Утверждена
постановлением
Губернатора Новосибирской области
от 01.11.2010 N 345
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области
от 14.11.2011 N 298, от 14.05.2012 N 85,
от 20.11.2012 N 207)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.
2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), Уставом и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.
Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.
3. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Организацию работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области осуществляет министерство юстиции Новосибирской области (далее - министерство).
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в администрации возлагается на отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации и ответственных за делопроизводство структурных подразделений администрации, определяемых приказом руководителя администрации.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298)
6. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников министерства и исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.
7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы в управление документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области (далее - управление), ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
9. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, руководитель канцелярии министерства обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать министра юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - запрос), организации контроля за исполнением документов, подготовки документов к заседаниям Правительства Новосибирской области, подготовки долгосрочных целевых программ устанавливаются специальными правовыми актами.
11. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.
II. СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
12. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
1) "герб Новосибирской области";
2) "наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
3) "должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков)";
4) "подпись должностного лица";
5) "вид документа (наименование вида документа)";
6) "место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";
7) "справочные данные об органе, издавшем документ";
8) "адресат";
9) "дата документа";
10) "регистрационный номер документа";
11) "наименование документа (заголовок к тексту)";
12) "текст документа";
13) "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа)";
14) "отметка о наличии приложений";
15) "гриф согласования (гриф согласования документа)";
16) "гриф утверждения (гриф утверждения документа)";
17) "виза (виза согласования документа)";
18) "оттиск печати";
19) "отметка о заверении копии";
20) "отметка об исполнителе";
21) "указания по исполнению документа (резолюция)";
22) "отметка о контроле документа";
23) "отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело)";
24) "отметка о конфиденциальности";
25) "отметка о поступлении документа в министерство (отметка о поступлении документа в организацию)".
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
13. Герб Новосибирской области.
Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".
Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "наименование организации" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.
14. Наименование органа, издавшего документ (наименование организации).
Наименование органа (организации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области.
Например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
В случае если автором документа является структурное подразделение администрации, то под наименованием "Администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области" размещается наименование структурного подразделения:
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОРА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ДЕПАРТАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
И ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ
Наименование организации печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка.
Наименование дается в именительном падеже.
15. Должность лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки, например:
ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
или:
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ -
МИНИСТР ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И ИННОВАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
16. Подпись должностного лица.
Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Заместитель Председателя
Правительства Новосибирской
области - министр строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Новосибирской области Подпись В.А. Анисимов
или:
Подпись В.А. Анисимов
Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:
Исполняющий обязанности
Губернатора Новосибирской области Подпись А.Б. Хомлянский
или сокращенно:
И.о. Губернатора Новосибирской области Подпись А.Б. Хомлянский
Реквизит печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки.
В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе, например:
Заместитель Губернатора
Новосибирской области,
председатель рыбохозяйственного совета
Новосибирской области Подпись В.А. Гергерт
При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:
Министр финансов и налоговой Министр культуры
политики Новосибирской области Новосибирской области
Подпись Л.В. Горнин Подпись Н.В. Ярославцева
Дата Дата
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись М.Ф. Жиганов
Члены комиссии Подпись Г.Ф. Васильчикова
Подпись И.М. Гуськова
Подпись Н.Д. Инина
Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
17. Вид документа (наименование вида документа).
Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и другие.
Реквизит выделяется полужирным шрифтом.
18. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск).
Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем.
Располагается ниже реквизита "вид документа".
19. Справочные данные об органе, издавшем документ.
Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.
Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "наименование организации".
20. Адресат.
Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.
Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
или:
Министерство природных ресурсов
Российской Федерации
Департамент экономики и финансов
При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Полномочному представителю
Президента Российской Федерации
в Сибирском федеральном округе
В.А. Толоконскому
При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:
Руководителям
областных исполнительных органов
государственной власти
Новосибирской области
или:
Главам муниципальных образований
Новосибирской области
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики края, области, автономного округа (области), республики;
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Председателю
Новосибирской областной
ассоциации врачей
С.Б. Дорофееву
Серебренниковская ул., д. 42,
г. Новосибирск, 630099
или:
Аникиной А.В.
Мира ул., д. 23,
с. Новотырышкино, Колыванский
район, Новосибирская обл., 633167
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам.
|
