Чувашская Республика
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АЛАТЫРЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 декабря 2013 г. №130
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в
администрации города
Алатыря Чувашской
Республики в новой редакции
В соответствии с постановлениями Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 г. № 164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17.01.2013 г. № 3 «О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Чувашской Республики» и в целях установления единой системы делопроизводства в администрации города Алатыря
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики.
2. Признать утратившей силу Инструкцию по ведению делопроизводства в администрации города Алатыря, утвержденную распоряжением главы города Алатыря от 07.05.2007 г. № 56.
3. Начальникам отделов администрации города Алатыря организовать изучение и обеспечить неукоснительное исполнение Инструкции работниками отделов
Гава администрации
города Алатыря М.В.Марискин
Приложение №1
к распоряжению администрации города Алатыря от «24» декабря 2013 г. №130
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации города Алатыря
Чувашской Республики
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики (далее по тексту – Инструкция) разработана на основании Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010г. № 164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013г. №3 «О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Чувашской Республики», с учетом положений следующих законодательных и нормативных актов в сфере информации, документации и архивного дела:
1. Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
6. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
7. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
11. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».
12. Приказом Минкультуры Чувашской Республики от 21 сентября 2010 г. N 01-07/343"Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики".
13.Регламентом администрации города Алатыря, утвержденного постановлением главы города Алатыря от 02.11.20005г.№ 1024.
1.2. Инструкция является внутренним нормативным документом, регламентирующим единую систему документационного обеспечения деятельности администрации города Алатыря Чувашской Республики (далее по тексту - администрации), устанавливающим общие требования к служебной переписке и делопроизводству, организации работы с документами в администрации.
1.3. Нормы настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство администрации, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
1.4. Правила ведения служебной переписки и делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера и документы с грифом «Для служебного пользования».
1.5. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательно для всех муниципальных служащих администрации.
1.6. Непосредственная ответственность за соблюдение установленных правил и порядка служебной переписки, работы с документами возлагается на муниципальных служащих администрации.
1.7.Муниципальные служащие администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается начальнику структурного отдела администрации (далее по тексту – начальнику отдела администрации).
1.8. Передача документов, их копий служащим сторонних организаций допускается только с разрешения главы администрации города Алатыря.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их содержанию или исполнению.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.9. При уходе муниципального служащего администрации в отпуск, а так же при увольнении, имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию начальника отдела администрации передаются другому муниципальному служащему администрации по акту приёма передачи документов.
1.10. Служебные документы должны храниться аккуратно, с соблюдением мер, предотвращающих доступ к ним посторонних лиц и их утерю.
1.11. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебных документов администрации, а так же их копий разрешена только с личного разрешения начальника отдела администрации, в иных случаях категорически запрещается.
2.Основные требования к подготовке и оформлению документов администрации города Алатыря Чувашской Республики
2.1. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, состав которых определен исходя из компетенции исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, установленной Положением об администрации города Алатыря Чувашской Республики, утверждённым решением Собрания депутатов города Алатыря Чувашской Республики V созыва от 22.06.2012 г. № 39/16-5, круга его функций и порядка решения служебных вопросов.
2.2. В администрации города Алатыря применяются следующие категории служебных документов:
а) организационные документы администрации:
Регламент работы администрации г.Алатырь;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
положения и правила;
инструкции;
стандарты;
иные документы, определяющие организационные принципы функциональной деятельности администрации.
б) распорядительные документы администрации:
распоряжения администрации города Алатыря Чувашской Республики;
постановления администрации города Алатыря Чувашской Республики;
распоряжения администрации города Алатыря Чувашской Республики по личному составу;
иные документы администрации города Алатыря Чувашской Республики, имеющие распорядительный характер;
в) документы по персоналу (кадровой службы) администрации:
трудовые договоры;
распоряжения о приеме, увольнении, отпусках и командировках сотрудников администрации;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
личная карточка;
командировочное удостоверение;
анкета;
заявления о приеме на работу, предоставлении отпуска;
иные документы по личному составу;
г) регистрационные формы и документы делопроизводства администрации:
номенклатуры дел;
журнал (книга, карточки) учета внутренних документов (журналы учета распоряжений администрации города Алатыря Чувашской Республики по личному составу, регистрации актов и т.д.);
опись дел;
иные регистрационные формы и документы, необходимые для текущей регистрации и индексации других документов и оформления дел администрации;
д) бухгалтерские документы администрации:
документы, относящиеся к бухгалтерскому учету и отчетности, материальной ответственности, а также хозяйственные договоры гражданско-правового характера;
е) информационно-справочные документы администрации:
информационные справки и записки;
протоколы совещаний, собраний и заседаний комиссий, образованных при администрации;
служебные письма;
справки;
докладные и объяснительные записки;
программы, алгоритмы, заявки, телефоно- и факсограммы, документы электронной почты и прочее;
иные документы информационно-справочного характера;
ж) исковые заявления и иные документы администрации, связанные с судопроизводством;
з) документы архива администрации;
и) другие документы администрации, разработанные в установленном порядке.
2.3. Документы, создаваемые в администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.4. Бланки администрации города Алатыря разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в администрации используются электронные шаблоны бланков документов.
2.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
2.6. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов администрации утверждаются главой администрации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа:
2.7. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации, являются:
а) герб города Алатыря Чувашской Республики;
б) наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительно-распорядительном органе местного самоуправления;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
2.8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.9.Изображение герба города Алатыря Чувашской Республики помещается на бланке письма, постановления, распоряжений между наименованиями документа на чувашском и русском языках и выравнивается по центру.
2.10. Наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с Уставом города Алатыря Чувашской Республики. Наименование печатается на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском. Наименование на чувашском языке располагают слева от наименования на русском языке.
2.11. Согласование документа в администрации оформляется визой уполномоченного должностного лица администрации. Согласование документа, созданного в администрации, с другими органами государственной власти, местного самоуправления и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
2.12.Содержание и структура текста документа строится в зависимости от функционального назначения (вида) документа.
2.13.Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность изложения без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
2.14.Письма, справки и другие документы, подготовленные совместно с другими организациями и документы, предназначенные для использования внутри администрации, печатаются на чистых листах.
3. Требования к организации документооборота
в администрации города Алатыря
3.1. В документообороте администрации выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
3.2. В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, факсом и электросвязи.
3.3. Документы, поступающие в администрацию города Алатыря, проходят в службе делопроизводства (далее – канцелярии) первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления (за исключением письменных обращений граждан Российской Федерации, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в администрацию), создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела, отдельно от других документов администрации, в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым главой администрации.
3.7. Зарегистрированные документы передаются работником канцелярии на рассмотрение главе администрации или по его решению иным должностным лицам администрации. Документы с указаниями по исполнению передаются работником канцелярии исполнителям.
3.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение администрации, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение администрации, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
3.9. Документы после их подписания главой администрации (заместителем главы администрации) передаются для регистрации в структурное подразделение администрации, ответственное за исполнение документа.
3.10. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется работником канцелярии. Работник канцелярии осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
3.12. Передача документов между структурными подразделениями администрации осуществляется через канцелярию.
3.13. В администрации города Алатыря работником канцелярии ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе администрации в установленном им порядке.
3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа местного самоуправления используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота администрации города Алатыря могут использоваться дополнительные сведения о документах.
4. Документальный фонд администрации города Алатыря
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводство и их передачу в муниципальный архив в соответствии с требованиями.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
4.1. Администрация города Алатыря:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения.
4.2. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города Алатыря с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
4.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Алатыря Чувашской Республики, положениями о структурных подразделениях, утвержденной структурой и штатным расписанием администрации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Обязательно должны быть изучены документы, созданные в процессе деятельности администрации, их виды, состав и содержание.
4.4. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 9) и на их основе - сводная номенклатура дел (приложение № 10).
4.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с главным специалистом-экспертом отдела организационной работы администрации, отвечающим за архивную работу в администрации, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в отдел организационной работы.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел организационной работы администрации.
4.6.Сводная номенклатура дел составляется главным специалистом-экспертом отдела организационной работы администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи муниципального архива.
4.7.Сводная номенклатура дел администрации подписывается управляющим делами администрации – начальником отдела организационной работы, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации города Алатыря и утверждается главой администрации. Номенклатура дел пересоставляется не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления.
4.8. После утверждения и согласования сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
4.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно в отделе организационной работы администрации, второй используется в работе структурных подразделений администрации, третий - в муниципальном архиве.
4.10. Сводная номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
4.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления.
4.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Собрания депутатов города Алатыря. В номенклатуру дел вначале включаются дела представительного органа, затем исполнительно-распорядительного органа.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.
4.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 12-05, где 12 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагающихся в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты или период, к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
Документы о проведении городского праздника «Моя песня, Алатырь!»
(программа, сценарий, списки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:
Переписка с муниципальными учреждениями образования о состоянии учебно-воспитательной работы на 2013/14 учебный год
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:
Переписка с Администрацией Главы Чувашской Республики по
вопросам развития культуры в городе
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):
Годовой отчет об исполнении бюджета города Алатыря за 2013 год
Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2001 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.
4.14. Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
4.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
5. Особенности работы с электронными документами в администрации
города Алатыря
5.1. В администрации города Алатыря создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба города Алатыря Чувашской Республики.
5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и органы местного самоуправления документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
5.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется главой администрации на основе рекомендаций уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается главой администрации города Алатыря по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела.
5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации. Система электронного документооборота администрации должна соответствовать требованиям, установленным уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области связи, коммуникаций и информатизации.
5.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом информатизации, связей с общественностью и печатно-издательской деятельности администрации.
5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, главный специалист-эксперт отдела информатизации, связей с общественностью и печатно-издательской деятельности администрации осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главы администрации города Алатыря, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
5.9. Документы, создаваемые в администрации и (или) поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
5.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации.
5.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
5.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
5.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного главой администрации города Алатыря.
6. Бланки документов администрации города Алатыря
6.1. Документы администрации города Алатыря изготавливаются на бланках.
Бланк документа администрации - это чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, от имени которого документ издается.
Бланки документов администрации имеют традиционно установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Они воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма администрации города Алатыря оформляются на бланках в соответствии с Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 года № 164 «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики».
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.
6.2. В администрации города Алатыря используются следующие виды бланков документов:
1) подготовленные на компьютере с использованием шаблонов:
бланки письма (угловой);
бланк постановления, распоряжения;
командировочный лист;
2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»:
документы, используемые в кадровой службе и бухгалтерии;
3) типографским способом:
трудовых книжек с вкладышем,
чековых книжек и других документов строгой отчетности
Эти бланки различаются набором реквизитов.
Общий бланк используется для изготовления любых документов администрации, кроме письма.
6.3. Бланки строгой отчетности
К бланкам строгой отчетности относятся бланки администрации:
бланки письма;
бланк постановления;
бланк распоряжения;
удостоверений личности;
трудовые книжки с вкладышами;
чековые, квитанционные и расчетные книжки;
другие бланки администрации, расходование которых предусмотрено с учетом по экземплярам.
6.4. При издании бланков строгой отчетности во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация. Бланки строгой отчетности подлежат учету. Учет бланков писем, постановлений, распоряжений ведется ведущим специалистом – экспертом отдела организационной работы администрации, ответственным за делопроизводство, раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, которая включается в номенклатуру дел администрации.
6.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Не допускается печатание внутренних документов администрации с использованием оборотной стороны листа.
6.6. Наименование вида документа, составленного или изданного администрацией, должно быть определено настоящей инструкцией.
6.7. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) наиболее позднюю дату подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2013 года следует оформлять 05.06.2013.
При оформлении даты подписи точка после цифры года не ставится. Точка после цифры года ставится только в конце предложения, так же не пишется слово год и его сокращения – «г».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2013 г., этот способ используется при регистрации правовых актов администрации и документов, содержащих сведения финансового характера.
6.8. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа указывается в верхней заголовочной части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование документа» (см. пример №1).
6.9.Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из документа, на который должен быть дан ответ.
Пример № 1:
На № _________ от _____________.
6.10. Место составления или издания документа
Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
6.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица, которые при оформлении документа указываются в правом верхнем углу первого листа документа (см. пример №2).
При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией в дательном падеже. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Пример № 2: Администрация Главы
Чувашской Республики
Управление по взаимодействию
с органами местного самоуправления
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (см. пример № 3).
Пример № 3:
Председателю Собрания
депутатов города Алатыря
Чувашской Республики V созыва
Н.И.Зайкину
или
Собрание депутатов города
Алатыря Чувашской Республики V созыва
Председателю
Н.И.Зайкину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно (см. пример № 4).
Пример № 4:
Председателям Советов территориального
общественного самоуправления
города Алатыря
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес (см. пример № 5).
Пример № 5:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (см. пример № 6).
Пример № 6:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Алатырь, Чувашской Республики,
429820
6.12. Гриф утверждения документа.
Особым способом введения документа является его утверждение
Документ утверждается главой администрации города Алатыря. При утверждении документа главой администрации города Алатыря гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ или Утверждаю - без кавычек и двоеточия печатается 14 шрифтом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. пример №№ 7,8).
Пример № 7:
У   ТВЕРЖДАЮ
14 шрифтом (Утверждаю)
|
