Личная подпись А.В. Петрова
16.05. 2016
При необходимости документ может утверждаться правовым актом. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
от 16.10.2014 № 64
Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.3.13. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором Учреждения. Документы, содержащие поручения должностным лицам Учреждения, должны быть завизированы ими.
Виза включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию визирующего, дату подписания и проставляется в нижней части оборотной стороны первого листа подлинника правового документа.
Визы проставляются на копии отправляемого документа на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и приложений к нему.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются (или Согласен с учетом замечаний и др.)
Директор Учреждения
Личная подпись Расшифровка подписи И.О. Фамилия
14.11.2015
Внешнее согласование проекта документа проводится с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер:
СОГЛАСОВАНО
Директор
АУ «Творческий город»
Личная подпись Инициалы, фамилия
15.10.2016
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель.
СОГЛАСОВАНО
Письмо Чебоксарского городского
комитета по управлению имуществом
от 30.11.2013 № 1637
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
- с должностными лицами Учреждения;
- с должностными лицами администрации города Чебоксары;
- с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями (при необходимости).
3.3.14. Подпись документа
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, инициалы и фамилия.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом или рукописным, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ. Членов комиссии располагают в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности.
Документы, направляемые в рамках межведомственного и межуровневого взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг, подписываются уполномоченными на направление межведомственных запросов и ответов лицами, в соответствии с полномочиями, делегированными им правовыми актами.
3.3.15. Печать
Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 6.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, не захватывая личной подписи должностного лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «МП», в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.
3.3.16. Заверение копий документов
При заверении копии документа оттиск КОПИЯ ставится вверху на каждом листе, а ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись "ВЕРНО", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
ВЕРНО
Специалист по кадровой работе подпись Е.А. Матвеева
06.09.2016
Кроме того, верность копии документа удостоверяется проставлением печати. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется количеством листов копии (выписки из документа): «Всего в копии________л.». Допускается заверять отметкой «ВЕРНО» каждый лист многостраничной копии документа.
При оформлении многостраничной копии (выписки) используется прошивка всех листов вручную в 4 прокола. После прошивки на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ____ листах» (количество листов указывается цифрами и в скобках прописью); должность лица, заверившего прошивку; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.
3.3.17. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:
Н.А. Миронова
23-50-95
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы, фамилия и номер телефона основного исполнителя.
3.3.18. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:
|
Филипповой Т.В.
Ксенофонтовой А.Е.
Прошу подготовить отчет по предложенной форме
к 05.06.2016
Личная подпись
Дата
|
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется в правом верхнем углу ниже реквизита «адресат». Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.3.19. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид «Для служебного пользования» (ДСП).
Необходимость проставления на документах грифа «ДСП» определяется его составителем и лицом, подписывающим либо утверждающим документ.
Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:
ДСП
экз. № 2
или
ДСП
экз. единственный
3.3.20. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью контроля установленных сроков рассмотрения, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
3.3.21. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведении об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором Учреждения.
3.3.22. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Учреждение содержит порядковый номер и дату (при необходимости – время) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
3.3.23. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в правом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля № 8.
3.4. Правила оформления документов
3.4.1. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила:
применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6.0 и выше;
шрифт - «Times New Roman», размер – 14 для набора основного текста и допускается размер 12 и на 1-2 пункта меньше – для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);
поля: левое - 3,0 см, правое - 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее - 2 см;
межстрочное расстояние – 1- 2 межстрочных интервала;
реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
3.4.2. В документах объемом две и более страницы вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.
3.4.3. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, оформляются только чернилами или пастой синего цвета.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказы
4.1.1. Директор Учреждения издает приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам их деятельности.
В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.
4.1.2. Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение 3).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п.
Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть завершается словом «п р и к а з ы в а ю» с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку. Затем с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.
Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подведомственные учреждения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его дату, номер и заголовок. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Но в приказе может определяться ответственное лицо, в обязанности которого вменяется ознакомление должностных лиц с приказом.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы подписывает директор Учреждения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Проекты приказов готовят на основании поручений директора Учреждения либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки приказов Учреждения и их согласования с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц, которые готовят проект.
Проект приказа и приложения к нему визируются исполнителем, вносящим проект или которого он затрагивает.
Согласование производится в форме визирования текста проекта приказа и приложений к нему на обороте последнего листа на нижнем поле. Срок согласования проектов приказов с должностными лицами Учреждения не должен составлять более трех рабочих дней.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержание.
Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись директора Учреждения, при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
4.2. Положение, инструкция, правила
4.2.1. Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение; права, обязанности, организацию работы Учреждения и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности Учреждения.
4.2.2. Инструкция
Инструкция – совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.
4.2.3. Правила
Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.
4.2.4. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые директором, или акты, утверждаемые отдельным правовым документом.
Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания правового акта.
Срок согласования проектов правил, положения, инструкции должностными лицами составляет не более трех рабочих дней.
При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными государственными органами и организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке (замечании), которая (-ое) прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
4.2.5. Тексты проектов положения, инструкции, правил излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?".
Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение правового акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.
Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.
4.2.6. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются:
- гриф утверждения,
- наименование Учреждения,
- название вида документа,
- дата,
- номер документа,
- место составления,
- заголовок к тексту,
- текст.
4.2.7. Устав Учреждения
Устав Учреждения - документ, в котором определяются правовой статус, цель, задачи, виды деятельности, функции, права и ответственность, организация деятельности, права и обязанности Учреждения, создание, реорганизация и ликвидация Учреждения (приложение 7).
В разделе «Общие положения» - определяется правовой статус Учреждения, его подчиненность. В разделе перечисляются законодательные, нормативные, правовые акты и иные документы, которыми должно руководствоваться Учреждение в своей деятельности.
В разделе «Цель, задачи, виды деятельности» - формулируются проблемы, для разрешения которых создано Учреждение и которые определяют основное содержание и характер его деятельности, а также действия или виды работ, которые должно выполнять Учреждение для осуществления поставленных перед ним задач.
В разделе “Организация деятельности, права и обязанности” -перечисляются права, которыми наделяется Учреждение в лице директора и отражаются обязанности Учреждения. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций Учреждения. Финансовый статус Учреждения отражен в разделе «Имущество и финансовое обеспечение Учреждения». В разделе «Управление Учреждением» излагаются права и обязанности руководителя Учреждения и распределение служебных обязанностей в Учреждении.
Устав Учреждения разрабатывается директором Учреждения и утверждается приказом начальником управления культуры и развития туризма по согласованию с председателем Чебоксарского городского комитета по управлению имуществом.
4.2.8. Должностная инструкция
Должностная инструкция - документ, закрепляющий статус работника, его должностные обязанности и виды работы, объем его полномочий. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками Учреждения (приложение 8).
Должностные инструкции разрабатываются на основе Устава Учреждения на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. В заголовке инструкции указывается полное наименование должности в родительном падеже «Кого?» (Например, должностная инструкция главного специалиста).
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции специалистов подписываются и утверждаются директором Учреждения.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол – документ информационного характера, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях (далее - заседания).
Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалистов, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен, подписан и зарегистрирован не позднее трех дней после заседания.
4.3.2. Подлинники протоколов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в соответствующее дело.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.
4.3.3. Протоколы включают в себя следующие части:
- фамилии докладчиков и выступающих;
- обсуждаемые вопросы (повестка дня);
- краткая запись выступления докладчиков и участников;
- принятые решения.
4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение 9).
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- Присутствовали: список присутствующих, если их количество не превышает 15 человек, или количество присутствующих со ссылкой на прилагаемый список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: ПРИСУТСТВОВАЛИ: 25 чел. (список прилагается).
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Пример:
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Директор МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары» А.В. Петрова
Директор АУ «Творческий город» И.О. Фамилия
- Повестка дня: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу).
Каждый вопрос повестки дня начинается от границы левого поля, нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили – Решили.
За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).
Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.
Далее указывается принятое по этому вопросу решение.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Решение протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Решение прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Протокол рабочей встречи имеет те же реквизиты за исключением «председателя» и «секретаря» и подписывается сотрудником, который вел протокол (приложение 10).
4.3.5. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем.
При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.
Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний экспертной комиссии, протоколы совещаний при директоре Учреждения и др.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов учреждений, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.
4.3.6. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются подведомственным учреждениям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Учреждения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью.
4.4. Акт
4.4.1. Акт - документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события (приложение 11).
Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.
4.4.2. Текст акта делится на три части: вводная, констатирующая часть и выводы.
Вводная часть: Заголовок акта (название или краткое содержание актируемого факта или события). Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.
В заключительной части акта делаются выводы, предложения и заключения. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
При наличии приложений на них делается ссылка.
В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения, адресаты, которым они направлены.
Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.
Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
4.4.3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
4.5. Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
Заявление имеет следующие реквизиты:
- адресат;
- наименование отдела;
- должность;
- имя, отчество и фамилия заявителя;
- название документа;
- текст;
- подпись;
- дату.
4.6. Справка
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, и удостоверяющий какой-либо юридический факт, выдаваемый заинтересованным организациям и гражданам.
Обязательными реквизитами всех видов справок являются наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, несущее ответственность за представленные сведения. Справка заверяется печатью.
4.7. Отчет
Отчет – это документ, содержащий информацию о выполненных мероприятиях, действиях, поручениях.
Отчеты могут быть плановыми и оперативными.
Плановые отчеты разрабатываются на основе нормативных документов и представляются за определенный период времени.
Оперативные отчеты разрабатываются по запросу вышестоящих структур или других организаций, могут оформляться в произвольной форме, которая наиболее полно отражает поставленный вопрос и представляются к указанному сроку за указанный период.
4.8. Служебная переписка
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Учреждения.
В Учреждении используются следующие виды переписки:
4.8.1. Служебное письмо
Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой).
Служебные письма подразделяются на: сопроводительные, информационные, инициативные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Служебное письмо печатается на бланке письма Учреждения.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В служебных письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем для принятия соответствующих мер»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»);
- от третьего лица единственного числа («Учреждение не возражает»).
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.
Служебные письма подписываются тем должностным лицом, в адрес которого было направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности и директором Учреждения.
Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.
Второй экземпляр служебного письма остается в Учреждении.
4.8.2. Телеграмма
Телеграмма – документ, передаваемый адресату по телеграфу. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.
Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами).
Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.
Телеграммы подписывает директор Учреждения.
В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.
4.8.3. Телефонограмма
Телефонограмма – это документ, текст которого передается адресату по телефону (приложение 12).
В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование Учреждения, дата, номер, адресат организации-получателя, текст (не превышающий 50 слов), должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму.
После приема-передачи телефонограммы указываются должности, фамилии и номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших ее, а также время приема-передачи.
Телефонограммы регистрируются в журнале регистрации телефонограмм, незамедлительно докладываются должностным лицам и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.
4.9. Электронное письмо
Электронное письмо – письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте.
4.10. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Для информационного обмена между подведомственными учреждениями, должностными лицами, работниками в Учреждении используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки.
Служебная записка – документ, в котором в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения, иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных подведомственных учреждений и должностных лиц Учреждения.
Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) без реквизитов бланка.
Устанавливаются следующие обязательные реквизиты записок:
- наименование;
- адресат (должностное лицо Учреждения);
- вид документа (докладная записка, служебная записка);
- дата документа;
- заголовок к тексту, если текст более 5 строк;
- текст документа;
- подпись должностного лица.
Примеры оформления докладной, служебной, объяснительной записок даны в приложениях 13-15.
|
