Лекция Основные жанры административно-канцелярского подстиля
|
Скачать 73.01 Kb.
|
| Лекция 5. Основные жанры административно-канцелярского подстиля Административно-канцелярский жанр включает в себя много жанров. В зависимости от функций документов они делятся на четыре группы: 1) организационно-распорядительные документы; 2) информационно-справочные и справочно-аналитические документы; 3) договорные документы; 4) деловые письма. 1. Организационно-распорядительные документы Существуют следующие жанры распорядительных документов: 1) документы, которые издаются администрациями предприятий, учреждений, организаций: - приказы – документы, которые издает непосредственно руководитель организации по вопросам деятельности предприятия или по кадровому составу; - инструкция - документ, устанавливающий правила выполнения определенной деятельности (например, должностная инструкция) - указания – документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.п. 2) документы, которые издаются кооперативными организациями – решения; 3) документы, которые издаются общественными организациями - постановления (о наиболее важных административных вопросах), распоряжения (касаются оперативных вопросов). Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта, для исполнения которого издается данный документ. Констатирующая часть не обязательна. Обязательной в распорядительных документах является распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или действий, их исполнителей и сроков исполнения. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВЛЯЕТ - в постановлении, РЕШАЕТ, РЕШИЛ – в решении, ПРИКАЗЫВАЮ – в приказе, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ – в распоряжении. Действия, которые необходимо выполнить, выражаются глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить. Текст распорядительного документа имеет заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью существительных, нередко отглагольных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении…; Об итогах…, О мерах…). 2. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация в них может побуждать к действию или быть принята к сведению. Справка. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт. Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Основные языковые модели справок: - содержание информации: Дана в том, что…; - обозначение адресата: Дана для представления в … Докладная записка. Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, выполненной работе, а также с выводами и предложениями автора. Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список приложений (если они требуются); 5) наименование организации. Докладная записка может содержать заголовок. Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос…. Объяснительная записка. Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. Объяснительные записки делятся на две группы: 1) документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений, оформляются на общем бланке учреждения. 2) объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Реквизиты те же, что и в докладной записке. Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление) или частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным (когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива). Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов. Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) наименование заявителя; 3) наименование жанра документа; 4) текст документа; 5) список приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата. Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления адресанта. Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление является отдельной рубрикой. Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.) Ключевое слово этого жанра – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа… Акт - документ, подтверждающий факт, событие. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел и т.д. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Во введении указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и описание работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются. В акте обычно имеется заголовок, состоящий из предлога о (об) и отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче… 3. Договорные документы Некоторые виды документов используются для реализации связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения, организациями и должностными лицами. К таким документам относятся договор и доверенность. Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Личная доверенность выдается для получения заработной платы, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, материальных ценностей и т.п. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности. 4. Деловые письма Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения оперативных вопросов в управленческой деятельности. Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций. По функциональному признаку различают письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют соблюдения стандарта в содержании, использовании языковых средств, составе реквизитов. Требования к содержанию и структуре нерегламентированных писем менее жестки. Набор реквизитов для деловых писем минимален: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; 2) адресат – наименование организации, ее адреса, служебного лица; 3) необязательный заголовок к тексту делового письма; 4) текст; 5) подпись должностного лица. Наименование жанра документа не используется. |
Похожие:
 |
Лекция №1 Основные структурные подразделения стационара – приёмное отделение (приёмный покой), лечебные помещения, административно-хозяйственная... |
 |
Борис Акунин Фантастика http :// dolgoprudnyj narod ru Жанры 3 chaus Сверхпопулярный проект Бориса Акунина «Жанры» — это попытка создания своеобразного инсектариума жанровой литературы, каждый из пестрых... |
|
Лекция Автоматическое и автоматизированное управление. 5 Лекция Основные требования к scada-системам и их возможности. Аппаратные и программные средства scada-систем 17 |
|
Лекция I и проблема языка и сознания лекция II 31 слово и его семантическое... Монография представляет собой изложение курса лекций, про* читанных автором на факультете психологии Московского государственного... |
|
Лекция I и проблема языка и сознания лекция II 31 слово и его семантическое... Монография представляет собой изложение курса лекций, про* читанных автором на факультете психологии Московского государственного... |
|
Лекция Предмет, задачи и методы перевода Лекция Общая характеристика современной теории перевода. Лекция Переводческая эквивалентность |
|
Лекция Отечественная историография Гражданской войны в России Лекция... Лекция Национальная политика советского государства: теория и практика вопроса |
|
Курс лекций Ставрополь, 2015 содержание стр. Введение лекция Введение... Лекция 5: Приборы и приспособления для обнаружения и регистрации ионизирующих излучений |
|
Для всех специальностей Лекция № Понятие, субъекты, источники, основные принципы и система современного международного права |
|
Тема: Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих... Познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения |
|
Лекция Основы процесса тестирования по 3 Лекция Как протестировать неизвестную программу или наращиваемый подход к первичному функциональному тестированию по. 17 |
|
Перечень основных данных и требований. Основные данные и требования.... Задание на проектирование по теме: реконструкция административно-производственного здания эмс по адресу: Лесной пр., д. 25 |
|
Лекция 1 Умный промышленный комплекс Основные проблемы промышленных комплексов. Главное направление развития промыщленных комплексов на ближайшую перспективу |
|
Лекция Введение в курс «Компьютерные технологии в науке и образовании» Лекция Классификация и характеристика программных средств информационной технологии обучения (ито) 18 |
|
Литература См. Лекция 7,Лекция 8 Цель работы: Ознакомление с построением фильтров tcp/ip пакетов. Ознакомление с методами шифрования с открытым ключом на примере... |
|
1. назначение и основные сведения Встраиваемые светильники лво под трубчатые интегрированные светодиодные лампы. Предназначены для общего освещения помещений административно-общественных... |