ГЛАВА 4.СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО ТМЦ
4.1.Справочник «Номенклатура»
Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения справочной информации о товарно-материальных ценностях: лекарственных средствах, медицинских материалах и прочих ТМЦ.
Реквизиты справочника «Номенклатура» являются ссылками на другие справочники конфигурации: «Вид номенклатуры», «Классификатор единиц измерения», «Единицы измерения», «Номенклатурные группы», «Характеристики номенклатуры», «Серии номенклатуры».
Ссылки на указанные справочники расположены в левой части АРМ «Товаровед».
4.1.1.Организационные вопросы
На этапе подготовки эксплуатации информационной базы детально прорабатывается регламент работы со справочником «Номенклатура».
Справочник «Номенклатура» обычно является самым объемным среди справочников и одним из самых сложных с точки зрения методологии. Поэтому от проработки данного вопроса во многом зависит успешная эксплуатация информационной базы.
Справочник «Номенклатура» иерархический, поэтому продумывается структура папок справочника. Группировка номенклатуры по папкам упрощает поиск нужных элементов в справочнике.
Разрабатываются также справочники «Вид номенклатуры», «Номенклатурные группы», «Классификатор единиц», «Единицы измерения», ссылки на которые имеются в справочнике «Номенклатура».
Если предполагается вести учет по характеристикам, то прорабатываются свойства номенклатуры, на основании которых будут составляться характеристики.
Если предполагается вести учет по сериям, то в справочник «Серии номенклатуры» вводятся серии, по которым предполагается ввести начальные остатки.
Таким образом, для каждой номенклатурной позиции справочника «Номенклатура» определяется:
в какую группу номенклатуры (папку справочника) будет входить данная номенклатурная позиция;
будет ли вестись учет по характеристикам и сериям;
базовая единица измерения, единицы измерения для отчетов и хранения остатков, а также коэффициенты пересчета этих единиц по отношению к базовой единице измерения;
номенклатурная группу, в которую будет входить данная номенклатурная позиция;
будет ли заполнятся поле «Артикул».
Если ведется учет номенклатуры в других программных продуктах (например, «1С:Бухгалтерия предприятия»), то справочник «Номенклатура» делается единым для всех программных продуктов. С этой целью рекомендуются регламентировать внесение изменений (добавление новых элементов и редактирование имеющихся) в справочник. Обычно принимается решение, что изменения могут вноситься только в один справочник, а в справочники других программных продуктов эти изменения передаются автоматически. Тем самым добиваются полного совпадения справочников «Номенклатура» во всех программных продуктах. В противном случае могут быть проблемы при передаче данных из одного программного продукта в другой.
Другая задача - определить список пользователей, которые могут вносить изменения в справочник. Если изменения в справочник будут вноситься всеми пользователями, то вскоре в нем появятся дублирующие элементы и элементы с некорректными названиями.
Полезно разработать электронную заявку на внесение изменений в справочник. Заявка заполняется пользователями и подается на рассмотрение администратору справочника.
Желательно приказом по учреждению:
назначить администратора справочника, который имеет необходимую квалификацию по работе с номенклатурой данного учреждения;
утвердить правила, по которым создаются наименования и характеристики элементов справочника;
утвердить регламент внесения изменений в справочник, где установить, что добавлять новые номенклатурные позиции в справочник «Номенклатура», а также вносить в него изменения имеет право только администратор справочника либо ограниченный круг пользователей;
определить перечень сотрудников, которые могут подавать заявки на внесение изменений в справочник «Номенклатура».
4.1.2.Основные реквизиты справочника
Основные реквизиты элемента справочника «Номенклатура» отображаются в верхней части формы элемента:
Группа номенклатуры – ссылка на группу (папку) справочника «Номенклатура», к которой принадлежит элемент. Используется в том случае, если в справочнике задана иерархическая структура. При ручном изменении группы номенклатуры происходит переброска элемента из одной группы в другую.
Наименование элемента справочника.
Вид номенклатуры – элемент справочника «Вид номенклатуры».
Базовая единица – единица измерения, значение которой выбирается из справочника «Классификатор единиц измерения».
Артикул – обозначение номенклатурной позиции, которое обычно содержит буквы (русского или латинского алфавита) и/или цифры; используется в печатных формах документов.
Вести учет по доп. характеристикам – флажок, активизация которого означает, что для данной номенклатуры будет вестись учет по характеристикам. Флажок влияет на видимость закладки «Характеристики и серии». Информация о характеристиках номенклатуры заносится в подчиненный справочник «Характеристики номенклатуры».
Вести учет по сериям – флажок, активизация которого означает, что для данной номенклатуры будет вестись учет по сериям. Флажок влияет на видимость закладки «Характеристики и серии». Перечень серий хранится в подчиненном справочнике «Серии номенклатуры».
Кроме указанных реквизитов имеется ряд дополнительных, которые расположены на закладках формы элемента справочника.
4.1.3.Закладка «Описание и представление»
Закладка имеет два текстовых поля:
Наименование полное – используется для вывода в печатные формы документов;
Описание – текстовое описание объекта номенклатуры.
4.1.4.Справочник «Виды номенклатуры»
В справочнике "Виды номенклатуры" хранится информация о видах номенклатуры, используемых в учреждении.
Значение поля «Вид номенклатуры» в справочнике «Номенклатура» выбирается из одноименного справочника. Справочник «Вид номенклатуры» имеет реквизиты:
Поле «Наименование» –текстовое поле, куда заносится название вида номенклатуры. Поле «Тип номенклатуры» – выбирается из заданного в информационной базе перечня:
Медицинские материалы;
Лекарственное средство;
Прочие медицинские средства;
Важно! При выборе типа «Лекарственное средство» в элементе справочника «Номенклатура» активизируется флажок «Учет по сериям» без возможности редактирования. Дело в том, что для лекарственных средств обязательным является заполнение реквизита «срок годности», который находится в справочнике «Серии номенклатуры».
4.1.5.Единицы измерения
4.1.5.1.Общие сведения
Единица измерения – один из важнейших признаков номенклатуры.
Из практики известно, что одна и та же номенклатурная позиция может измеряться в разных единицах измерения. Поэтому в информационной базе необходимо обеспечить:
учет номенклатурных позиций в разных единицах измерения;
пересчет данных, рассчитанных в разных единицах измерения, друг в друга.
Для решения этих задач для элементов справочника «Номенклатура»:
введен реквизит «базовая единица измерения» (выбирается из справочника «Классификатор единиц измерения» (ОКЕИ));
можно вводить неограниченное количество единиц измерения (выбирается из справочника «Единицы измерения»);
для каждой единицы измерения вводится коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения.
Связь справочников «Номенклатура», «Классификатор единиц измерения» и «Единицы измерения» друг с другом показан на рис.5.
4.1.5.2.Справочник «Классификатор единиц измерения»
Справочник «Классификатор единиц измерения» содержит перечень всех используемых в информационной базе единиц измерения.
Классификатор соответствует «Общероссийскому классификатору единиц измерения» (ОКЕИ).
Каждый элемент справочника «Номенклатура» характеризуется базовой единицей измерения, которая выбирается из «Классификатора единиц измерения».
4.1.5.3.Справочник «Единицы измерения»
Справочник «Единицы измерения» содержит перечень единиц измерения, в которых предполагается учитывать данную позицию номенклатуры.
При этом для каждой единицы измерения обязательно указывается соответствие с элементом справочника «Классификатор единиц измерения».
Для того чтобы можно было пересчитывать количество номенклатуры из одной единицы измерения в другую задается коэффициент пересчета данной единицы измерения в базовую единицу измерения.
Для каждой позиции номенклатуры может быть задано любое количество единиц измерения. Например, «анальгин» может иметь единицы измерения: «шт.», «пачка», «упаковка» и т.д.
4.1.5.4.Закладка «Единицы измерения»
На закладке «Единицы измерения» справочника «Номенклатура» хранятся единицы измерения, заведенные в справочник «Единицы измерения» для данной номенклатуры.
Одна из единиц измерения определяется, как единица хранения остатков. В этой единице измерения ведется учет остатков товаров на складах.
Единица хранения остатков используется как единица измерения по умолчанию при подборе позиций номенклатуры в документ. В то же время конфигурация позволяет выбирать в документах любые единицы измерения из числа отображенных в табличной части закладки «Единицы измерения».
Кроме единицы хранения остатков может быть назначена еще одна единица измерения, в которой могут выводиться количественные показатели в отчетах – единица для отчетов.
По умолчанию информация в отчетах выводится в единице хранения остатков.
Кроме указанных трех единиц измерения в табличной части закладки «Единицы измерения» может быть заведено неограниченное количество единиц измерения.
4.1.6.Номенклатурные группы
4.1.6.1.Справочник «Номенклатурные группа»
Укрупненный классификатор номенклатуры задается справочником "Номенклатурные группы". В состав номенклатурной группы может входить неограниченное количество номенклатуры, но один элемент номенклатуры может входить только в одну номенклатурную группу.
Справочник «Номенклатурные группы» используется для группировки номенклатуры в отчетах, а также для подбора аналогов номенклатуры при заполнении табличной части документов.
Справочник «Номенклатурные группы» имеет иерархическую структуру – в нем можно создать папки с неограниченным количеством уровней и отнести каждый элемент справочника в ту или иную папку.
4.1.6.2.Закладка «Номенклатурная группа»
Указать номенклатурную группу, в которую входит номенклатурная позиция, можно на закладке «Номенклатурная группа» справочника «Номенклатура». Кроме того на этой закладке задается вес вхождения данной номенклатурной позиции в выбранную номенклатурную группу.
Вес вхождения задает весовой коэффициент данной номенклатуры в номенклатурной группе, который в дальнейшем используется при распределении плановых показателей по отдельным элементам номенклатуры. Весовой коэффициент имеет смысл заполнять, если предполагается ведение укрупненного плана закупок и потребления ТМЦ в разрезе номенклатурных групп.
В табличной части закладки «Номенклатурная группа» отображаются все элементы справочника «Номенклатура», которые входят в данную номенклатурную группу.
4.1.7.Закладка «Установленные параметры»
Данные, содержащиеся на закладке «Установленные параметры», относятся к подсистеме «Ценообразование».
На закладке имеется две табличные части «Установленные цены на номенклатуру контрагентами» и «Установленные ставки НДС на номенклатуру», которые носят информативный характер и не доступны для редактирования из этой закладке.
В табличной части «Установленные цены на номенклатуру контрагентами» отображаются хранящиеся в системе цены поставщиков. Для того чтобы сохранить в информационной базе цены поставщика необходимо в документе «Поступления товаров» на закладке «Дополнительная информация» активизировать флажок «Регистрировать цены поставщика»
В табличной части «Установленные ставки НДС» отображаются ставки НДС, занесенные в систему при помощи документов «Установка НДС номенклатуры».
4.1.8.Закладка «Характеристики и серии»
Закладка содержит две табличные части «Характеристики номенклатуры» и «Серии номенклатуры». Эта закладка отображается в форме элемента справочника «Номенклатура», если включен хотя бы один из двух флажков:
Учет по доп.характеристиками;
В табличных частях закладки можно добавлять новые значения характеристик и серий номенклатуры.
Важно! Если по номенклатурной позиции ведется учет по характеристикам и/или сериям, то ее характеристика и/или серия должны указываться во всех документах, которые влияют на остатки ТМЦ на складах учреждения.
Например, если в документе «Поступление товаров», показанном ниже, не указать характеристику и серию номенклатурной позиции «анальгин», то документ не проведется.
В следующих главах рассмотрим механизмы работы с характеристиками, сериями и аналогами номенклатуры.
|
