1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в бюджетном профессиональном образовательном учреждении Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее - Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в бюджетном профессиональном образовательном учреждении Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее Колледж).
Инструкция подготовлена в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений колледжа.
Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.3. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции и за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения.
Передача документов и их копий работникам других организаций допускается исключительно с письменного согласия директора колледжа.
1.4. Каждый работник Колледжа при уходе в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передает другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в Отдел кадров.
1.5. Ведение переписки от имени колледжа с другими организациями осуществляется директором, заместителями директора или по их поручению руководителями структурных подразделений.
1.6. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
1.7. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника Колледжа.
1.8. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет Отдел кадров.
Отдел кадров дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями колледжа, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других материальных носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
2.1.2. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения.
В колледже применяются следующие виды бланков:
- общий бланк (приложение 1);
- бланк конкретного вида документа (приложение 2);
- бланк письма (приложение 3).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или угловым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.2. Состав видов и формы бланков, применяемых в колледже, утверждаются директором. Образцы бланков приведены в приложении к настоящей Инструкции.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через руководителя соответствующего структурного подразделения.
2.2.3. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 297 мм), А5 (148 210 мм).
2.2.5. При оформлении документа устанавливаются следующие размеры полей: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
2.2.6. Текст документа оформляют на бланке (независимо от формата) через один межстрочный интервал.
2.2.7. Реквизиты документа отделяют друг от друга не менее чем двумя интервалами. Для каждого конкретного вида документа применяют не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только документам данного типа и являются обязательными исходя из юридических требований.
2.2.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (исключая текст документов) – 28 знаков.
2.2.9. Текст документов, в том числе локальных нормативных актов, выполняется шрифтом 13 (Times New Roman). В исходящих документах (письмах) допускается использование шрифта 14 (Times New Roman), в таблицах, схемах, графиках – 12 (Times New Roman).
2.3. Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники колледжа должны оформлять реквизиты документов с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно разделить любой документ:
а) заголовочная часть – начало документа, содержащее сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
б) содержательная часть – главная часть документа, содержащая основной смысл и назначение документов.
в) оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.
2.3.1. Наименование организации - автора документа
Наименование Колледжа указывается в точном соответствии с его Уставом:
- полное наименование – бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области «Омский промышленно-экономический колледж»;
- сокращенное наименование – БПОУ ОО ОПЭК.
2.3.2. Название вида документа
Оформляется прописными буквами, и проставляется на всех видах документов, кроме писем.
2.3.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта приказа печатается только обозначение месяца и года.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например, 29 января 2015 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например, 29.01.2015).
2.3.4. Регистрационный номер
Регистрационный номер документа представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (например, при оформлении приказов по контингенту обучающихся соответствующий индекс обозначает бюджетное либо внебюджетное финансирование).
2.3.5. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен кратко отражать его содержание, он должен быть согласован с наименованием вида документа, отвечать на вопрос «о чем?», «о выделении...», «об изменении ...» и т.д. Заголовки таких документов, как акт, инструкция, протокол, устав и т.п. сочетаются с наименованием вида документа в родительном падеже и отвечают на вопрос «чего?» («кого?»). Например, протокол (чего?) Собрания трудового коллектива. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
2.3.6. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие инстанции и организации, а также подведомственным и сторонним организациям и гражданам, подписываются директором Колледжа или его заместителями, в рамках предоставленных им полномочий.
Внутренние документы подписываются директором Колледжа, его заместителями или сотрудниками в рамках предоставленных им полномочий (например, протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа, акт – членами комиссии).
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляется с указанием его фактической должности и фамилии, например:
И.о.директора личная подпись А.К.Аверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения регламентируется действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей уровню занимаемой должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами, имеющими равнозначные должности, (например, заведующий отделением), подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке фамилий.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.
2.3.7. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
Например:
БОУ ОО СПО «Омский колледж торговли, экономики и сервиса»
Отдел дополнительного
профессионального образования
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Главному специалисту
В.Г.Семкиной
или
Ректору
Омского государственного
университета
Ю.Г.Круглову
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала
«Вестник образования»
Чистопрудный бульвар, д. 6
Москва, 101856
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину А.А.
Садовая ул., д.5, кв.12
г. Липки, Киреевского р-на
Тульской обл., 301264
2.3.8. Согласование документа
Согласование – это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внутренним (с проставлением на документе визы согласования) и внешним (с проставлением на документе грифа согласования).
Виза согласования проставляется при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Производится со специалистами и с заинтересованными лицами своей организации, включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
Например:
Главный бухгалтер
(личная подпись) А.К. Шмидт
00.00.0000
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Для документа, подлинник которого остается в колледже, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Внешнее согласование производится с вышестоящими или другими организациями.
Существует два варианта оформления грифа согласования:
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания (наименование
коллегиального органа)
от 00.00.0000 № 00
или
СОГЛАСОВАНО
Руководитель КУ Омской области
«Исторический архив Омской области»
личная подпись О. Д. Пугачева
00.00.0000
Отметки о согласовании проставляются ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.
2.3.9. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы утверждаются директором колледжа или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием приказа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Локальные нормативно-правовые акты, издаваемые в виде положений, правил, порядков, регламентов и инструкций подлежат утверждению директором колледжа.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правой верхней части титульного листа документа, состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор БПОУ ОО ОПЭК
л.п. С.В. Коровин
00.00.0000
при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом директора Колледжа
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
БПОУ ОО ОПЭК
от 00.00.0000 № 00
Вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденные (подписанные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
2.3.10. Резолюция
В состав резолюции могут входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей, ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное первым.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция пишется соответствующим должностным лицом от руки и располагается на любом свободном месте, кроме полей, на первой странице входящего документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Резолюция включает:
- фамилию и инициалы того, кому поручается исполнение;
- содержание поручения (при необходимости);
- срок исполнения;
- личную подпись должностного лица;
-дату резолюции.
2.3.11. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона.
Например:
В.Л.Зайнчковский
67-07-23
На документе, подготовленном по поручению директора группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.3.12. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.
В распорядительных документах и протоколах отметка о наличии приложения дается в соответствующем пункте текста.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.
Например:
Приложение 2
к приказу директора
БПОУ ОО ОПЭК
от 00.00.0000 № 00
2.3.13. Отметка о заверении копии документа
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Начальник ОК личная подпись Н.Н.Озерина
00.00.0000
2.4. Особенности подготовки
и оформления отдельных видов документов
2.4.1. Приказ
Приказами оформляются решения по вопросам основной деятельности и кадровым вопросам.
Приказ – правовой акт, издаваемый директором колледжа для решения основных и оперативных задач, стоящих перед колледжем.
Приказ может быть издан директором или лицом, исполняющим обязанности директора колледжа в случае его отсутствия.
Приказы должны оформляться на бланке конкретного вида документа (приложение 2), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения администрации колледжа. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями колледжа по поручению администрации или по собственной инициативе.
Подготовка приказа включает в себя:
изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
подготовку проекта приказа;
согласование проекта;
подписание и регистрацию.
Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования.
Проект приказа в обязательном порядке визирует руководитель структурного подразделения, вносящего проект и заместитель директора, осуществляющий общее руководство данным структурным подразделением, а также Юридическая служба. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует Главный бухгалтер.
Приказ имеет следующие реквизиты.
Наименование Колледжа.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются продольным способом.
Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Например:
15 апреля 2015 г. № 71
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно отражать содержание приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Например:
О внесении изменений
в штатное расписание Колледжа
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однократного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Например:
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора (Т.Г. Лазакович).
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения и т.п.), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
Например:
Приложение
к приказу БПОУ ОО ОПЭК
от 00.00.0000 № 00
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Приказы по личному составу оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года и дополняются специальным индексом. В колледже издаются следующие виды приказов:
- по основной деятельности (без индекса);
- по административно-хозяйственной деятельности (индекс «а»);
- по личному составу сотрудников (индекс «к» и «л/с»);
- по личному составу студентов очной формы обучения (индекс «с»);
- по личному составу студентов заочной формы обучения и слушателей Юридического отделения (из числа обучающихся общеобразовательных учреждений) (индекс «з»);
- по личному составу слушателей многофункционального центра прикладных квалификаций (индекс «у»).
Все виды приказов имеют отдельную нумерацию (соответственно приложения 4, 5, 6, 7, 8, 9 и 10).
2.4.2. Положение, положение о структурном
подразделении, правила, порядки, регламенты и инструкция
Положение – документ/нормативный акт, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.
Положение о структурном подразделении – определяет состав, компетенцию, порядок образования, права, обязанности, организацию деятельности структурных подразделений.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В порядках определяется последовательность организации составляющей образовательного процесса.
Посредством регламентов осуществляется регулирование внутренней организации или порядка работы или деятельности структурных подразделений, должностных лиц.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, положения о структурных подразделениях, правила, порядки, регламенты, инструкции (далее – организационные документы) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем и обозначаются соответствующей буквенно-цифровой нумерацией:
01-02-03-04, где
- первый фасет – буквенный индекс документа (П – положения, ПСП - положения о структурных подразделениях, Пр - правила, Пд - порядки, Р - регламенты, И – инструкции);
- второй фасет – буквенный индекс вида деятельности (Р – управление, УП – основная деятельность (учебно-производственная), М – методическая деятельность, В – воспитательная деятельность, О – обеспечивающая (вспомогательная) деятельность);
- третий фасет - номер документа в этом разделе;
- четвертый фасет – год введения документа.
Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Порядок подготовки проекта организационного документа соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта организационного документа печатается на общем бланке Колледжа (приложение 11).
Констатирующей частью организационного документа служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационного документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Страницы документа нумеруются справа в нижнем поле и прошиваются на уголок. Место прошивки склеивается бумагой и с обратной стороны заверяется печатью и подписью ответственного лица.
2.4.3. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседания и подготовка текста возлагается на секретарей, совещания, заседания, комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Оформление протокола должно быть завершено не позднее, чем через 5 дней со дня заседания.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются:
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь – И.О. Фамилия
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием должности и фамилии докладчика по каждому пункту повестки дня.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколу присваивается порядковый номер в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы педагогического совета, протоколы Совета колледжа и экспертных комиссий и др.
Протокол печатается на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных и интервала ниже предыдущего реквизита.
Образец протокола (приложение 12).
Образец протокола проведения квалификационного экзамена (приложение 12.1).
Образец протокола ГАК о присвоении квалификации студентам (приложение 12.2).
Образец протокола ГАК по защите ВКР студента (приложение 12.3).
Образец протокола заседания квалификационной комиссии по выпуску слушателей (приложение 12.4).
2.4.4. Служебные письма
Служебные письма Колледжа готовятся:
как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций и органов власти.
как ответы на обращение граждан по вопросам, относящимся к компетенции Колледжа;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя, по его усмотрению, или на основании типовых сроков исполнения документов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Датой письма является дата его подписания.
Письма подписываются директором Колледжа, его заместителями в рамках предоставленной им полномочий, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено это право.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
«Администрация Колледжа считает ...»
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Материальные ценности или другие документы в обязательном порядке сопровождаются служебными письмами, называемыми «сопроводительными».
Образец письма (приложение 13).
2.5. Порядок снятия и выдачи копий с документов
2.5.1. Копии с документов, необходимые работникам Колледжа для выполнения ими функциональных обязанностей, выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений.
2.5.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
2.5.3. При заверении копии документа, предоставляемой в другие учреждения или отдельным лицам, внизу после полного воспроизведения текста документа указывается «Копия верна», должность, фамилия и инициалы лица, заверяющего копию, а также ставится его подпись и дата заверения. В необходимых случаях на копии проставляется гербовая печать Колледжа.
|
