Приложение № 5
к приказу
министерства информационных
технологий и связи
Ростовской области
от ___________ № _____
|
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по работе с программным сервисом межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»
«Мобильный кабинет руководителя»
1. Основные положения
1.1. Настоящие методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» «Мобильный кабинет руководителя» (далее – МКР) разработаны в целях обеспечения практической реализации работы руководителей на мобильном устройстве с документами, содержащимися в базе данных системы межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.2. Для правильного функционирования МКР должны соблюдаться определенные условия, касающиеся как руководителя, так и обеспечивающих его работу пользователей системы «Дело» (помощники руководителя).
1.3. Руководитель работает с МКР, осуществляет рассмотрение документов, создание инициативных поручений, согласование и подписание проектов документов с использованием средств электронной подписи (далее –ЭП).
1.4. Помощник руководителя: работает в системе «Дело», осуществляет просмотр поступивших документов или проектов документов, подготавливает проекты резолюций и затем перемещает в созданные «Личные папки» в системе «Дело»; отслеживает появление инициативных резолюций от руководителя, если они содержат аудио или графическую резолюцию.
1.5. Типовым действием помощника при работе с МКР является создание личных папок.
Максимальное количество папок – 8 штук.
Папка «Входящие документы» – в данную папку попадают регистрационные карточки (далее – РК) (вид «Входящие», «Исходящие», «Обращения граждан»), в которых был создан проект резолюции для рассмотрения и утверждения руководителем.
Папка «Срочно» – в папку попадают РК (вид «Входящие», «Исходящие», «Обращения граждан»), в которых был создан проект резолюции для рассмотрения и утверждения руководителем, а также проекты документов на согласование/утверждение.
Папка «Исполнение поручений» – в папку попадают исходящие документы, которые созданы в ответ на какой-либо документ, поручение (при создании и регистрации такого документа используется определенный вид связки – Исполнено - Во исполнение).
Папка «Проекты НПД» – в папку попадают проекты нормативно - правовых документов, которые необходимо согласовать/утвердить.
Папка «Исходящие документы» – в папку попадают регистрационные карточки проектов документов (далее – РКПД) на утверждение.
Папка «Архив» – в папку попадают все отработанные документы.
Папка «Для ознакомления» – в папку попадают документы, направленные помощником по просьбе руководителя для ознакомления.
Папка «Дать поручение» – в папке создаются инициативные поручения руководителя.
Папок может быть меньшее количество, оно устанавливается помощником из расчета того, с какими документами и задачами работает руководитель. При необходимости название папок может назначаться самим помощником.
2. Порядок работы с личными папками пользователя
Личные папки создаются пользователями в функции «Кабинеты» при работе с документами, находящимися в папках кабинетов. Помощник создает личные папки в кабинете руководителя, называя их соответствующим образом – «На подпись», «Срочно», «Исполнение поручений», «Проекты НПА», «Федеральные НПА», «Для ознакомления».
При поступлении документа в кабинет руководителя, помощник должен просмотреть РК и, исходя из задачи, поместить ее в соответствующую личную папку.
Документ поступает в МКР в аналогичную папку.
Новую личную папку можно создать при работе со списком объектов (записей об РК, поручениях, РКПД) или при просмотре РК (РКПД). При этом будет создана папка, предназначенная для хранения данного вида объектов.
Список личных папок пользователя представлен в виде таблицы, в графах которой содержится следующая информация:
название папки – наименование папки;
дата создания – дата создания папки;
кол-во – количество объектов в папке.
Папки, содержащие записи об РК документов, отмечены значком  , папки, в которых находятся записи об РКПД, – значком  , а папки, в которых хранятся записи о поручениях – значком  .
2.1. Создание личной папки для РК документов
Для создания личной папки необходимо открыть папку «Поступившие» (Рис.1).
Рис.1
Выделить РК, которую необходимо положить в личную папку и правой кнопкой нажать «Добавить РК в личную папку» (Рис.2).
Рис. 2
Откроется окно «Папки пользователя» (РК), нажать кнопку «Добавить» (Рис.3), расположенную в нижней части этого окна. Откроется соответствующее окно.
 
Рис. 3
В поле «Наименование» необходимо ввести название новой папки (Рис.4).
 
Рис. 4
В поле «Комментарий» необходимо указать цвет, порядковый номер и возможность создавать инициативные поручения {green,1,0} (Рис.5).
Рис.5
Максимальное количество создаваемых папок – 6.
Затем нажать кнопку «Выбрать» (Рис.6). РК попадет в данную личную папку.
Рис. 6
Для завершения создания личной папки, необходимо нажать кнопку «Записать». Окно закроется, в списке личных папок пользователя появится новая строка с наименованием добавленной папки.
Для добавления еще одной РК в личную папку необходимо выделить РК и правой кнопкой нажать «Добавить РК в личную папку» (Рис.7).
Рис. 7
Выбрать личную папку, в которую необходимо положить РК (Рис.8)
Рис. 8
Нажать кнопку «Выбрать». РК попадет в данную личную папку.
2.1. Создание личной папки для РКПД документов
Личная папка для работы с РКПД создается из папки «На визировании», «На подписи» по описанному выше алгоритму.
2.3. Просмотр личных папок
Для просмотра личных папок необходимо выбрать из меню «Папки» команду «Личные папки» или нажать кнопку   , расположенную на панели инструментов окна функции.
2.4. Редактирование наименования папки:
Чтобы отредактировать наименование личной папки, необходимо открыть окно «Папки пользователя».
Нажать кнопку «Изменить». Откроется окно «Изменить папку» (Рис.9).
Внести необходимые изменения и нажать кнопку «Записать».
Рис.9
3. Работа с проектами резолюций
Помощник просматривает РК в папке «Поступившие» Кабинета руководителя и создает проект резолюции. Для этого:
3.1. Выбрать из меню «Поручения» команду «Ввести проект резолюции» (проект подчиненной резолюции) или справа в поле Поручений РК щелкнуть на значок  и из раскрывшего списка выбрать «Проект резолюции». Откроется окно (Рис.10).
Рис.10
3.2. Заполнить поле «Исполнитель», текст резолюции, если документ контрольный заполнить плановую дату исполнения и поле «Контролер». Затем, исходя из задачи, поместить в соответствующую личную папку.
Документ поступает в МКР в аналогичную папку.
3.3. Руководитель просматривает поступивший документ, при необходимости вносит коррективы и отправляет документ обратно в систему «Дело».
3.4. В системе «Дело» помощник просматривает 4-ю папку «У руководства» проверяет возврат документов. Если в соответствующей записи кабинета в поле «План» (плановая дата), появляется знак «+» это означает, что документ вернулся из МКР и руководитель при рассмотрении документа внес изменения.
3.5. Помощник открывает проект резолюции, выбрав из меню «Управление» команду «Редактировать проект», просматривает изменения, которые внес руководитель (аудио резолюция, графические исправления), переносит информацию и делает рассылку по системе «Дело» исполнителям, нажав кнопку «Разослать». Проект резолюции превращается в резолюцию и происходит копирование записи об РК в папки кабинетов исполнителей.
3.6. Если руководитель не вносил изменения в проект резолюции, то документ возвращается из МКР в систему с резолюцией.
4. Работа руководителя с программным сервисом
4.1. Запуск программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя»
Для запуска МКР необходимо нажать ярлычок  на рабочем столе iPad. Откроется окно приложения с рабочими папками (Рис.11). Цифра возле ярлычка обозначает количество новых документов в папках.
Рис.11
На первой странице выводятся папки, куда будут поступать документы в соответствии с определенными задачами из системы «Дело».
Первоначально руководителю доступны 2 системные папки: «Дать поручение», «Архив».
4.2. Поиск документов
При нажатии на герб, открывается окно с критериями для формирования поискового запроса (Рис. 12):
дата регистрации документа;
регистрационный номер;
краткое содержание;
кто подписал;
контекст.
В нужное поле необходимо внести тот критерий, по которому будет осуществляться поиск документа и нажать кнопку «Найти».
Рис. 12
Поиск происходит по всем папкам приложения, результат выводится в отдельном окне в виде списка документов. (Рис. 13).
Рис.13
Чтобы перейти к нужному документу, необходимо на него нажать.
Чтобы вернуться к окну с найденным списком документов – нажать кнопку «Назад».
Чтобы вернуться к окну критериев поиска – нажать кнопку «Назад».
4.3. Рабочие папки
Чтобы открыть какую-либо папку на нее необходимо нажать один раз. Откроется окно просмотра документов (Рис.14).
Рис.14
В папке название документа состоит из: Дата регистрации документа / регистрационный № / краткое содержание документа / кто подписал.
Документы, которые поступили в папку и еще ни разу не просматривались имеют пометку «New»  .
При нажатии на запись, открывается карточка документа со следующими реквизитами (Рис. 15):
файл документа или информационный лист;
полоса навигации (руководитель всегда видит, в какой папке он сейчас работает);
проект резолюции;
функциональные кнопки.
Рис.15
Если файл состоит из нескольких листов, он прокручивается вниз.
Если файлов несколько, внизу выводится панель с точками, которые указывают на количество прикрепленных файлов (Рис.16).
Рис.16
Информационный лист может по умолчанию выводиться перед первым документом или в конце списка документов.
Быстрый переход между информационным листом и прикрепленным первым файлом РК можно осуществить, нажав кнопку «Информация» (Рис. 17).
 
Рис.17
Информационный лист может содержать следующие данные:
№ и дата регистрации документа;
краткое содержание документ;
срок исполнения – дата, до которой руководителю необходимо завизировать/подписать проект документа;
визы – список должностных лиц, визировавших документ: ФИО визирующего – дата проставления визы – тип визы;
основание – информация об исполнителях поручения руководителя, текст. Информация представляет собой ссылку, обращение к которой переводит руководителя к документу - основанию.
файлы – ссылки на электронные образы прикрепленных файлов (Рис.18).
Рис.18
4.4. Просмотр проекта резолюции, направленного помощником
Перечень исполнителей, текст резолюции, категория «Контроль» (при необходимости) первоначально добавляются помощником и пересылаются в виде проекта резолюции в МКР.
В том случае, когда руководитель согласен с проектом резолюции и не вносит никакие изменения достаточно открыть меню «Действия», а затем нажать кнопку «В работу». Документ перемещается в папку «Архив» и отправляется обратно в систему «Дело» (Рис. 19).
При необходимости закрыть документ, не выполняя отправку в систему, надо нажать на кнопку «Закрыть».
    
Рис. 19
4.5. Режим ввода аудио и графической резолюции
Руководителю сразу же доступна функция ввода рукописного текста (Рис.20).
Внизу на резолюции расположена «защитная пленка» от случайных помарок, которую можно поднять или опустить.
Рис.20
На листе резолюции доступен следующий функционал:
диктофон: время записи, запись, остановка, воспроизведение, удаление записи (Рис.21)
Рис.21
инструменты для ввода графического текста (Рис.22)
Рис.22
При нажатии на кнопку  , открывается окно заполнения полей (Рис.23):
 
Рис.23
исполнители – выбор исполнителей из системного справочника. Чтобы выбрать исполнителя, необходимо нажать на соответствующую фамилию. По умолчанию первому исполнителю присваивается признак «Ответственности»;
срок – плановая дата исполнения поручения. Проставляется путем добавления нужной даты из календаря (Рис.24);
Рис.24
контролер – информация о должностном лице, которое является контролером документа;
категория – категория поручения. Проставляется путем выбора из системного справочника (Рис.25);
 
Рис.25
текст – текст поручения. Может быть введен с клавиатуры, либо выбран из списка стандартных текстов (Рис.26).
  
Рис.26
После того как проект резолюции отредактирован, руководитель открывает меню «Действия» и нажимает кнопку «В работу». Документ перемещается в папку «Архив» и возвращается в систему «Дело».
Е сли руководитель согласился с проектом резолюции, у помощника этот документ автоматически уходит из личной папки и из 4-ой папки «Кабинета», если руководитель внес изменения с помощью аудио или графической резолюции, то исправленный проект резолюции останется в 4-ой папке «Кабинета». Если руководитель внес изменения с помощью клавиатуры, то документ сразу возвращается в систему «Дело» с измененной резолюцией.
При нажатии на кнопку «Закрыть» сохраняются изменения, внесенные в проект резолюции, документ закрывается, остается в текущей папке и НЕ отправляется в систему «Дело».
Чтобы потом отправить документ в систему «Дело», руководителю необходимо открыть нужный документ, вызвать меню «Действия» и нажать кнопку «Согласен».
4.6. Работа с документами на Визирование\Подпись
При открытии папки, в которую поступили документ на визирование, руководителю доступен перечень проектов документов для согласования.
Заголовок поступившего проекта документа формируется следующим образом: Дата регистрации проекта документа/Краткое содержание проекта документа/ФИО исполнителя
При открытии документа руководителю доступна задача на Согласование\Подпись, информационный лист с данными по документу, а также функциональное меню «Действия». (Рис. 27).
Рис. 27
Если у руководителя нет замечаний по документу, то необходимо вызвать меню «Действия» и нажать кнопку «Согласен\Подписать». Документ автоматически заверяется ЭП, перемещается в папку «Архив» и отправляется в систему «Дело».
Руководитель также может внести замечания к документу, используя аудио\графический\печатный ввод информации, после этого необходимо нажать кнопку «Не согласен\Отклонить», документ перемещается в папку «Архив» и отправляется в систему «Дело» (Рис. 28).
Аналогичные действия выполняются и в том случае, когда документ приходит руководителю на подпись с задачей «Утвердить».
Рис. 28
4.7. Работа с документами на ознакомление
При открытии документа в соответствующей папке, руководитель может ознакомиться с текстом прикрепленного файла и при необходимости дать поручение.
Поручение оформляется путем ввода текстовой\аудио\графической резолюции.
Если по документу был создан проект резолюции, при вызове меню «Действия» и нажатии на кнопку «В работу», он переместится в папку «Архив», и информация отправится в систему «Дело».
Если по документу не будет даваться поручения, для возврата в папку необходимо нажать кнопку «Назад».
4.8. Создание инициативных поручений
При запуске приложения руководителю доступна системная папка «Дать поручение». Чтобы создать инициативное поручение, необходимо нажать кнопку «Создать» (Рис. 29).
 
Рис.29
Появится запись о создаваемом поручении. Руководитель нажимает на данную запись и создает аудио, графическое или текстовое поручение.
Для отправки поручения в систему необходимо вызвать меню «Действия» и нажать кнопку «В работу».
Пока документ не зарегистрирован в системе «Дело», в папке «Архив» запись о поручении будет представлена в следующем виде (Рис. 30):
Дата создания/№?(регистрационный номер)/Поручение
Рис.30
После регистрации в МКР автоматически поступает информация о присвоенном номере данному документу (Рис.31).
Рис.31
4.9. Папка «Архив
После отработки документов руководителем они автоматически перемещаются в системную папку «Архив». Руководитель может просмотреть ранее отработанные документы в этой папке, либо удалить, проведя по записи о документе справа налево или слева направо и нажав появившуюся кнопку «Удалить». При этом документ удаляется из МКР, но остается в базе данных системы «Дело».
Настройками системы можно установить срок автоматического удаления отработанных документов (3 дня, неделя, месяц).
|
