Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности документов и установление сроков их хранение называется экспертизой ценности документов. Документы, имеющие историческое, политическое, хозяйственное, социально-культурное значение, имеют постоянный срок хранения. В фирме это небольшая часть документов – 1-2%.40 Большинство документов по личному составу хранятся 75 лет. Другие документы могут уничтожаться по миновании надобности, а какие-то – иметь сроки хранения от 3-5 до 15-25 лет.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной, а связаны с ценностью зафиксированной в них информации и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Основной документ, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.41 Для негосударственных структур – Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Кроме того в каждой организации на их основе при разработке номенклатуры дел указываются предполагаемые сроки хранения документов.
Номенклатура дел – это «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»42. Номенклатура дел также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа № дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива
Преимущество электронного документа – лёгкость изготовления копий, что позволяет все документы с постоянным сроком хранения немедленно после завершения делопроизводством копировать для архива с изготовлением страховых копий на сменных носителях. Однако для документов постоянного срока хранения, например, организационных документов, приказов по основной деятельности и т.д., долговременного – приказов по личному составу и т.п., пока что оставляют на хранение и оригиналы документов на бумажной основе.
Особенностью электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределённый доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удалённого доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены, база данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации – в зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы, информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуется крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, в зависимости от объема данных – типа Zip drive (250 Mb.), Jaz drive (2000Mb), CD-Record (650Mb – однократность записи гарантирует от случайного или умышленного стирания информации), магнитооптические библиотеки. Эти устройства, имея несколько меньшую скорость доступа к данным, по сравнению с жестким диском компьютера, тем не менее позволяют осуществлять поиск необходимой информации просто вставив в компьютер диск с документами за соответствующий год (годы).
Особенно актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).
В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации (например, магнитооптические диски ёмкостью 1,3-2,6 Gb. или магнитооптические библиотеки – десятки и сотни гигабайт данных) и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.
Часто документы, даже хранящиеся в электронной форме, приходится выводить на бумагу – для руководства, проверяющих организаций и т.п. Если объём таких документов достаточно велик, иногда имеет смысл создание подсобного фонда дубликатов документов. В этом случае один раз распечатанные и возвращённые в архив документы помещаются в этот фонд, а в регистрационной карточке на документ делается отметка о наличии дубликата. При повторном обращении к этому документу он уже не распечатывается, а выдаётся из подсобного фонда. Это особенно эффективно для больших документов, объёмом в десятки страниц, значительно сокращая затраты на повторное изготовление бумажных копий.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учёт и копирование документов производится автоматически. В небольших организациях это производится вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.
После накопления на жёстком диске документов за определённый период, производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жёстком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объёме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» – 5 лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жёсткий диск – эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия – плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательным условием является проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жёстком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнёров.
Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в подавляющем большинстве организаций пока ещё традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению – составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операции необходимым является указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия – для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (т.е., в основном, в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Форма внутренней описи43:
Внутренняя опись документов дела №
№ п/п
|
Регистрационный № документа
|
Дата
|
Заголовок
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого цифрами и прописью документов
Количество листов внутренней описи цифрами и прописью
Дата.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учёта позволяет составлять более детальные подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоёмкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учёт и сохранность. В описи документов постоянного срока хранения указывается № дела, заголовок документа, дата документа и количество листов. Документы внутри дела также могут быть пронумерованы.
Форма годового раздела описи документов постоянного хранения:
№ дела
|
№ документа в деле
|
заголовок документа
|
дата документа
|
лл.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Опись подписывается составителем описи и лицом, ответственным за архив, одобряется экспертной комиссией и утверждается руководителем организации.
В случае передачи документов на государственное хранение, по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщённые описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
|
