Верно
Председатель
(указывается наименование
представительного органа) (подпись) (расшифровка подписи)
21.01.2008
2.2.23. Отметка об исполнителе документа (реквизит 27) проставляется в левом нижнем углу последнего листа или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.
Например:
Иванова Ирина Ивановна
32 53 11
Для писем иногородним корреспондентам необходимо добавлять код города автора документа.
Например:
Иванова Ирина Ивановна
(8 4212) 32 53 11
Реквизит «Отметка об исполнителе» печатается шрифтом 11.
2.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем.
Отметка об исполнении документа помещается в нижнем поле первого листа документа слева.
Например:
Издано распоряжение от 11.11.2007 № 244-р
«О создании экспертной комиссии»
В дело (Д. 5.2.11 т. 1)
(дата) подпись (расшифровка подписи)
2.2.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа.
2.2.26. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) используется для автоматического поиска документов.
Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) проставляется в момент подготовки документа и включает полное имя файла на электронном носителе (с указанием полного пути к файлу) и дату печати.
Данный реквизит располагается в нижнем поле каждой страницы (нижний колонтитул) документа, печатается шрифтом 7 по всей ширине документа.
2.2.27. Гриф ограничения доступа, в том числе «Для служебного пользования», с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.
Гриф ограничения доступа печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа.
3. Требования к оформлению нормативных правовых актов.
3.1. При подготовке проектов решений представительного органа (далее – проект решения), (приложение №1) следует руководствоваться Положением, Регламентом представительного органа и настоящей инструкцией.
С проектом решения представляются следующие сопроводительные документы:
1) пояснительная записка;
2) финансово-экономическое обоснование (при необходимости финансовых затрат из местного бюджета);
3) перечень актов, которые необходимо принять для реализации данного акта, а также отменить или изменить в связи с принятием предлагаемого проекта;
4) заключение главы местной администрации (если проект нормативного правового акта внесён не им и предусматривает установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета).
В пояснительной записке следует, прежде всего, обосновать необходимость принятия проекта решения, его предмет, цели и основные положения, условия реализации проектируемых нормативных предписаний. По возможности в пояснительной записке следует давать и прогноз результатов действия проектируемых нормативных предписаний, их позитивные и негативные результаты.
Необходимым сопроводительным документом проекта решения является его финансово-экономическое обоснование. Без чёткого определения финансовых затрат, связанных с реализацией указанного решения, не представляется возможным всесторонне оценить его и правильно решить вопрос о его принятии.
Перечень актов, которые необходимо принять для реализации данного решения, а также отменить или изменить в связи с принятием предлагаемого проекта решения. Подготовив проект решения, разработчики отчётливо должны представлять, какие акты необходимо разработать и принять в целях реализации данного акта, какие действующие акты в связи с принятием данного решения потребуется отменить, какие изменить.
Заключение главы местной администрации на проект решения носит финансово-экономический характер и должно содержать предложение о принятии либо отклонении проекта решения.
3.2. Проекты решений в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением. Они печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman
Верхнее поле составляет не менее 20 мм, левое поле - не менее 20 мм, правое – не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Слово «Проект» печатается в правом углу по строке «дата».
В центре страницы указывается:
наименование органа, издающего документ, - Манский районный Совет депутатов Красноярского края;
наименование вида документа – РЕШЕНИЕ.
Заголовок пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.
Пример:
Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда
Текст отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Преамбула в решениях представительного органа завершается словом РЕШИЛ (О, А), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Все изменения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного документа, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту решения.
При наличии приложений к проектам решений в тексте обязательно делается ссылка на них.
Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.
Датой документа является дата заседания представительного органа. Дата печатается на бланке на отведенном для неё месте.
Регистрационный номер документа – проставляется на бланке документа на отведенном для него месте.
3.3. Приложения к проектам решений оформляются на отдельных листах бумаги.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются исполнителями.
Если в тексте даётся ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже даётся ссылка на решение представительного органа.
Например:
Приложение
к решению (указывается наименование представительного органа)
от №
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При наличии в тексте проекта решения формулировки «Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)» на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «ОДОБРЕНО» со ссылкой на решение представительного органа, его дату, номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
решением (указывается наименование представительного органа)
от №
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения четырьмя междустрочными интервалами, от текста приложения - двумя междустрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
3.4. В решениях представительного органа следует употреблять полные наименования Законов, Указов, Постановлений, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Подготовка и оформление проектов распоряжений председателя представительного органа (далее – распоряжение) и распоряжений и постановлений Главы района
Председатель представительного органа издаёт два вида распоряжений:
распоряжения по основной деятельности (приложение 2);
распоряжения по личному составу (приём, увольнение, поощрение, аттестация, доплата, изменение фамилии, отпуска, взыскания), (приложение № 3);
Глав района издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности Совета депутатов и главы администрации Манского района, а также постановления и распоряжения по исполнению своих полномочий, определенных законодательными актами Российской Федерации, Красноярского края, Уставом Манского района и решениями Совета депутатов (приложения №№ 4,5)
Распоряжение и Постановление имеют следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с разделом 2 настоящей инструкции:
1) Герб Красноярского края;
2) наименование органа, издающего документ - указывается в центре страницы;
3) наименование вида документа – Распоряжение, Постановление
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту;
7) текст документа – может состоять из основной и распорядительной частей. В основной части распоряжения указываются основание или причина составления документа. Например:
В связи с 70-летием со дня образования….
В распорядительной части - решение руководителя.
Например:
Выделить денежные средства в размере ….
В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт распоряжения должен начинаться с должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся после фамилии).
Например:
Управляющему делами Иванову И.И. обеспечить ….
В последнем пункте распорядительной части указываются конкретные должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.
Например:
Контроль за исполнением данного распоряжения, постановления возложить на заместителя председателя (указывается наименование представительного органа) Иванова И.И.
Если распоряжение, постановление изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами, например:
«Признать утратившим силу...»
9) подпись.
Распоряжение, постановление подписывается главой района, председателем представительного органа.
4.2. Оформление протоколов
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании комиссий, собраний, совещаний, встреч и т.д.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председательствующий – указывается фамилия, инициалы
Присутствовали – перечисляются фамилии, инициалы, замещаемые и занимаемые должности
Приглашенные – перечисляются фамилии, инициалы, должности присутствующих
Слова «Председательствующий», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня» печатают от левой границы текстового поля, отделяя одним междустрочным интервалом друг от друга. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через одинарный междустрочный интервал, фамилии и инициалы перечисляются в алфавитном порядке
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:
Присутствовали: 50 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «ПОВЕСТКА ДНЯ», расположенными центрованно через два междустрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «о» («об») и отвечает на вопрос «о чём?».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом «СЛУШАЛИ» по центру строки проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается»).
РЕШИЛИ: (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения представительного органа прилагаются к протоколу заседания, в этом случае в тексте протокола делается сноска «Решение прилагается».
Протоколам представительного органа присваиваются порядковые номера в пределах созыва.
Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах созыва.
Протоколы совещаний нумеруются в пределах календарного года.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения, например: решение № 3-1р. Решениям присваиваются порядковые номера в пределах созыва.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются простой круглой печатью.
4.3. Оформление служебных писем
4.3.1. Служебные письма готовятся:
на бланке письма Манского районного Совета депутатов (приложение № 6)
на бланке письма Главы района (приложение № 7)
как ответы о выполнении поручений;
как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;
как ответы на запросы государственных и иных органов власти, различных организаций, предприятий и частных лиц, на обращения граждан;
как инициативные письма.
4.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции и не могут превышать сроков, установленных пунктом 8.3 настоящей инструкции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
4.3.3. Служебные письма печатаются на бланках письма.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.3.4. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается:
от 1-го лица множественного числа («направляем», «просим», «напоминаем», «сообщаем»);
от 3-го лица единственного числа («комиссия считает», «Собрание депутатов рассмотрело»);
от 1-го лица единственного числа («направляю», «прошу»), если:
письмо оформлено на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
5. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
Движение документов в представительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей инструкцией и должностными регламентами работников.
5.2. Организация доставки документов
Доставка документов в представительный орган осуществляется средствами почтовой, электрической связи, электронной почтой, а также нарочными. Отметка о доставленных нарочным документах производится в разносной книге. С помощью почтовой связи в представительный орган доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
5.3. Приём, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Приём, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей в представительный орган корреспонденции производится уполномоченным лицом. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично». Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним в тот же день составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в представительном органе, второй направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
5.3.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
5.3.3. После регистрации документы передаются по назначению на рассмотрение.
Рассмотренные руководством документы возвращаются уполномоченному лицу, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, и документ передаётся на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный (ответственным исполнителем является исполнитель, чья фамилия в резолюции указана первой), остальным исполнителям передаются копии.
5.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приёма, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передаётся руководителю, которому она адресована.
5.3.5. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на электронном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются только по указанию лица, подписавшего документ.
5.5. Приём и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
5.5.1. При передаче и приёме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
5.5.2. Документы в электронном виде, поступающие в представительный орган, проходят приём, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.
5.6. Работа исполнителей с документами
5.6.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) и подготовку к пересылке адресату.
5.6.2. Председатель представительного органа, депутаты, специалисты обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.6.3. При рассмотрении документов руководитель представительного органа выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю специалистом представительного органа немедленно.
5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6. Поисковая система по документам
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрация поступивших документов производится уполномоченным лицом.
Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
На зарегистрированных документах в правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и его входящий номер. Размер регистрационного штампа не более 20 х 50 мм. Например:
-
-
(Наименование представительного органа)
Вход. № 385-2.1
«21» ноября 2010 г.
|
6.1.4. Нормативные правовые акты и другие входящие документы регистрируются в журналах регистрации в соответствии с номенклатурой дел представительного органа.
6.2. Организация поисковой системы по документам
6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются в электронном виде.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
6.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
6.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесённой к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения.
7. Копирование и тиражирование документов и материалов
7.1. Документы и материалы передаются для размножения чётко напечатанными, в несброшюрованном виде (как правило, первые экземпляры).
7.2. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа делается отметка «Контроль».
8.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководителем представительного органа, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», - в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в 30-дневный срок.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днём.
8.4. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя представительного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее срока исполнения документа (поручения), при необходимости уведомив заявителя о продлении срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует уполномоченное лицо для внесения изменений в регистрационный журнал (новый срок, дата изменения, подпись).
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
8.5. Снятие документа с контроля осуществляют председатель представительного органа или уполномоченное лицо. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении, датой и подписью должностного лица, поставившего документ на контроль.
8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
9. Организация работы с документами в делопроизводстве
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в представительном органе, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Номенклатура дел утверждается руководителем представительного органа.
9.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы представительного органа.
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти области и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы документы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (периоды), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости)
об инвентаризации
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с представительными и исполнительными органами
местного самоуправления по вопросам основной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка комиссии по социальным вопросам
В заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.
Например:
Переписка с Законодательным Собранием Красноярского края по вопросам основной деятельности
В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты).
Например:
Годовой бухгалтерский отчёт (указывается наименование представительного органа) и документы к нему
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
законодательные акты и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;
протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
планы;
отчёты;
справочные документы, переписка;
вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года в ней указывается количество заведённых дел (томов).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
9.1.5. Если в течение года в представительном органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
9.1.6. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утверждённые планы, отчёты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы представительного органа и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.4. Дела представительного органа подлежат оформлению при их заведении. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи приложение № 8).
9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела в случаях, предусмотренных настоящей инструкцией (приложение № 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.6. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование представительного органа указывается полностью в именительном падеже;
номер дела проставляется в виде цифрового обозначения дела по номенклатуре дел представительного органа;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;
дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
9.3. Организация оперативного хранения документов
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Выдача дел для работы производится с разрешения руководителя представительного органа. Выдача дел осуществляется под расписку в журнале учёта выдачи дел во временное пользование. В нём указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела. На выданное дело заводится карта-заместитель.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя представительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение 1
|
