2.2 Microsoft Excel
Microsoft Excel – это прикладная программа, предназначенная для обработки информации с помощью электронных таблиц. Электронная таблица – удобный инструмент для решения планово - финансовых, бухгалтерских и инженерных задач.
Excel часто называют не редактром, а табличным процессором. Excel – это приложение, предназначенное для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных. Электронные таблицы – это рабочие листы, из которых состоит рабочая книга Excel.
Электронная таблица – это электронная матрица, состоящая из строк и столбцов. На пересечении строк и столбцов образуются ячейки с уникальными именами. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе. Именно ячейки являются основным элементом электронной таблицы. В ячейки могут вводиться данные, на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
Первая ячейка рабочего листа, расположенная в его верхнем левом углу, имеет адрес А1, самая левая ячейка второй строки – А2, а верхняя ячейка второго столбца – В1. Обычно адрес ячейки состоит из буквенного названия столбца и номера строки. Можно использовать также систему ссылок на ячейки R1C1, которая имеет такое название, поскольку первая ячейка таблицы, А1, в этой системе характеризуется адресом R1C1. Стоит заметить, что система адресации R1C1 не использует буквенный заголовок столбцов.
Ссылка в Excel – адрес ячейки или связного диапазона ячеек. Ссылки в Excel бывают 3-х типов:
Относительные ссылки (пример: A1);
Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Различия между разными типами ссылок можно увидеть, если потянуть за маркер автозаполнения активной ячейки или диапазона ячеек, содержащих формулу со ссылками.
Если вы ставите в какой то ячейке знак "=", затем щелкаете левой кнопкой мыши на какой то ячейке, Excel подставляет после "=" относительную ссылку на эту ячейку.
В ячейках рабочего листа вводятся не только значения, но и формулы, которые применяются для выполнения расчетов с использованием значений, содержащихся в других ячейках. Формулы Excel способны выполнять простейшие арифметические действия, сложные вычисления, а также логические проверки. Более того, они позволяют преобразовывать числа или создавать альтернативные сценарии c немедленным вычислением результатов, без необходимости ввода дополнительных данных.
Формула может включать числовые значения, ссылки на отдельные ячейки и диапазоны ячеек, математические операторы, функции (готовые формулы Excel, предназначенные для специфических задач) и даже другие формулы. Формула всегда начинается со знака равенства (=).
Функция Excel – это всего лишь специализированная готовая формула. Каждая функция состоит из двух частей: имени (например, СРЗНАЧ) и набора определенных значений, используемых функцией для вычисления результата. Эти значения известны как аргументы, а порядок, в котором нужно ввести имя функции и аргументы именуется синтаксисом функции.
В зависимости от функции, ее аргумент (аргументы) может представлять собой текст, число, логическое значение либо адрес ячейки (или диапазона ячеек). В качестве аргументов функции можно также использовать другие функции или формулы. Одни аргументы обязательны, другие нет. Аргументы расположены всегда справа от имени функции и заключены в круглые скобки. При использовании в одной функции нескольких аргументов, они разделяются точкой с запятой (;). Excel содержит большое количество различных функций из области финансов, логики, математики, статистики и т.д. (рис. 23).
Рисунок 23 – Окно выбора встроенных функций Excel
Форматирование данных позволяет отображать данные строго упорядоченно, согласно логической структуре таблицы, что облегчает чтение документов.
Ниже представлены некоторые параметры форматирования, предоставляемые Excel.
Число. В левой части вкладки предусмотрен список числовых форматов, доступных в Excel. Например, Числовой, Финансовый, Дата и Время.
Выравнивание. Предназначена для изменения способа выравнивания данных внутри ячейки рабочего листа. Помимо прочего, с помощью параметров этой вкладки можно разместить данные в ячейке под углом.
Шрифт. Используя параметры этой вкладки, можно выбрать другой шрифт, изменить его начертание и (или) цвет.
Граница. С помощью параметров этой вкладки создаются линии вокруг ячейки или диапазона. Следует заметить, что сетка серого цвета служит только для отображения границ между ячейками на экране монитора и не видна на печатной копии рабочего листа.
Заливка. Предназначена для изменения цвета ячеек. С помощью параметров данной вкладки можно также выбирать различные узоры для заливки ячеек.
Защита. Параметры этой вкладки позволяют скрывать формулы и устанавливать защиту для активной ячейки листа (защищенную ячейку нельзя редактировать). Однако эти параметры вступают в силу только в том случае, если установить защиту всего рабочего листа.
Рисунок 24 – Вкладка Число и Выравнивание формата ячеек
Для облегчения восприятия больших объемов данных и взаимосвязей между различными рядами данных MS Excel позволяет строить различные виды диаграмм. Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в графическом виде.
Приложение Microsoft Excel поддерживает различные типы диаграмм (рис. 25), позволяя представить данные в наиболее понятном для целевой аудитории виде. При создании новой диаграммы или изменении существующей можно выбрать любой тип (например, гистограмму или круговую диаграмму) или подтип диаграммы (например, гистограмму с накоплением или объемную круговую диаграмму). Кроме того, можно создать смешанную диаграмму, используя несколько типов диаграмм.
На рис. 14 показаны в качестве примера круговая диаграмма и гистограмма.
Рисунок 25 – Круговая диаграмма (слева) и гистограмма (справа) в Excel
|
