ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ
П О С Т А Н О В ЛЕ Н И Е
г. Чита
Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Забайкальского края
В целях приведения в соответствие с требованиями федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", ГОСТа Р 6.30.-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" Избирательная комиссия Забайкальского края
п о с т а н о в л я е т:
1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Забайкальского края.
2. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возложить на Судакову С.В.- секретаря Избирательной комиссии Забайкальского края.
Председатель комиссии В. П. Буянов
Секретарь комиссии С. В. Судакова
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края
от 14 января 2010 г. № 3/14-1
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Избирательной
комиссии Забайкальского края
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Забайкальского края (далее Комиссия).
Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об Архивном деле в Российской Федерации», и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 6.30.-2003), Регламентом Избирательной комиссии Забайкальского края, а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.
1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов Комиссии и работников аппарата.
1.3. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных информации о документах), информирует секретаря Комиссии о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу, готовит проект номенклатуры дел Комиссии, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Государственный архив Забайкальского края (далее – архив), выдает документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.
1.4. Обеспечение функционирования системы делопроизводства с использованием ГАС «Выборы», методическое сопровождение организации делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкциями и нормативно-правовыми актами ЦИК России.
1.5. В настоящей Инструкции используются следующие термины:
автоматизированные средства делопроизводства (далее – АСД) – комплекс программных средств ГАС «Выборы» подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения деятельности Комиссии;
бланк документа – лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;
входящий документ – документ, поступивший в Комиссию;
дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;
делопроизводство, документационное обеспечение–деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в Комиссии;
докладная записка – документ, адресованный председателю Комиссии, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот – движение документов в Комиссии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
срок исполнения – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;
информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;
исполнитель – лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;
исходящий документ – официальный документ, отправляемый из Комиссии за подписью уполномоченного на то должностного лица;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в аппарате Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности Комиссии;
официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
повторное обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;
подлинник документа (оригинал) – первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;
поручение- документ организационно - распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных действий;
регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;
типовой срок исполнения – срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;
формирование дела – группировка в дела исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
электронная регистрационная карточка документа (далее – ЭРК) – регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием АСД.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
2.1. Прием и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в централизованном порядке с использованием АСД.
2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, специалистом, ответственным заведение делопроизводства, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
2.5. Пакеты с пометкой «Лично» передаются адресатам в закрытом виде.
2.6. Факсограммы, как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.
2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 1).
2.8. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
В нижнем правом углу первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации, входящего номера, подпись специалиста, ответственного за ведение делопроизводства. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.
2.9. После регистрации документов специалист, ответственный за ведение делопроизводства, передает их председателю Комиссии.
Документы, поступающие из нижестоящих избирательных комиссий по запросу Комиссии, передается лицу, подписавшему запрос.
2.10. Резолюции председателя Комиссии вносится в ЭРК специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.
2.11. Если в резолюции указаны члены Комиссии и руководители отделов аппарата Комиссии, то работу по исполнению документа координирует член Комиссии, указанный в резолюции первым.
Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению лица, ответственного за исполнение, представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
2.12. Документы, поступившие из нижестоящих избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в отделы аппарата Комиссии, подлежат обязательной передаче лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации.
3. Работа с документами, содержащими информацию
ограниченного доступа
3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
3.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется председателем Комиссии.
3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости – и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.
3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом «Для служебного пользования» производится специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, только с разрешения председателя Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.
3.6. Документы с грифом «Для служебного пользования» передаются членам Комиссии и работникам аппарата под расписку.
3.7. Документы с грифом «Для служебного пользования» хранятся в закрывающихся шкафах.
3.8. Запрещается передавать документы с грифом «Для служебного пользования» по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и по факсу.
3.9. На лицевой стороне в левом нижнем углу первого листа документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение № 2).
3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом «Для служебного пользования» либо разглашения этой информации специалист, ответственный за ведение делопроизводства, информирует об этом председателя Комиссии, по указанию которого проводится служебное расследование. О результатах расследования докладывается председателю Комиссию. Об утрате дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» в структурном подразделении составляется акт.
3.12. Порядок работы с документами и информационными ресурсами ГАС "Выборы", содержащими персональные данные и иную конфиденциальную информацию, определяется Положением об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденным постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007г. № 200/1254-4, и постановлением ЦИК России от 3 ноября 2003г. № 49/463-4 "О Перечне персональных данных и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой в комплексах средств автоматизации Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" и организации доступа к этим сведениям".
3.13. Для уничтожения носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию, распоряжением председателя Избирательной комиссии Забайкальского края либо распоряжением председателя соответствующей территориальной избирательной комиссии назначается комиссия, состоящая не менее, чем из двух человек, допущенных к работе с персональными данными и иной конфиденциальной информацией. Уничтожение указанных носителей производится по акту (Приложение № 17).
4. Основные требования к подготовке и
оформлению документов
4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложения с № 3 по № 7 ).
В Комиссии установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания;
бланк постановления;
бланк выписки из протокола заседания;
бланк распоряжения;
бланк письма;
4.3 Контроль за соответствием бланков установленным образцам осуществляется лицом, подготавливающим информацию на соответствующем бланке Комиссии.
4.4. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и работники аппарата Комиссии должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а
акта – дата события.
Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2004
Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, проставления отметок об исполнении и т.п.
Словесно-цифровой способ – используется при датировании распорядительных и , финансовых документов, справок, писем, а также в их текстах, например: 07 ноября 2004 г.
4.5. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.6. Реквизит «Адресат». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
|
Законодательное Собрание
Забайкальского края
Правовое управление
|
|
