УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства труда и
социального развития КБР
от «___» _______2012г. №___
Инструкция по делопроизводству
Министерства труда и социального развития
Кабардино-Балкарской Республики
1.Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – Правила делопроизводства), утвержденные постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные приказом Архивной службы КБР от 11 марта 2011 года № 12 (далее – Методические рекомендации).
1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Министерстве, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми министром труда и социального развития КБР.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел делопроизводства и обращения граждан Министерства (далее - отдел делопроизводства).
1.8. В структурных подразделениях Министерства ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом министра труда и социального развития КБР.
1.9. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих отдела делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Министерства устанавливаются должностными регламентами.
1.10. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения министра труда и социального развития КБР.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.12. Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
1.13. При уходе работника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения Министерства возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.14. Об утрате документа необходимо доложить начальнику отдела делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Министерства и отдел делопроизводства.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу Министерства с разрешения руководства МТ и СР КБР.
2.Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
отдел делопроизводства - структурное подразделение министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.
3. Создание документов
3.1. Бланки документов
Согласно Правил делопроизводства документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Служба делопроизводства министерства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 г. № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».
Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти помещается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма органа исполнительной власти;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти);
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
- для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование «Министерство труда и социального развития КБР» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики ;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
- для бланка письма Министерства труда и социального развития КБР:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование « Министерство труда и социального развития КБР» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
- для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование «Министерство труда и социального развития КБР» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
- для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование «Министерство труда и социального развития КБР» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) министерства (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование « Министерство труда и социального развития КБР» ;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов приведены в приложениях №№1-10.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.2.Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в Министерстве оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности являются:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование «Министерство труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о министерстве труда и социального развития КБР;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерство; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.3.Правила оформления реквизитов документов
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики
Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Министерства в соответствии с Законом КБР от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».
На бланках документов Министерства изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом наименование Министерства «Министерство труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики» (полное или сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве.
Сокращенное наименование Министерства («Минтрудсоцразвития КБР») помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием структурного подразделения Министерства на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование Министерства на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.
Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов.
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (г.Нальчик) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты – номер дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, в которое будет подшит данный документ. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: «Министерство образования и науки Кабардино-Балкарской Республики».
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: «Руководителю Государственного комитета КБР по занятости населения И.О. Фамилия
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например: приказ (о чем?)- Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих Министерства труда и социального развития КБР;
Письмо (о чем?)- Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?)- внутреннего служебного распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Текст документа
В министерстве официальное делопроизводство ведется на русском языке. Наряду с русским языком делопроизводство может вестись также на других языках Кабардино-Балкарской Республики (Закон Кабардино-Балкарской Республики от 16 января 1995 года № 1-РЗ «О языках народов Кабардино-Балкарской Республики»). Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «приказываю... подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...»;
3-го лица единственного числа: «...Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет...»; «...коллегия постановила...»; «Министерство труда и социального развития КБР не считает возможным...»;
1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...»; «представляем на рассмотрение и утверждение...»; в протоколах: «слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)».
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем...», «решили...» .
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя ведомства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для
служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Например:
Приложение № 2
к приказу Министерства труда и
социального развития КБР
от 15.03.2010 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства труда и
социального развития КБР
от 12.11.2010 № 125
Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО или:
Начальник Управления
Министерства юстиции РФ по КБР
Подпись И.О. Фамилия
Дата
|
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 № 01-18/115
|
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами исполнительной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями;
Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Руководитель департамента Подпись И.О. Фамилия
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Ведущий специалист-эксперт – юрист отдела
по вопросам госслужбы, кадров и
правового обеспечения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Заместитель министра Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. министра Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности министра Подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр труда и социального развития КБР
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом министерства труда и
социального развития КБР
от 15.04.2010 № 65
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти) № _______ за ____ г.
Верно
Ведущий специалист-эксперт Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: И.Н. Темботов (866-2) 42-00-00
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Пшибиеву А.М., Карчаевой З.Х.
Прошу подготовить проект договора
к 05.04.2011
Подпись Дата
Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в министерство содержит очередной порядковый номер, через косую черту номер дела и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации[1]. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Подготовка проектов законодательных и иных
нормативных правовых актов
Органы исполнительной власти представляют в Правительство Кабардино-Балкарской Республики проекты:
законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики;
указов и распоряжений Президента Кабардино-Балкарской Республики;
постановлений и распоряжений Правительства Кабардино-Балкарской Республики.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, актов Президента и Правительства Кабардино-Балкарской Республики осуществляется министерством в порядке, установленном актами Президента и Правительства Кабардино-Балкарской Республики.
Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики
Министерство разрабатывает проекты республиканских законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Кабардино-Балкарской Республики и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
Законопроекты печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Президентом Кабардино-Балкарской Республики» или «Вносится Правительством Кабардино-Балкарской Республики». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта – ЗАКОН КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Градостроительный кодекс Кабардино-Балкарской Республики) Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
|
