части монитора всплывет информационное сообщение «Проект завершен».
При этом проект остается в общем списке проектов и при необходимости его возможно восстановить.
Для этого необходимо перейти в карточку проекта и нажать кнопку «Возобновить» 
Удалить проект
Для удаления проекта необходимо нажать кнопку «Удалить» и указать причину удаления, затем нажать кнопку «Отклонить».
После этого в верхней части монитора всплывет информационное сообщение.
-
Как подключить уведомление о ценах.
Необходимо перейти в личный кабинет, нажав на кнопку в верхнем правом углу.
 
Зайти в раздел «Настройки»
Активировать уведомления, поставив соответствующую галочку, и сохранить изменения.
|
