Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный экономический университет» Общие положения
|
Скачать 359.5 Kb.
|
2.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.4.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора университета в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора университета. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета, по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании... Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова п р и к а з ы в а ю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом п р и к а з ы в а ю. После слова п р и к а з ы в а ю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение к приказу ректора университета от 00.00.2008 № Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (приложение 4). 2.4.2.Распоряжение Распоряжения - распорядительный документ, издаваемый проректорами университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа (приложение 5). 2.4.3. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Присутствовали», «Повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 2.5.Служебное письмо Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные». Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4; (приложение 6). 2.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь 2.6.1.Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение (приложение ). 2.6.2.Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, дВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. 2.6.3.Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения. 2.6.4.В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование университета, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата. 2.6.5.Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем. 2.6.6.Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором. 2.6.7.Перед адресом указываются категории телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная». 2.6.8.В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. 2.6.9.В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу. 2.6.10.Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение 7). 2.6.11.Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных ректором университета. 2.6.12.Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства университета. 2.6.13.Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)». 2.7.Порядок снятия и выдачи копий с документов 2.7.1.Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. 2.7.2.При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии». 2.7.3.При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно» ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать. 2.7.4.На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия. 3.КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 3.1.Организация контроля 3.1.1.Все поступающие на имя ректора университета в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 3.1.2.Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины. 3.1.3.Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. 3.1.4.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок, документы без указания срока исполнения - в месячный срок, если в документе имеется пометка «срочно», - то в трехдневный срок, поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа. 3.1.5.Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело № ...», подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении. 3.2. Порядок снятия документов с контроля 3.2.1.Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. 3.2.2.Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль. 3.2.3.Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения. 4.ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУГIАIОЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 4.1.Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется сотрудниками канцелярии. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале. 4.2.Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение 8). 4.3.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. 4.4.На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. 4.5.Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через канцелярию. 4.6.Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются канцелярией для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы должны докладываться ректору в день их поступления. 4.7.Получив документы на исполнение, сотрудник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения. 4.8.Каждый сотрудник обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 4.9.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 4.10.После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. 5.ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 5.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. 5.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 5.3.Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в канцелярии и направляются Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в канцелярии и направляются через органы почтовой связи. 5.4.Внугренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета. 5.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены 5.6.Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в канцелярию. Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями управления делами университета. 6.РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Регистрация документов 6.1.1.Регистрация документов в университете осуществляется децентрализованно: В канцелярии регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства университета документация. Наиболее рациональной является регистрация на карточках в канцелярии (приложение 9). 6.1.2.Протоколы совещаний у проректоров университета регистрируются и хранятся в приемных проректоров университета 6.1.3.Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. |
Похожие:
 |
Отчет о результатах самообследования Кольского филиала гоу впо «Петрозаводский... Общие сведения о кольском филиале гоу впо «петрозаводский государственный университет» |
|
Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
|
Инструкция о порядке обеспечения конфиденциальности при обращении... Российской Федерации, а также «Положения о персональных данных работников и обучающихся Государственного образовательного учреждения... |
 |
Атопический дерматит взрослых: клинико-иммунологические показатели... Работа выполнена в гоу впо «Самарский государственный медицинский университет Федерального агентства по здравоохранению и социальному... |
|
О проведении запроса котировок Наименование заказчика: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Самарский государственный... |
|
Заболевания слюнных желез при поражении щитовидной железы Работа выполнена в гоу впо «Московский государственный медико-стоматологический университет» и гоу впо «Дагестанская государственная... |
|
На объектах вычислительной техники утверждено «Самарский государственный экономический университет» (далее Университет) только лицензионных программных продуктов. Настоящая Инструкция... |
|
Методические рекомендации сургут, 2015 ббк 74. 50р30 удк 376(07)... Богатая О. Ф., старший научный сотрудник научно-исследовательской лаборатории инновационных образовательных технологий гоу впо хмао-югры... |
|
Гоу впо «Омский государственный технический университет» утверждаю проректор гоу впо омгту Компьютерные лабораторные работы по курсу "Основы преобразовательной техники". Исследование неуправляемых выпрямителей средней и... |
|
Гоу впо «Красноярский государственный педагогический университет... Идейно-художественное своеобразие романов б. Окуджавы «путешествие дилетантов» и «свидание с бонапартом» |
|
Гоу впо «Российский государственный профессионально- педагогический университет» Возрождение ремесленничества в Уральском регионе: социальные предпосылки, проблемы и пути их решения. Сб науч ст. / Под ред. Л. Ф.... |
|
Инструкция администратора информационной безопасности Настоящий документ определяет основные обязанности, права и ответственность администратора информационной безопасности (далее иб)... |
|
Гоу впо «Российский государственный профессионально-педагогический... Культура. Образование. Право: Материалы Международной заочной научно-практической конференции (г. Екатеринбург, гоу впо «Российский... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству общие положения «Казанский национальный исследовательский технологический университет» (далее – университет) |
|
Анализ репаративных процессов в нижней челюсти при использовании... Работа выполнена в гоу впо «Московский государственный медико-стоматологический университет Росздрава» и в гоу впо «Ставропольская... |
|
Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного... «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |