|
Приложение
к приказу министерства природных ресурсов и экологии
Красноярского края
от «29» сентября 2014 г. №1/1008-од
|
Инструкция по делопроизводству
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством
в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению
и использованию образующихся в деятельности министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края (далее – министерство) документов, в том числе в форме электронных документов, совершенствования делопроизводства в министерстве, повышения эффективности деятельности.
1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы
с обращениями граждан, если иное не установлено иными правовыми актами.
1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
Положения Инструкции не распространяются на порядок работы
с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. В министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства
и контроль за соблюдением требований Инструкции в министерстве осуществляется специалистами отдела организационной и контрольно-аналитической деятельности, ответственными за ведение делопроизводства (далее – специалисты отдела).
2. Организация делопроизводства
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
2.1.2. В документообороте министерства выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
2.1.3. В министерстве используется смешанная форма организации делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование
и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется специалистами отдела.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель – министр или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими края, которым переданы отдельные полномочия приказом министерства.
2.2.2. Исполнитель – государственный гражданский служащий края
в министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в министерство:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно – физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы при личном приеме.
2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется специалистами отдела.
2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется
с телеграфных и факсимильных аппаратов.
2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости – печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Передача телефонограмм специалистам отдела, принятых (переданных) исполнителями, для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).
2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки
и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений
к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов
или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение
1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается специалистами отдела отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 3 дней
в 3 экземплярах, один из которых остается в министерстве, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.
В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней в 2 экземплярах, один из которых хранится в министерстве, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется
в соответствии с приложением № 1.
Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат
на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются
по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся
на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному
им лицу в день поступления.
2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
распределения обязанностей между руководителями;
положений о структурных подразделениях министерства;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении
в министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой «Лично», а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного
за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации – получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Примерная форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в министерстве включает в себя:
буквенный индекс МПР;
дробь (/);
цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра:
1 – министр;
2 – заместитель министра, курирующий вопросы в областях радиационной безопасности, охраны атмосферного воздуха, обращения с отходами, организации и проведения государственной экологической экспертизы, а также в области охраны окружающей среды; вопросы корректировки платы за негативное воздействие на окружающую среду; в области воинского учета, организации и обеспечения мобилизационной подготовки и мобилизации, гражданской обороны, предупреждения чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в министерстве;
3 – заместитель министра, курирующий вопросы формирования бюджета Красноярского края, государственной программы Красноярского края по вопросам охраны окружающей среды и природопользования и государственной программы развития лесного комплекса, материально-технического обеспечения деятельности министерства, осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, составления бюджетной отчетности министерства, осуществления внутреннего финансового контроля в отношении государственных учреждений, подведомственных министерству или в отношении которых министерство осуществляет функции и полномочия учредителя, вопросы энергосбережения и повышения энергоэффективности в Красноярском крае, вопросы защиты информации в министерстве;
4 – заместитель министра, курирующий вопросы в области водных отношений, в области безопасности гидротехнических сооружений, территориального планирования, в сфере недропользования;
5 – заместитель министра, курирующий вопросы в области лесных отношений, вопросы организации и проведения государственной экспертизы проектов освоения лесов, охраны лесов (в том числе осуществления мер пожарной безопасности и тушения лесных пожаров), защиты (за исключением лесопатологического мониторинга), воспроизводства (за исключением лесного семеноводства) на землях лесного фонда; вопросы обеспечения предоставления среднего профессионального образования, дополнительного профессионального образования в краевом государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Дивногорский лесхоз-техникум»; рассмотрения отчетов, предоставленных инвесторами реализующими приоритетные инвестиционные проекты в области лесных отношений;
6 – заместитель министра, курирующий вопросы осуществления регионального государственного экологического надзора при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, осуществления на землях лесного фонда федерального государственного лесного надзора (лесной охраны), федерального государственного пожарного надзора в лесах; вопросы осуществления контроля за организацией деятельности пунктов приема и отгрузки древесины на территории Красноярского края, а также транспортировки древесины на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за соблюдением законодательства об экологической экспертизе при осуществлении хозяйственной и иной деятельности на объектах, подлежащих региональному государственному экологическому надзору, осуществляемому министерством; вопросы в сфере недропользования ( в части вопросов предоставления права пользования участками недр местного значения, обеспечения функционирования системы лицензирования, согласования нормативов потерь общераспространенных полезных ископаемых, превышающих по величине нормативы, утвержденные в составе проектной документации, выдачи разрешений на выполнение работ по геологическому изучению недр на землях лесного фонда без предоставления лесного участка, если выполнение таких работ не влечет за собой проведение рубок лесных насаждений), в области охраны атмосферного воздуха (в части выдачи разрешений на выбросы вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный воздух).
|
