6 6 Вопросы организации делопроизводства: тип и объем документации (договоры, заказы, счета, накладные)
|
Скачать 0.56 Mb.
|
 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Для успешной работы субъектов хозяйствования в условиях сложившейся экономической ситуации необходимо, прежде всего, грамотное ведение оперативного учета, позволяющее быстро ориентироваться в сложных рыночных ситуациях и принимать обоснованные управленческие решения, снижающие коммерческий риск. В условиях рыночной экономики одним из ключевых элементов организации бизнеса является система организации коммерческой деятельности. Коммерческая деятельность оказывает непосредственное влияние на эффективное производство и воздействует на различные показатели деятельности организации: объем реализации товара, уровень коммерческих издержек, показатели оборачиваемости и ряд других. Базой прохождения преддипломной практики является частное строительное унитарное предприятие «СанДро Профит». Объектом исследования является хозяйственная деятельность организации, ее финансовое состояние, а так же коммерческая деятельность по закупкам материально-технических ресурсов. Отчет по практике состоит из введения, 16 пунктов, заключения, приложений. Объем отчета по практике составляет 30 страниц основного текста, по тексту дано 13 таблиц, 1 рисунок. 1 История развития организации Частное строительное унитарное предприятие «СанДро Профит» – молодая, энергично развивающаяся организация. Директор организации –Санчук Сергей Николаевич, он же и единственный учредитель организации. Организация ведет коммерческую деятельность с 19.02.2007 г. Фирменное наименование организации: На русском языке: частное строительное унитарное предприятие «СанДро Профит» (ЧП «СанДро Профит») На белорусском языке: прыватнае будаунічае унітарнае прадпрыемства «СанДро Профіт» (ПП «СанДро Профіт») Место нахождения организации: 246021, город Гомель, улица Герцена, д.39, к. 2-6 Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности», ЧП «СанДро Профит» осуществляет следующие основные виды деятельности: – строительство (код 45); – штукатурные работы (код 45 410). Девиз организации – качество, низкие цены и довольный клиент. Время работы с 9.00 до 18.00 с понедельника по пятницу, субботу и воскресенье – выходные. Для постоянных клиентов предусмотрены: система скидок, возможность отсрочки платежа. 2 Изучение (ознакомление) Устава организации и других учредительных документов, их соответствие требованиям закона Частное строительное унитарное предприятие «СанДро Профит» зарегистрировано решением Гомельского областного исполнительного комитета 19.02.2007 г. № 128 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за № 490 495 125. Организация осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и на основании устава. ЧП «СанДро Профит» является самостоятельной хозяйственной единицей, действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости. Как и любая другая коммерческая организация, осуществляющая финансово-хозяйственную деятельность, получает доход, с которого уплачивает различные налоги и платежи в бюджет. Средства, остающиеся у организации после уплаты этих налогов и платежей, поступают в его полное распоряжение. Устав ЧП «СанДро Профит» включает в себя следующие пункты: – Общие положения; – Цели и предмет деятельности; – Уставный фонд; – Имущество предприятия; – Реорганизация и ликвидация. Согласно законодательству Республики Беларусь, организация обладает обособленным имуществом, переданном учредителем на праве хозяйственного владения. Организация имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в хозяйственном или третейском суде, открывать расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, иметь печать, штампы и иные реквизиты со своим наименованием. Целью деятельности организации является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли. Уставный фонд организации сформирован на момент регистрации в полном объеме и составляет 2 320 000 (два миллиона триста двадцать тысяч) белорусских рублей. Имущество ЧП «СанДро Профит» составляют основные и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в самостоятельном балансе организации. Источниками формирования имущества организации являются: – денежные и неденежные вклады, вносимые учредителем; – доходы, полученные от реализации товаров, продукции, работ и услуг, а также от других видов хозяйственной деятельности, не запрещенных законодательством Республики Беларусь; – доходы от ценных бумаг; – кредиты банков и других кредиторов; – безвозмездные и благотворительные взносы. Основной целью деятельности организации является получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива. 3 Организационная структура управления организации Разработка конкретной организационной структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие решения, осуществляется информационная связь различных уровней управления и контроль за выполнением решений. На рисунке 1 изображена организационная схема управления ЧП «СанДро Профит». Рисунок 1 – Организационная схема управления ЧП «СанДро Профит» Примечание. Источник: собственная разработка. Как видно на рисунке 1, возглавляет частное строительное унитарное предприятие «СанДро Профит» директор, обеспечивающий выполнение деятельности организации, заключает договора, нанимает и увольняет работников в соответствии с условиями договоров (контрактов) и законодательными актами Республики Беларусь, распоряжается имуществом организации в установленном законом порядке. Директор издает приказы обязательные для работников организации. Главный инженер обеспечивает необходимый уровень технической подготовки процесса транспортировки грузов, а также контролирует соблюдение техники безопасности, проведение организационно-технических мероприятий, обеспечивает своевременную и качественную подготовку, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Кроме этого в обязанности главного инженера входит осуществлять контроль за соблюдением технологической дисциплины правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, санитарных органов, а также органов осуществляющих технический надзор. Отдел кадров ЧП «СанДро Профит» осуществляет учет и контроль за движением кадров, занимается вопросами обеспечения повышения квалификации специалистов и получения специальности, решение вопросов трудоустройства, планированием потребностей в кадрах на будущий период. Главный бухгалтер занимается осуществлением правильного учета финансовых, кредитных и расчетных операций, осуществляет проверку расчетов организации с банком, правильного и своевременного отчисления от прибыли налогов и других платежей в бюджет, своевременное погашение кредитов банку и другие функции. Таким образом, из предложенной схемы видно, что у рассматриваемой организации есть определенные предпосылки для эффективной производственной деятельности, уровень квалификации персонала организации позволяет обеспечить решение производственных задач, кадровая стратегия направлена на систематическое повышение квалификации кадров, подбор работников с высоким уровнем профессиональных навыков. 4 Цели и задачи коммерческой деятельности организации Целями создания ЧП «СанДро Профит» являются осуществление предпринимательской деятельности и получение на этой основе прибыль. Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности», ЧП «СанДро Профит» осуществляет следующие основные виды деятельности: – строительство (код 45); – штукатурные работы (код 45 410). Задачами организации является достижение поставленных целей в рамках закона на максимальном уровне Миссия организации – создание базы лояльных клиентов и партнеров и обеспечить организации устойчивую позицию в сфере строительства. 5 Информационное обеспечение и ее роль в управлении коммерческой деятельностью Главный бухгалтер организации работает в программе 1С Бухгалтерия, а инженер по сметной документации, отдел кадров и бухгалтерия имеют наработки по клиентским базам в офисных приложениях Microsoft Access, Excel, Word, а также активно используют Интернет ресурсы для поиска новых партнеров и размещения рекламы на сайтах. Для осуществление хозяйственной деятельности ЧП «СанДро Профит» использует следующие технические средства: – 3 компьютера «Samsung»; – 3 мыши для компьютера «Logitech»; – 3 клавиатуры «Logitech»; – 1 ноутбук «Asus», – 1 лазерный принтер «HP Laser Jet 1018»; – 3 телефона «Panasonic» (мини АТС); – 1 факс-сканер-ксерокс «Panasonic»; – 3 калькулятора. Так же для осуществления деятельности сотрудники ЧП «СанДро Профит» используют Интернет. Наиболее простым и удобным средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении (в частности компьютеры, находящиеся в бухгалтерии и у инженера по сметной документации). Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, в данной организации относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. 6 Вопросы организации делопроизводства: тип и объем документации (договоры, заказы, счета, накладные) Принимая во внимание специфику оказываемых услуг организацией, законом Республики Беларусь предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между субъектами хозяйствования. Организационно-правовые документы – это документы, необходимые для открытия организации, ее функционирования в соответствии с законом. Для ЧП «СанДро Профит» такими документами являются: свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации организации в налоговых органах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок. Внутренними документами ЧП «СанДро Профит» являются распорядительные, управленческие документы: штатное расписание, приказы, положения, инструкции, все формы государственной статистической отчетности, трудовые договоры. Так же для ЧП «СанДро Профит» характерны документы, регулирующие отношения между коммерческими организациями. Такими документами являются хозяйственные договоры. Под хозяйственными договорами следует понимать соглашения, заключаемые между организациями, с целью обеспечения их хозяйственной деятельности и выполнения их взаимных обязательств в процессе экономической деятельности. Наряду с хозяйственными договорами документами являются письма, справки и другие документы, оформляющие отношения между партнерами. В своей деятельности ЧП «СанДро Профит» использует следующие виды документов: 1 Договор купли-продажи – это договор, по которому одна из сторон (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). В договоре стороны оговаривают количество, ассортимент, качество поставляемых товаров, а так же обязанности продавца и покупателя. Покупатель обязан оплатить непосредственно до или после передачи ему продавцом товара. Договором могут быть определены иные сроки оплаты: – Оплата товара полностью. В случаях, когда покупатель не исполняет свои обязательства или своевременно не оплачивает товар продавец в праве потребовать оплаты товара и уплаты процентов или возврата товара. – Предварительная оплата, частичная или полная. В случае не оплаты товара поставщик может не поставлять товар. – Оплата при продаже товара в кредит. При поставке товара в кредит стороны могут согласовать оплату товара в рассрочку. Если покупатель в срок не производит очередной платеж, то поставщик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возврата товара. 2 Договор поставки – это договор, по которому поставщик или продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в указанный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием. 3 Товарная накладная – документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска (получения) товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, росписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме. 4 Транспортная накладная – документ, предназначенный для перевозки грузов. Регулирует отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. Данный документ подтверждает оформление договора перевозки груза. Накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза. Документ выдаётся грузоотправителю, перевозчику и в зависимости от правил перевозки передаётся грузополучателю вместе с грузом в пункте его назначения. Транспортная накладная содержит данные, относящиеся к перевозимому грузу (наименование груза, число мест, вес, маркировка, время приёма груза к перевозке и прибытия его в пункт назначения и др.). 5 Счёт-фактура – документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта). 6 Платёжное поручение – это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. Расчёты с помощью платёжных поручений являются самой распространённой формой безналичных расчетов. Платёжные поручения могут быть в бумажном и электронном виде (например, в системе клиент-банк). 7 Вопросы безопасности, касающиеся жизни работающих, коммерческой информации о клиентах, прибыли, а также сохранности имущества, доступа к компьютерам и перспективным планам организации Коммерческую тайну ЧП «СанДро Профит» составляют: – учредительные документы (решение о создании организации) и Устав; – документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии); – сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей; – документы о платежеспособности; – документы об уплате налогов и обязательных платежах; – о размерах имущества организации и ее денежных средствах; –о кредитных и иных обязательствах организации, вытекающих из законодательства Республики Беларусь и заключенных ею договоров; Документы, составляющие коммерческую тайну, убирают в сейф, к которому имеют доступ только доверенные лица. Сведения о клиентах, услугах и технических процессах, прибыли, объемах выполняемых работ находятся у сотрудников в их персональных компьютерах, на которых установлены индивидуальные пороли. 8 Анализ имущества ЧП «СанДро Профит» Сведения, которые можно получить из бухгалтерского баланса, можно разделить на две категории. К первой относится информация, напрямую следующая из состояния статей баланса (абсолютные балансовые показатели); ко второй – информация, полученная путем расчетных соотношений статей баланса (относительные балансовые показатели). В таблицах 1, 2 представлены данные о динамике имущества организации за три года. |
Похожие:
 |
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации Общие положения Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий... |
 |
Справочник по системе документации Всемирной торговой организации. В настоящем справочнике приводится информация о документах, опубликованных в рамках системы гатт и вто с 1986 г. В руководстве рассматривается... |
|
Вопрос Ответ Общие вопросы 1 Где можно посмотреть заказы, опубликованные до 01. 2011 года? По какой ссылке доступен Федеральный сайт государственных закупок? |
|
Техзадание прилагается. Вопросы, не освещенные в техзадании и прочие... Поставщикам размещать и направлять для своих потребителей электронные счета, объявления, и индивидуальные извещения, информацию о... |
|
Положение о структурном подразделении по делопроизводству Нd – количественный состав службы делопроизводства; 0,00016 постоянный коэффициент, д — объем документооборота в год; р — численность... |
|
Инструкция по прохождению и заполнению карточки сопровождения счета к оплате (служебных записок) «к оплате» курирующего лица, имеющего право подписи счетов. Счета, перед их представлением в пфу, необходимо завизировать (на карточке... |
|
Инструкция по прохождению и заполнению карточки сопровождения счета к оплате (служебных записок) «к оплате» курирующего лица, имеющего право подписи счетов. Счета, перед их представлением в пфу, необходимо завизировать (на карточке... |
|
Конспект лекций Системы автоматизации документооборота Рыбинск 2011 Содержание По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Всё это свидетельствует... |
|
Лекция по банковскому праву несмотря на то, что банковский вклад... ... |
|
Руководство пользователя вида сведения в единой системе межведомственного... Сведение «Предоставление страхового номера индивидуального лицевого счета (снилс) по данным лицевого счета застрахованного лица» |
|
Пополнение счета adsl -абонентов с помощью Личного кабинета Карты оплаты для пополнения Вашего счета можно приобрести в платежных терминалах city pay обозначенных логотипами |
|
Инструкция: ознакомьтесь с ситуацией и дайте развернутые ответы на вопросы основная часть Сотрудник аптеки определил, что объем гнезд суппозиторной формы обеспечивает получение свечей массой 3,0 г. Учитывая объем, который... |
|
Инструкция: ознакомьтесь с ситуацией и дайте развернутые ответы на вопросы основная часть Сотрудник аптеки определил, что объем гнезд суппозиторной формы обеспечивает получение свечей массой 3,0 г. Учитывая объем, который... |
|
I. Общая характеристика организации Тип, вид, статус организации. Лицензия на образовательную деятельность, государственная аккредитация |
|
I. Общая характеристика организации Тип, вид, статус организации. Лицензия на образовательную деятельность, государственная аккредитация |
|
Виды проверок, основания и организация их проведения Целью проверки является обеспечение соблюдения порядка судебного делопроизводства, архивного дела на судебном участке, информирования... |