Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии шифр

Бийский технологический институт (филиал)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОТВЕТСТВЕННОГО СЕКРЕТАРЯ

ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Бийск 2005

• 
  готовить проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовить проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии;
  
• 
  готовить материалы к заседаниям приемной комиссии;
  
• 
  готовить проекты плана и графика работы приемной комиссии;
  
• 
  осуществлять общее руководство отборочными комиссиями;
  
• 
  организовывать учебу и инструктаж персонала приемной комиссии;
  
• 
  контролировать правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационного журнала;
  
• 
  организовывать подготовку бланков документации приемной комиссии;
  
• 
  вести прием граждан, давать ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема;
  
• 
  организовывать агитационную и профориентационную работу приемной комиссии;
  
• 
  руководить работой по подготовке к публикации проспектов, учебных пособий для поступающих и других информационных материалов приемной комиссии;
  
• 
  по поручению председателя приемной комиссии осуществлять оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии;
  
• 
  организовывать и контролировать тиражирование экзаменационных материалов в необходимом количестве комплектов;
  
• 
  обеспечивать организованное проведение вступительных испытаний, консультаций и апелляций;
  
• 
  организовывать размещение экзаменационных групп по аудиториям и индивидуальную рассадку абитуриентов по рабочим местам;
  
• 
  контролировать правильность оформления личных дел поступающих;
  
• 
  организовывать оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций;
  
• 
  руководить работой по профориентации, учету и статистике;
  
• 
  обеспечивать организацию и контроль за проведением дней открытых дверей факультетов и вуза, олимпиад, централизованного тестирования и т.д.;
  
• 
  осуществлять координацию работы подразделения, занимающегося довузовской подготовкой;
  
• 
  обеспечивать сохранность документов и имущества приемной комиссии;
  
• 
  организовывать подготовку и сдачу документов приемной комиссии в отдел кадров и в архив;
  
• 
  готовить проект отчета приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России;
  

• 
  принимать непосредственное участие в формировании технического персонала приёмной комиссии;
  
• 
  проводить подбор состава предметных экзаменационных комиссий;
  
• 
  обеспечивать своевременное выполнение мероприятий, указанных в "Плане работы по набору". При угрозе срыва срока выполнения того или иного мероприятия принимать соответствующие меры и докладывать председателю приёмной комиссии;
  
• 
  составлять заказ и определять тираж для изготовления необходимой бланочной продукции;
  
• 
  организовывать и проводить обучение технического состава приёмной комиссии;
  
• 
  осуществлять контроль за оформлением стендов по специальностям для абитуриентов;
  
• 
  осуществлять контроль за работой по профориентации;
  
• 
  составлять проект расписания вступительных экзаменов и привлекать службы института (учебную часть и хозяйственную часть) для подготовки аудиторий, где будут проходить экзамены;
  
• 
  по указанию председателя приёмной комиссии составлять текст и распространять объявления о приёме студентов;
  
• 
  оформлять доску объявлений приёмной комиссии;
  
• 
  осуществлять контроль за оформлением помещений приёмной комиссии;
  
• 
  на основании расписания вступительных экзаменов готовить график выполнения работ и получения всей требуемой информации по окончании всех экзаменов.
  

• 
  ознакомить помощников, технических секретарей и весь технический персонал приёмной комиссии с руководящими документами в части их касающихся;
  
• 
  осуществлять контроль за строгим выполнением инструкции системы "Приём" по вводу данных абитуриентов;
  
• 
  подводить итоги работы технической приёмной комиссии за каждый день работы и указывать на недостатки в работе по приёму документов;
  
• 
  следить за соблюдением трудовой дисциплины членами технической приёмной комиссии;
  
• 
  ежедневно, в назначенное время, представлять сводку о числе поданных заявлений;
  
• 
  подписать экзаменационные листы;
  
• 
  разработать расписание вступительных экзаменов;
  
• 
  подготовить памятку абитуриенту для сдачи письменных экзаменов;
  
• 
  организовать выдачу каждому абитуриенту памятки и расписания экзаменов.
  

• 
  проверять готовность экзаменационных аудиторий (номера рядов, номера мест, общий порядок);
  
• 
  составить для вахты список сотрудников, работающих в вузе в день экзамена;
  
• 
  поручить помощнику составить схему маршрутов движения абитуриентов в экзаменационные аудитории, вывесить указатели к экзаменационным аудиториям и к туалетам;
  
• 
  провести инструктаж предметной экзаменационной комиссии и дежурных (ознакомить с должностными инструкциями, с пропускным режимом в институт, с порядком следования абитуриентов);
  

• 
  прийти в институт за 2 часа до начала экзамена;
  
• 
  обратить внимание дежурных на наиболее важные моменты при выдаче экзаменационных листов и при сборе экзаменационных работ;
  
• 
  открыть экзаменационные аудитории и проверить их состояние;
  
• 
  контролировать работу дежурных на входе в институт;
  
• 
  выдать распорядителям по экзаменационным аудиториям экзаменационные листы с посадочными талонами;
  
• 
  контролировать правильность размещения абитуриентов в экзаменационных аудиториях и следить за общим порядком в институте.
  
• 
  в процессе экзаменов СПК посещает экзаменационные аудитории и следит за общим порядком в аудиториях;
  
• 
  организовать прием экзаменационных работ от ответственных за экзаменационные аудитории.
  

• 
  контролировать прием экзаменациооных работ в ПК;
  
• 
  принять от помощника по информации экзаменационные ведомости с оценками, полученные после обработки талонов ответов и индивидуальные протоколы с ответами;
  
• 
  организовать хранение письменных работ абитуриентов до выдачи их в личные дела абитуриентов;
  
• 
  своевременно объявить результаты экзаменов;
  
• 
  контролировать запись оценок в экзаменационные листы;
  
• 
  руководить сверкой проекта приказа о зачислении с личными делами абитуриентов;
  
• 
  готовить заседания приемной комиссии.
  

• 
  рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственным стандартам и безопасности труда и коллективным договором;
  
• 
  своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
  
• 
  возмещение вреда, причиненного в связи с исполнением им трудовых обязанностей; обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных Федеральным Законами;
  
• 
  вправе передать свои должностные обязанности заместителям в связи с невозможностью выполнения работы по состоянию здоровья, семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.
  

• 
  организацию деятельности Приемной комиссии по выполнению ее задач и функций; организацию в управление оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
  
• 
  обеспечение сохранности имущества, находящегося в Приемной комиссии, и соблюдения правил пожарной безопасности;
  
• 
  соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
  

• 
  получения сведений об изменениях трудового, гражданского, уголовного, административного, хозяйственного и другого законодательства;
  
• 
  разъяснений действующего законодательства и порядок его применения;
  
• 
  при рассмотрении в судах дел, связанных с работой приемной комиссии и другим вопросами, связанных с правовым обеспечением работы с персоналом.
  

• 
  приема на первый и последующие курсы;
  
• 
  получения информации о специальностях вуза;
  
• 
  о работе в предпраздничные и праздничные дни.
  

• 
  приема и зачисления абитуриентов в вуз, приема на второй и последующий курсы;
  
• 
  поощрения и наказания сотрудников технического секретариата приемной комиссии;
  
• 
  подготовки информационных материалов по специальностям и вопросам проф-ориентационной работы с абитуриентами.