Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават
|
Скачать 415.32 Kb.
|
|
УТВЕРЖДЕНА решением территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан от 14 января 2016 года № 2/4 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан 1. Общие положения 1.1.Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан (далее - ТИК), в том числе в ходе проведения избирательных кампаний, кампаний референдума. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Республики Башкортостан от 24 сентября 2009 года № Ц-27/3-4 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии», постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 октября 2011 года № Ц-48/406-6 «Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования». 1.2.Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех членов ТИК, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам. 1.3.Делопроизводство в ТИК осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее - ГАС «Выборы»). 1.4.Ответственность за организацию делопроизводства в ТИК, обеспечение сохранности документов и передачу их на постоянное хранение в вышестоящую избирательную комиссию или архив, а также обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировально-множительной, организационной техники, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на председателя ТИК. 2. Основные требования к подготовке и оформлению документов Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов изложены в приложении к настоящей инструкции. 2.1. Бланки документов 2.1.1.Документы ТИК оформляются, как правило, на бланках установленной формы. В ТИК установлены следующие виды бланков: бланк протокола заседания ТИК; бланк решения ТИК; бланк выписки из протокола заседания ТИК; общий бланк ТИК (для подготовки любого вида документа, кроме письма); бланк письма ТИК на двух государственных языках РБ. 2.1.2.При подготовке и оформлении документов ТИК используются следующие реквизиты: наименование ТИК; справочные данные о ТИК; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в ТИК; идентификатор электронной копии документа. 2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке и оформлении документов члены ТИК, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать следующие правила оформления реквизитов: 2.2.1.Реквизит «Дата документа» Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания. Датой акта является дата события. Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. например: 05.12.2015 Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п. Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в текстах. например: 12 января 2016 года 2.2.2. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» Используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма. 2.2.3. Реквизит «Адресат» Этот реквизит располагают в правом верхнем углу. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. например: Администрация городского округа город Салават Республики Башкортостан, Отдел культуры Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. например: Башкирский государственный университет, заведующему кафедрой П.П. Петрову Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. например: Заместителю главы Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан А.Г. Зуеву Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес (почтовый адрес может не указываться). например: Управление Федеральной регистрационной службы по Республике Башкортостан ул. Цюрупы, д. 13, Уфа, 450008 Если документ отправляется в несколько однородных государственных, муниципальных органов или организаций, их следует указывать обобщенно. например: Председателям участковых избирательных комиссий При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. например: Васильеву В.В., ул. Свердлова, д. 45, кв. 5, Уфа, 450067 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. 2.2.4. Реквизит «Гриф утверждения документа» Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. например: УТВЕРЖДАЮ Председатель территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан _____________ _________________ личная подпись инициалы, фамилия _________дата При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. например: УТВЕРЖДЕН решением территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан от 12 января 2016 года № 11/3 2.2.5. Реквизит «Резолюция» Оформляется на отдельном листе формата А6 (105x147), приложенном к документу, или непосредственно на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. например: Иванову И.И., Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.11.2015 _______________личная подпись ___________дата В случаях, когда поручение дается двум и нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. 2.2.6. Реквизит «Заголовок к тексту» Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?». например: Об уничтожении документов «чего (кого)?». например: О назначении члена участковой избирательной комиссии Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля. Документы, оформленные на бланках формата А5, телеграммы не озаглавливаются. 2.2.7. Реквизит «Текст документа» Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. например: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа; например: («Просим направить информацию…», «Направляем на рассмотрение проект…») - от первого лица единственного числа; например: («считаю необходимым…», «прошу выделить…») - от третьего лица единственного числа. например: («территориальная комиссия не считает возможным…», «территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность…») 2.2.8. Реквизит «Отметка о наличии приложений» Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. например: Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 12 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии муниципального района Уфимский район от 14.10.2015 № 35-01 и приложение к нему, всего на 8 л. В решениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. например: «Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1» Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению приложение относится: Приложение к решению территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан от 7 сентября 2015 года № 27/7 При наличии нескольких приложений они нумеруются. например: приложение № 1, приложение № 2 и так далее. Слово «Приложение» помещается в правом вернем углу текста документа, его можно также печатать прописными буквами и центрировать. 2.2.9. Реквизит «Подпись» На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке ТИК, то реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). например: Председатель /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, либо ставится обозначение «И.о.» Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «Подпись» содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). например: Председатель территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке. например: Председатель /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ Главный бухгалтер /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель ТИК, а фамилии членов ТИК располагаются в алфавитном порядке. Например: Председатель ТИК /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ Члены ТИК /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ /личная подпись/ /инициалы, фамилия/ Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующей рабочей группы ТИК, которой подготовлена справка или информация. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. например:
2.2.10. Реквизит «Гриф согласования документа» Состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например: согласовано Председатель территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан _____________ _________________ личная подпись инициалы, фамилия ___________дата Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом: согласовано Протокол заседания Экспертной комиссии от 26 октября 2015 года № 16 или: согласовано Письмо Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 15 сентября 2015 года № 5-10/540 Гриф согласования располагается ниже подписи слева. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например: Руководитель Контрольно-ревизионной службы _____________ _________________ личная подпись инициалы, фамилия ________________дата При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель Контрольно-ревизионной службы _____________ _________________ личная подпись инициалы, фамилия ________________дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в ТИК, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из ТИК, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. 2.2.11. Реквизит «Оттиск печати» Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. 2.2.12. Реквизит «Отметка о заверении копии» При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка, дата и время заверения. например: Верно Секретарь территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават Республики Башкортостан _____________ ________________ личная подпись инициалы, фамилия __________дата На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью ТИК. 2.2.13. Реквизит «Отметка об исполнителе» Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов. Например: Л.Н. Азнагулова (83476) 35-32-44 2.2.14. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя. 2.2.18. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)» Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов. например: В0305298 |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии... Об утверждении инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района |
 |
Округа город Салават Республики Башкортостан (далее Учреждение) создано... Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального образовательного учреждения дополнительного... |
|
Далее Учреждение создано в соответствии с Постановлением главы Администрации... «Детский сад для детей раннего возраста №2» городского округа город Салават Республики Башкортостан и Муниципального бюджетного дошкольного... |
|
Учреждение, создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Учреждение создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Инструкция по делопроизводству административной комиссии городского округа город Стерлитамак Стерлитамак Республики Башкортостан (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
|
Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Отчет главы Администрации городского округа город Салават Республики... Республики Башкортостан о своей деятельности и деятельности Администрации городского округа город Салават |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения Регламентом Избирательной комиссии Ленинградской области, Положением об аппарате Избирательной комиссии Ленинградской области, иными... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Городского округа город Салават Республики Башкортостан утверждаю Инструкция по профилактике негативных ситуаций во дворе, на улицах, дома и в общественных местах |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж Постановлением администрации городского округа город Воронеж от 08. 05. 2014г. №357, Постановлением администрации городского округа... |