Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават
|
Скачать 415.32 Kb.
|
2.3. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассматриваемых на заседаниях ТИК. Протокол заседания ТИК 2.3.1.Проект повестки дня заседания ТИК формируется председателем либо секретарем ТИК (как правило, не позднее чем за 3 дня до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и решений ТИК. Члены ТИК вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. 2.3.2.Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ТИК, готовятся членами ТИК, в том числе с привлечением специалистов. 2.3.3.Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект решения, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, информация, таблицы и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок. 2.3.4.Исполнитель проекта документа обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему. 2.3.5.Проекты документов, представляемые на рассмотрение ТИК, визируются исполнителями. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются бухгалтером ТИК. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. 2.3.6.Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании материалы направляются исполнителем председателю ТИК. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК. 2.3.7.Секретарь ТИК в сроки, установленные нормативными документами ТИК, комплектует для членов ТИК, в том числе с правом совещательного голоса, папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания ТИК. 2.3.8.Исполнитель документа приглашает на заседание ТИК заинтересованных лиц (представителей избирательных комиссий, избирательных объединений, организаций, заявителей и т.д.). 2.3.9.Документы, рассмотренные на заседании ТИК, при необходимости, должны быть доработаны. Срок доработки документов не должен превышать три дня, если иное не определено законодательными актами или не оговорено на заседании ТИК. 2.3.10.При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. 2.3.11.Принимаемые ТИК решения оформляются решением ТИК и подписываются председателем и секретарем ТИК. 2.3.12.Если на заседании ТИК функции председателя ТИК осуществлял заместитель председателя ТИК, а в его отсутствие - секретарь ТИК или один из членов ТИК с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ТИК осуществлял один из членов ТИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении, выписке из протокола, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом: «Заместитель председателя территориальной избирательной комиссии» - в случае временного отсутствия председателя ТИК; «Исполняющий обязанности председателя территориальной избирательной комиссии» - в случае отсутствия заместителя председателя ТИК и при наличии решения председателя ТИК о возложении на секретаря либо одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций председателя ТИК; «Исполняющий обязанности секретаря территориальной избирательной комиссии» - в случае наличия распоряжения председателя ТИК или исполняющего обязанности председателя ТИК о возложении на одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций секретаря ТИК. 2.3.13.Текст решения и иного акта ТИК печатается на бланке установленного образца и визируется лицами, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. 2.3.14.К оформленному для подписания решению и иному акту ТИК исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которым этот документ должен быть разослан. 2.3.15.Копии решений и иных актов ТИК могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в ТИК. 2.3.16.После подписания решения и иного акта ТИК они регистрируются в журнале регистрации решений и иных актов ТИК, им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер решения и иного акта ТИК состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения и иного акта ТИК, разделенных косой чертой. 2.3.17.Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ТИК. 2.3.18.На заседании ТИК ведется протокол. Протоколы заседаний ТИК оформляются в срок, установленный Регламентом ТИК. 2.3.19.Текст протокола заседания ТИК состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), присутствующих на заседании заместителя председателя, секретаря и членов ТИК, в том числе с правом совещательного голоса, а также приглашенных на заседание в алфавитном порядке. Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список. 2.3.20.В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ТИК по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений. Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация). Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами. В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире. Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается». В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа. Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается». В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения. 2.3.21.Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем ТИК. 2.3.22.Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий ТИК одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого. 2.3.23.Протоколы заседаний ТИК и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК. 2.4. Оформление протоколов заседаний рабочих групп ТИК 2.4.1. Протоколы заседаний рабочих групп ТИК оформляются секретарем рабочей группы. 2.4.2. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем и секретарем заседания. 2.4.3. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий рабочей группы (например, протокол № 1 от 12 января 2016 года). 3. Организация документооборота и исполнения документов Документооборот - движение документов в ТИК с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. 3.1. Организация исполнения решений, принятых на заседаниях ТИК, решений рабочих групп 3.1.1. Копии решений, принятых на заседаниях ТИК, направляются в соответствии со списком рассылки – членам ТИК, в организации, в случаях, установленных настоящей инструкцией, гражданам как на бумажных носителях, так и в машиночитаемом виде по электронной почте. Тиражирование и рассылку копий решений ТИК в соответствии со списком рассылки обеспечивает секретарь ТИК. Рассылка документов по электронной почте осуществляется системным администратором ТИК. 3.1.2. Опубликование решений ТИК в периодических печатных изданиях, размещение их в сети Интернет осуществляется, если это предусмотрено федеральными законами и законами Республики Башкортостан либо при наличии соответствующего указания в тексте решения. Опубликование решений ТИК в периодических печатных изданиях обеспечивает председатель ТИК, размещение их в сети Интернет – системный администратор ТИК. 3.1.3. Подлинные экземпляры протоколов заседаний, решений ТИК и материалы к ним хранятся в архиве ТИК в течение пяти лет, а затем передаются в соответствующие муниципальные архивы. 3.1.4. Копии решений, принятых на заседаниях рабочей группы, рассылаются секретарем рабочей группы согласно списку рассылки, утвержденному руководителем рабочей группы. 3.1.5. Подлинные экземпляры протоколов заседаний, решений рабочей группы вместе с приложенными к ним документами хранятся у руководителя рабочей группы и после окончания деятельности рабочей группы передаются в архив ТИК. 3.2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции 3.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ТИК корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) ТИК или специально назначенным членом ТИК. 3.2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде». Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 3.2.3. Пакеты с пометкой «Лично» передаются адресатам в закрытом виде под расписку. 3.2.4. Прием адресованных ТИК документов, поступивших по электронной почте ГАС «Выборы», а также адресованных ТИК факсограмм и передачу их председателю либо секретарю ТИК осуществляет системный администратор ТИК. 3.2.5. Текст поступившей в адрес ТИК телефонограммы записывается секретарем ТИК либо дежурным членом ТИК и незамедлительно передается председателю ТИК. 3.2.6. Адресованные ТИК документы, переданные непосредственно членам ТИК, подлежат обязательной передаче председателю либо секретарю ТИК. 3.2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. 3.2.8. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в ТИК, так и поступающие из других организаций и от граждан. 3.2.9. Регистрация поступивших документов осуществляется с использованием АСД либо в журнале. При регистрации поступившего документа вводятся следующие обязательные данные (далее – регистрационный номер): наименование автора и вида документа, дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, отметка о передаче к исполнению. Регистрационный номер с указанием входящего номера, даты регистрации проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. 3.2.10. После регистрации документов они передаются председателю ТИК (в случае его отсутствия – заместителю председателя или секретарю ТИК). Председатель ТИК (заместитель председателя, секретарь ТИК) дает поручения по исполнению документа в виде резолюции непосредственно на документе либо на отдельном бланке для резолюций. Сведения из резолюции председателя, заместителя председателя, секретаря ТИК вносятся секретарем ТИК в АСД либо в журнал, после чего документ передается исполнителю. 3.2.11. Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. 3.2.11. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем ТИК и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК. 3.3. Отправка исходящих документов 3.3.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 3.3.2. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату фельдсвязью, спецсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС «Выборы», по каналам факсимильной связи или нарочным. 3.3.3. Отправку исходящих документов по электронной почте ГАС «Выборы», а также по каналам факсимильной связи осуществляет системный администратор ТИК. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, при необходимости направляется адресату почтой. 3.3.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя ТИК либо по его поручению – заместителя председателя, секретаря ТИК. 3.3.5. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, при оформлении письма следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ. 3.3.6. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой (например, исх. № 01-10/15). Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года. Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД либо в журнале. 3.3.7. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то секретарь ТИК после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве на основании списка рассылки, утвержденного председателем ТИК. Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр. 3.3.8. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами. 3.3.9. Копии исходящих документов помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК. Если исходящий документ является ответом на входящий, то он помещается в дело вместе с входящим документом. 3.4. Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи 3.4.1. Документы, присланные в ТИК по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик ТИК, находящийся у системного администратора. 3.4.2. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы. 3.4.3. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем ТИК, исполнитель представляет системному администратору зарегистрированное письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и завизированный список рассылки. 3.4.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. 3.4.5. В случае передачи документов, подписанных председателем ТИК, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы в порядке, установленном для исходящих документов. 3.4.6. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату специальной (фельдъегерской) или почтовой связью. 3.4.7. Документы, поступившие в ТИК по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для входящих документов. 3.4.8. При необходимости включения документов, полученных по каналам факсимильной связи, в дело с них снимается копия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел ТИК. Подлинник документа, полученного по каналам факсимильной связи не уничтожается, а приобщается к копии. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии... Об утверждении инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района |
 |
Округа город Салават Республики Башкортостан (далее Учреждение) создано... Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального образовательного учреждения дополнительного... |
|
Далее Учреждение создано в соответствии с Постановлением главы Администрации... «Детский сад для детей раннего возраста №2» городского округа город Салават Республики Башкортостан и Муниципального бюджетного дошкольного... |
|
Учреждение, создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Учреждение создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Инструкция по делопроизводству административной комиссии городского округа город Стерлитамак Стерлитамак Республики Башкортостан (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
|
Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Отчет главы Администрации городского округа город Салават Республики... Республики Башкортостан о своей деятельности и деятельности Администрации городского округа город Салават |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения Регламентом Избирательной комиссии Ленинградской области, Положением об аппарате Избирательной комиссии Ленинградской области, иными... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Городского округа город Салават Республики Башкортостан утверждаю Инструкция по профилактике негативных ситуаций во дворе, на улицах, дома и в общественных местах |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж Постановлением администрации городского округа город Воронеж от 08. 05. 2014г. №357, Постановлением администрации городского округа... |