 Внедрение СЭД DIRECTUM в ОАО «Синарский трубный завод»
Проект на номинацию Конкурса «Лучшее внедрение iDecide Documents for Directum» DIRECTUM Awards 2013
Авторы публикации:
• Смолина Анастасия Викторовна – руководитель проекта, ЗАО «ФИНЭКС Качество»
• Набокин Юрий Валерьевич – заместитель руководителя проекта от Заказчика, заместитель начальника ОСиР АСУ, ОАО «СинТЗ»
Заявка Консалтинговой группы «ФИНЭКС»
на номинацию «Ретроспектива» Конкурса DIRECTUM Awards 2013
DIRECTUM Awards - это конкурс, в котором участвуют любые IT-проекты и решения, реализованные на базе системы DIRECTUM. таким образом Партнеры компании DIRECTUM награждаются а свои же собственные инновации.
Название проекта: Внедрение СЭД DIRECTUM в ОАО «Синарский трубный завод»
Организация: ОАО «Синарский трубный завод»
Авторы публикации:
Смолина Анастасия Викторовна – руководитель проекта, ЗАО «ФИНЭКС Качество»
Набокин Юрий Валерьевич – заместитель руководителя проекта от Заказчика, заместитель начальника ОСиР АСУ, ОАО «СинТЗ»
Характеристика проекта:
ОАО «СинТЗ» – одно из крупнейших специализированных предприятий России по производству стальных труб.
Завод основан в 1934 году, в 1992 – преобразован в открытое акционерное общество, в 2002 году вошел в состав Трубной металлургической компании.
Основными потребителями производимой продукции являются предприятия нефтегазодобывающей промышленности. Доля труб изготавливаемых для предприятий этой отрасли составляет 90% от общего объема производства.
Предприятие выпускает широкий спектр труб нефтяного сортамента — бурильные, обсадные, насосно-компрессорные, нефтегазопроводные, а также бесшовные горячедеформированные и холоднодеформированные трубы.
Производственные мощности предприятия составляют около 590 тыс. тонн труб в год.
Благодаря высокому качеству выпускаемой продукции, предприятие успешно реализует программу освоения рынков дальнего и ближнего зарубежья.
ОАО «СинТЗ» сертифицирован Американским нефтяным институтом и имеет лицензии на производство насосно-компрессорных и обсадных труб по стандарту API 5СТ, нефтегазопроводных труб по стандарту API 5L и бурильных труб по стандарту API 5DP.
Трубная металлургическая компания - крупнейший российский производитель труб, входит в тройку лидеров мирового трубного бизнеса и объединяет 23 предприятия, расположенные в России, США, Румынии и Казахстане, обладает самыми большими в мире мощностями по производству всего спектра стальных труб. Около половины этих мощностей ориентированы на производство высокодоходных нарезных нефтегазовых труб. Общий объем реализации труб в 2012 году составил около 4,2 млн. тонн. ТМК осуществляет поставки продукции более чем в 65 стран мира.
Было. Начало проекта. Задача.
Документооборот компании был реализован в бумажном виде. Часть функций документооборота была частично автоматизирована: Excel-журналы регистрации документов, программный комплекс собственной разработки для контроля за исполнением распорядительных документов, рассылка копий документов по электронной почте.
Понимая недостатки классического бумажного делопроизводства, в начале 2012 года руководство предприятия приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Первоначально ставилась задача по автоматизации документов классического делопроизводства, но в ходе подготовки к проекту практически сразу стало ясно, что итоговый охват СЭД должен быть гораздо выше. В тоже время сложившиеся условия диктовали внедрение системы «сверху вниз». Учитывая все это, внедрение было разбито на очереди:
1 очередь. Автоматизация классического делопроизводства. Охват пользователей – до делопроизводителей (управляющий директор, директорат, руководители подразделений, делопроизводители, всего около 130 человек).
2 очередь. Систему в массы. Охват пользователей – до каждого работника, создающего/исполняющего документ (всего около 1000 человек).
3 очередь. Автоматизация договорного процесса и документов системы менеджмента качества.
4 очередь. Дальнейшее непрерывное развитие.
В результате проведенного анализа рынка выбор пал на систему DIRECTUM. Большую роль в выборе системы и поставщика услуг сыграла гибкость системы, ее способность к масштабированию и соотношение «цена-качество».
Для реализации 1 очереди перед Исполнителем были поставлены следующие задачи по автоматизации:
Регистрация, распределение и передача на рассмотрение и исполнение входящей корреспонденции.
Подготовка, согласование (при необходимости), подписание и регистрация исходящей корреспонденции
Подготовка, согласование (при необходимости), подписание, регистрация и передача на рассмотрение и исполнение документов внутренней переписки.
Подготовка, согласование, подписание, регистрация, рассылка, передача на исполнение распорядительных документов.
Контроль исполнения резолюций и управленческих решений. Подготовка отчетов по исполнению.
Полноценная работа высшего руководства через мобильный доступ (с использованием IPad)
При этом, учитывая большое количество пользователей, их в целом невысокую базовую подготовку и серьезную величину документопотока, очень важным для Заказчика являлась простота освоения системы и высокий уровень автоматизации процессов (см. дополнительный материал). В том числе требовалось и особые решения по автоматизации развертывания системы, например создание инструмента распространения набора настроек DIRECTUM эталонного пользователя.
Работы по 1-ой очереди внедрения выполнялись с 25.05.12 по 01.03.2013. Почти все удалось реализовать сразу же, за исключением внедрения решения IDecide (на август 2012 года был запланирован выход новой версии IDecide, поэтому задача была перенесена на 2-ю очередь внедрения).
Далее. Этапы развития.
После начала промышленной эксплуатации системы сразу же стартовал 2-ой этап внедрения. Это было обусловлено, прежде всего, необходимостью ликвидации узкого места системы, образовавшегося у делопроизводителей (около 50 человек), так как именно они осуществляли занесение проектов документа в систему и передавали поручения системы неавтоматизированным сотрудникам. Поэтому силами Заказчика был организован процесс непрерывного обучения и подключения пользователей. Каждый месяц подключалось порядка 50-100 новых пользователей.
В ходе опытно-промышленной эксплуатации был определен перечень первоочередных доработок системы, поэтому модификация системы не остановилась. В тоже время, учитывая серьезную величину документопотока (с первых же дней с помощью системы создавалось более 800 документов в день), необходимо было обеспечить бесперебойность работы продуктива в условиях его модификации. Поэтому был разработан регламент взаимодействия Заказчика и Исполнителя, разделены их полномочия и внедрен процесс трехландшафтного тестирования модификаций. В итоге был обеспечен процесс непрерывного развития системы (на данный момент реализовано свыше 100 модификаций).
После выхода версии 4.9.1. было принято решение перехода на нее. Это было вызвано внедрением IDecide, а также необходимостью устранения ряда дефектов платформы, выявленных в ходе эксплуатации системы. Процесс перехода на новую версию занял 3 недели, была проведена конвертация базы данных, разработки. Основные сложности возникли при конвертации разработки, так как разработка для ОАО «СинТЗ» существенно отличается от стандартной разработки системы DIRECTUM. При переходе на новую версию, не раз было протестировано обновление на всех трех ландшафтах. Данный подход к обновлению позволил минимизировать проблемы. При переходе на новую версию в рабочей базе ошибок выявлено не было.
Сверх плана, используя только базовую функциональность системы, запущены процессы «Рассылка телефонограмм и информационно-справочных документов», «Согласование произвольного документа». Это позволило дополнительно расширить область охвата СЭД еще на 40 документов в день.
Внедрение модуля «Управление совещаниями и заседаниями». Заказчика не устраивала базовая поставка, поэтому была проведена ее модификация (12 изменений). Запущенная 01.11.2013 опытная эксплуатация прошла успешно, но выявила необходимость дальнейшей кастомизации модуля: добавления этапа утверждения протокола, справочника совещаний, унификации заданий модуля «Управление совещаниями и заседаниями» с заданиями модуля «Канцелярия» и контроля исполнительской дисциплины.
Внедрение Directum IDecide for IPad оказалось самой сложной задачей в проекте. Заказчиком было определено требование: все задания, выполняемые руководителем в клиенте на ПК, должны быть также доступны для выполнения на IPad, поэтому внедрение IDecide потребовало внесения изменений во все типовые маршруты для их адаптации под архитектуру IDecide. Также пришлось столкнуться и с дополнительными сложностями, например организация подписания документов. Был выявлен ряд платформенных дефектов, связанных с подписанием, которые были успешно устранены сотрудниками Directum и Флексис. В настоящий момент решение готово, выполняется его развертывание на продуктивной системе.
Сейчас. Описание текущего состояния проекта и решений
В настоящий момент завершается реализация 2-ой очереди внедрения. Подавляющее большинство руководителей, специалистов и служащих завода работает в системе. В среднем в один момент времени порядка 320-360 сотрудников. Проект официально признан успешным.
В рамках проекта было реализовано:
12 проектных документов.
22 эксплуатационных документа.
4 типа карточки документов: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, распорядительные документы.
6 справочников: Параметры авторегистрации документов, Виды входящих документов, Секретари подписанта, замещение пользователей в Idecide, Связь шаблонов и электронных документов, Регистрационно-контрольные карточки, Поручения, Совещания и заседания.
12 новых типовых маршрутов для организации согласования и исполнения документов.
5 мастеров действий: создание и отправка на рассмотрение входящих документов, создание и отправка на согласование исходящих документов, создание и отправка на согласование внутренних документов, создание и отправка на согласование распорядительных документов, создание совещаний.
5 сценариев: Настройки рабочего места пользователей, Настройка замещения для пользователей IDecide, Отключение правил у закрытых пользователей, Поиска поручений не отправленных на исполнение, Проверка наличия документов в файловом хранилище.
10 макетов электронных документов.
10 шаблонов электронных документов.
3 отчета по контроля исполнения документов.
Реализована фильтрация для справочников: Работники, пользователи, номенклатура дел, журналы регистрации, Регистрационно-контрольные карточки, Подразделения, Организации. Фильтрация зависит от места регистрации пользователя открывающего справочник и объекта из которого данный справочник открывается.
Задействованные технологии:
DIRECTUM 4.8.0, DIRECTUM iDecide Documents for iPad, IS-Builder, MS SQL, служба файловых хранилищ, служба преобразования в pdf.
В системе был реализован комплекс интересных решений, позволивших повысить удобство работы пользователей и администраторов:
Авторегистрация документов – в рамках работы с исходящими письмами, распорядительными и документами внутренней переписки реализована автоматическая регистрация и определение дела на основе настраиваемого справочника «Параметры авторегистрации документов». Использование автоматической регистрации позволило полностью исключить затраты времени делопроизводителей на регистрацию документов.
При внедрении СЭД на заводе было принято решение со служебными записками работать только в электронном виде. На бумажном носителе данный документ не появляется не на одном этапе ЖЦ документа. Для реализации данного решения применена следующая технология: после регистрации документа создается новая PDF-версия документа, в которую добавляются номер и дата документа. Все указанные операции выполняются автоматически, для этого используется служба преобразования в PDF. Данное решение позволило сократить затраты на расходные материалы и хранение бумажных носителей, значительно ускорить процесс выпуска записок (сразу после подписания документа подписантом - он поступает адресату).
Необходимость сопровождения большого количества пользователей требовало унификации рабочих мест пользователей. Для этого было принято решение настроить несколько эталонных пользователей в соответствии с должностными обязанностями (руководитель, делопроизводитель, исполнитель и т.д.). Для автоматической настройки реализован сценарий, в котором выбирается эталонный пользователь (у эталонного пользователя настроены параметры автоочистки, правила, папки во входящей и исходящей папках, ярлыки) и пользователь либо группа пользователей, к которому необходимо применить данные настройки. По окончании работы сценария группа пользователей или пользователь получает параметры, установленные у эталонного пользователя.
Рис.1. Окно запроса параметров сценария
Остальная часть настроек распространяется через автоматическое копирование конфигурационных файлов клиента DIRECTUM. Для этого используются возможности Active Directory. Использование данного решения позволило значительно сократить время на настройку рабочего места каждого пользователя.
На предприятии применяется принцип распределенной канцелярии, т.е. каждое подразделение имеет свое место регистрации (всего 59). Поэтому возникла необходимость дополнительного разграничения доступа справочников модуля «Канцелярия». Для решения данной задачи на открытие справочников настроена фильтрация. Фильтрация организована исходя из места открытия справочника и пользователя получающего доступ к записям справочника.
Пример: Секретарь Морозова находится в подразделении Административный отдел, является секретарем для директора по производству и производственного отдела. Данный сотрудник должен иметь доступ к делам Административного отдела, директора по производству и производственного отдела. Для каждого из подразделений выделено отдельное место регистрации документов.
Рис. 2. Фильтрация по месту регистрации «Номенклатура дел»
Для обеспечения полноценной работы высшего руководства через мобильный доступ, а именно:
рассмотрение входящего документа;
вынесение резолюций, создание поручений по документу;
исполнение поручений по входящим и распорядительным документам;
согласование исходящих, распорядительных и внутренних документов;
принятие работ по документам;
подписание документов внутренней переписки;
продление сроков исполнения поручений;
потребовалось применение ряда решений, позволяющих обойти ограничения программного продукта IDecide.
В основной системе функция отправки документа дополнительным согласующим, которые не были указаны в момент старта задачи по типовому маршруту, реализована через запрос параметров. В мобильном клиенте IDecide это сделать нельзя. Поэтому было реализовано решение по использованию стандартных полей формы резолюции и преобразование их значений в параметры типовых маршрутов на стороне основной системы.
Пример.
Задание, выполняемое на компьютере в клиенте DIRECTUM:
Документ необходимо согласовать с дополнительным согласующим. После выбора варианта исполнения, предлагается указать список сотрудников, с которыми предварительно необходимо согласовать документ.
Рис 3. Задание, выполняемое на компьютере в клиенте DIRECTUM
Задание, выполняемое на IPad в клиенте IDecide:
Документ необходимо согласовать с дополнительным согласующим. Согласующий выбирает решение, пункт «Резолюция». В форме резолюции в реквизите «Решение» выбирает вариант «Согласовать с доп. согласующими», в реквизите «Кому» выбирает сотрудников, которые получат документ на дополнительное согласование, в тексте указывает примечание к согласованию. Текст может быть выбран из формулировок;
Рис. 4. Задание, выполняемое на IPad в клиенте IDecide
В текущей версии мобильного клиента IDecide контроль правильности выполнения задания реализуется только через установку обязательности одновременно для всех 4 полей формы резолюции и обязательности наличия ЭП для всех документов. В условиях большого количества разных типов заданий такое решение неприемлемо, требовался более интеллектуальный контроль правильности выполнения задания. На стороне основной системы была добавлена обработка: если задание выполняется некорректно, пользователь получает на мобильное устройство повторное задание с сообщением о некорректности выполнения предыдущего.
 
Рис. 5. Примеры сообщений о некорректно выполненном задании
В IDecide простановка ЭП за замещаемого сотрудника невозможна, только прямая подпись. Поэтому на стороне основной системы была добавлена обработка ситуации подписания документа через планшет замещающим сотрудником.
Создание документов полностью автоматизировано при помощи механизма мастеров действий. Все мастера имеют несколько вариантов создания документов: из файла, из шаблона, ссылка на документ DIRECTUM. В зависимости от выбранного способа создания документа отрабатывается свой набор шагов. Также в мастере предусмотрена возможность добавления одного или нескольких приложений (Приложения добавляются с типом карточки «Приложения», наименование формируется по принципу: «Приложение n к наименование документа», при регистрации наименование переформировывается, в наименование добавляется Дата регистрации и номер документа), все приложения связываются с основным документом. Все параметры документа и типового маршрута также заполняются в мастере действий. Реализовано автоматическое заполнение по умолчанию значений большинства полей, а также ряд фильтров и контролей, направленных на исключение ошибок пользователей. Такой подход позволяет максимально унифицировать процессы создания документов в системе, снизить трудоемкость их создания и дальнейшей обработки, повысить качество работы в целом.
Основной трудностью при реализации мастеров стала возможность фильтрации определенных параметров. Например, при выборе подписанта должны быть доступны только сотрудники имеющие право подписи данного документа. Фильтрация в мастерах действий организована с помощью добавления значения переменной в ключи реестра.
Пример работы мастера действий приведен в дополнительных материалах.
Результаты внедрения:
получен определенный репутационный эффект для предприятия;
повысилась исполнительская дисциплина, за счет прозрачного контроля на всех этапах жизненного цикла документа;
сократились затраты на расходные материалы;
значительно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск документов;
достигнуто значительное ускорение ряда бизнес-процессов предприятия;
исключены потери времени на курьерскую доставку документов, что повлияло как на сроки выпуска документов, так и на повышение производительности труда персонала;
время, затрачиваемое на выпуск документов, сократилось в среднем в 3 раза;
общая производительность труда делопроизводителей повысилась на 50%.
Система успешно развивается, планируется автоматизация новых процессов, подключение новых сотрудников, внедрение новых модулей, регулярно поступают заявки от сотрудников на развитие системы, что свидетельствует о заинтересованности сотрудников к развитию системы и активном использовании.
Ежедневно в системе стартует порядка 500 задач, создается около 880 документов, работает более 1000 сотрудников. Текущий экономический эффект от проекта - 10 млн. руб в год. Срок окупаемости проекта 10 месяцев.
Учитывая положительный опыт использование системы DIRECTUM в ОАО «СинТЗ», еще два крупнейших предприятия компании приняли решение о внедрении СЭД на базе решений DIRECTUM и в настоящее время находятся в стадии проектирования.
Состав команды проекта от Исполнителя:
Краснов Игорь Геннадьевич – куратор проекта, руководитель департамента КИС
Смолина Анастасия Викторовна – руководитель проекта, руководитель проектов
Подкорытова Галина Валентиновна – консультант по делопроизводству, начальник отдела делопроизводства
Крысова Ирина Андреевна – программист, руководитель отдела разработки
Кашин Алексей Сергеевич – программист, разработчик
Гладких Владимир Николаевич – программист, разработчик
Беляков Сергей Александрович– программист, разработчик
Краснова Ольга Сергеевна - консультант
Вохменцева Елена Борисовна – консультант
Состав команды проекта от Заказчика:
Попков Вячеслав Вячеславович – куратор проекта, управляющий директор
Огурцов Александр Леонидович – руководитель проекта, главный специалист (по ИТ) – начальник ОСиР КИС ТМК
Набокин Юрий Валерьевич – заместитель руководителя проекта от Заказчика, заместитель начальника ОСиР АСУ
Чернова Альбина Васильевна – секретарь рабочей группы
Щербо Денис Сергеевич – ведущий консультант, ответственный за процесс делопроизводства.
Хлебников Сергей Александрович – администратор системных настроек DIRECTUM, администратор вычислительной сети
Чистякова Марина Валентиновна – администратор процессов, начальник сектора сопровождения задач ОСиР АСУ
Бархатова Марина Владимировна – администратор пользователей, начальник сектора сопровождения задач ОСиР АСУ.
Дополнительные материалы:
Примеры мастеров действий. Пример работы мастера действий «Создание и отправка на согласование распорядительного документа».
Примеры процессов. Краткое описание процесса «Работа с входящей корреспонденцией».
Отзывы пользователей (получены на момент старта промышленной эксплуатации в феврале 2013 года)
Пример работы мастера действий «Создание и отправка на согласование распорядительного документа»
Инициатор запускает мастер
Инициатор выбирает вид электронного документа «Распоряжение» или «Приказ» и способ создания документа. Инициатор выбирает способ создания документ «Из шаблона».
Инициатор на шаге 2 нажимает на кнопку «…», в раскрывшемся далее окне двойным щелчком мыши на нужном шаблоне приказа/ распоряжения выбирает его:
Инициатор выбирает способ создания приложений. Предлагается выбрать вариант создания приложений:
- Нет, выбирается в случае, когда приложения создавать не нужно;
- Из файла, тогда предлагается выбрать файл для занесения в систему.
Инициатор выбирает приложения к документу.
Предлагается выбрать документ из проводника Windows для его занесения в систему как приложение к распорядительному документу. В поле Приложения появится путь к файлу на компьютере.
Если необходимо выбрать еще один документ, нужно поставить галочку в поле «Добавить еще файл?» и нажать кнопку «Далее»:
Инициатор заполняет основные данные по документу (обязательные реквизиты отмечены *).
Инициатор выбирает руководителя, ответственного за подписание данного документа.
Нажимает кнопку «…», затем в раскрывшемся окне двойным щелчком мыши выбирает необходимого работника.
Доступны только пользователи, указанные в виде электронного документа, как имеющие право подписи. Инициатор выбирает согласующих по документу (при необходимости).
В поле согласующие нажимает на «…», в открывшемся окне выбирает работника с которым необходимо согласовать документ, если необходимо добавить нового работника, то нажимает на клавиатуре «↓».
В качестве согласующего могут быть выбраны только сотрудники, которым дано право согласования документов.
Инициатор заполняет список рассылки. Включаются пользователи, которым будет отправлено уведомление об отправке документа на ознакомление. Если необходимо выбрать список рассылки из справочника «Списки работников», то нажимаем на «…» и в открывшемся далее окне двойным щелчком мыши выбираем нужный список.
Если список рассылки должен быть заполнен вручную, нажимаем кнопку «Далее».
Отображение списка рассылки по документу. В список рассылки автоматически включены Согласующие и Подписант. Для добавления или удаления участников списка рассылки нужно нажать на «…». В открывшемся далее окне:
чтобы удалить участника, подвести курсор мыши к нужной записи и нажать правую кнопку мыши, выбрать пункт «Удалить»;
чтобы добавить участника, нажать на клавиатуре клавишу «↓», затем в появившейся записи нажать на «…» и выбрать из справочника нужного работника двойным щелчком мыши.
По окончании формирования списка нажать кнопку «ОК».
Отображение информации по создаваемому документу
Отображается информация по документу, создаваемому в системе, в режиме не доступном для редактирования.
Инициатор заполняет текст документа, сохраняет его, закрывает. Перед ним оказывается карточка завершения работы мастера:
Открывается карточка задачи, в которой:
Во вложении находится созданный распорядительный документ
В поле «Маршрут» автоматически заполняется «Распорядительные документы»
В текстовом поле содержится информация по участникам задачи.
Инициатор стартует задачу по кнопке «Старт» на панели инструментов.
Если Инициатор сам является лицом подписывающим документ, срабатывает контроль наличия ЭП нужного вида.
Краткое описание процесса «Работа с входящей корреспонденцией»
Все процессы, реализованные на предприятии, имеют достаточно много нюансов, которые необходимо было учесть при проектировании и разработке:
Согласно, организационной структуры предприятия, в каждом отделе есть секретарь, ответственный за выполнение определенных функций. Для определения секретарей, выполняющих функции регистрации, передачи документов принято решение разработать отдельный справочник «Секретари подписанта».
Контролер, осуществляющий контроль за исполнением документов, не всегда компетентен принимать решение по переносу срока исполнения документов, в связи с чем, в справочник «Поручения по РКК» был добавлен новый реквизит, отвечающий за перенос сроков по поручению.
Все входящие документы условно разделены на 2 группы: сканируемые и не сканируемые. Документы, по которым не требуется сканирование, должны напрямую поступать секретарю получателя. Для реализации данного требования в маршруте реализована проверка наличия электронного документа прикрепленного к РКК, если данного документа нет, то задание поступает секретарю получателя.
Если в поручении были указаны не автоматизированные пользователи, автоматически поступает задание секретарю автора поручения о том, что поручение необходимо передать исполнителю. В теме задания указан исполнитель, номер и наименование документа. После исполнения документа отчет об исполнении также заносит ответственный секретарь. Если поручение на неавтоматизированного сотрудника пытается инициировать сотрудник, не являющийся руководителем и не имеющий секретаря, отвечающего за передачу поручений, система предупреждает его об этом и поручение не может быть отправлено.
По итогам исполнения документа автоматически заполняется вкладка «местонахождение документа», отражая ход передачи оригинала документа.
Дело, в которое осуществляется подшивка оригинала документа, в ряде случаев вычисляется автоматически - на основании данных справочника «Авторегистрация документа». В остальных случаях автоматически по довольно сложному алгоритму вычисляется ответственный за помещение документа в дело. Ему поступает соответствующее задание, в котором, используя параметры типового маршрута, он указывает нужное дело.
Отзывы пользователей
(получены на момент старта промышленной эксплуатации в феврале 2013 года)
Главный специалист (по качеству продукции) — начальник ОТК Андрей Ильичев:
Система электронного документооборота в разы сократила время на «хождение» бумаг по инстанциям. Формализованный, автоматический контроль выполнения поручений экономит ресурсы времени и повышает вероятность возникновения того или иного, планируемого события в планируемое время.
Начальник центральной заводской лаборатории Надежда Тихонцева:
Очевидным преимуществом для нас является обеспечение возможности контроля за проведением работ, о которых идет речь в документах, передаваемых через систему, и понимания на какой стадии рассмотрения или исполнения находится вопрос (как внутри подразделения так и вне). Кроме этого, обеспечивается возможность оперативного рассмотрения, правки и подписания документов. Для предприятия - это переход на другой, более эффективный, уровень коммуникаций.
Делопроизводитель отдела главного энергетика Лия Юдашкина:
Я, как участник СЭДО, могу сказать, удобная система, полезная для предприятия. Заметно уменьшился поток «ненужной, пустой» переписки. Повысилось качество поступающих вопросов. Научилась сама, обучила сотрудников своего отдела.
Важно, что появилась возможность проследить процесс создания, движения и исполнения документа. Очень удобный и легкий поиск документов. Я теперь могу найти практически любой документ на предприятии. Это конечно повышает качество нашей работы. Повысилась исполнительская дисциплина, тк система требует обязательного ответа на поступивший документ.
Есть недоработки, но думаю в процессе эксплуатации СЭДО, система будет отработана. Хотелось бы, чтобы большее число пользователей были включены в программу. Отдельное спасибо всем, кто помогает нам осваивать СЭДО.
Начальник административного отдела Елена Лазарева:
Внедрение СЭДО приводит, прежде всего, к централизации делопроизводства на предприятии, т.к. создается единая регистрация всех входящих документов на завод и исходящих писем с предприятия. Также обеспечивается автоматизированный контроль за прохождением документов в структурных подразделения предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело. Прозрачность этих потоков и скорость обмена информацией, повысили оперативность работы с документами, исполнительскую дисциплину, незамедлительное реагирование на ситуацию в реальном времени. Единые подходы у всех пользователей СЭДО приводят к структурированию делопроизводства предприятия, как бизнес-процесса, имеющего четкие задачи, инструменты, логику и границы. СЭДО - это смелый шаг в электронное будущее, в электронное пространство обмена информацией!
|
