Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация»


Скачать 1.48 Mb.
Название Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация»
страница 3/11
Тип Учебное пособие
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Учебное пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.
СПОСОБЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Существует несколько способов классификации документов ОД стиля:

По месту составления: внутренние и внешние документы.

Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

По содержанию: простые и сложные.

Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более.Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

По форме: индивидуальные и типовые.

Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

По срокам исполнения: срочные и бессрочные.

В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

По происхождению: служебные и личные.

Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.
Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно-информационным.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.

ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

Линейная - запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.
СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ТИПОЛОГИЯ, ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ.
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились 2 новых значения:

1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;

2) переносное, расширительное: всё то, что может свидетельствовать о чём-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства - документ эпохи и т. п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.

Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Различаются 5 типов записи текстов: линейная запись (автобиография, доверенность и др.), трафарет (справки, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учёту кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, постановления и др.).
ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ЗАЯВЛЕНИЕ и ДОВЕРЕННОСТЬ.
Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

1. Расположение частей заявления:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

5) дата ставится слева; подпись - справа.

2. Оформление наименования адресата:

- если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, если это название должностного лица - в дательном падеже.

3. Клишированные формы:

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить и т. п.).

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление и т. п.);

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; на основании того, что; так как...; учитывая (что?)…

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

1. Расположение частей доверенности:

1) наименование документа пишется в центре строки;

2) текст начинается с красной строки;

3) дата - слева, подпись - справа;

4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

2. Клишированные формы:

Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить…).
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ВИДЫ.
Распорядительные документы - это решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделений, управлений, предприятий и организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся для решения оперативных задач, стоящих перед данной организацией,по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.

Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, издаваемый в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетентности, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжением также называют документ, издаваемый руководителем предприятия преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Текст распоряжения должен содержать:

1) конкретное задание;

2) фамилию, имя, отчество и должность ответственного исполнителя;

3) срок выполнения задания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Решение - документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров), составляемый по производственным вопросам. Оформление решения аналогично другим распорядительным документам с использованием слов РЕШИЛ, РЕШИЛИ (обязательно прописными буквами). Подписывается решение председателем коллегиального органа и его членами.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах и решения, принятые по этим вопросам, отражаются в протоколах.

Указание - распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (обязательно прописными буквами). Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностная инструкция необходима для чёткого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый ограном государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целяз установления правил, регулирующих организационные, научные, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, которые подлежат рассмотрению в ней.
Правила составления распорядительного документа

  1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении…; Об итогах… и т. п.

  1. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть - это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

  1. Основную нагрузку в распорядительных документах несёт распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет - в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.

  2. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщённо.

Например: Директорам заводов…

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме.

Например: Кому? Что сделать? - подготовить; организовать и т. д.

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
Контракт. К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.

Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
Правила составления докладной записки

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении… и т. п.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письма - одна из важнейших частей деловой документации.

Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.

Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.
Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант);

получатель (адресат);

тема;

цель;

функция письма;

сколько вопросов будет обсуждено в письме;

каким образом оно будет отправлено;

существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.
Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

Реквизиты отправителя (адресанта);

Реквизиты получателя (адресата);

резолюция руководителя;

заголовочная часть;

текст письма;

подписи составителей письма.

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать следующие части:

1) обращение,

2) вводную часть,

3) основную часть,

4) заключение.

В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.) Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в вводной части письма. Письмо-запрос В целях ознакомления с...

Письмо-предложение (оферта)

В ответ на Ваш запрос от...

В подтверждение нашей предварительной договорённости...

Зная Вас как надёжного партнёра...

В соответствии с Вашей просьбой...

Согласно контракту №... от...

ООО "Полюс" в связи с ... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...

Письмо-рекламация К большому сожалению...

С сожалением...

Письмо-ответ В ответ на Ваше письмо от...

В ответ на Ваш запрос от...

Нами рассмотрены Ваши предложения...

Подтверждаем получение...

В связи с...


Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в основной части письма. Письмо-запрос Прошу предоставить информацию...

...просим выслать...

Письмо-предложение (оферта)

...направляю Вам...

...высылаю Вам перечень предложений...

...мы с удовольствием предлагаем Вам...

Наша компания имеет честь предложить Вам...

ООО "Стройсервис" предлагает изготовление...

Письмо-рекламация

(Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении...

Направляем Вам товар /рекламацию/

рекламационный акт...

Сообщаем Вам, что...

Мы вынуждены поставить Вас в известность, что...

Ставим Вас в известность, что...

Доводим до Вашего сведения...

Письмо-ответ ...сообщаю Вам, что...

...информируем Вас, что...

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развёрнутой.

Ниже приведены типичные языковые формулы, используемые в заключительной части письма. Письмо-запрос

Письмо-предложение (оферта) В ожидании Вашего согласия...

Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества... Заранее благодарны...

Просим выслать...

в течение недели...

Надеемся получить ответ в ближайшее время...

В ожидании скорого ответа...

Искренне Ваш...

С уважением...

Письмо-рекламация -

Письмо-ответ - -
Текст письма в среднем должен занимать около одной страницы машинописного текста и ни в коем случае не должен превышать трёх машинописных страниц.

Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественно-политического строя. Однако ряд требований является интернациональным.

К ним относятся следующие:

  1. Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.

  2. Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.

  3. Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно.

  4. Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли.

  5. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.

  6. Написав предложение, обязательно отредактируйте его. Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным); б) длину предложения (не более 20 слов); в) порядок слов; г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения; д) правильное применение местоимений; е) форму подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.

  7. Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.

  8. Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.

  9. Проверьте правильность написания имён.

  10. Проверьте правильность употребления формы подлежащего (подлежащее - сочетание слов: субъект действия отождествляется не с отдельным лицом, а с его собирательным статусом).

  11. Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.

  12. Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.


Ниже приводятся языковые отличия, которые необходимо учитывать при составлении писем за рубеж.

Рекомендации иностранных специалистов


Рекомендации российских специалистов


Применяйте простые синтаксические конструкции, начинающиеся с ключевого слова

Основная информация (ключевое слово) находится в конце предложения


Используйте активный залог

Используйте пассивный залог


В ряде писем желательна высокая эмоциональность

Желателен сдержанный тон письма; требования к стилю - объективность, нейтральность


Обращайтесь к людям так, как они вам представились

Обращайтесь к людям так, как того требует российский деловой этикет



Важно учесть: а) особенности личности получателя (его ожидания, симпатии);

б) производимое впечатление (тон письма);

в) ожидаемый эффект (должно ли письмо влиять на получателя или только информировать его);

г) шанс на прочтение (будут ли письмо читать в любом случае или сначала надо завоевать внимание получателя)

В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.
Некоторые виды деловых писем.
Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждением. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Учебное пособие по дисциплине «Русский язык и культура речи»
Данное пособие является составляющим элементом подготовки студентов-заочников по дисциплине «Русский язык и культура речи», реализующей...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной...
Перечень практических занятий по дисциплине «Русский язык и литература. Русский язык»
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Комплект контрольно-оценочных средств по учебной дисциплине оуд....
Областное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Пояснительная записка данная рабочая тетрадь составлена в соответствии...
Рабочая тетрадь. Учебная дисциплина «Русский язык». Ярославль: Информационный центр, 2015 47 с
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Пояснительная записка данная рабочая тетрадь составлена в соответствии...
Рабочая тетрадь. Учебная дисциплина «Русский язык». Ярославль: Информационный центр, 2015 47 с
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Рабочая программа по дисциплине «Русский язык»
«Русский язык», утверждённой Департаментом государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере образования Минобрнауки...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Методические рекомендации по написанию домашних контрольных работ...
...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Учебной дисциплине русский язык и литература I раздел Русский язык...
Над рекой висели два моста, и каждый из них был по-своему красив. (Б.)И изменчивая, непрочная красота их казалась более вечной, чем...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Учебной дисциплине русский язык и литература I раздел Русский язык...
Над рекой висели два моста, и каждый из них был по-своему красив. (Б.)И изменчивая, непрочная красота их казалась более вечной, чем...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Н. Н. Сперанская Кандидат филологических наук доцент кафедры
«Русский язык и культура речи», «Язык и искусство общения» (речевая часть). Пособие составлено в соответствии с программой указанных...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon И их перевод с английского языка на русский
Автору удалось классифицировать словосочетания с левым препозитивным определением и обозначить способы их перевода на русский язык....
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Контрольная работа по дисциплине «русский язык и культура речи»
Течение семестра индивидуальную контрольную работу, предусмотренную программой изучаемой дисциплины «Русский язык и культура речи»....
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Контрольно-измерительные материалы для проведения итоговой аттестации...
Мастер общестроительных работ составлены в соответствии с требованиями фгос спо по программе учебной дисциплины «Русский язык и литература»,...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Государственное бюджетное профессиональное общеобразовательное учреждение...
Едств учебной дисциплиныразработан на основе рабочей программы учебной дисциплины оуд. 01. Русский язык и литература. Русский язык...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Методические рекомендации по выполнению практических работ по дисциплине «Деловой русский язык»
«Деловой русский язык» предназначены для студентов средних профессиональных учебных заведений, реализующих фгос среднего (полного)...
Учебное пособие «Русский язык и деловая документация» подготовлено в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Русский язык и деловая документация» icon Методические указания по выполнению контрольной работы по учебной...
«Русский язык и культура речи» разработаны в соответствии с учебной дисциплиной «Русский язык и культура речи» и Федеральными государственными...

Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2024
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск