Введение
Компьютерные технологии составляют сегодня неотъемлемую часть управленческой деятельности. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей работе компьютеры, но далеко не все имеют полное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать.
Упрощение и ускорение создания документов, их более качественная подготовка за счёт использования разнообразных баз данных, возможности хранения и обработки огромных объемов информации, доступа к ним из любой точки земного шара сделали наше время временем информационной революции.
Сегодня компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в офисной работе, как появление телефона и пишущей машинки веком раньше.
Внедрение компьютеров в делопроизводство создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.
Рассматривая компьютеризацию делопроизводства, прежде всего определим, что же такое делопроизводство.
В ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения сказано: Делопроизводство – «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.
Обратимся к понятию «документ». В старом ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве»1. Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»2. Аналогичное определение дано и в новом ГОСТ Р 51141-983.
Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единая государственная система делопроизводства4 в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления5. В новом ГОСТ на термины и определения «документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина «делопроизводство», а «документированная информация» – как синоним термина «документ»6.
В связи с компьютеризацией управления и переходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационное обеспечение управления понимают как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Более широкий термин, который также можно сегодня встретить – информационно-документационное обеспечение управления, включающий в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.
Итак, делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления»7. Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней.
Человек всегда стремился как-то запечатлеть свои знания, передать накопленную информацию другим. Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамен и наконец, бумагу. Человечество пишет гусиным пером, изобретает металлические перья. Затем для массового размножения документов появляется типография. Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, её изобретателя) принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку. Параллельно во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 году, весил 30 тонн. В 1968 году во всем мире насчитывалось лишь 30000 компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять лишь примитивные расчеты.
С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe], примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС), начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ).
Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и др. активно внедрялись в сферу управления.
Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать страницу или даже весь большой документ в случае внесения в него незначительных исправлений. Появление электронных пишущих машинок, снабженных запоминающим устройством на несколько страниц текста, частично решало эту проблему. Но только появление персональных ЭВМ произвело кардинальные перемены в процессе подготовки документов и в делопроизводстве в целом.
Персональные компьютеры быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов – своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get – Что вы видите – это то, что вы получите), другими словами – что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Их появление было обоснованным. Если с начала века благодаря научно-технической революции производительность труда в промышленности поднялась в десятки и сотни раз, то прогресс в сфере управления был едва заметным. Значительное возрастание сложности управления требовало кардинальных решений. Сегодня мы являемся свидетелями информационной революции. Компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием её нормального функционирования.
Документ многофункционален. Его главное назначение – запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы её можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер – это создание документов, т.е. фиксация информации.
Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой – создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние – это второе направление использования компьютера.
Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения – третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.
И наконец, четвертая задача – сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике – все это достигается путем создания электронного архива.
Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов.
Создание документов и их оформление;
Прием-передача документов;
Организация движения документов внутри организации;
Регистрация и контроль исполнения;
Информационно-справочная работа;
Накопление и хранение документов, обеспечение их сохранности.
Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпел значительные изменения, которые и будут рассмотрены в данной книге.
Для решения вышеуказанных задач на компьютере во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:
операционная система (ОС), т.е. базовая программа, под управлением которой работает компьютер;
текстовый редактор;
электронная таблица;
СУБД (система управления базами данных);
коммуникационные программы для работы с факсами и доступа в Internet;
утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу компьютера и предотвращающие сбои в работе).
Как правило, используются также программы:
OCR (Optical Character Recognition System – преобразование образа машинописного бумажного документа в символьное представление), т.е. программы оптического распознавания текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера;
электронные словари и переводчики – при работе с текстами на иностранных языках.
Конкретные программы, используемые в организациях и фирмах могут отличаться.
В данной книге в качестве примера используются локализованные (переведённые на русский язык) программные продукты фирмы Microsoft и Symantec, как получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всём мире. Если не указано иное, то в качестве операционной системы рассматривается Windows 95/98 (Иногда для обобщённого обозначения версий Windows 95, 98, 98SE используется обозначение Windows 9x, а для старых версий Windows 3.0, 3.1 или 3.11 используется обозначение Windows 3.х). В качестве офисных приложений рассматриваются наиболее распространённые версии пакета Microsoft Office – Office 95/97/2000, включающие Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook. Поскольку многие организации обоснованно не торопятся приобретать новые компьютеры и новое программное обеспечение, книга ориентирована как на пользователей новейших версий программ - MS Office 2000, WinFax PRO 10, так и на тех, кто использует предыдущие версии (Office 95, Office 97 и т.п.). Рассматриваемая программа просмотра (обозреватель или браузер – от слова «browse» – просматривать) Internet – Microsoft Explorer 5.01, программа для работы с факсами – WinFax PRO 9.0 фирмы Symantec; OCR – FineReader 4.0 фирмы ABBYY (бывш. Bit Software).
В последние годы появилась литература об использовании компьютера в делопроизводстве, но в подавляющем большинстве эти книги являются лишь адаптированным пересказом инструкций по работе с той или иной программой и в этом качестве сильно уступают профессиональным изданиям, выпускаемым Microsoft Press и другими специализированными издательствами. А литература, подробно описывающая процесс делопроизводства, лишь робко упоминает о возможностях применения компьютеров.
В данной работе на основе профессионального знания делопроизводства и компьютерных технологий рассказано о всём процессе ведения делопроизводства – от получения и создания документов до организации их архивного хранения.
|
