ОТЧЕТ
о выполнении Основных направлений развития архивного дела в Иркутской области за 2011 год
1. Государственное регулирование развития архивного дела
Деятельность архивного агентства Иркутской области (далее – архивное агентство) и архивных учреждений Иркутской области в прошедшем 2011 году была направлена на реализацию важнейших задач развития архивного дела в регионе, в числе которых:
обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, создание оптимальных условий, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечение доступности к архивной информации, удовлетворение духовных и социальных потребностей общества и государства в архивной информации;
повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных и муниципальных услуг;
развитие информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации.
Благодаря слаженной работе всех коллективов архивных учреждений как областного, так и муниципального уровней основные показатели развития архивного дела в Иркутской области выполнены в полном объеме.
Положительную динамику развития архивного дела за прошедший год характеризует превышение показателей 2011 года относительно к 2010 году по целому ряду работ, в том числе улучшению физического состояния документов, включению в состав Архивного фонда и приему на постоянное хранение управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов, проведению информационных мероприятий.
В 2011 году общее финансирование архивной отрасли Иркутской области из областного бюджета составило 83,11 млн. рублей, из них 37,3 млн. руб. было выделено на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела органами местного самоуправления.
В сравнении с 2010 годом бюджетное финансирование архивной отрасли Иркутской области возросло на 14,3% за счет увеличения объема субвенций выделенных из областного бюджета органам местного самоуправления на осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области.
ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» привлечены внебюджетные средства в объеме 1,3 млн. руб. за счет оказания платных услуг. Данные средства были направлены на обеспечение сохранности архивных фондов и жизнедеятельности архива.
Значительный бюджет времени в 2011 году был использован архивным агентством и государственными архивами области на мероприятия по переходу государственных архивов Иркутской области на новую систему оплаты труда.
Постановлением Правительства Иркутской области от 05.10.2011 N 293-пп с 1 ноября 2011 года для работников государственных учреждений Иркутской области, главным распорядителем бюджетных средств которых является министерство культуры и архивов Иркутской области, в том числе для работников областных государственных архивов установлена система оплаты труда, отличная от Единой тарифной сетки.
Указанным постановлением отменены ранее действовавшие правовые акты Иркутской области, регламентирующие оплату труда работников областных государственных архивов.
Таким образом, с 1 ноября 2011 года государственные архивы Иркутской области перешли на новую систему оплаты труда, аналогичную системе оплаты труда, установленной для работников учреждений культуры.
Средняя месячная заработная плата работников государственных архивов Иркутской области в 2011 году составила 14,7 тыс. руб., что на 3% больше, чем в 2010 году, но на 10% меньше чем в 2008 году.
Заметно лучше положение в муниципальных архивах области. Благодаря целенаправленной работе архивного агентства, при поддержке мэров муниципальных образований, ряда депутатов Законодательного собрания Иркутской области финансирование государственных полномочий в сфере архивного дела с 1 июля 2011 года приведено в соответствие с законом Иркутской области от 18 июля 2008 года № 4-оз «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области».
В соответствии с законом Иркутской области от 7 июля 2011 года № 48-ОЗ «О внесении изменений в Закон Иркутской области «Об областном бюджете на 2011 год» муниципальным образованиям из областного бюджета на исполнение госполномочий в сфере архивного дела было дополнительно выделено 9,9 млн.руб.
Изначально субвенции на 2011 год были предусмотрены в объеме 27,4 млн.рублей. С учетом дополнительно выделенных средств общий объем субвенций на 2011 год составил 37,3 млн.руб, из них 8,6 млн.руб. - на материальные затраты. Данный объем субвенций обеспечивает содержание 70,2 штатных единиц муниципальных служащих и 19,5 вспомогательного персонала для исполнения государственных полномочий.
Анализ расходования субвенций по архивному делу свидетельствует о том, что большинство муниципальных образований заинтересованно и ответственно подходят к вопросу освоения средств областного бюджета, принимают все возможные меры для полного и целевого использования выделенных средств. Однако 5 муниципальных образований в 2011 году по ряду причин использовали выделенные средства не в полном объеме (г.Усолье-Сибирское, Братский, Катангский, Киренский, Усть-Удинский районы). Общая сумма неиспользованных средств в 2011 году составила 639 тыс. рублей (1,7% от средств, предусмотренных бюджетом области).
В течение всего отчетного года совместно с органами исполнительной власти и руководителями муниципальных образований решались вопросы правового статуса архивных учреждений, сохранения штатной численности и улучшения оплаты труда и материально-технической базы архивных учреждений.
Сеть архивных учреждений области за отчетный год сохранена. На 01.01.2012 года на территории области функционируют 47 архивных учреждений.
В соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», на основании постановления Правительства Иркутской области от 29.11.2010 № 306-пп с 1 января 2011 года созданы, путем изменения типа, областные казенные учреждения: ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области».
Муниципальные архивы г.Бодайбо и района, г.Черемхово тоже с 1 января 2011 года работают в статусе казенных учреждений.
С 3 ноября 2011 года к категории казенных учреждений на основании постановления администрации муниципального образования города Усолье-Сибирское от 15.09.2011 г. №2013 отнесен муниципальный архив г.Усолье-Сибирское.
Таким образом, по состоянию на 01.01.2012 года на территории области действует 5 казенных архивных учреждений: ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»; ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области»; ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»; МКУ «Архив администрации города Бодайбо и района»; МКУ «Муниципальный архив» города Усолье-Сибирское; МКУ «Архив города Черемхово».
В 2011 году в соответствии с законом Иркутской области «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области» в муниципальном образовании города Черемхово создан архивный отдел с сохранением муниципального учреждения «Архив города Черемхово».
В двух муниципальных образованиях повышен правовой статус муниципальных архивов. В 2011 году сектор по архивной работе организационного отдела администрации города Усть-Илимска и сектор по архиву администрации муниципального образования «Осинский район» преобразованы в архивные отделы.
В связи с производственной необходимостью проведены мероприятия по оптимизации штатной численности государственных архивов области. В результате проведенных мероприятий увеличена штатная численность ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» на 6 единиц специалистов по основной деятельности за счет сокращения уборщиков производственных и служебных помещений. Уборку помещений в ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области» теперь осуществляет на договорной основе клининговая компания.
В результате дополнительно выделенных средств из областного бюджета органам местного самоуправления на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела удалось увеличить с 1 июля 2011 года штатную численность муниципальных архивов области на 25 человек.
За счет госполномочий увеличилась штатная численность 17 архивных учреждений области: г.Братска, г.Бодайбо и района, г.Саянск, г.Усть-Илимска, г.Черемхово, Аларского, Ангарского, Балаганского, Заларинского, Иркутского, Качугского, Киренского, Мамско-Чуского, Нижнеудинского, Тулунского, Черемховского, Шелеховского районов.
В муниципальном архиве г.Братска штатная численность увеличилась на 6 единиц, в архиве Ангарского района на 3 единицы, в 1 архиве на 2 единицы, в 14 архивах на 1 единицу.
За счет местного бюджета увеличилась штатная численность муниципального архива города Свирска на 2 единицы. На 01.01.2012 г. только в трех муниципальных архивах: Жигаловском, Катангском, Слюдянском работают по 1 специалисту.
Общая штатная численность руководителей и специалистов архивных учреждений области по сравнению с 2010 годом увеличилась на 10 %.
В муниципальных архивах г.Зима, г.Усолье-Сибирское, Жигаловского района произошло сокращение штатной численности, по 1 единице в каждом архиве.
С целью решения вопросов сохранности проектной, технической документации по строительству, реконструкции, капитальному ремонту зданий и сооружений на территории Иркутской области в 2011 году осуществлялась работа по созданию Государственного архива научно-технической документации Иркутской области.
Министерство имущественных отношений Иркутской области провело работу по подбору помещения для размещения архива. Работа по созданию Государственного архива научно-технической документации Иркутской области будет продолжена в 2012 году.
В 2011 году распоряжением Министерства культуры и архивов Иркутской области от 04.10.2011 г. № 225-мр-о в установленном порядке утверждена и включена в реестр утвержденных ведомственных целевых программ Иркутской области ведомственная целевая программа «Электронный архив особо ценных и ценных документов ОГКУ «Государственный архив Иркутской области (2012-2014 гг.)». Объем финансирования ведомственной целевой программы составит 16725 тыс. руб., в т.ч. по годам: 2012 год – 6450 тыс. руб.; 2013 год – 8525 тыс. руб.; 2014 год – 1750 тыс. руб.
В рамках реализации ВЦП «Электронный архив особо ценных и ценных документов ОГКУ ГАИО» в 2012 году, будет проведена работа по приобретению оборудования по оцифровке архивных документов.
В течение года проводилась работа по приведению нормативных правовых актов архивного агентства в соответствии с законодательством. В ряд нормативных правовых актов внесены изменения, ряд актов признаны утратившими силу.
В целях оптимизации расходов областного бюджета, создания более эффективной системы по исполнению органами местного самоуправления государственных полномочий в сфере архивного дела в 2011 году разработан проект закона по внесению изменений в Закон Иркутской области от 18 июля 2008 года № 47-оз «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области». Изменения коснулись методики расчета объема субвенций.
Подготовлен проект Концепции развития архивной отрасли Иркутской области на 2012 – 2020 годы.
Значительный бюджет времени в 2011 году был использован архивным агентством и государственными архивами области на мероприятия по переходу госархивов на новую систему оплаты труда. Разработаны новые положения по оплате труда, созданы комиссии по определению размеров стимулирующих выплат работникам. Утвержден перечень показателей результативности и качества выполнения должностных обязанностей директорами учреждений, функции и полномочия учредителя которых осуществляет архивное агентство.
В целях обеспечения доступа граждан, организаций, общественных объединений к информации о деятельности государственных органов Иркутской области и органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области, за исключением информации, доступ к которой ограничен, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» распоряжением архивного агентства от 22.09.2011 г. № 16-ар утвержден регламент представления и размещения информации на сайте архивного агентства Иркутской области в составе официального Интернет-портала Иркутской области. Назначены ответственные должностные лица за размещение информации на сайте архивного агентства Иркутской области в составе официального Интернет-портала Иркутской области. Ответственные лица за обеспечение размещения информации на сайте прошли обучение.
В соответствии с Постановлением Правительства Иркутской области от 24 января 2011 года № 11-пп «О реестре государственных услуг (функций) Иркутской области и портале государственных услуг Иркутской области», распоряжением архивного агентства от 03.02.2011 г. № 4-ар утвержден перечень государственных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) областными государственными казенными учреждениями, находящимися в ведении архивного агентства Иркутской области, подлежащих регламентированию и включению в региональную государственную информационную систему «Реестр государственных услуг (функций) Иркутской области».
В отчетном году архивное агентство продолжило работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами. Органам местного самоуправления оказывалась методическая помощь по вопросам осуществления ими государственных полномочий в сфере архивного дела. Проведены стажировки вновь принятых сотрудников муниципальных архивов на базе архивного агентства, обучающие семинары для работников муниципальных архивов, проверки деятельности муниципальных архивов, в т.ч. проверки наличия документов, относящихся к государственной собственности области, организованы курсы повышения квалификации для работников муниципальных архивов.
В 1 квартале 2011 года была проведена работа по уточнению собственности архивных документов, хранящихся в муниципальных архивах. Согласованы с органами местного самоуправления городских округов и муниципальных районов списки дел, отнесенных к государственной собственности области и хранящихся в муниципальных архивах.
В рамках реализации плана по проведению административной реформы архивным агентством оказывалась методическая помощь в разработке органами местного самоуправления административных регламентов предоставления муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций в сфере архивного дела. Во все муниципальные образования направлен примерный перечень государственных, муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) архивами области, подлежащих регламентированию.
В 2011 году разработан проект административного регламента по предоставлению архивным агентством государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных, муниципальных архивов, иных органов и организаций, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года». В настоящее время ведется работа по устранению замечаний выявленных по результатам правовой, антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов, проведенной главным правовым управлением Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Государственные архивы области разработали и утвердили административные регламенты по предоставлению государственных услуг «Прием архивных документов на хранение» и «Организация обслуживания пользователей в читальном зале».
На 01.01.2012 года государственными и муниципальными архивами области разработаны и внедряются в практику работы 97 административных регламентов по предоставлению (исполнению) государственных, муниципальных услуг (функций) с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
В целях организации работы по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов, созданных в процессе деятельности Иркутской области Указом Губернатора Иркутской области от 21.01.2011 г. № 5-уг создана областная межведомственная комиссия по защите государственной тайны при Губернаторе Иркутской области, утвержден состав и положение о комиссии.
В конце года в связи с организационно-штатными изменениями в аппарате Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области распоряжением Губернатора Иркутской области от 14 ноября 2011 года № 90-р внесены изменения в состав областной межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
В Государственном архиве Иркутской области проведена работа по обеспечению безопасности информации, обрабатываемой в информационных системах. Разработаны и утверждены инструкции пользователя автоматическим рабочим местом по обработке персональных данных в информационной системе персональных данных, администратора безопасности информации, по безопасности при работе в сети Интернет.
В целях контроля исполнения госполномочий по архивному делу муниципальными образованиями области архивным агентством осуществлены проверки исполнения госполномочий в 10 муниципальных образованиях: г. Саянска, г. Свирска, Качугского, Нижнеудинского, Нукутского, Осинского, Чунского, Черемховского, Шелеховского, Эхирит-Булагатского районов.
В ходе командировок проведены встречи с мэрами муниципальных образований, на которых обсуждались вопросы развития архивного дела в муниципальных образованиях.
Сотрудник архивного агентства в составе комиссии Восточно-Сибирского территориального управления Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия принял участие в проведении проверки законодательства в сфере архивного дела в отношении администрации муниципального образования «Киренский район». В результате проверки установлены 14 нарушений законодательства в сфере архивного дела. Мэру Киренского муниципального района вынесено предписание по устранению нарушений, выявленных в ходе проведения проверки.
В рамках сотрудничества с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области заместитель руководителя архивного агентства приняла участие в расширенном заседании коллегии Отделения Пенсионного фонда РФ по Иркутской области, участие в областном совещании-семинаре с сообщением «О состоянии и перспективах взаимодействия между архивными учреждениями и территориальными органами ПФ РФ в Иркутской области».
С целью реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и в соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 14.01.2011 № 7/41-А архивным агентством заключено соглашение с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области об информационном взаимодействии.
В течение года проводились встречи с представителями отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области по вопросам организации электронного взаимодействия.
Во втором квартале 2011 года мэрам муниципальных образований Иркутской области было направлено письмо «Об организации предоставления муниципальных услуг в электронном виде». В письме были даны рекомендации по организации информационного взаимодействия – обмена информацией (документами) социально – правового характера, необходимой для реализации гражданами своих прав, между архивными органами районов и городских округов Иркутской области и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области.
К электронному взаимодействию с отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области приступили 17 архивов. Взаимодействие осуществляется с помощью программных комплексов VipNet и Контур Экстерн.
В целях повышения качества государственных услуг в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» для удобства заявителей создана служба «Одного окна», изменен график приема и консультаций граждан в сторону увеличения количества часов приема. На базе многофункционального центра в городе Шелехове проведено совещание по вопросам информационного взаимодействия при предоставлении государственных услуг.
В 2011 г. проводилась активная работа по внедрению в практику деятельности архивных учреждений области информационных технологий. Была значительно укреплена материально - техническая база государственных и муниципальных архивов. Компьютерный парк архивных учреждений области увеличился на 25 персональных компьютеров.
В настоящее время все государственные и муниципальные архивы Иркутской области оснащены компьютерами класса Pentium-IV и выше.
По государственным архивам количество работников на 1 компьютер составляет 1,3 чел., по муниципальным архивам – 1 чел.
В 2011 году было проведено заседание Совета по архивному делу при архивном агентстве, два областных семинара на тему «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела» (г.Иркутск, февраль) и «Взаимосвязь использования архивных документов, создание автоматизированного научно-справочного аппарата» (г.Саянск, июнь).
На заседании Совета были рассмотрены: итоги выполнения основных направлений развития архивного дела в Иркутской области за 2010 год и задачах на 2011 год; итоги конкурса на лучшую статью, публикацию документов в 2010 году; вопросы внедрения «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», ПК «Архивный фонд» в деятельность архивных учреждений области и другие актуальные вопросы развития архивного дела в регионе.
В областном семинаре, проходившем в г.Саянске на базе муниципального архива и ОАО «Саянскхимпласт» приняли участие 28 человек из 19 муниципальных образований области. В рамках выездного семинара были рассмотрены вопросы создания, ведения и использования тематических электронных баз данных в архивных учреждениях области, информационного взаимодействия с отделениями Пенсионного фонда РФ, организации работы «Единого окна» в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», обеспечения защиты информации.
Руководитель архивного агентства принял участие в очередном заседании совместной Российско-монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (г.Улан-Батор), в заседании общероссийского Совета по архивному делу, посвященного проблемам информатизации архивного дела, вопросам внедрения электронного документооборота и организации межведомственного электронного взаимодействия при оказании государственных услуг (г.Казань), коллегии Федерального архивного агентства (г.Москва), в заседаниях Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (г.Абакан) и малого Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (г.Новисибирск).
В рамках заседания малого Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа было подготовлено сообщение на тему «О взаимодействии архивного агентства Иркутской области с органами местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области в области архивного дела».
Представители архивного агентства и муниципального архива города Братска приняли участие в межрегиональной научно-практической конференции «Муниципальный архив» в г.Челябинске. Для конференции были подготовлены выступления по темам «Об организации финансового обеспечения деятельности муниципальных архивов Иркутской области и эффективности расходования субвенций» и «О приеме документов по личному составу в архивный отдел администрации г.Братска: проблемы и перспективы решения».
В 2011 году создано Иркутское областное отделение Общероссийской общественной организации Российского общества историков-архивистов.
|
