V. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.
5.1.2. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, письма по электронной почте.
5.2. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающих документов.
5.2.1. Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях и по электронной почте проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и однократную регистрацию.
Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом, назначенным приказом директора учреждения. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
5.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, за исключением перечисленных в Перечне нерегистрируемых документов (приложение 16).
Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в журнал, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.
Документы регистрируются один раз:
- создаваемые - в день подписания или утверждения;
- поступившие до 15 часов - в день поступления,
- поступившие после 15 часов - на следующий рабочий день, кроме уведомлений о проведении публичных мероприятий.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
Регистрация поступающих, и отправляемых документов производится специалистом, назначенным приказом директора учреждения.
Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, регистрируются под прежними номерами с дробью. В этом случае руководству повторное обращение передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.
5.2.3 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение.
5.2.4. Обмен документами между специалистами осуществляется лично, посредством электронной почты или через специалиста, назначенного приказом директора учреждения.
5.2.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора Учреждения;
- факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограмма на иностранном языке доставляется адресату без перевода.
5.3. Организация работы с отправляемыми документами
Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.
Проекты документов Учреждения готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз (на листе согласования к проекту документа), приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.
Проекты документов визируются исполнителем.
5.4. Регистрация отправляемых документов
Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Исполнитель осуществляет проверку комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа со списком рассылки. При неправильном оформлении документы возвращаются исполнителю.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа, отправляемый адресату, в реквизитах бланка. Копия подписанного бланка подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).
5.5. Отправка документов
5.5.1. Документы, отправляемые Учреждением передаются почтовой и электрической связью.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и передается на рассмотрение адресату.
5.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Средствами электронной почты отправитель формирует почтовое сообщение с указанием адреса получателя, темы сообщения. Вложением почтового сообщения является архивный файл со сведениями различного рода. Отправка документа по электронной почте осуществляется исполнителем после его подписания.
5.6. Работа исполнителей с документами
5.6.1. Директор Учреждения обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.
5.6.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором Учреждения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.6.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.7. Учет и анализ документооборота
5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
5.7.2. В Учреждении принята следующая форма учета документов:
- Журнальный учет - является традиционным, и на его основе функционируют остальные формы учета. Он основан на регистрации документа в соответствующем журнале учета с присвоением ему очередного порядкового номера по этому журналу.
Кроме журналов регистрации документов (приложение 25) к учетным документам Учреждения относятся также журналы выдачи различных документов (справок, доверенностей и т.д.), журнал регистрации обращений граждан и другие.
VI. Организация контроля исполнения
6.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.3. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на директора Учреждения.
6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- поступивших от органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших от организаций и от граждан - с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации; по остальным обращениям граждан - не более 15 дней;
- все остальные - в срок не более месяца.
Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Учреждения, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в журнале по работе с обращениями граждан.
Текущий контроль исполнения документов установлен сроком до 25 дней, если не указан иной срок.
6.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Главы Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае директор представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только директор учреждения.
Продление срока исполнения документа возможно только с согласия должностного лица, подписавшего резолюцию.
6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором Учреждения все контролируемые документы.
6.7. Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение поручения.
6.8. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за 7 дней до истечения срока.
6.9. Снятие документа с контроля осуществляет директор Учреждения.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа, в которую входят:
- краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
- дата;
- подпись исполнителя или директора Учреждения.
6.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документах, по которым поставленные вопросы решены в определенном порядке и письменного ответа не требуется, исполнитель на первой странице делает отметки, когда и как решен вопрос.
Исполненный документ со всеми относящимися к нему материалами (приложениями, резолюциями и т. д. ) подшивается в дело с надписью на первой странице документа «в дело № ...».
VII. Документальный фонд Учреждения
Документальный фонд Учреждения – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Учреждения составляют документы, созданные в Учреждении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.
Основой формирования документального фонда Учреждения является номенклатура дел.
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 17).
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Учреждения, утвержденной структурой Учреждения, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы.
7.1.2. Номенклатура дел Учреждения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства и утверждается приказом Учреждения.
7.1.3. Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией Учреждения (далее – ЭПК) ежегодно при условии отсутствия изменений в структуре и функциях Учреждения.
Номенклатура дел ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел является приложением к приказу Учреждения, второй хранится в архиве Учреждения, третий, рабочий, хранится в любом удобном для ознакомления всеми специалистами месте.
7.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 01- 05, где 01 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения, которому будут адресованы или от которого будут получены документы; краткое содержание документов дела, даты или период, к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название, например:
«Переписка с республиканскими органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями по основной деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
«Переписка с Министерством культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики по вопросам деятельности муниципальных учреждений культуры города Чебоксары».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
«Переписка с Прокуратурой Чувашской Республики и прокуратурами районов (запросы, представления, протесты)».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:
«Переписка с муниципальными бюджетными учреждениями культуры города Чебоксары».
Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню со сроками хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.
7.1.6. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение 18).
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Учреждении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии актов главы администрации города.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Главы Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности за текущий год.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дней отдыха, командировок, взысканий и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.
7.2.4. Все дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работником, ответственным за ведение делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 19), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение 20), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 21), подшивку или переплет дела.
7.2.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:
- наименование Учреждения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование Учреждения указывается полностью в именительном падеже – Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»;
- делопроизводственным индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭК Учреждения. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
- даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 – карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле.
Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дел заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Специалисты Учреждения и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.
7.3.2. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица получившего дело, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подведомственных учреждений на срок не более 10 дней и после его истечения подлежат возврату.
7.3.3. Передача документов «ДСП» осуществляется:
- внутри Учреждения – с разрешения директора Учреждения под роспись;
- в другие организации – по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, специальной связью или курьером.
7.3.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив.
Экспертиза ценности документов. Составление описей
8.1. Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Учреждении образован архив Учреждения.
В архив Учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. При передаче дел специалистами в архив Учреждения сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются специалистами.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Учреждения, как правило, не подлежат. Они хранятся в Учреждении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2. Выдача дел из архива Учреждения во временное пользование осуществляется сотрудником, ответственным за архив Учреждения.
Все выдаваемые дела, независимо от их характера, вносятся в журнал учета выдачи дел во временное пользование, в котором делаются записи: о дате выдачи, указываются номера описи и дел, заголовки дел, количество листов в деле, должности и фамилии лиц, получивших дела, срок, на который выданы дела, расписка в получении дел, дата возврата и подпись сотрудника, ответственного за архив, принявшего дела обратно.
Перед выдачей и после возврата дел, проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого и возвращенного дела.
8.3. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив Учреждения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия Учреждения (далее – ЭК) .
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определены положением, утвержденным приказом Учреждения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Учреждении непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Учреждения;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Учреждении;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных актов РФ и ЧР, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения 22, 23, 24).
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- личные дела уволенных;
Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Описи дел составляются по установленной форме.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел Учреждения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК Учреждения, утверждается приказом Учреждения.
8.5. Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты на уничтожение документов утверждаются директором Учреждения. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения в соответствии с установленным порядком.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.)
После утверждения акта о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).
8.6. В случае ликвидации или реорганизации Учреждения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в Учреждении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Учреждения или правопреемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
от ____________ № ___
Приложение 1
к п. 3.2.3,3.2.4, 3.2.5
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ
«Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен
финанспа производство управленийĕ»
_________
Муниципальное бюджетное учреждение
«Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ул. К. Маркса, 36, г.Чебоксары, 428000 тел.(8352) 38-19-10; факс (8352) 38-19-30; E-mail: kult_buh@gcheb.cap.ru www.ufpo.ru
___________________№___________________
Приложение 2
к п. 3.2.3,3.2.4, 3.2.5
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
______________
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ул. К. Маркса, 36, г. Чебоксары, 428000
тел.(8352) 38-19-10; факс (8352) 38-19-30;
E-mail: kult_buh@gcheb.cap.ru
www.ufpo.ru
ОКПО 90956742, ОГРН 1112130016790,
ИНН/КПП 2130097501/213001001
|
|
|
