Скачать 1.15 Mb.
|
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования). Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Министерства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. Образец оформления приказа приведен в приложении № 11. Положение, правила, инструкция Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие: назначение правил, положений, инструкций; порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления; согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями; порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом министерства или непосредственно руководителем министерства); доведение правил, положений, инструкций до исполнителей; внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции. Образец оформления положения приведен в приложении № 12. Протокол заседания (совещания) Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: Заместитель министра МТиСР КБР И.О. Фамилия Руководитель департамента МТиСР КБР И.О.Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования: МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНТРУДСОЦРАЗВИТИЯ КБР); вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру); вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Приложения к протоколам оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Образец оформления полного протокола приведен в Приложении № 13. Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении № 14. Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении № 15. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов исполнительной власти, организаций и граждан. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи). Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма готовятся: как доклады о выполнении поручений министерств и ведомств Российской Федерации; как доклады о выполнении поручений Главы Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики; как доклады департаментов, управлений и служб на поручения органов исполнительной власти; как исполнение поручений Главы Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, проектов актов Главы Кабардино-Балкарской Республики и актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики; как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства; к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма; в служебных письмах используются фразы этикетного характера («Уважаемый...!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным...», «Министерство труда и социального развития Кабардино-Балкарской Республики предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»); служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами министерства; служебные письма подписываются руководителем министерства, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом министерства; письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью , а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 16. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: наименование структурного подразделения - автора документа; вид документа; дата документа, регистрационный номер (если в органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов); название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк; адресат (должностное лицо органа исполнительной власти); подпись. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. Образцы записок приведены в приложениях №№ 17-19. 3.4. Организация документооборота 3.4.1. Принципы организации документооборота Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов в министерстве определяется внутренним Регламентом Министерства , Положениями о Министерстве и структурных подразделениях министерства , инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями. Организация документооборота в министерстве осуществляется исходя из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. В документообороте министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться: документы, поступившие из Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, Парламента Кабардино-Балкарской Республики, Правительства Кабардино-Балкарской Республики, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Кабардино-Балкарской Республики, Национального банка Кабардино-Балкарской Республики и других подобных организаций; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике; обращения граждан; запросы депутатов Парламента Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных органу исполнительной власти; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов Документы, поступающие в министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства министерства (далее – отдел делопроизводства). Документы, поступившие в министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в отделе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указывается должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела делопроизводства и государственный служащий, вскрывший указанный конверт. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан. 3.4.3. Предварительное рассмотрение документов Отделом делопроизводства проводится предварительное рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством министерства. Документы, поступившие в министерство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются отделом делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) министра или заместителям министра в соответствии с установленным в министерстве распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. 3.4.4. Регистрация и порядок рассмотрения поступающих документов Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения. При приеме пакетов из органов государственной власти, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа. Регистрация документов, поступивших в отдел делопроизводства осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера, с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции. Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно. Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день. Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе по регистрации и учету корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата поступления и регистрационный номер документа; - дата создания и исходящий номер документа; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. В отделе делопроизводства зарегистрированные документы, исходя из содержания документа, направляются конкретному должностному лицу или в структурное подразделение Министерства, которому документ должен быть направлен. Передача документов осуществляется под расписку в регистрационном журнале. Переписка между структурными подразделениями Министерства не подлежит регистрации. Письма и обращения граждан, поступившие в Министерство регистрируются отдельно от других видов корреспонденции. Поступившая корреспонденция направляется на рассмотрение заместителям министра труда и социального развития КБР, руководителям структурных подразделений Министерства, а при необходимости - для доклада министру труда и социального развития КБР. Министру труда и социального развития КБР докладываются документы, поступившие из правительственной почты, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Министерства. После доклада руководству Министерства все документы подлежат возврату в отдел делопроизводства для фиксации поручений руководства министерства в автоматизированных системах регистрации, учета и контроля исполнения документов. Документы, рассмотренные министром труда и социального развития КБР и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Министерства согласно резолюции. Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно. Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Министерства, исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, документ доводится до всех поименованных в резолюции лиц. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Министерства, в том числе не указанные в резолюции, по согласованию с заместителями министра труда и социального развития КБР, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений министерства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале и электронном виде поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. После того, как документ исполнен - вносится информация об исполнении документа. |
Приказ от 20 января 2014 г. N 9-п об утверждении инструкции по делопроизводству... Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года... |
Министерство труда и социального развития российской федерации постановление Киносеть и кинопрокат"; "Театрально-зрелищные предприятия", разработанный Управлением нормативов по труду Научно-исследовательского... |
||
Положение об оплате труда работников федерального государственного... Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, принятых в связи с введением новых систем оплаты труда,... |
В краснодарском крае Министерства труда и социального развития Российской Федерации, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации,... |
||
Инструкция по охране труда для вахтера иот-04-2016 Постановление министерства труда и социального развития российской федерации от 17 декабря 2002 года n 80 «об утверждении методических... |
Инструкция по охране труда для архивариуса иот-02-2016 Постановление министерства труда и социального развития российской федерации от 17 декабря 2002 года n 80 «об утверждении методических... |
||
Инструкция по охране труда для газоспасателей 1 и 2 класса вгсо вгсо-иот-3 Федерального Закона “Об основах охраны труда в рф”, Трудового Кодекса рф, в соответствии с “Методическими рекомендациями по разработке... |
Должностная инструкция № Правил внутреннего трудового распорядка мбдоу детский сад комбинированного вида №54; Постановления Министерства труда и социального... |
||
Российской федерации постановление Производство изделий народных художественных промыслов, разработанный Управлением нормативов по труду Научно-исследовательского института... |
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из... Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Министерства... |
||
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из... Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Министерства... |
О реализации отдельных положений законодательства в сфере охраны труда Российской Федерации, Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденным... |
||
Российской федерации постановление Производство нетканых материалов", "Сетевязальное производство", "Ручное ткачество", разработанный Управлением нормативов по труду... |
1 Введение Инструкции по охране труда разрабатываются в соответствии с методическими рекомендациями по разработке государственных нормативных... |
||
Должностная инструкция № Трудового Кодекса Российской Федерации, Устава мбдоу, правил внутреннего трудового распорядка; Постановления Министерства труда и... |
20 ноября 2002 года Согласовано письмом Министерства труда и социального... По охране труда в пассажирском хозяйстве федерального железнодорожного транспорта |
Поиск |