Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере

Скачать 3.27 Mb.

Название	Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере
страница	7/33
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 33

Автоматизированные системы регистрации документов

Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. Это может быть достигнуто только учетом всех документов путём их регистрации и организацией контроля за их исполнением.

Документы организации, существующие как в бумажной, так и в электронной форме, требующие исполнения и контроля, подлежат регистрации. Поскольку сегодня регистрация как бумажных, так и существующих в электронной форме документов производится в компьютере, современные автоматизированные системы регистрации документов позволяют связать файл документа с его регистрационной карточкой в базе данных о документах организации, учреждения, фирмы. Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию с обязательным заполнением пользователем регистрационной карточки уже при первом сохранении документа. При этом сохранение документа происходит одновременно с его регистрацией.

Регистрация документов определяется ГОСТом как «запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»^²⁹.

До начала 1970-х годов в учреждениях регистрация осуществлялась путем записи сведений о документе в специальный журнал. Такая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.

На смену журнальной пришла карточная система регистрации. При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2 до 5 экземпляров регистрационной карточки. В информационно-справочной картотеке карточки располагали по алфавиту корреспондентов, либо по вопросам деятельности или по какому-либо другому используемому в организации поисковому признаку (например, географическому). Эта картотека позволяла уже быстрее находить нужные документы. А для документов, находящихся на контроле, создавалась контрольная картотека, в которой карточки были расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но её недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения, и составления карточек в необходимом количестве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможности поиска документов.

Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек – базы данных.

В простейшем варианте база данных – это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате получения или составления документа, его номеру и т.п.

В нормативно-методической литературе основным принципом организации регистрации документов всегда считалась однократность, которая достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких карточек под копирку. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы поступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.

Форма регистрационной карточки может быть разработана применительно к особенностям конкретного учреждения, фирмы. В то же время предлагается много примерных вариантов регистрационной карточки.^³⁰

Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения, разработанных как DOS, так и для различных версий Windows. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализованную регистрацию с использованием локальной сети, система регистрации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ – систем управления базами данных (СУБД), начиная с Microsoft Access, входящей в состав MS Office Professional и распространённой Microsoft SQL Server.

При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организации, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, предприятии, фирме. Особенно заметный эффект внедрение системы дает в небольших, но быстро растущих фирмах, которые чаще сталкиваются с проблемами организации документооборота и управления в целом.

Технология регистрации документов

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, осуществляющего регистрацию поступающей корреспонденции.

При получении документов:

Проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается.

Конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично».

Проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений.

При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа.

На всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:

дата получения документа (при необходимости – часы и минуты);
валовый порядковый номер.

Рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа РГГУ, МФСЭПИ, Б-ца № 5 и т.п.).

АО «Дионис»

00.00.2000 №

рег.№
Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года. В штампе может быть сразу же предусмотрено место для регистрационного номера, который переносится на документ при регистрации.

Пример штампа:
Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним могут относиться:

рекламные извещения, плакаты, листовки;
прейскуранты (прайс-листы);
поздравительные письма, телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;
печатные издания (книги, журналы);
пакеты с пометкой "Лично";
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
документы и информативные материалы, присланные для сведения.

Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы ДОУ или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной СУБД (системы управления базами данных), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации.

Регистрируются документы, поступающие в организацию, отправляемые из нее и внутренние документы.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания.

Если в организации используется полнотекстовая система хранения документов в электронной форме, то поступившие бумажные документы сканируются и распознаются (переводятся в текстовый формат) OCR программами типа FineReader фирмы ABBYY или CuneiForm фирмы Cognitive Technologies. После этого текст документа и, при необходимости, графическое изображение оригинала, могут прикрепляться к регистрационной карточке документа. Внутренние документы, созданные сразу в электронной форме, а также документы, поступившие по электронной почте, не требуют сканирования и сразу прикрепляются к соответствующей регистрационной карточке.

Регистрация входящих документов

Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) часто получают и отправляют документы самостоятельно. В этом случае регистрация ведется в этих подразделениях. Недостатком децентрализованной регистрации до недавнего времени была сложность получения сведений о документообороте организации в целом и необходимость многократной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение. При наличии компьютерной сети эта проблема снимается.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:

дата получения (регистрации) документа;
номер регистрируемого документа (регистрационный индекс, присваиваемый получателем);
корреспондент;
дата документа;
номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
краткое содержание;
автор резолюции;
текст резолюции;
исполнители;
срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
ход исполнения;
дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);
№ дела (в которое подшит исполненный документ);

Для удобства поиска документов, статистического учёта в регистрационную карточку могут быть добавлены:

вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
связанные документы.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с её спецификой.

Разработка регистрационной формы и создание базы данных о документах организации в целом, также как и процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Одно из преимуществ использования электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит как поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. Но для того, чтобы воспользоваться таким преимуществом, необходимо первоначально ввести в память машины эти списки.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

вид документа – так как количество видов документов ограничено;
автор резолюции – список руководящих лиц организации;
структурное подразделение – список структурных подразделений;
исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей – названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях.
№ дела – связан с номенклатурой дел организации.
связанные документы – в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

В случае использования в организации систем комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине, соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Также вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов:

различных программах можно увидеть и совершенно другие формы карточек. Например, регистрационная карточка в программе LanDocs2 фирмы Ланит выглядит так:

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Отличие состоит в том, что поля, содержащие повторяющиеся показатели (вид документа, автор резолюции, исполнитель, подразделение-получатель документа, корреспондент/автор документа), не заполняются каждый раз вручную, а их значение может выбираться из открывающегося списка.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
Поле «Регистрационный № документа» содержит валовый порядковый номер регистрируемого документа. Нумерация ведётся в течение года, с 1 января по 31 декабря. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
Номер документа (вводится номер, указанный на поступившем документе).
Количество листов (страниц) документа.
При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений = 0.
Вид полученного документа (из раскрывающегося списка выбирается вид документа).
В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие+предмет), например: приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации, фирме руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передаётся в подразделения и конкретным сотрудникам согласно распределению обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа»

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:

Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение «Передан руководству»
После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе – значение «На исполнении»
Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «На исполнении»

Если в ходе исполнения документ может быть временно передан внешней организации – предусматривается значение «У внешней организации»

Документ исполнен – значение «Исполнен»

В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым и этот исполнитель первым заносится в список исполнителей в регистрационную форму либо указывается в отдельной графе «Ответственный исполнитель».

Если документ временно передан внешней организации, за своевременное возвращение документа отвечает лицо, указанное в текущем поле «Исполнитель».

В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполнения указан в самом поступившем документе, то дата берется из документа, если нет – поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроизводству данной организации).

Дата, вводимая в поле «Контрольная дата», не может быть меньше текущей даты.

Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель», «Контрольная дата».

Если документ передается руководству, поля «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата» заполняются после принятия руководителем решения по документу.

Учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, чтобы предотвратить утерю документа и для фиксации факта передачи документа исполнителю, выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

Вид документа	Дата и № документа	Исполнитель	Личная подпись	Дата передачи
Приказ	15.06.2000 № 127	Сидоров В.П.		16.06.2000
Письмо	09.06.2000 № 01-04/856	Сидоров В.П.		16.06.2000

Все документы передаются исполнителю под расписку в вышеуказанной форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа».

В этом же поле фиксируется и конечный результат исполнения документа.

В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».

Чаще всего исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:

Указывается название подразделения, подготовившего документ.

Исходящий номер (переносится на отправляемый документ)

Дата документа (подписания, утверждения, отправки)

Адресат: название организации, которой посылается документ

Исполнитель: Фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (не может быть ранее текущей даты)

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

Порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа.
Вид документа.

Каждый вид документа – приказы, распоряжения, служебные записки – нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» – личный состав, к номеру распоряжения – буквы «рп» – распоряжение.

Дата документа
Количество листов документа
Количество листов приложений
Краткое содержание документа (заголовок)
Подразделение, ответственное за исполнение документа
Исполнитель (фамилия, инициалы)
Срок исполнения («Контрольная дата»
Отметка об исполнении
Ход исполнения
Связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.,), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.