1.5.2.Формирование документа «План закупок».
Документ «План-график размещения заказа», где указываются все закупки на предстоящий финансовый год, предназначен для планирования процедур размещения государственного заказа, включая:
Открытый аукцион в электронной форме;
Запросы котировок цен;
Открытые конкурсы;
Размещение заказа у единственного поставщика.
Для формирования документов Плана закупок предусмотрен документ «Планы закупок», который доступен в АРМ заказчика, получателя бюджетных средств в следующих состояниях (Рисунок 16):
Создание нового;
На доработке;
На согласовании в ГРБС;
Согласованы.
-
16. Состояние документа Планы закупок
Для осуществления в соответствующем финансовом году закупок товаров, работ, услуг заказчик осуществляет регистрацию в Системе плана-графика размещения заказов. Для регистрации в Системе Плана-графика заказчик формирует на основе данных согласованного документа «Перечень бюджетных нужд» документ «План-график размещения заказа». План-график формируется полотого, чтобы создать лот необходимо перейти к папке «Перечень государственных нужд» Навигатора Системы в состояние «Согласованы», выбрать требуемый документ из списка и нажать кнопку  Формирование плана-графика (Рисунок 17), при этом, сгенерируется упрощенная форма создания Плана-графика (Рисунок 18).
-
17Формирование лота Плана-графика из согласованного Перечня нужд
-
18. Форма создания лота Плана-графика
В форме создания лота плана-графика (Рисунок 18) необходимо указать планируемый способ размещения заказов, предполагаемую дату проведения процедуры, наименование, количество, единицу измерения товаров, работ, услуг, код бюджетной классификации, код ОКДП.
После ввода требуемой информации, документ необходимо сохранить, нажав на кнопку [Сохранить], при этом будет сформирован лот, для просмотра которого можно перейти по ссылке, указанной в протоколе сохранения, либо к списку документов «План – график размещения заказа» в состояние «Создание нового».
При сохранении документа «План -график» производится автоматический контроль на соответствие записей по строкам из перечня нужд, а также по размещению заказа способом запроса котировок цен - контроль на превышение суммы в 500 тыс. руб. за квартал по одноименной продукции (группы утвержденной номенклатуры).
1.5.3.Согласование документа «План закупок»
Успешно сформированный документ «План закупок» заказчик направляет на согласование главному распорядителю бюджетных средств Республики Адыгея (ГРБС). Для этого нужно выделить требуемый документ и нажать на кнопку [Отправить на согласование координатору] (Рисунок 19).
-
19. Отправка документа на согласование координатору.
После отправки плана закупки на согласование, документ будет размещен в списке документов «Планы закупок» в состоянии «На согласовании». Главный распорядитель бюджетных средств (ГРБС) согласовывает поступивший от заказчика План закупок, либо возвращает документ на доработку с указанием причины возврата.
Если документ возвращен на доработку, он будет располагаться в списке документов «План закупок» в состоянии «На доработке», где будет доступен в режиме редактирования. Внести изменения возможно выделив требуемый документ и нажав кнопку  Редактировать. Исправленный документ Плана закупок следует снова отправить на согласование координатору, нажав на кнопку [Отправить на согласование координатору].
В случае согласования Плана закупок ГРБС, документ переходит в состояние «Согласованы».
При необходимости в план-график размещения заказа можно внести изменения, этого необходимо выделить требуемый документ и нажать на кнопку  Сформировать изменение план-графика (Рисунок20). При этом выделенный документ отобразиться в списке документов «План закупок» в состоянии «Создание нового». При редактировании документу присваивается номер изменения и указывается дата внесения изменений.
-
20. Внесение изменения в план-график закупок
Изменения Планов закупок также должны быть согласованы главным распорядителем бюджетных средств.
1.6.Формирование заявок на размещения заказа
1.6.1. Формирование предварительных заявок на закупку
Для проведения закупки, финансирование которой проходит через Министерство финансов Республики Адыгея (за счет бюджетных средств) прежде всего, необходимо сформировать документ «Предварительная заявка на закупку» в системе исполнения бюджета области при помощи программного комплекса «Бюджет-WEB».
Документ «Предварительная заявка на закупку» служит для резервирования средств на оплату закупаемых товаров, работ, услуг в базе данных Системы исполнения бюджета области.
Для авторизации в комплексе необходимо ввести логин и пароль в форме авторизации (Рисунок 21).
-
21. Авторизация в ПК «Бюджет-WEB»
В случае, если после успешного ввода логина и пароля и нажатия кнопки [Выполнить] откроется окно выбора комплекса, необходимо отметить галочками два пункта и нажать кнопку [OK] (Рисунок 22).
-
22. Выбор комплекса при авторизации
При этом произойдет переход к АРМу получателя бюджетных средств. Далее необходимо щелкнуть по ветке Навигатора «Предварительная заявка на закупку» и перейти к списку предварительных заявок на закупку (Рисунок 23).
-
23. Переход к списку предварительных заявок
В открывшемся списке документов отображаются все введенные ранее предварительные заявки на закупку (Рисунок 24).
-
24. Список предварительных заявок на закупку
Для формирования новой предварительной заявки необходимо кликнуть по кнопке [Создать] на панели инструментов списка. При открытии формы редактирования документа необходимо заполнить требуемые реквизиты:
Выбрать организацию – государственного заказчика (Рисунок 25).
Выбрать счет получателя бюджетных средств (Рисунок 26).
Указать код бюджетной классификации выбором под двойному клику в колонке КОСГУ (Рисунок 27). Выбрать код региональной классификации.
Указать сумму закупку в рублях – колонка Сумма 1-го года.
Указать предмет закупки.
-
25. Выбор Заказчика из справочника
-
26. Выбор счета получателя
-
27. Выбор кода бюджетной классификации и КОСГУ
Суммы, введенные в документе «Предварительная заявка на закупку» в разрезе счетов получателей и кодов бюджетной классификации, могут обрабатываться Единым центром контролей Бюджет-КС как в целях контроля наличия средств на проведение закупки перед её объявлением, так и в целях резервирования этих средств с момента начала процедуры.
При сохранении документа вызывается процедура автоматического первичного контроля введенных данных по бюджетной росписи и лимитам бюджетных обязательств. В случае, контроль выявляет несоответствие введенных сумм лимитам и росписи, формируется протокол контроля (Рисунок 28).
-
28. Протокол контроля данных
После успешно выполненного импорта предварительной заявки в ПК «WEB – Торги-КС» (и формирования документа «Заявка на закупку») редактирование обработанной Предварительной заявки в «Бюджет-WEB» блокируется.
Редактирование становится возможным в случае возврата документа «Заявка на закупку» на уточнение суммы.
Удаление в «Бюджет-WEB» предварительной заявки, из которой в ПК «WEB – Торги-КС» была сформирован документ «Заявка на закупку», запрещено.
1.6.2. Формирование заявок на закупку
Для формирования заявок на размещение заказа предусмотрен документ «Заявка на закупку», который доступен в АРМе заказчика в следующих состояниях (Рисунок 29):
На уточнении суммы;
В работе (пункт в АРМе «Создание новой»);
На доработке (пункт в АРМе «Возвращены на доработку»);
На согласовании у ГРБС;
На согласовании в УО;
Приняты к исполнению;
Общее состояние.
-
29. Состояния документа Заявка на закупку
Для формирования заявки на закупку необходимо перейти к списку документов «Заявка на закупку» в состоянии «В работе» (Создание новой).
В случае если закупка финансируется за счет бюджетных средств, то заявка на закупку создается путем импорта предварительных заявок, введенных в комплексе «Бюджет-WEB». Для этого необходимо кликнуть по кнопке  Импорт необработанных Предварительных заявок (Рисунок 30). Если в базе данных Системы исполнения бюджета существуют предварительные заявки, в которых указан текущий заказчик и они готовы к импорту, то произойдет автоматическое создание соответствующих документов «Заявка на закупку» с начальными ценами контракта, совпадающими с суммой Предварительной заявки - источника.
-
30. Импорт предварительных заявок
В случае если закупка финансируется за счет внебюджетных средств, то для формирования заявки на закупку не требуется создавать предварительной заявки в комплексе «Бюджет-WEB». Такую заявку можно получить в состоянии «В работе» (Создание нового) по кнопке Сформировать заявку на счет иных средств.
Созданный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «План-график размещения заказа». Для этого необходимо выделить документ и нажать на кнопку  Выбрать лот из плана-графика, при этом загрузится форма, где необходимо выбрать лот из согласованного Плана-графика (Рисунок 31).
-
31. Выбор лота из плана-графика размещения заказа
В поле «Лот из плана» следует нажать на кнопку «  », которая вызовет справочник, где будут отражены лоты согласованного Плана-графика.
Данные по выбранному лота автоматически подгрузятся в сформированный документ заявки на размещение заказа, заполнив реквизиты Предмет контракта, Способ размещения, Начальная (макс.) цена контракта, Размещение у субъектов малого предпринимательства, вкладку «Товары/работы/услуги». Чтобы открыть документ на редактирование необходимо его выделить и нажать по кнопке  Редактировать (Рисунок 32).
-
32. Документ «Заявка на закупку»
В сформированном документе (Рисунок 32) необходимо заполнить все реквизиты, обозначенные красным цветом, а также заполнить вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа.
Для торгов следует заполнить все поля, которые упоминаются в печатной форме обращения в Уполномоченный орган на размещение государственного заказа. Для запроса котировок следует заполнить те поля, значения которых выводятся в извещении о проведении запроса котировок. При оформлении заявки на проведение открытого конкурса следует заполнить таблицу (грид) критериев оценки заявок участников.
Как только все данные будут внесены, необходимо сформировать печатную форму заявки на закупку, нажав на кнопку  Формирование печатной формы и сохранить документ по кнопке [Сохранить]. Сформированный файл заявки на закупку можно будет увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Чтобы открыть это окно необходимо кликнуть по кнопке  Прикрепленные файлы в окне списка документов. Здесь же можно прикрепить пакет документов в соответствии с Законом. Для документов, которые необходимо отображать на Официальном сайте проставляется отметка «Для размещения на сайте».
При сохранении документа «Заявка на закупку» производится контроль начальной суммы контракта на соответствие сумме соответствующей предварительной заявки. Также происходит контроль соответствия сумм по источникам финансирования начальной цене контракта.
До отправки документа «Заявка на закупку» на согласование ГРБС, к нему следует прикрепить файлы заявки на размещение заказа, проект документации об открытом аукционе в электронной форме (конкурсной документации) или материалов запроса котировок цен.
Для документа «Заявка на закупку» существует возможность импорта строк продукции из excel –шаблонов.
Кнопка Импорт документа доступна в списке документов «Заявка на закупку», она вызывает окно импорта данных (Рисунок 33).
-
33. Импорт строк продукции
В окне импорта данных доступны для скачивания excel-шаблоны (например, шаблон по медикаментам). В шаблонах заявок на закупку задаются строки продукции (Рисунок 34). Единицы измерения выбираются из справочника (выбор из списка).
По кнопке [Проверка данных] осуществляется контроль корректности единиц измерения. При этом некорректные значения подкрашиваются желтым цветом.
-
34. Шаблон заявки на закупку.
По кнопке [Экспорт в XML] осуществляется экспорт строк продукции в XML-файл, название которого указывается в окне экспорта.
После успешного экспорта можно провести импорт строк продукции для выбранных документов «Заявка на закупку». Для этого в окне импорта данных выбирается соответствующий XML-файл и нажимается кнопка [Загрузить].
В случае успешного импорта строки продукции, заданные в excel-шаблоне, добавляются к строкам продукции выбранной заявки на закупку.
1.6.3.Отправка заявок на закупку на уточнение суммы.
При формировании документа «Заявка на закупку» соответствующая предварительная заявка блокируется (запрещаются редактирование и удаление).
При необходимости заказчик имеет возможность отправить документ «Заявка на закупку» на уточнение суммы (соответствующая предварительная заявка будет разблокирована для редактирования).
Отправка документа «Заявка на закупку» на уточнение суммы производится из списка документов в состояниях «В работе» и «На доработке» по кнопке [Отправить на уточнение суммы] (Рисунок 35). Состояние выбранного документа изменяется на «На уточнении суммы» и документ появляется в ветке АРМа «На уточнении суммы» (Рисунок 36). При этом документ «Заявка на закупку» блокируется (редактирование и удаление документа запрещено).
-
35. Отправка на уточнение суммы
-
36. Состояние документов «На уточнении суммы».
Как только в Предварительную заявку на закупку внесены необходимые изменения (поменялась сумма), можно повторно импортировать ее в Систему. Для этого необходимо перейти в состояние «На уточнение суммы», выбрать из списка документов необходимые заявки и нажать по кнопке [Импорт уточненных Предварительных заявок]. При этом документ перейдет в состояние «В работе» (Создание нового). Если в предварительной заявке была изменена сумма, то и в заявке на закупку соответственно изменится величина начальной цены контракта.
1.6.4.Согласование заявок на закупку.
После того как документ «Заявка на закупку» успешно сформирован, он должен быть отправлен на согласование главному распорядителю бюджетных средств (далее ГРБС) для контроля по содержанию.
Для этого в списке документов «Заявка на закупку» в состоянии «В работе» (Создание нового) следует выбрать требуемые документы и нажать кнопку [Отправить на согласование].
При этом документ попадет в состояние «На согласовании у ГРБС» (Рисунок 33). В этом состоянии документ блокируется. Редактирование, удаление документа, а также редактирование и удаление прикрепленных файлов запрещено.
37. Список документов «Заявка на закупку» в состоянии «На согласовании у ГРБС»
ГРБС имеет возможность отправить на доработку заявки на закупку, которые поступили к нему на согласование от заказчиков. При этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «На доработке» (пункт в АРМе «Возвращены на доработку»).
При согласовании ГРБС Заявки на закупку, поступившей от ПБС, документ направляется на согласование в Министерство Финансов, при этом, документ перейдет в состояние «На согласовании в УО».
Если уполномоченный орган согласовывает представленный документ по суммам и составу закупаемых товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ, он переходит в состояние «Приняты к исполнению».
При наличии замечаний организатор размещения возвращает представленный документ на доработку заказчику с обязательным указанием причины возврата.
Для просмотра причин возврата на доработку и ЭЦП изменения состояния документа следует сформировать отчет по смене состояний документа по кнопке [Отчет по смене состояний] (Рисунок 38).
-
38. Список документов «Заявка на закупку» в состоянии «На доработке»
Отчет по смене состояний документа содержит следующие сведения (Рисунок 39):
Состояние документа;
Дата и время установки состояния;
Комментарий, который указывается при изменении состояния документа;
Наименование корреспондента- пользователя, который инициировал изменение состояния.
-
39. Отчет по смене состояний документа
1.6.5.Формирования сводных заявок, документов для проведения совместных торгов
Для проведения совместных торгов заказчик проставляет в Заявке на закупку отметку Участие в совместных торгах и направляет её для согласования в ГРБС.
ГРБС имеет возможность согласовать предоставленные ему на согласование документы «Заявка на закупку», либо отправить их на доработку.
В случае согласования Заявки на закупку, ГРБС формирует из предоставленных ему на согласование документов, для которых проставлен признак Участие в совместных торгах, сводную заявку на закупку, объединив несколько исходных документов. В таком случае в итоговом сводном документе «Заявка на закупку» будут указаны все строки товаров, работ, услуг документов-источников. При этом заказчик видит свою заявку в состоянии «На согласовании у ГРБС» с аналитическим признаком «Источник для сводной».
Заявка с признаками «Совместные торги для одного ГРБС» или «Совместные торги для нескольких ГРБС» не может быть использована заказчиком для формирования «Задания на закупку», такие заявки может обработать только ГРБС.
Согласованная ГРБС сводная заявка направляется в Министерство Финансов (организатору размещения), при этом документ переходит в состояние «На согласовании в УО».
Министерство финансов имеет возможность отправить на доработку заявки на закупку, которые поступили к нему на согласование от заказчиков, при этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «На доработке» (пункт в АРМе «Возвращены на доработку»), либо согласовать заявки. В случае если Заявка на закупку согласована Министерством финансов, документ переходит в состояние «Приняты к исполнению».
Для проведения совместных торгов, после согласования сводной заявки финансовым органом, ГРБС формирует Задание на размещение и направляет его в Министерство финансов.
1.7.Размещение заказа у единственного поставщика
Для размещения заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) заказчик формирует средствами Системы Заявку на закупку в соответствии с пунктом 1.6 настоящего руководства. Сформированный документ необходимо принять к исполнению, для этого следует выделить документ и нажать на кнопку [Принять к исполнению].
После заключения контракта с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) заказчик формирует документ «Контракт».Для того, чтобы сформировать контракт, необходимо перейти списку документов «Заявка на закупку» в состоянии «Приняты к исполнению», выделить требуемы документ и нажать кнопку [Формирование контракта с единственным поставщиком] (Рисунок 40).
-
40. Формирование контракта с единственным поставщиком.
1.8.Работа с прикрепленными файлами
Файлы произвольного формата могут быть прикреплены к документам Системы (заявки, заказы, задания на закупку). Для работы с прикрепленными файлами необходимо выбрать конкретный документ из списка и кликнуть по кнопке  Прикрепленный файл (Рисунок 41).
-
41. Переход к списку прикрепленных файлов
При этом откроется список прикрепленных файлов, в котором можно видеть как автоматически сгенерированные файлы, так и те, которые были прикреплены вручную (Рисунок 42).
-
42. Список прикрепленных файлов
Для скачивания или открытия файла необходимо дважды кликнуть по строке необходимого файла.
Для добавления к документу нового файла следует кликнуть по кнопке  Создать. При этом откроется форма создания/редактирования файла (Рисунок 43).
-
43. Форма редактирования файла
В данной форме по кнопке [Обзор] необходимо выбрать файл, указать комментарий (чем именно является файл). Если данный файл должен быть опубликован на OOC, то необходимо установить галочку Запрос на публикацию на сайте.
Для изменения файла или его комментария необходимо выделить требуемый файл и кликнуть по кнопке  Редактировать. Файл может быть заменен любым другим.
1.9.Учет закупок малого объема
Для учета в Системе фактов проведения закупок малого объема без заключения государственного контракта заказчик формирует документы «Малая закупка», в которых указываются: наименование закупаемых товаров, работ и услуг (с указанием кодов классификаторов ОКП и ОКДП), наименование и местонахождение поставщиков (выбор из справочника поставщиков), подрядчиков и исполнителей услуг, цена и дата закупки.
Сформированный документ «Малая закупка» попадает в состояние «В работе» (Рисунок 44).
-
44. Переход к документам Малая закупка
Для включения закупки в реестр малых закупок следует выделить данный документ и воспользоваться кнопкой [Отправить в реестр малых закупок] (Рисунок 45).
-
45. Отправка малой закупки в реестр малых закупок
1.10.Формирование сведений по государственным контрактам и контроль их исполнения
1.10.1.Формирование контракта.
После заключения государственного контракта Заказчик формирует в Системе документ «Контракт», содержащий сведения о заключенном государственном контракте (его изменении), для включения в реестр государственных контрактов. Документ доступен в АРМе заказчика (Рисунок 46) в следующих состояниях:
В работе (пункт в АРМе «Создание новой»);
Принят на ООС;
Зарегистрированы;
На доработке.
-
46. Состояния документа «Контракт».
После завершения процедуры размещения заказа необходимо сгенерировать государственный контракт. Для этого следует перейти к списку документов «Реестр лотов» (Рисунок 47) в состоянии «Состоявшаяся процедура размещения заказа» (или «Несостоявшиеся процедура размещения заказа»), выбрать требуемые документы и нажать кнопку  Сформировать контракт, при этом появится подтверждения формирования документа (Рисунок 48).
-
47. Переход к текущим лотам
-
48. Формирование контракта
В случае, если контракт уже был раньше сформирован, Система отобразит соответствующее сообщение (Рисунок 49).
-
49. Протокол контроля
При успешном формировании контракта в протоколе формирования будет указан его номер (Рисунок 50).
-
50. Протокол формирования контрактов
Успешно сгенерированный документ отобразится в списке документов «Контракт» в состоянии «В работе».
В случае размещения государственного заказа у единственного поставщика без проведения конкурсных процедур документ «Контракт» формируется из документа «Заявка на закупку» в состоянии «Приняты к исполнению» по кнопке [Формирование контракта с единственным поставщиком] (Рисунок 51).
-
51. Формирование контракта с единственным поставщиком.
Документ «Контракт» предназначен для учета сведений о заключенном государственном или муниципальном контракте в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.12.2010 № 1191 «Об утверждении Положения о ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанный реестр».
Пример редактирования контракта показан на Рисунке 52.
-
52. Документ «Контракт».
Окно редактирования контракта состоит из заголовочной части и четырех разделов. Реквизиты заголовочной части и разделов соответствуют требованиям Постановления Правительства РФ №1191 от 29.12.2010 г.
|
