                ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(утверждена распоряжением Администрации города от 31.01.2014 № 193)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, копированием и тиражированием служебных документов несекретного характера в Администрации города и ее структурных подразделениях.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Инструкция подготовлена в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения доку-ментов на базе применения новых информационных технологий.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством, требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, Уставом муниципального образования городской округ город Сургут, Регламентом Администрации города.
1.4. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну, персональные данные, с грифом «для служебного пользования»), электронными документами и документами по ведению кадрового делопроизводства регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств, информационных технологий в работе с документами, контроль за организацией делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города.
1.7. Деятельность по организации и ведению делопроизводства в Администрации города и ее структурных подразделениях осуществляет муниципальное учреждение, которому переданы отдельные функции по организационному и документационному обеспечению деятельности Администрации города и ее структурных подразделений в соответствии с муниципальным правовым актом (далее – специализированное муниципальное учреждение).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на сотрудников специализированного муниципального учреждения, ответственных за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по дело-производству.
1.8. Контроль за исполнением документов и соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города осуществляется руководителем структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения обязан принимать меры к сокращению документооборота.
1.9. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами высшими должностными лицами Администрации города возлагается на помощников (секретарей) соответствующих высших должностных лиц Администрации города.
Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами помощником, советником и консуль-тантом Главы города несут они самостоятельно.
1.10. Требования Инструкции обязательны к исполнению всеми работниками Администрации города.
Вновь принятые на работу сотрудники Администрации города должны быть ознакомлены с текстом настоящей Инструкции работником специализированного муниципального учреждения, факт ознакомления должен быть подтвержден личной подписью работника в специальном журнале, оформленном согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Контроль за ознакомлением осуществляет непосредственный руководитель принятого специалиста.
1.11. Работники Администрации города несут ответственность за не-соблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации, а также информируют руководство о состоянии их исполнения.
Сведения, содержащиеся в служебных документах на стадии подготовки в Администрации города являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего с документами.
Об утрате документа работники Администрации города немедленно сообщают непосредственному руководителю. По факту утраты документов Главой города назначается служебное расследование.
В случае временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) работник по указанию непосредственного руководителя передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, его замещающему, при увольнении – сдает числящиеся за ним документы.
1.12. Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только после получения официального запроса в адрес Администрации города с разрешения заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
Передача служебных документов структурного подразделения Администрации города, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
1.13. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами в Администрации города используются электронные информационные системы (далее – ЭИС), которые должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
2. Создание и оформление документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города и ее структурных подразделениях, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210x 297мм) или в электронном виде и должны иметь установленный состав реквизитов.
2.1.2. Образцы бланков документов в Администрации города и их описание утверждаются муниципальными правовыми актами. В Администрации города используются следующие виды бланков:
С воспроизведением герба муниципального образования городской округ город Сургут:
- общий бланк (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции);
- бланк постановления Главы города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей согласно приложению 3 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Главы города (по образцу бланка согласно прило-жению 4 к настоящей Инструкции);
- бланк постановления Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 5 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 6 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения заместителя главы Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 7 к настоящей Инструкции);
- бланки письма Главы города (по образцам бланков с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложениям 8, 9 к настоящей Инструкции);
- бланки письма Администрации города (по образцам бланков с указанием размера шрифта реквизита «Наименование организации» согласно прило-жениям 10, 11 к настоящей Инструкции);
- бланки приказов структурных подразделений Администрации города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции);
- бланки писем структурных подразделений Администрации города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 13 к настоящей Инструкции).
Без воспроизведения герба муниципального образования городской округ город Сургут:
- бланк письма помощника Главы города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции);
- бланки писем советника, консультанта Главы города (по образцам бланков согласно приложениям 15, 16 к настоящей Инструкции).
2.1.3. Внутренние документы (заявления, отчеты и другие) оформляются на листах формата А4 или в электронном виде.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14. В отдельных случаях, для размещения текста документа на одной странице шрифт может быть изменен до № 13 – 13,5. Для оформления табличных материалов могут применяться шрифты размером № 10 – 12, с возможным использованием переносов.
Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
В случаях, когда не вмещается одно или два предложения текста документа, допускается уменьшение размера нижнего поля до 10 мм.
Для проектов муниципальных правовых актов и документов длительного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения размер левого поля составляет 30 мм.
2.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.3. Изображение герба муниципального образования городской округ город Сургут помещают на бланках в случаях, предусмотренных действующими муниципальными правовыми актами.
Герб города на бланках помещается в верхнем поле, расстояние между гербом и верхним краем листа должно составлять 3 – 5 мм. Не допускается изображение герба в цвете.
2.2.4. Наименование организации
Наименование органа местного самоуправления должно соответствовать наименованию, установленному Уставом города.
Наименование структурного подразделения Администрации города должно соответствовать наименованию, установленному в Положении о структурном подразделении.
Если документ подготавливается совместно двумя и более структурными подразделениями Администрации города, то их наименования следует печатать на чистом листе бумаги.
2.2.5. Справочные данные об организации
Справочные данные об органе местного самоуправления, структурном подразделении, должностном лице содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагают на бланке письма. Справочные данные включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, другие сведения по усмотрению организации.
2.2.6. Наименование вида документа
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подго-товке документа. В письме наименование вида документа не указывается.
Наименование вида документа, создаваемого в Администрации города и ее структурных подразделениях, должно соответствовать наименованиям, установленным Уставом города, положением о соответствующем структурном подразделении.
Наименование вида документа должно соответствовать наименованию видов документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и т.д.
2.2.7. Дата документа
Датой документа является дата подписания (распорядительные документы, письмо, докладная записка), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется:
- должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ;
- исполнителем, ответственным за регистрацию документа, при регистрации документов в ЭИС.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата может оформляться:
- словесно-цифровым способом, например: 09 января 2013 г.;
- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами), например, дату 9 января 2013 года следует оформлять: 09.01.2013;
- в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 09 января 2013 года.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
В служебной корреспонденции, зарегистрированной при помощи ЭИС дата, указанная в этикетке с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, проставляется следующим образом: день месяца, месяц, год – двумя парами арабских цифр, разделенных точкой.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
2.2.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности подписавшего.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации города в ЭИС.
Регистрационный номер документа, не предусмотренного ЭИС, проставляется обычным способом.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц, кроме документов, указанных в приложении 17 к настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).
Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, протоколы и др.).
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
2.2.9. В исходящих письмах, зарегистрированных в ЭИС, реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на этикетке с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства.
Этикетка с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства наклеивается на бланк письма под последней строкой реквизита «Справочные данные об организации» на строки для проставления реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», включенные в бланк. Учитывая размер реквизитов, включенных в бланк письма (изображение герба, «Наименование организации», «Справочные данные об организации») и размер этикетки (55 х 30 мм) иные реквизиты («Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту» – при их наличии, а также «Текст документа») печатаются на уровне не выше 110 мм от верхнего края листа.
2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма или оформляется под этикеткой с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства с использованием шрифта размером № 12 без отступа от границы левого поля следующим образом:
На № ____________ от _______________
Слова «На входящий…», «На исходящий…», «На вх….», «На исх…» не пишутся.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
2.2.11. Адресат
В качестве адресата могут быть органы власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане.
Реквизит «Адресат» выравнивается по левому краю, печатается на уровне реквизита «Наименование организации» (в бланках писем Главы города – на уровне слов «Глава города», в бланках писем Администрации города или структурного подразделения – на уровне слов «Администрация города»). При написании адресата переносы в словах недопустимы.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
|
Администрация города
Правовое управление
|
или
|
|
|
ОАО «Запсибэнергомаш»
Юридический отдел
|
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией и отделяют от нее пробелом, например:
|
Начальнику правового управления
Администрации города
А.Г. Лазареву
|
или
|
ОАО «Запсибэнергомаш»
Юридический отдел
Начальнику отдела И.И. Иванову
|
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:
|
И.о. главы Администрации города
О.М. Лапину
|
или
|
|
|
Генеральному директору
ОАО «Запсибэнергомаш»
П.П. Петрову
|
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия следует указывать обобщенно, например:
|
Руководителю структурного
подразделения Администрации города
|
или
|
|
|
Филиалы ОАО «Запсибэнергомаш»
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают, например:
|
Заместителю главы
Администрации города
Н.П. Алешковой
Директору департамента образования
Т.Н. Османкиной
Начальнику службы помощников
В.В. Усковой
|
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа, например:
|
Структурные подразделения
Администрации города (по списку)
|
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.
Реквизиты почтового адреса пишутся в следующем порядке:
наименование адресата – наименование организации (юридического лица) или фамилия, имя, отчество для физических лиц;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название области, края, автономного округа, республики;
название страны (для международных отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО «Запсибэнергомаш»
ул. Промышленная, стр.1
г. Сургут
Ханты-Мансийский
автономный округ – Югра
628401
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
ул. Ленина, д.35, кв.8,
г. Нижний Тагил
Свердловская область
622000
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
2.2.12. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. На документах, подлежащих утверждению, примерный перечень которых приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (около 130 мм от левого края листа) и выравнивается по левому краю.
В грифе утверждения инициалы должностного лица указываются перед фамилией и отделяются от нее пробелом, гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
_______________И.И. Иванов
«_____»_____________ 0000
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
протоколом
заседания совета
от 00.00.0000 № 00
2.2.13. Резолюция
Резолюция – реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются конкретные исполнители, задания по исполнению данного документа и срок исполнения.
Резолюция оформляется руководителем от руки непосредственно на документе (в заголовочной части документа, на свободном от текста месте) или на бланке резолюции (на отдельном листе), который прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
В ЭИС раздел «Резолюция» в регистрационной карточке документа заполняется текстом резолюции Главы города, высшего должностного лица Администрации города, руководителя структурного подразделения Администрации города после рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.
2.2.14. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании…..»; «О выделении…» и т.д. или на вопрос «Чего? Кого?», например: «Должностная инструкция муниципального служащего».
При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.
Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».
Заголовок составляется исполнителем документа. Печатается заголовок тем же шрифтом, что и сам документ, без кавычек, без отступа от границы левого поля. В конце заголовка точка не ставится.
Длина строки заголовка не должна превышать 110 мм от левого края листа для проектов муниципальных правовых актов, 90 мм для иных документов.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами «Дата документа», «Регистрационный номер документа» бланка или под штрих-кодом, «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при наличии), а также для отдельных видов документов под реквизитом «Наименование вида документа» через один межстрочный интервал.
2.2.15. Отметка о контроле
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения сроков исполнения, обозначенных организацией, направившей запрос, поручение или просьбу, распорядительным документом, указанных в резолюции, или сроков, установленных действующим законодательством и муниципальными правовыми актами. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» справа на верхнем поле документа.
2.2.16. Отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем, приложений к муниципальным правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля без отступа и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.
Приложения должны иметь все необходимые реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметка о наличии приложения, указанного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Порядок разработки, согласования и утверждения должностных
инструкций работников Администрации города на 5 л. в 2 экз.
2. Правила …………на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: техническое задание в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо от 00.00.0000 № 123 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:
Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на _________________________
(указать вид съемного носителя информации)
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на _______________________
(указать вид съемного носителя информации)
В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес _________________
(указать электронный адрес)
На приложениях к муниципальным правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям, письмам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе прилагаемого текста в правом верхнем углу на расстоянии около 135 мм от левого края листа (указывается «Приложение ____» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера) и выравнивается по левому краю, например:
Приложение
к постановлению
Администрации города
от ____________ № _________
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №). Одно приложение не нумеруется.
В распорядительных документах (приказах, постановлениях, решениях и распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
«1. Утвердить план мероприятий «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности здравоохранения на территории города Сургута» согласно приложению».
2.2.17. Подпись документа
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия – инициалы указываются перед фамилией и отделяются пробелом), например:
не на бланке
Директор департамента образования
Администрации города Т.Н. Османкина
на бланке:
Директор департамента Т.Н. Османкина
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
При отсутствии должностного лица, фамилия которого указана в проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).
При подписании документа лицом, в соответствии с муниципальным правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. главы Администрации города подпись О.М. Лапин
Реквизит «Подпись» размещается через 2 межстрочных интервала от текста (или, при наличии, от реквизита «Отметка о наличии приложений») без отступа от границы левого поля. Расшифровка подписи выравнивается по границе правового поля.
2.2.18. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора), с содержанием документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, располагается в левом нижнем углу между реквизитами «Подпись» и «Отметка об исполнителе»), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
|
