Раздел XV
Ведение нарядов, книг, карточек, журналов
и судебных дел
261. Индивидуальная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура дел), утверждается мировым судьей на очередной год не позднее октября текущего года. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 № 112.
262. Номенклатура дел составляется работником аппарата мирового судьи в соответствии с должностным регламентом. Постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка мирового судьи Ненецкого автономного округа (далее – экспертная комиссия) может оказывать помощь в составлении номенклатуры. Номенклатура утверждается мировым судьей.
Дополнения в номенклатуру дел вносятся в порядке, установленном абзацем первым настоящего пункта.
По окончании года номенклатура подшивается в наряд.
263. Все исполненные служебные документы подшиваются в соответствующие наряды.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.
264. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.
265. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.
Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).
При подшивке документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются.
Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.
Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда.
266. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, наименование судебного участка, дата начала и окончания, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах - номер очередного тома и номер наряда.
Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т.п.), запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.
267. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.
Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
268. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, то надписи на нем разрешается печатать на машинке, компьютере.
269. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники аппарата мирового судьи должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, производстве. В конце дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вшивается лист-заверитель (приложение № 6 к Инструкции по организации работы архива мирового судьи Ненецкого автономного округа).
В судебных делах временного хранения (до 10 лет включительно) лист-заверитель не используется.
Во всех журналах и нарядах (делах общего делопроизводства), сдаваемых в архив, производится заверительная надпись.
270. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они были учтены в предшествующем году.
271. Хранение документов в незапирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.
Раздел XVI
Ведение архива мирового судьи Ненецкого автономного округа
272. Ведение архива мирового судьи Ненецкого автономного округа осуществляется в соответствии с Инструкцией отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 № 157, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 № 112, Инструкцией по организации работы архива мирового судьи Ненецкого автономного округа.
273. Законченные судебные дела, а также журналы и дела общего делопроизводства (наряды) передаются на хранение в архив мирового судьи.
274. При учете и хранении дел и других материалов в архиве мирового судьи соблюдаются требования, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций, Единой государственной системой делопроизводства, Инструкцией по организации работы архива мирового судьи Ненецкого автономного округа, а также настоящей Инструкцией.
275. В судебных делах и делах общего делопроизводства, подлежащих сдаче в архив мирового судьи, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу.
276. Для сдачи дел и материалов в архив мирового судьи составляется опись или акт этих дел и материалов по установленной форме в зависимости от срока хранения. Опись (акт) подписывается соответствующим работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей.
277. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив мирового судьи, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи (акту) в архив мирового судьи, и номер самой описи (акта), а также указываются срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел мирового судьи, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве мирового судьи по годам в порядке архивных номеров.
278. Разрешение на передачу судебного дела в архив мирового судьи дает мировой судья, рассмотревший дело. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.
Разрешив сдачу дела в архив мирового судьи, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа «Архив» ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве мирового судьи, или делает надпись «постоянно», если дело подлежит постоянному хранению. Эти даты переносятся в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.
Раздел XVII
Учет, использование и хранение служебных
изданий
279. К служебным изданиям относятся все поступившие на судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные подобные издания.
280. Все полученные из вышестоящих инстанций, а также приобретенные или изготовленные в типографиях служебные издания учитываются в журнале регистрации юридической литературы. На сопроводительных письмах к изданиям указывается, за какими инвентарными номерами учтены издания в журнале регистрации, а также лицо, получившее издание на хранение, ставит на них свою подпись.
На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.
281. В случае износа журнала регистрации юридической литературы, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в журнал изданий уничтожено, с разрешения судьи может быть произведен переучет изданий и заведен новый журнал.
Переучет производится с составлением акта комиссией, назначенной мировым судьей. В новый журнал регистрации переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета изданий и оформления нового журнала старые журналы регистрации юридической литературы по истечении пяти лет уничтожаются по акту.
Издания, утратившие практическое значение, уничтожаются в установленном порядке по распоряжению мирового судьи.
Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для деятельности мирового судьи.
282. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы.
Раздел XVIII
Ведение судебного делопроизводства
в период временного отсутствия мирового судьи
283. Ведение судебного делопроизводства при прекращении или приостановлении полномочий мирового судьи, а также в случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск и иные уважительные причины) возлагается на мирового судью другого судебного участка того же судебного района постановлением председателя Нарьян-Марского городского суда.
Исполнение обязанностей мирового судьи может быть возложено на судью, находящегося в отставке, в порядке, предусмотренном статьей 7.1 Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации».
Инвентаризация судебных дел в связи с прекращением или приостановлением полномочий мирового судьи производится комиссией с участием начальника отдела по организационному обеспечению мировой юстиции Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.
Раздел XIX
Прием и передача дел при освобождении
от должности работников аппарата мирового судьи
284. При освобождении или переводе на другую работу работников аппарата мирового судьи они обязаны в присутствии мирового судьи передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов мировой судья совместно с двумя работниками судебного участка составляет акт недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов и направляет его начальнику отдела по организационному обеспечению мировой юстиции Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, который решается вопрос о назначении служебного расследования.
Раздел XX
Составление и оформление служебных документов
285. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа может состоять из 2 частей - вводной и основной. В первой части излагаются факты, события, мотивы, побудившие составить документ. Здесь же даются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части - выводы, просьбы, предложения и т.п.
286. Документы могут быть изготовлены на компьютере, машинописным или рукописным способами. Служебные документы для печатания на компьютере и пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.
В них должны быть четко выделены абзацы.
В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.
287. Документы адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила: наименование организации, структурного подразделения организации указывается в именительном падеже;
при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;
почтовый адрес указывается полностью: улица, номер дома; город, область (республика, край), индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта);
документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса на каждом документе указывается только один адрес.
288. Не следует текст письма начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос, так как для этого есть реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», куда и вносится дата и номер поступившего письма.
289. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова «Приложение» указываются наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.
Отметка о наличии приложения отделяется от текста 1,5 - 2 интервалами.
290. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.
Служебные документы подписываются мировым судьей. Подпись мирового судьи отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.
Отметку об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона) располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, печатают размером шрифта № 10. Слово «Исполнитель» или «Исп.» не печатается.
291. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности.
После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
292. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.
Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.
Дату подписания документа и, если необходимо, надпись «Лично» или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.
293. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
294. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.
Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности лица, подписывающего документ.
295. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.
В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.
На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
296. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.
Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.
297. Все подписанные документы отправляются в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Перед отправкой документа проверяется правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркивается адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
298. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством Российской Федерации.
|
