Документ предоставлен КонсультантПлюс
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 января 2014 г. N 9-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 N 88-п, от 10.06.2014 N 90-п,
от 17.04.2015 N 67-п, от 22.06.2015 N 92-п)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113, а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) приказываю:
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 N 67-п)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства (далее - Инструкция).
2. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства:
1) в течение 10 рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа разработать проекты распоряжений Министерства:
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия хранить печати Министерства;
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия заверять копии документов в Министерстве;
- о назначении ответственных за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства;
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией работников Министерства и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Министерства от 16 апреля 2004 года N 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
2) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года N 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
3) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года N 88 "О введении в действие бланков Министерства труда и социального развития Омской области";
4) приказ Министерства от 27 апреля 2004 года N 94 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 16 апреля 2004 года N 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
5) приказ Министерства от 18 ноября 2004 года N 186 "О внесении дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 24 апреля 2004 года N 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
6) распоряжение Министерства от 20 февраля 2009 года N 119-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Омской области, территориальных органах Министерства труда и социального развития Омской области и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области";
7) распоряжение Министерства от 21 мая 2009 года N 260-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2009 года N 119-р";
8) распоряжение Министерства от 17 января 2012 года N 12-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2012 года N 119-р".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социального развития Омской области Л.Н. Нагорную.
Министр
М.Ю.ДИТЯТКОВСКИЙ
Приложение
к приказу
Министерства труда
и социального развития
Омской области
от 20 января 2014 г. N 9-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Министерства труда
и социального развития Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 N 88-п, от 10.06.2014 N 90-п,
от 17.04.2015 N 67-п, от 22.06.2015 N 92-п)
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота):
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.
6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.
Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Министерства, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передают их на хранение в архив Министерства.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в архив Министерства.
В случае болезни работника Министерства вопрос передачи документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр), первым заместителем Министра, заместителем Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.
2. Требования к организации документооборота в Министерстве
10. В документообороте Министерства выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
В документообороте Министерства используется СЭДО Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
11. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.
12. Документы, поступающие в адрес Министерства или на имя Министра, регистрируются в отделе документооборота и направляются помощнику Министра для предварительного рассмотрения в целях распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения Министром или первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства.
13. По результатам рассмотрения документов Министр, первый заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями дают поручения в форме резолюций, с занесением резолюций в СЭДО.
Оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа и осуществляют работу по документу согласно резолюции по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.
Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.
15. Поручения Министра по результатам аппаратных совещаний у Министра заносятся в СЭДО.
16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей документа, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
18. Соисполнители имеют право:
1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
22. Ошибочно доставленные в Министерство документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес структурных подразделений Министерства, а также с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.
23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
24. Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства осуществляется работником отдела документооборота.
25. Первичная обработка поступивших в Министерство документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в отделе документооборота. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, передаются в структурные подразделения Министерства по назначению.
В СЭДО обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.
При получении электронного образа документа, подписанного ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.
|
