Установлено, что в период с ... по ...
В соответствии с ...
В целях ...
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
Считаем целесообразным …
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о....
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «вы» вместо «я» и «он».
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:
СНГ, зам., спецназ и др.;
графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
2.2.17.2. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в отчётно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).
Таблица включает следующие элементы: 1) нумерационный заголовок (номер таблицы); 2) тематический заголовок; 3) заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части («головка»); 4) основную часть, состоящую в свою очередь из «боковика» (слева) и «прографки» (справа). Вертикальные ряды в таблицах называются колонками, графами или столбцами; горизонтальные - строками.
Например:
Таблица 1
(нумерационный заголовок)
ПЛАН
мероприятий по подготовке и проведению Дня органов местного самоуправления Манского района
(тематический заголовок)
№
п\п
|
Наименование мероприятий
|
Срок
|
Ответственный
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
Подготовить:
|
|
|
1.1.
|
Информационные письма о проведении Дня органов местного самоуправления Манского района
|
12.12.2010
|
Иванова Е.В.
|
(боковик) (прографка)
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заголовки граф и строк пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы. Его следует помещать над таблицей, посередине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится. Сокращения слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.
Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой из них справа размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, с порядковым номером (без знака №). Точку после номера таблицы не ставят. Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается.
Например:
Таблица
Наименование объектов
строительства
|
Лимиты капитальных вложений
|
всего
|
в том числе
|
2009 год
|
2010 год
|
2011 год
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.
Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.
Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках.
Например:
Наименование объектов строительства
|
Металл (тонн)
|
Лес (куб. м)
|
на армирование железобетона
|
на прочие нужды
|
круглый
|
пиленый
|
Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.
Например:
Наименование материалов
|
Единицы измерения
|
Количество
|
Срок поставки
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Цемент
|
тыс. т
|
27
|
06.02.2012
|
Пиломатериалы
|
куб. м
|
160
|
06.02.2012
|
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
Таблицы печатаются через одинарный междустрочный интервал, размер шрифта 12-14. При изготовлении таблиц количеством более 10 страниц могут использоваться шрифты меньших размеров.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
2.2.18. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату).
Если документ имеет приложение, названное в тексте, оно оформляется следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о … на 3 л. в 2 экз.
2. Проект … на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.
Например:
Приложение: в 3 экз.
Приложение: решение (указывается наименование.
представительного органа) в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо департамента образования, культуры и молодежной
политики Энского края от 22.02.2010 № 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
При оформлении приложения к распорядительным документам на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и ниже даётся ссылка на распорядительный акт. Все составные части реквизита выравниваются по ширине. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Например:
Приложение
к решению
(указывается наименование представительного органа)
от 23.09.2007 № 28
При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер.
Например:
Приложение 1
к распоряжению
председателя (указывается наименование представительного органа)
от 23.09.2007 № 29-р
Приложение 2
к распоряжению
председателя (указывается наименование представительного органа)
от 23.09.2007 № 29-р
2.2.19. Подпись (реквизит 22) является обязательным реквизитом документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
не на бланке:
Председатель
(указывается наименование
представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)
на бланке:
Председатель (подпись) (расшифровка подписи)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается ставить предлог «за», косую черту перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей замещаемой должности.
Например:
Председатель
(указывается наименование
представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)
Председатель комиссии
(указывается наименование
представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту.
Например:
Председатель комиссии (подпись) А.П. Яковлев
Члены комиссии: (подпись) Б.Н. Иванков
(подпись) И.Н. Ковалев
(подпись) К.М. Ивлев
Подпись отделяется от последней строки текста четырьмя междустрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
2.2.20. Согласование и визирование проекта документа (реквизиты 23, 24)
Гриф согласования оформляется на отдельном листе согласования и включает в себя следующие реквизиты: слово «СОГЛАСОВАНИЕ», название документа, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования.
На листе согласования указываются сведения об исполнителе документа, в состав которых входят: инициалы, фамилия исполнителя, номер его телефона Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям (приложение № 10).
2.2.21. Оттиск печати (реквизит 25)
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Для проставления отметок о получении, регистрации и оформления отправки документов используются соответствующие штампы.
Печати и штампы должны храниться в шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в представительном органе возлагается на его руководителя.
При смене руководителя представительного органа печати и штампы передаются по акту.
Уничтожение печатей и штампов оформляется актом.
2.2.22. Отметка о заверении копии документа (реквизит 26)
Копия – воспроизведение подлинника документа со всеми его реквизитами. Копии документов выдаются с разрешения руководителя представительного органа или уполномоченного должностного лица.
Копию документа (выписку из документа) заверяет руководитель представительного органа или уполномоченное должностное лицо.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из слова «Верно», должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати представительного органа.
Например:
|
